UNIGAP

MBA em Gerenciamento de Projetos

Gerenciamento de
Aquisies

Prof. Paulo Henrique de F. Miranda

paulo@gapbrasil.com.br
Conhecimentos de Pr-Requisitos

1- Escopo do Projeto
2- Qualidade do Projeto
3- Tempo do Projeto
4- Custo do Projeto
Conhecimentos de Pr-Requisitos

Qualidade

Custo Tempo
Escopo do Projeto

Escopo do Projeto: define

o conjunto de trabalhos
que sero executados
para construir e entregar
o produto.
Estrutura de Decomposio do Trabalho (EDT / WBS)

O EDT/WBS desmembra o projeto em suas partes

componentes e elementos, de maneira orientada aos
deliverables (subprodutos), que define o escopo
completo do projeto. Alm disso:

D origem ao cronograma que permitir monitorar o

progresso
Mostra o detalhamento do custo de equipamento, mo-
de-obra e materiais
Auxilia na montagem da equipe e distribuio do
trabalho
Definio de EDT/ WBS
A decomposio feita em trs tipos de elementos,
em uma abordagem de cima para baixo (top-down):

Produtos do projeto. formado pelos resultados finais do

projeto na linguagem dos clientes e, portanto, em um nvel
alto de abstrao;
Deliverables (entregas ou resultados importantes). Cada
produto do projeto desdobrado em resultados tangveis,
isto , que podem ser observados, medidos e avaliados;
Pacotes de trabalho. Representam um conjunto de
atividades que precisam ser feitas para a obteno de um
deliverable ou produto do projeto.
Representao grfica da EDT/ WBS
Produto do
Especificao do
Projeto
Produto

Documento de
Requisitos
Produto
Homologado
.... Prottipo

Deliverable Documentao do
Subsistema

Detalhar
Pacotes de Subsistema
Trabalho Simular
Subsistema
Exemplo de EDT/WBS: working breakdown structure

Jardim Pronto

Projeto Aprovado pelo

Cliente

Detalhar Preparar Obter Plantas colocadas

Apresentar Levantar
soluo possveis aceitao
solues ao requisitos
escolhida pelo solues de formal do
cliente com o cliente
cliente jardim cliente

Plantar Plantar Molhar

Comprar plantas (grama,
rvores e grama terreno
rvores e arbustos)
arbustos
Preparar oramento
Desenhar diferentes estimado de cada
alternativas alternativa

Produto do Projeto

Preparar
Preparar Preparar lista Cerca Construda
desenho Deliverable (Entrega)
oramento final da de materiais
final soluo completa

Pacote de Trabalho
Sistema de irrigao
instalado Comprar Receber o Instalar o
material material da material da
da cerca cerca cerca Atividade

Preparar
Instalar
terreno
sistemas

Remover Analisar Corrigir e

Comprar Receber Instalar
entulho o solo preparar o Testar
material material na tubulao
solo sistema
hidrulico obra e sprinkles

Fonte: Baseado em Verzuh, E. MBA em gesto de projetos. Rio de Janeiro: Elsevier, 2000.
Importncia da definio do escopo
Tempo
A EDT pronta o Definio das
documento que Atividades

guiar todas as Custo

Planejamento
demais atividades dos Recursos
de Planejamento EDT

EDT

Escopo Escopo Custo

Planejamento Declarao Definio do Preparao do
do Escopo de Escopo Escopo EDT Oramento

EDT Custo
EDT
Estimativa de
Risco Custo

Planejamento
dos Riscos
Tarefas de estimar esforo e alocar recursos

A definio de prazos no projeto depende da definio da

quantidade de recursos disponveis;

Normalmente os prazos (durao) so deduzidos do esforo

total (quantidade de horas para realizar uma tarefa do
projeto) dividido pelo nmero de recursos disponveis para
sua execuo;

Com essas definies de esforos e prazos, os recursos

disponveis na empresa para o projeto podem ser alocados;

