FORMULARIOS CON GOOGLE FORMS

ING. RAFAEL EDWIN GORDILLO FLORES

Tecnologas de Informacin y
Comunicacin II Ing. Rafael Edwin Gordillo Flores
 FORMULARIOS CON GOOGLE FORMS

INTRODUCCIN
Los formularios, test o encuestas son la mejor manera de recabar
informacin y opiniones de una clase o un grupo de personas.
Eligiendo bien las preguntas podemos conseguir muchos datos o hacer
encuestas sobre el funcionamiento de la clase, tiempos de ocio o estudio,
valoracin de actividades, exmenes tipo test o para apuntarse a
seminarios; tambin se puede usar entre el profesorado o para labores
administrativas.

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Para hacer un formulario dentro de Google Drive hay que hacer clic en
NUEVO, desplegar la pestaa Ms y elegir Formularios de Google.

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Se nos abrir una nueva ventana o pestaa para configurar el formulario e ir aadiendo
las preguntas.
Si detenemos el cursor encima de los iconos aparecen las opciones de cada uno.

Por defecto aparece el formulario sin ttulo, que habr que rellenar, y un ejemplo de pregunta
con opciones mltiples, ms adelante se explica cada una de las opciones que podemos usar
para las preguntas

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Paleta de colores. Podemos personalizar

nuestro formulario usando diferentes
conjuntos de colores. Tambin podemos
usar una imagen que tengamos en el PC o
alguna de las que ofrece Google.

Para elegir una imagen en vez de un color

plano, hay que utilizar el icono de abajo a la
derecha.
Google ofrece muchas imgenes
organizadas por temas, si no encontramos
ninguna que nos guste, siempre tenemos la
opcin de subirla desde nuestro PC, de
este modo las opciones de personalizacin
son muy grandes.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Vista previa. Se usa para ver como nos va

quedando el formulario y como lo vern
nuestros usuarios. Este icono es muy
importante ya que hay que mirar
continuamente el formulario cuando se est
haciendo.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Icono de configuracin.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Limitar a una respuesta por usuario.
Desde la primera opcin limitamos el
formulario a una respuesta por usuario.
Para poder rellenar el cuestionario es
necesario iniciar sesin con una cuenta de
Google y solo se puede rellenar una vez.

Cuando tenemos activa esta opcin no

podemos seleccionar enviar otra respuesta,
es decir, hacer el cuestionario otra vez.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Pgina de confirmacin. Es el mensaje que
aparece una vez rellenado el formulario, podemos
personalizarlo a nuestro antojo.

Mostrar a los encuestados un enlace a:

Enviar otra respuesta. Se refiere a repetir el

formulario de nuevo. Esta opcin desaparece
cuando limitamos el formulario a una respuesta.

Editar su respuesta. Modificar las respuestas.

Ver un resumen de las respuestas. Aparecen

las respuestas en modo grfico.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Opciones de presentacin:

Mostrar barra de progreso. Es muy til para

indicar a los usuarios el progreso del cuestionario
cuando son varias pginas o secciones.

Orden de preguntas aleatorio.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Este botn sirve para compartir el cuestionario con nuestros
usuarios. Las opciones son las que ya conocemos de Drive,
enviarlo por correo, mandar el enlace, insertarlo en una
pgina web, aadir colaboradores o compartirlo en las redes
sociales.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Icono de Ms opciones.

Todas estas opciones son muy

intuitivas excepto Obtener enlace
previamente rellenado que sirve
para mandar un ejemplo del
formulario correctamente rellenado.

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Estos son los iconos que tenemos en los formularios:

Iconos laterales.

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Aadir elementos al formulario:

Los elementos sirven para configurar nuestro formulario con las preguntas que queremos
que nos respondan.

Cualquier pregunta la podemos hacer obligatoria con solo marcarla como tal.
Por defecto, al aadir un elemento aparece una pregunta para hacer una seleccin mltiple,
haciendo clic en el desplegable podemos ver el resto de opciones.

Texto para respuesta corta. Sirve para poner texto corto como nombres, apellidos,
nmeros de identificaciones, etc.

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Aadir elementos al formulario:

Texto de prrafo. Sirve para poner texto largo como por ejemplo observaciones o
comentarios. El formato para rellenar es exactamente igual al anterior pero en la
visualizacin del formulario aparece el campo ms grande.

Eleccin mltiple. Es la opcin predeterminada que aparece al hacer clic en aadir

elemento, sirve para escoger entre una serie de puntos que establecemos nosotros. Con
este elemento slo se puede escoger una respuesta entre las opciones.

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Aadir elementos al formulario:

Aadir respuesta otro sirve para poner como opcin otra respuesta no contemplada entre
las preguntas.

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Aadir elementos al formulario:

Casillas de verificacin. Son botones que se pueden marcar o desmarcar; podemos
seleccionar varios, uno o ninguno.

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Aadir elementos al formulario:

Desplegable. Con este elemento ofrecemos a nuestros usuarios un desplegable para
escoger entre las distintas opciones.

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Aadir elementos al formulario:

Escala lineal. Sirve para valorar en una escala numrica.

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Aadir elementos al formulario:

Cuadrcula de varias
opciones. Con este elemento
podemos hacer lo mismo que la
anterior pero dentro de una tabla.

En la imagen se ve como se edita

la cuadrcula y como queda
rellenada en el formulario.

