UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.

FACULTAD DE ODONTOLOGIA- DIRECCION DE EXTENSIN

INSTITUTO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE PROTOCOLO
DIPLOMADO GERENCIA DE EVENTOS ESPECIALES, CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Realizado por Prof. Pedro Vargas Ponce

Derechos intelectuales reservados PEDRO VARGAS PONCE Prohibida su reproduccin total o parcial sin autorizacin escrita del autor 2012

1
 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.
FACULTAD DE ODONTOLOGIA- DIRECCION DE EXTENSIN
INSTITUTO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE PROTOCOLO
DIPLOMADO GERENCIA DE EVENTOS ESPECIALES, CEREMONIAL Y PROTOCOLO

1. Cada equipo estar conformado por un mximo de DIEZ (10) participantes, y un mnimo de
CUATRO (4), los cuales escogern al azar el TEMA de su Defensa.
2. Cada equipo deber presentar antes de Vacaciones de Agosto TRES (3) Propuestas de
Proyectos para ser evaluadas. Deben incluir Nombre del Evento. Objetivos del Evento.
Integrantes del Equipo.
3. Cada equipo o Compaa formada debe seleccionar si as lo considere necesario, un TUTOR
ESPECIALISTA , que les guiara y conducir a travs de todo el semestre en la produccin de
su evento final, la Coordinacin Acadmica del Diplomado podr proveerles una lista de
especialistas que pueden ser contactados por los alumnos sin esto ser limitante en el
momento de escoger su TUTOR que tambin puede ser propuesto extramuros. El o la Tutor
(a) preferiblemente debe ser especialista en el Tema que van a presentar y si conoce de
Metodologa mucho mejor. LOS HONORARIOS PROFESIONALES de estos Tutores sern
responsabilidad absoluta del Equipo.
4. Cada equipo contara con un numero de horas limitadas incluidas en el Diplomado, para la
Asesora Final en Teatro, sin embargo se preveen horas extras que sern canceladas a los
Asesores como parte de pago de su Cuota de participacin en la Defensa Final.
5. Se recomienda altamente para que no constituya una carga final establecer un fondo de
reserva por equipo mensual, para cubrir los costos de Defensa Final que entre otros son:
Servicio de refrigerio liquido y slidos durante los das del Evento para los integrantes de los
equipos y personal de apoyo ( A DEFINIR POR LOS EQUIPOS).
Asistencia Protocolar durante los das del evento, Apoyo Logstico (3 4 personas, segn sus
necesidades), 1 Tramoyero, Seguidores, Decoracin, Ing. de Sonido (en el caso de que decidan
hacerlo), entre otros, la ayuda de tramoya, se realiza con personal de la Facultad de Ciencias.
Seguridad interna y externa.
Servicio de Estacionamiento en reas de la Facultad sin espacios reservados.
Servicio de limpieza de sala
Servicio de Limpieza y atencin en baos.
Equipo de audiovisuales extras de ser necesarios, para ser utilizados por todos los equipos , de
acuerdo a presupuestos solicitados por los equipos, incluyendo operadores , para cancelar en
conjunto.
Alquiler del Auditorio, de acuerdo a convenios realizados con la Facultad de Ciencias .
Coordinacin tcnica y operativa audiovisual del Evento. Mesa Tcnica y cabina.
2
Mobiliario de sala para montajes de defensas , por equipos.
Atenciones a Miembros del Jurado.
Utilizacin de auditorio para ensayos particulares y ensayo general.
Cancelacin de honorarios por horas extras de Asesores.
Uniformes de la Empresa
Copiado y Empastado de proyectos.
Videos
Maquilladores, Artistas, Especialistas y otros.