Os sistemas/softwares de gesto de projetos auxiliam a

realizao dessas tarefas do planejamento do projeto.
Custos
Tarefa de previses dos custos relacionados s
atividades e aos recursos planejados para o
Desenvolvimento do Projeto

Para estimar esses custos, so necessrias algumas

informaes de outras partes do planejamento do projeto:

das necessidades de recursos definidos e planejados;

das estimativas de custos-padro para uso dos recursos;
das estimativas de tempo de durao de cada atividade;
da memria de custos de projetos anteriores;
do sistema contbil da empresa e das avaliaes de risco.
Tempo
Tarefa de previses dos tempos das atividades
esto diretamente relacionados s atividades e
aos recursos planejados para o Desenvolvimento
do Projeto
Para estimar esse tempo, so necessrias algumas
informaes de outras partes do planejamento do projeto:

- Quantidade de recursos disponveis:

a) Humanos
b) Materiais
c) Financeiros
 reas de Conhecimento
Gerenciamento de Aquisies do Projeto

Gerenciamento de Aquisies do Projeto, descreve os processos que

compram ou adquirem produtos, servios ou resultados, alm dos
processos de gerenciamento de contratos. Ele consiste nos processos
de gerenciamento de projetos: planejar compras e aquisies, planejar
contrataes, solicitar respostas de fornecedores, selecionar
fornecedores, administrao de contrato e encerramento do contrato.
As 9 disciplinas no PMBOK
1. Gerncia da Integrao
2. Gerncia do Escopo
3. Gerncia do Tempo
4. Gerncia do Custo
5. Gerncia da Qualidade
6. Gerncia dos Recursos Humanos
7. Gerncia de Comunicao
8. Gerncia dos Riscos
9. Gerncia de Aquisio
Planejamento da Aquisio
Preparao da Aquisio
Obteno de Propostas
Seleo de Fornecedores
Administrao dos Contratos
Encerramento do Contrato
Gerncia das Aquisies
Planejamento da Aquisio
Determina o que se contrata
Preparao da Aquisio
Documenta os requisitos e fornecedores
Obteno de Propostas
Coleta as propostas dos fornecedores
Seleo de Fornecedores
Escolhe a melhor proposta
Administrao dos Contratos
Gerencia o relacionamento com o fornecedor
Encerramento do Contrato
Completa e liquida o contrato
Planejamento da Aquisio

Quando identifica que as necessidades do projeto

podem ser melhor atendidas atravs da contratao de
produtos/servios fora da organizao do projeto.
Processo de adquirir os produtos necessrios para
atender as necessidades do escopo do projeto. Decide:
O que
Como
Quando
Quanto
Onde contratar
Planejamento da Aquisio

Os projetos precisam de materiais,

equipamentos, servios de consultoria,
treinamento, entre outros.
composto de:

FERRAMENTAS
ENTRADAS e SADAS
TCNICAS
Planejamento da Aquisio
FERRAMENTAS
ENTRADAS e
TCNICAS

1. Declarao do Escopo 1. Anlise Fazer x Comprar

2. Descrio do produto 2. Avaliao Especializada
3. Recursos para contratao 3. Seleo do Contrato
4. Condies de mercado
5. Sadas de outros
planejamentos
6. Restries SADAS
7. Premissas
1. Plano de Gerenciamento das Aquisies
2. Declarao do trabalho
3. Lies Aprendidas
Anlise Fazer x Comprar

Tarefa de planejar o que ser adquirido e quando

Identificar que partes da execuo do projeto, alm de recursos que sero

empregados e componentes e sistemas do prprio produto em
desenvolvimento, devem ser contratados de terceiros, sob quais condies e
em quais momentos do projeto isso deve ser feito.