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Aadir elementos al formulario:

Fecha. Podemos aadir la fecha a nuestro formulario.

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Aadir elementos al formulario:

Hora. Podemos aadir la hora a nuestro formulario.

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Aadir elementos al formulario:

Estos son todos los elementos que tenemos para hacer las preguntas a nuestros usuarios.

Nota. Cuando aadimos un

Nota. Podemos mover el orden
elemento, este se sita debajo del
de los elementos arrastrndolos
elemento que tuviramos
desde la parte superior de cada uno
seleccionado, se distinguen por una
de ellos.
franja vertical de color azul.

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Aadir elementos al formulario:

Aadir texto y descripcin
Es muy til para titular y describir nuevas secciones en nuestros formularios.

Aadir imgenes al formulario

El proceso para aadir una imagen es igual que en Drive, podemos subirla desde
nuestro PC o seguir alguna de las dems opciones, el sistema es muy claro e
intuitivo.

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Aadir elementos al formulario:

Aadir vdeos de YouTube

Aadir vdeos de YouTube es muy fcil y son una excelente herramienta de

aprendizaje.

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Aadir elementos al formulario:

Aadir secciones
Las secciones son como pginas, de esta forma podemos separar el formulario
por temas y tambin le podemos aadir una barra de progreso que nos marcar lo
que nos queda para completar el cuestionario.

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Aadir elementos al formulario:

Aadir secciones
Podemos insertar tantas secciones como
queramos, al iniciar el cuestionario nos
indicar de cuantas secciones se
compone.

La barra de progreso la aadimos desde el

icono de configuracin.

Para formularios grandes, la barra de

progreso es muy importante de cara a
los participantes del formulario.

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Aadir elementos al formulario:

Una respuesta por usuario
Con los formularios de Google podemos hacer que un cuestionario solo se pueda rellenar
una vez por usuario, para que funcione correctamente los usuarios tienen que tener una
cuenta de Google o Google Apps y acceder desde sta.

Para hacer que los cuestionarios solo se puedan rellenar una vez tenemos que seleccionar
esta opcin desde el icono de configuracin.

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Aadir elementos al formulario:

Compartir el formulario
Desde este botn podemos mandar el formulario por correo electrnico o incrustrarlo
en una pgina web cualquiera. Solo tenemos que rellenar los destinatarios y stos
recibirn un enlace con la direccin al formulario.

El enlace para compartir lo podemos copiar en el portapapeles para usarlo como

enlace a nuestro formulario en cualquier documento o pgina web. Como la direccin
de esta pgina es muy larga, Google nos ofrece la opcin de acortarla.

Nota. En esta ventana tambin podemos

seleccionar que solo se pueda aceptar una
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respuesta por usuario.
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Aadir elementos al formulario:

Ver las respuestas

Desde la pestaa de RESPUESTAS podemos ver un resumen y grficos de lo que

han ido rellenando nuestros usuarios pero para saber realmente lo que ha
contestado cada usuario tenemos que vincular nuestro formulario a una Hoja de
Clculo.

El proceso es muy sencillo, no hay ms que hacer clic en el icono verde de la parte
superior derecha. Una vez que lo hagamos aparecer una ventana en la que escoger
entre Crear una Hoja de Clculo para este formulario o utilizar una existente.

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Aadir elementos al formulario:

Ver las respuestas

Normalmente elegiremos la primera opcin y desde ese momento se nos alojar

en Drive un archivo de Hoja de Clculo con las respuestas; ah es donde se
almacenarn todas las contestaciones de nuestros usuarios.

Una vez que hemos vinculado el formulario a la Hoja de Clculo con las respuestas,
si volvemos a hacer clic en el icono verde, se nos abrir una nueva ventana o
pestaa en el navegador con las respuestas en formato de Hoja de Clculo.

Las hojas de clculo de Google funcionan de forma muy parecida a Excel o Apple
Numbers, podemos hacer grficas con los resultados o las operaciones normales de
estos programas.

Para acceder de nuevo a la configuracin del vnculo con la Hoja de Clculo

tenemos que hacer clic en el icono de tres puntos.

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Aadir elementos al formulario:

Ver las respuestas
Para acceder de nuevo a la configuracin del vnculo con la Hoja de Clculo
tenemos que hacer clic en el icono de tres puntos.

Si queremos, podemos descargarnos el archivo con las respuestas para abrirlo

con Excel o un programa similar y editarlo.

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Aadir elementos al formulario:

El resumen de respuestas
Adems de poder vincular el formulario a la Hoja de Clculo, Google nos ofrece un
resumen de las respuestas en modo grfico.

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Aadir elementos al formulario:

Notificaciones
Podemos estar informados de la actividad del formulario utilizando las
Notificaciones; el formulario de Google nos mandar un correo electrnico cada vez
que alguien use el formulario.

Podemos activar las notificaciones de dos formas:

Desde la pestaa de Respuestas, si hacemos clic en los tres puntitos

verticales situados a la derecha del icono de la Hoja de Clculo se nos abrir una
ventana desde la que escoger la activacin de las notificaciones.

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Notificaciones
Desde la Hoja de Clculo asociada a las respuestas, tenemos que seleccionar
el men Herramientas y luego escoger las Reglas de Notificacin.

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Aadir elementos al formulario:

Notificaciones

Una vez que hayamos definido las Reglas de Notificacin, cada vez que un usuario
rellene el formulario, recibiremos un correo electrnico.

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