6. Se recomienda utilizar la Metodologa UPEL , aun cuando hay que recordar que este es un
Proyecto Factible no una Tesis de Grado.
7. Entrega trabajo escrito, en WORD, en CD , Seis( 6) ejemplares por equipo. Entregar el
trabajo con DOS semanas mximo de anticipacin .No habr prorroga, al retrasar la entrega
se descontarn puntos.
8. Entregar una copia del trabajo final en papel, en original full color, empastado en azul
marino, con sello de la UCV .
9. Para establecer el orden de presentacin y aparicin se realizar un sorteo al azar para
escoger la posicin, entre los equipos competidores
10. Cada equipo debe seleccionar un Maestro(a) de Ceremonias que presentara al equipo que
le preceder.
11. Cada equipo escoger de su equipo las personas idneas para la defensa de su proyecto.
12. Los tems a defender son:

Presentacin inicial- Opening

Puesta en escena.
La empresa.
Imagen Corporativa.
El Evento.
Protocolo.
Presupuesto-Factibilidad.
Manejo de la Oratoria.
Ronda de preguntas y respuestas

Se les recuerda IDEAS Y PROYECTOS PREMIO A LA EXCELENCIA es un ensayo

Pedaggico que premia a los mejores , en donde no se realizan Juicios de Valores,
sino solo se evala su desempeo acadmico y factibilidad de sus proyectos.

3
13. El tiempo para desmontar en escena, el grupo que present y de montar el grupo que
presentar es de 10 minutos.
14. Todo participante que no este defendiendo o exponga tendr un trabajo logstico-tcnico al
momento de la presentacin y defensa (seguridad, protocolo, asistencia vip, asistencia al
jurado , montaje y desmontaje de escena y sala , luz y sonido , refrigerios , logstica, y otros)
15. Tiempo de cada grupo en escena: 25 40 minutos.
16. Se recomienda decoracin y montajes sencillos. Este Material se podr llevar con
anticipacin al Auditorio Tobas Laser. Llevar mobiliario y equipos extras la maana o noche
antes del evento. 4
17. Se deber entregar con suficiente anticipacin un listado con el mobiliario a utilizar y los
requerimientos tcnicos de cada grupo. Estn prohibidos los caones de papelillos , pueden
utilizarse maquinas de humo y efectos especiales.
18. Se recomienda que cada grupo realice una pauta de Sonido e Iluminacin que deber ser
manejada por todos los integrantes del grupo, estas pautas deben ser enviadas al Sr Andrs
Sequea, encargado de Audiovisuales, para ver si se puede lograr con la UCV, su utilizacin
sin costo para los equipos, deben hacerlo por escrito y con un mes mnimo de anticipacin.
19. Mientras transcurre la seccin de preguntas y respuestas al jurado, el grupo que sigue se
prepara para su montaje.
20. Jurado evala por planillas a cada grupo, al realizar la evaluacin esta ser procesada por
una Mesa Tcnica integrada por equipo especializado de la UCV . Ningn participante se
deber acercar al Jurado ni a la Mesa Tcnica.
21. Este es un evento abierto al pblico.
22. Cada equipo es responsable de invitar a aquellas personas clientes o patrocinantes que
consideren necesario a travs de tarjetas de invitacin.
23. Cada Equipo dispondr de un lugar para reunirse en el Auditorio el da de su presentacin,
as como de Camerinos y baos para cambios y preparacin de personas que intervengan
en el opening.
24. Cada equipo podr invitar a sus patrocinantes a traer un stand que se colocara en la
antesala del Auditorio. Deben Coordinarlo con la Prof Dayana Cabrera.
25. La Direccin del Diplomado invitar a los Medios de Comunicacin Regionales y de la UCV
26. Tambin se invitarn a las autoridades de la UCV, Autoridades y Docentes del Diplomado e
invitados especiales de cada grupo.
27. El evento de la Defensa final se prev se realizara en el Auditorio Tobias Laser de la Facultad
de Ciencia de la UCV, con una duracin aproximada de 4 horas
28. Cada grupo tendr la oportunidad de realizar un ensayo final a puerta cerrada en el
Auditorio, previa planificacin , las semanas anteriores al Evento.
Recomendaciones especiales.