Capacidade e tecnologia disponvel internamente;

Preparo para a produo/execuo interna;
Disponibilidade;
Terceirizao parcial x total;
Tempo de produo interno x externo.
Anlise Fazer x Comprar
Planejamento da Aquisio
Estabelece os tipos de contratos a serem usados;
Define as aes que a equipe de gerenciamento de projetos
poder tomar sozinha, se a organizao executora possuir um
departamento de aquisies, de contrataes ou de compras;
Trabalha com documentos de aquisio padronizados, se
forem necessrios;
Gerencia os fornecedores;
Coordena aquisies com outros aspectos do projeto, com
elaborao de cronogramas e relatrio de desempenho
(status report);
Estabelecimento do formato a ser usado para a declarao do
trabalho do contrato;
Planejamento da Aquisio
Avalia as restries e premissas que podem afetar
as aquisies planejadas;
Tratamento dos tempos totais necessrios para
comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua
coordenao com o desenvolvimento do
cronograma do projeto;
Definio das datas agendadas em cada contrato
para as entregas do contrato;
Coordenao com os processos de desenvolvimento
do cronograma e controle.
Planejar e preparar aquisies
Declarao de escopo do
projeto e do produto
Instrues normativas da Planejar o que ser adquirido e
empresa para aquisies quando

Planejamento do
Projeto Preparar documentos com os
Planejar e preparar requerimentos do que ser
aquisies adquirido e identificar os
fornecedores potenciais

Plano de gerenciamento das Planejar a gesto dos

aquisies relacionamentos com os
Documentos de seleo e contrato fornecedores
com fornecedores

Relao com outras atividades Mtodos, ferramentas,

documentos de apoio
Preparar declarao de escopo
Anlise de make-or-buy
Definir recursos necessrios
Avaliao especializada
Avaliar riscos
Declarao do Trabalho (SOW)
Descrever os itens necessrios de compra.
Deve ser elaborada de forma clara.
Dever conter:
Especificao
Quantidade necessria
Requisitos de qualidade
Dados de desempenho
Perodo de desempenho
Local de trabalho
Outros dados necessrios
Plano de Contratao
Documento de Aquisio

So utilizados para a solicitao de propostas nos

fornecedores potenciais. Em muitas empresas so
conhecidos por denominaes do tipo coleta de
preos, solicitao de proposta ou cotao etc.
Critrios de Avaliao
critrios de avaliao so os documentos utilizados para a classificao e
seleo das propostas dos fornecedores. Esses critrios vo desde o preo
direto de compra, at aspectos mais especficos para a avaliao do
fornecedor.

Preo e formas de pagamento;

Entendimento da proposta;
Capacidade tcnica;
Capacidade de gesto;
Capacidade financeira;
Capacidade de produo;
Referncias de clientes anteriores;
Direitos de propriedade do produto e intelectual.
Seleo de Fornecedores

Critrios para pr-qualificao de fornecedores:

Histrico de fornecimentos executados;
Atestado/Comprovao de fornecimentos similares;
Instalaes e recursos;
Corpo tcnico e administrativo;
Balanos contbeis;
Atestados jurdicos-financeiros.
Seleo de Fornecedores

O que fazer com os pr-qualificados?

Referncias financeiras.
Visita as instalaes do fornecedor;
Contato com clientes atuais e outros j atendidos;
Contato com os fornecedores do fornecedor.
Seleo de Fornecedores

Premissas:
O menor preo nem sempre corresponde ao
menor custo;
As propostas devem ser separadas em duas
sees: tcnica (quanto abordagem) e comercial
(quanto ao preo);
Seleo de Fornecedores

O que utilizo para avaliar?