Se entregar al pblico asistente un programa del acto, que debe ser producido en conjunto
por todos los integrantes del Diplomado.
Es uso y costumbre que cada equipo prepare para los 6 Miembros del Jurado Obsequios
relativos a su Evento .
No se recomienda traer nios.
Se les agradece a todos los Equipos hacer acto de presencia, durante los das que dure la
Defensa a fin de dar apoyo a su compaeros.
Crear comisiones para: llevar la Administracin de los gastos generales de los grupos y para el
Refrigerio (en el de su personal y del Jurado) tcnicos , tramoyeros y apoyo logstico.
Para el da de la Premiacin deben estar todos los equipos uniformados, para recibir el Premio
a la Excelencia.
Si tienen invitados especiales con tratamiento VIP deben avisarlo a los Coordinadores de la
Defensa para tomar las previsiones.
Cada grupo ser responsable de que sus integrantes estn al da con el dinero que conforma el
fondo de Produccin del evento, de acuerdo a Presupuesto presentado por la Prof. Cabrera.
Los Trabajos Finales de las Cohortes anteriores se encuentran disponibles en la Oficina para
consulta.
De ahora en adelante cada grupo deber estar pendiente de la asistencia y aprobacin de
materias de todos sus integrantes.
Entrega de presentes y diplomas al jurado calificador.
Premiacin

5
 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.
FACULTAD DE ODONTOLOGIA- DIRECCION DE EXTENSIN
INSTITUTO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE PROTOCOLO
DIPLOMADO GERENCIA DE EVENTOS ESPECIALES, CEREMONIAL Y PROTOCOLO

Estructura del trabajo escrito

Defensa Proyecto final.
INTRODUCCIN
NDICE
I. LA EMPRESA
A. PLAN GENERAL
1. Resumen ejecutivo
Denominacin Comercial
Razn Social.
Misin
Vision
Valores
Objetivos Generales y Especficos
Metas proyectadas
Factores de xito

2. Organizacin-Capital Humano

Estructura legal. Registro Mercantil o Civil. Incluir Registro aqu o

colocarlo en anexos.
Organigrama de la Empresa
Estructura de departamentos
Descripcin de funciones

pvp dgeecpucv 2010 6

B. PLAN DE MERCADEO

1. Resumen ejecutivo
Perfil del pas
Anlisis de la situacin
Anlisis de la competencia
Clientes ( reales-prospectos)

3. Anlisis de la empresa
Matriz de evaluacin de factores internos
Matriz de evaluacin de factores externos
Matriz FDOA
Ventajas competitivas
Antecedentes

4. Metas y objetivos
ndice de desempeo
Proyeccin

5 Estrategia de Mercado
Mercado Objetivo
Segmentacin
Estrategia de precios
Promocin
Distribucin.

6 Identidad e Imagen corporativa de la Empresa.

Manual de Imagen e Identidad Corporativa

pvp dgeecpucv 2010 7

II. EL EVENTO
1. Justificacin- Descripcin.
Misin
Visin
Valores.
Objetivos General y Especficos
Antecedentes.
Anlisis de la situacin externa e interna.

Pre-evento
Previsin (Anlisis del pasado .presente y futuro)
Planificacin (Plan de Accin) (Diagrama de Gamm-
Plan de Medios Plan de Mercadeo-Preventa si la hay)
Organizacin (Organigrama) del evento Comit
Organizador.)
Comisiones Tcnicas y Asesoras.
Integracin (Descripcin de funciones) Sin Nombres.
Evento
Direccin: Esquema general y planificacin del acto.
Los programas, cientficos, tcnicos , sociales ,etc. y
los cronogramas. Anexos, planos , vocativos.
Desarrollo protocolar del evento ( Presidium ,
Precedencias y presidencias , Mapas protocolares.
Discursos e intervenciones. Acto de inauguracin,
despeje de cintas, Invocaciones y bendiciones ,
Montajes , Tareas protocolares, Decoraciones)
Supervisin
Post-evento
Evaluacin (Check List)
Control ( encuestas---etc)

pvp dgeecpucv 2010 8

 Identidad e Imagen Corporativa del Evento.
Manual de Imagen e Identidad corporativa
Promocin informativa de actividades, productos y servicios.
Identidad del Evento, marca y productos.
Imagen del Evento
Colores corporativos del Evento
Afiche del Evento.
Slogan del Evento .
Papelera del Evento
Uniforme del Evento
Material POP y material promocional

III. PLAN DE FINANCIAMIENTO

Balance General de la Empresa . ( Si es una empresa vieja)
Estado de ganancias y prdidas. ( si es una empresa vieja)
Presupuesto Final del Evento.
Cuotas de Registros.
Punto de equilibrio.
Beneficios
Medidas de control para cumplir con el presupuesto.

REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
ANEXOS

pvp dgeecpucv 2010

9
 FORMULARIO Y GLOSARIO DE TERMINOS.
PRESUPUESTO PARA EVENTOS ESPECIALES.

CTO COSTOS TOTALES OPERACIONALES

COM COSTOS OPERACIONALES MENSUALES
CV COSTOS VARIABLES
CF COSTOS FIJOS
I IMPREVISTOS
CAP COMISIONES A PAGAR
CAR COMISIONES A RECIBIR
AP ASESORIA PROTOCOLAR
G GANANCIAS
CR CUOTA DE REGISTRO
PyD PATROCINIOS Y DONACIONES
CTB COSTOS TOTALES BRUTOS
CT COSTOS TOTALES
DEL DELEGADOS
% F % FUNDACION

10
 CTO COSTOS TOTALESOPERACIONALES

COM COSTOS OPERACIONALES MES

1. CTO=COM
CV COSTOS VARIABLES

2. CV=CV CF COSTOS FIJOS

I IMPREVISTOS
3. CF= % CTO
CAP COMISIONES A PAGAR

4. CT1=CV+CF AP ASESORIA PROTOCOLAR-GANANCIA DE LA

EMPRESA

5. Imp= % CV

6. CT2=CT1+Imp

7. CT3=CT2+CAP

8. AP= % CT3+IVA *

11
9. CT4=CT3+AP G = GANANCIAS DEL CLIENTE
CR= CUOTA DE REGISTRO
10. G= % CT4+IVA* O CANTIDAD FIJA
No Del=NUMERO DE DELEGADOS
11. CT5=CT4+G
Cri=CUOTA DE REGISTRO INTERNA
12. CT5=CTB1* AQU AGREGAR EL % PARA LA FUNDACION Cre=CUOTA DE REGISTRO EXTERNA
13. CR1 = CTB1 PyD PATROCINIOS Y DONACIONES
No Del CTB COSTOS TOTALES BRUTOS
C T =COSTOS TOTALES
14. CR1=Crin1 DEL = DELEGADOS

LA GANANCIA PUEDES SER UNA

15. CTB2=CT5-Pa-Do CANTIDAD FIJA O UNA f %

16. CR2 = CTB2 EMITIR FACTURA DEL SENIAT,

No Del SOLICITANDO OPINION DEL CLIENTE,
CALCULANDO IVA 12 %, SOBRE EL TOTAL
17. CR2=Crex
DEL PRESUPUESTO
18. CTB3=CTB2-CAR
CALCULAR EN ESTRUCTURAS DE
SERVICIOS TURISTICOS EL UNO (1) POR
19. Crin2= CTB3
CIENTO COMO IMPUESTO DE
No DEL
CAPACITACION TURISTICA. INVESTIGAR
NUEVOS CARGOS FISCALES COMO SON
IMPUESTO ALLUJO,IMPUESTO DE
CIENCIAS Y TECNOLOGIA ,IMPUESTO AL
DEPORTE.
DE LA MISMA FORMA HAY QUE CALCULAR
EL PORCENTAJE (ENTRE 1 AL 5% ) PARA
DONAR A LA FUNDACION ESCOGIDA(%F)

12
 UNIVERSIDAD CENTRAL DE VENEZUELA.
FACULTAD DE ODONTOLOGIA- DIRECCION DE EXTENSIN
INSTITUTO DE ESTUDIOS SUPERIORES DE PROTOCOLO
DIPLOMADO
GERENCIA DE EVENTOS ESPECIALES, CEREMONIAL Y PROTOCOLO

13
 Declaracin de Misin y Visin de su Empresa

Indique claramente la misin y visin a largo plazo de su empresa.