Propostas recebidas (Resposta a RFP)
Critrios de avaliao (J estabelecidos)
Polticas internas
Tenho ferramentas ou tcnicas?
Negociao
Sistemas de Ponderao
Sistema de Triagem
AHP (Analytical Hierarchic Process)
AHP (Analytical Hierarchic Process)

Dr. Thomas Saaty (1970) Objetivo: imitar a maneira

que as pessoas pensam.
AHP - Critrios
AHP - Alternativas
(nico Fornecedor x Vrios)
Planejar a gesto com os fornecedores

estabelecimento de um instrumento contratual entre

fornecedor e empresa, que legalmente embasa essa
relao em termos de direitos e deveres de ambos os
envolvidos. Nesse contrato, pode estar determinado o
tipo de envolvimento do fornecedor no projeto da
empresa;
no planejamento da gesto das aquisies devem ser
feitas previses sobre como encerrar os contratos
firmados com os fornecedores, verificar os resultados
obtidos, e armazenar as informaes e conhecimentos
para uso em projetos futuros.
Tipos de Contratos

Contratos de Preo Fixo

Contratos de Tempo e Material
Contratos de Preo Fixo

Preo Fixo Firme

Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00
para desenvolvimento do sistema
Preo Fixo com Incentivo
Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 2.000.000,00
com bnus de R$ 1.000.000 se entregar com 3 meses
de antecedncia, dentro das especificaes do
projeto.
Preo Fixo com Ajuste de Preo
Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00
anuais com correo anual pelo IGPM.
Contratos de Preo Fixo
Contratos de Tempo e Material

Baseado no custo unitrio do tempo e do

recurso utilizado.
Ex.: Homem/Hora = R$ 200,00
(Cuidados na redao)

Evitar uso de expresses vagas;

Glossrio preliminar;
Casos reais...
(Cuidados na redao) Testes

O requisito contratual era de que a empresa contratada

deveria conduzir um mnimo de 15 testes para determinar as
propriedades de uma nova substncia. Para ter uma margem
de segurana, esta empresa fez um oramento prevendo a
execuo de 20 testes. Ao final do 15 teste, o cliente
afirmou que os resultados no eram conclusivos e que um
nova bateria de 15 testes deveria ser executada. O estouro
de oramento foi de U$ 40.000
(Cuidados na redao) gua

A Marinha dos Estados Unidos adjudicou uma licitante numa

concorrncia pblica cujo edital mencionava que o prottipo
deveria ser testado na gua. A empresa ganhadora
realizou o teste do prottipo em uma piscina. Infelizmente, a
definio de gua da marinha norte-americana o Oceano
Atlntico... Isso custou empresa executora U$ 1 milho
para transportar seus engenheiros e equipamentos de testes
para o Oceano.
(Cuidados na redao) Arejado

Uma empresa ganha um contrato cuja especificao afirma

que as mercadorias devem ser transportadas pelo pas
usando contineres arejados. A equipe do projeto
selecionou um continer aberto na parte superior, de modo
que o ar pudesse circular. Durante o transporte, o trem
passou por uma rea de chuvas torrenciais e as mercadorias
se estragaram. O cliente afirma que queria contineres
arejados por baixo. Uma disputa judicial est atualmente
decidindo quem deve ser culpado pela m interpretao da
palavra arejado...
Contrato
o assentamento escrito e formal entre as partes,
do escopo de trabalho necessrio para produzir um
servio ou produto, que ser integrante e
necessrio a um projeto. Um contrato mais que a
ratificao legal de acertos para uso em disputas
judiciais, garantia do perfeito entendimento das
partes que nele assinam um compromisso de
escopo e metas bem definidas.
(POSSI, 2004)
Fases de negociao - Contrato
Protocolo (Protocol): so apresentadas as partes e
estabelecida a atmosfera de negociao;
Sondagem, Reconhecimento e Avaliao das Partes (Probing): os
negociadores identificam os pontos de ateno, bem como os
pontos fracos e fortes da outra parte;
Negociaes ou Barganha (Scratch Bargaining): ocorre a real
negociao e barganha de interesses e as partes fazem suas
concesses;
Fechamento ou Encerramento (Closure): so fechadas e
resumidas as posies finais e efetuadas as ltimas concesses;
Acordo Final (Agreement): o acordo final documentado;

(POSSI, 2004)
Negociao

Condies que favorecem

ou dificultam uma boa
negociao com
fornecedores
Negociao

Fulano, me ajuda ! Preciso fechar isso at dia 10/12 !!