Intente usar expresiones que ayuden a dirigir el crecimiento de su
compaa, pero sea lo ms conciso posible.
Equipo

Indique los nombres de los integrantes del Equipo.

Indique el nombre del (la) Gerente General o Presidente y los de los
principales cargos directivos de su Empresa.
Incluya sntesis curriculares de los integrantes del equipo, para demostrar
que se trata de personas con una trayectoria de xitos.
Resuma el nmero de aos de experiencia con que cuentan en este campo.

Resumen del mercado

Resuma la situacin de su mercado en el pasado, el presente y el futuro.
Revise los cambios efectuados en la cuota de mercado, liderazgo,
factores influyentes, inflexiones del mercado, costos, precios o
competencia que presenten la oportunidad de xito para su empresa.

Oportunidades/amenazas

Identifique las amenazas y las oportunidades.

Enumere las amenazas que presenta el mercado, los problemas de los
consumidores y defina la naturaleza de las oportunidades de
producto/servicio que surgen a partir de estos problemas.
Concepto de negocio
Resuma la tecnologa, el concepto o la estrategia claves en los que se basa su
negocio.
Competencia

Resuma la situacin de la competencia.

Describa brevemente las ventajas competitivas de su empresa.

14
 Metas y objetivos

Enumere las metas a corto mediano y largo plazo.

Incluya objetivos especficos y medibles para alcanzar sus metas.
Enumere los objetivos de la cuota de mercado.
Prepare una lista de los objetivos de ingresos/rentabilidad.

Plan financiero
Prepare un plan financiero general que defina el modelo econmico seguido y
los supuestos de precios.
Este plan debe incluir las ventas y beneficios anuales esperados durante
los prximos tres aos.
Utilice varias diapositivas para exponer este material adecuadamente.
Necesidades de recursos
Prepare una lista de las necesidades de los siguientes recursos:
Personal
Tecnologa
Finanzas
Distribucin
Promocin y Publicidad
Mercadeo
Productos
Servicios

Riesgos y beneficios
Resuma los riesgos que plantea el proyecto propuesto y cmo se afrontarn.
Calcule los beneficios esperados, especialmente si busca financiacin externa.

15
 Cuestiones clave

A corto plazo
Identifique las decisiones y cuestiones clave que requieren resolucin
inmediata o a corto plazo.
Exponga las consecuencias de retrasar las decisiones.
A largo plazo
Enumere las cuestiones que requieren resolucin a largo plazo.
Exponga las consecuencias de retrasar las decisiones.
Si est buscando financiacin externa, sea concreto en las cuestiones que
requieren recursos financieros para su resolucin.

16
 IMAGEN CORPORATIVA.
MANUAL DE IMAGEN E IDENTIDAD CORPORATIVA

Nombre de la Empresa.
Tag Line Corporativo

La Empresa:

Papelera
Logotipo.
La Marca
Tagline
Componentes de la marca
Versiones
reas de aislamiento.
Reducciones.
Tipografa Corporativa.
Tarjetas de presentacin
Sobres
Credenciales de los empleados.
Imagen corporativa.
Colores corporativos a utilizar.
Cromatismo.
Usos incorrectos.
UNIFORMES
El Uniforme representa a la Empresa, y se pueden utilizar todas las
modalidades de Uniformes descritos(GALA-CAMPO-DEPORTIVO- etc),
en ellos deben estar representados los colores corporativos y la futura
especializacin de la Empresa, todo uniforme debe tener identificado el
No de RIF de la EMPRESA, en cualquiera de sus partes.
(Crear un Uniforme sencillo y econmico ,para la Defensa influir en el
monto a gastar en la Defensa)

17
 El evento
Manual de imagen e Identidad Corporativa

Papelera
Logotipo.
La Marca
Tagline
Componentes de la marca
Versiones
reas de aislamiento.
Reducciones.
Tipografa Corporativa.
Sobres
Credenciales del Comit Organizador.
Distintivos y Gafetes
Credenciales de los participantes.
Distintivos y Gafetes.
Imagen corporativa Comit organizador.
Uniformes.
Colores corporativos a utilizar.
Cromatismo.
Usos incorrectos.
Afiche del Evento.
Trpticos o Dpticos del Evento.
Modelo de anuncio Prensa.
Modelo de anuncio radio.
Pendones o Pancartas.
Jingles.
Tarjetas de invitacin

18
19
ALGUNAS RECOMENDACIONES IMPORTANTES.

1. ESTABLEZCA LA PLATAFORMA CREATIVA.

DESCRIPCION DEL EVENTO
PERFIL
NOMBRE
IMAGEN PROMOCIONAL
TEMARIO
PROGRAMA
CALENDARIO
CONFERENCISTAS, PARTICIPANTES.
PATROCINANTES,AUSPICIANTES
ORGANIZADORES.

UBICACIN
LUGAR
NUCLEO RECEPTOR, HOTELES , OTROS.
TRANSPORTE
OPORTUNIDADES

MERCADO POTENCIAL
PERFIL (DEMOGRAFIAINFOGRAFIA)
PSICOGRAFIA,PROCEDENCIA
MOTIVACIONES DELCONSUMIDOR.
BENEFICIOS RACIONALES ENDOGENOS
BENEFICIOS EMOCIONALES EXOGENOS

PRESUPUESTO.

20
ESTRATEGIA COMUNICACIONAL EN LA DEFENSA

FIJAR EL OBJETIVO ( QUE VAMOS A LOGRAR)

PUBLICO (QUIEN VENDRA AL EVENTO?)
PROMOCION
QUE VAMOS A COMUNICAR?
MENSAJES
BENEFICIOS CLAVES
PROMESA BSICA
RACIONAL
TONO
FORMATO
ESLOGAN-LEMA

PIEZAS PROMOCIONALES
PAPELERIA
DESPLEGABLES
AFICHE
CUAS
AVISOS
VALLAS
PANCARTAS
DOMMIES
AUDIOVISUALES

PLAN DE MEDIOS
MEDIOS MASIVOS
WEB-INTERNET,OTROS
COMUNICACION CARA A CARA EVENTOS PRE VENTAS.

VENTA
REGISTRO
CONTROL

Carlos Alarico Gmez. Gerencia de Eventos Especiales. PAG 128

21
 Recursos humanos y tcnicos para la defensa.
1. Defensa
Integrantes del equipo que se encargaran de la Defensa.
Maestro (a) de Ceremonias.
Invitados especiales
2. tems a defender
La empresa. Organizacin.
Imagen Corporativa.
El Evento
Presentacin Etapas Administrativas
Imagen Corporativa.
Presupuesto.

3. Integrantes del Equipo que se encargaran de Logstica.

Preevento
Escenografa y Coreografa Opening. Montaje y accesorios
Mapa de luces y necesidades elctricas.
Guin del Evento
Guin del maestro de Ceremonias.
Presentacin audiovisual. Elaboracin, Montaje.
Seleccin de personal de protocolo.
Presupuestos refrigerios personal y jurado
Elaboracin de souvenirs.

22
Efectos especiales.
Invitados especiales
Elaboracin de tarjetas de invitacin.
Elaboracin Diapositivas Defensa.
Sonido y Msica. Necesidades de microfona.
Contratacin servicios especiales, transporte, limpieza, maquillajes,
trajes, seguridad.
Consecucin de patrocinantes de enseres y muebles para el montaje.
Uniformes del personal.
Permisologa si fuera necesaria.
Reproduccin de material de defensa.
Artistas invitados , necesidades de cada uno.
Prensa
Coordinacin ensayo general.

EVENTO.
Montaje, transporte de enseres , muebles y personal.
Personal de escena , movimientos y montaje.
Personal de seguridad
Personal de alimentos y bebidas
Personal atencin VIP.
Protocolo recepcin , puertas, sala , VIP, jurado, invitados especiales ,
prensa.
Luminito
Sonido
Tcnicos en computacin , manejo de diapositivas.
Atencin artistas invitados participantes.
Maestro de Ceremonias
Guiones Maestro de Ceremonias, defensores, Luminito, msica,
diapositivas, mapas de sala , personal de apoyo , efectos especiales.
Presentaciones pre show en calle o entrada.
Habladores si fuera necesario
Vocativos.
Defensa, defensores.
Programa
Materiales audiovisuales.
Montaje
Personal de utilera.

23
 ORGANIZACIN SUGERIDA

El Comit Ejecutivo puede estar conformado de la siguiente manera:

El (La) presidente del Comit Organizador
El (La ) Coordinador (a) General del evento
Un (a) Coordinador (a) de las reas de: Logstica, Finanzas,
Promocin e Imagen, Protocolo y Servicios Generales.
Las Comisiones de trabajo sern distribuidas segn se especifica:

AREAS COMISIONES DE TRABAJO

LOGISTICA 1. Transporte
2. Seguridad
3. Distribucin de espacios y ambientacin
4. Operativo alimentos y bebidas
5. Secretara

PROMOCION E IMAGEN 1. Medios de comunicacin

2. Promocin y difusin del evento
3. Imagen del evento
PROTOCOLO 1. Programa del evento
2. Atencin protocolar del evento e
invitados especiales.
3. Base de datos invitados

SERVICIOS GENERALES 1. Limpieza, iluminacin

2. Hospedaje
3. Primeros auxilios
4. Apoyo tcnico audiovisual (sonido,
equipos, luces, otros)

FINANZAS 1. Presupuestos de evento

2. Administracin

pvp dgeecpucv 2010 24

En un evento se producen tres fases bsicas que deben
formar parte de la defensa en las cuales se realizan
diferentes actividades que responden a una funcin
administrativa determinada. As se tiene:
FASES DEL EVENTO ACTIVIDADES
Pre-Evento 1. Establecer objetivos del evento y su
Previsin, Planificacin y correspondencia con la realidad y dinmica de
organizacin la institucin.
(permite prever 2. Formular las estrategias par alcanzar objetivos
situaciones en el presente 3. Establecer plan de actividades y lapsos de
y futuras, anticiparse a tiempo
los problemas de la 4. Programa de actividades y cronograma general
ejecucin y crear 5. Elaborar presupuesto
soluciones factibles y 6. Designar comisin organizadora (quin hace las
adaptarse a los cambios) cosas, cundo, cmo, donde)
7. Establecer comisiones de trabajo por reas
8. Ajustar la organizacin en base a los resultados
del control.

Evento 1. Poner en accin: dirigir, instruir, ayudar,

Direccin motivar, al equipo de trabajo (comisin
(ejecucin),supervisin y organizadora) para mantener un ambiente de
control. trabajo adecuado y llevar a feliz trmino el
(Tomar en consideracin evento, proyectando una buena imagen.
al individuo y las 2. Implica liderazgo, compromiso, efectividad para
actitudes y caractersticas el logro de los objetivos.
del grupo en cada 3. Adaptar los principios de la Teora de Calidad a
situacin e impulsar una las caractersticas propias de la Institucin.
visin compartida) 4. Aplicar Tcnicas Protocolares.
Post-Evento
Evaluacin y control 1. Establecer parmetros para medir el
(Realizar seguimiento de rendimiento
la eficacia en la 2. Medicin del desempeo
planeacin, organizacin 3. Comparar resultados con los planes
y direccin y tomar las 4. Correccin de desviaciones desfavorables y
medidas correctivas) aplicacin de medidas.
5. Orientar actividades futuras
6. Debe
pvp darse en
dgeecpucv todas las fases del evento
2010 25
 COMISIN ACTIVIDADES
Comisin Tcnica 1. Normas para la presentacin de trabajos
2. Seleccin de temario a desarrollar
3. Seleccin de ponentes
4. Metodologa de trabajo
5. Recopilacin y distribucin de material
6. Memoria y publicacin de trabajos presentados
Logstica 1. Transporte (Unidades requeridas para movilizacin
(Operativisa y hace posible de participantes, invitados especiales, personal
la ejecucin del evento) operativo, cronograma de horarios de traslado)
2. alimentacin (refrigerios, comidas)
3. alojamiento (seleccin de hoteles, negociar tarifas
corporativas, nmero de habitaciones, revisar
instalaciones)
4. servicios generales (iluminacin, ventilacin,
telfonos, fax, electricidad, sealizacin, plomera,
personal de apoyo, limpieza)
5. seguridad (control de acceso del pblico, puntos
de control, lugares para estacionamiento, escoltas)
6. atencin mdica (personal mdico, paramdicos,
ambulancias, medicinas, primeros auxilios)

1. Establecimiento del ceremonial para actos en

Protocolo y Relaciones atencin a normas protocolares establecidas.
Pblicas 2. Relaciones con los distintos actores (ponentes,
organizadores, participantes, pblico)
3. Establecer contacto con Direcciones de Protocolo
de otros organismos segn el tipo de evento, tales
como Casa Militar, Relaciones Interiores,
Cancillera y otros.
4. Preparar listado de personalidades asistentes al
evento.
5. Promocin del evento (disear afiches,
trpticos, folletos, posters)

26
Protocolo y Relaciones 6. Coordinar el proceso de elaboracin y
pblicas distribucin de invitaciones y confirmar
asistencia de invitados.
7. Establecer presidium, presidencia,
precedencia y distribucin y
ambientacin de salas y planos de
distribucin de espacios para el evento.
8. Atencin de invitados especiales y
medios de comunicacin
9. Organizacin de actividades sociales
10. Gestionar ante las unidades
competentes lo relativo a eventos
musicales.
11. Gestionar recursos y personal necesario
(maestro de ceremonia, coral, himnos,
banderas, astas, emblemas).
12. Elaborar programa de mano, guin del
maestro de ceremonia, vocativos,
identificadores
13. Seleccin de grupos de edecanes (de
aeropuerto, salas, atencin, estructuras
receptivas, informacin, inscripcin)

pvp dgeecpucv 2010 27

 1. Actividades administrativas y
Finanzas financieras del evento

2. Elaboracin y ejecucin del

presupuesto

3. Cancelacin de gastos

4. Rendicin de cuentas

1. Sonido
Apoyo
2. Grabacin
Tcnico
3. Equipo de computacin y
Audiovisual proyeccin

4. Personal tcnico

5. Escenografa

6. Luces

pvp dgeecpucv 2010 28

 COMIT ORGANIZADOR

PRESIDENTE

DIRECTORES EJECUTIVOS

PROGRAMA TCNICO

FINANZAS

PROMOCIN EXHIBICIN PROTOCOLO

VENTAS
MONTAJE ALOJAMIENTO

REGISTRO ORNATO Y ROTULACION SOCIALES

 COMIT ORGANIZADOR

PRESIDENTE

DIRECTORES EJECUTIVOS

PROGRAMA
FINANZAS OPERACIONES PROTOCOLO RECREACIN DICORI
TCNICO

PROTOCOLO RECREACIN PATROCI

COORDINACIN DONACION
AREAS ACOMPAANTES
TAREAS

VIP COCTELES PERMISOS

TURISMO IMPUESTO
PRENSA

CONVENIOS
RRPP

30
 COMIT ORGANIZADOR

PRESIDENTE

DIRECTORES EJECUTIVOS

PROGRAMA TCNICO

FINANZAS OPERACIONES

ADMON PROMOCIN LOGISTICA EXHIBICIN

TRANSPORTE
PRESUPUESTOS MONTAJE
VENTAS

INSCRIPCINES

PREVENTA
DIFUSIN VENTAS

AUDIOVISUAL

PUBLICIDAD AYB
RRHH ORNATO

ALOJAMIENTO
 PROGRAMAS TECNICOS

COORDINADOR

PLENARIAS DINMICAS GRUPALES

METODOLOGA METODOLOGA

REGLAMENTOS
REGLAMENTOS

PROGRAMA

PROGRAMA

PROTOCOLO

COORDINADOR
REDACCIN MODERADOR
ESTILO

INFORME PROTOCOLO
FINAL

MEMORIA

pvp2006 32