(Deadline)
Nem vem com essa, fui informado de que sua empresa
ser vendida at o fim da semana. Concluo que voc
vai precisar mostrar servio pra ficar ... Me conceda
logo esse desconto e fechamos agora ! (Surpresa)
Sua proposta parece interessante, mas infelizmente
no tenho autorizao para fecharmos isso agora.
Tenho que verificar esses termos com meu Diretor e
voltamos a nos falar. (Ttica para retardamento)
Negociao

OK, vamos aguardar o Fulano voltar de frias, pois

ele quem d a palavra final. (+ retardamento)
Veja bem, ms passado recebemos uma proposta
para realizao do mesmo tipo de servio. O valor
era 35% inferior a sua... (Justo e Razovel)
Pense comigo, no podemos dividir a equipe com
parte da minha turma colaborando com a migrao
dos dados em conjunto com a sua turma?
(Raciocinar junto)
Clusulas Contratuais

o que ser contratado e onde ser contratado. a

declarao do escopo do projeto transformada em
declarao do trabalho (SOW) atravs da sua
compilao face s premissas, restries, condies
de mercado, e a forma de gerenciamento a ser
aplicada.
O objeto do contrato integro, no se modificando
ao longo do contrato (diferente do escopo).

(POSSI, 2004)
Clusulas Contratuais

Escopo e Fornecimento (Contratante)

Como vai funcionar o servio;

Materiais;
Equipamentos;
Informaes Tcnicas;
Planos de Execuo;
Cronogramas de Desenvolvimento;
Clusulas Contratuais

Escopo e Fornecimento (Contratada)

Plano de Trabalho;
Pessoal Envolvido;
Expectativa de Concluso;
Riscos;
Clusulas Contratuais

Denominao e Qualificao das Partes

Devem assinar o contrato pessoas habilitadas

para este fim, constando em Contrato Social,
Estatuto ou Assemblia. As procuraes s
podem ser fornecidas por aqueles que tm
poderes dentro de uma organizao e devem ser
apresentadas e anexadas ao contrato
Clusulas Contratuais

Considerandos
Essas clusulas so utilizadas para delimitar
parmetros dentro de uma relao
Obrigaes
Dependem de cada tipo de contratao. Aquele
que contrata tem o dever de colocar as
obrigaes da contratada e, por outro lado, a
contratada deve analis-las
Clusulas Contratuais
Preos
Deve-se levar em conta alguns conceitos bsicos quando
da terminologia a ser utilizada, seus preceitos e formas
de tributao:
PREO: em contra-prestao de fornecimento de produtos ou servios;
ROYALTY: h a transferncia de tecnologia entre as partes do contrato.
Nesse caso no h o pagamento de impostos.
LICENA: valor pago pelo uso consentido de um produto. No h a
transferncia de tecnologia, s a licena para uso do produto.

Tributos
O tipo de tributao est diretamente vinculado ao tipo
de negcio. Identificar a corretamente a incidncia dos
tributos essencial na Gesto das Aquisies em Projetos
Clusulas Contratuais
Faturamento
No pagamento e vem acompanhado de
documento, de recibo de despesas.
FATURA: o documento que acompanha a mercadoria;
NOTA FISCAL: o documento que obriga o cliente a pagar imposto.
ATIVIDADE DE FATURAMENTO: est ligada a cronogramas e eventos
fsicos do projeto;
GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando
se entrega um produto ou servio em partes menores (deliverables) e
a fatura traz valores inteiros ou de todo o conjunto;
ATRASO E MULTAS: a sano contratual quando h inadimplncia no
contrato, na questo ligada ao pagamento. Esse termo utilizado nos
atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execuo de servios
ou entregas (fsico);
Clusulas Contratuais

Confiabilidade / Privacidade

Sempre que houver uma informao ou

conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa
clusula deve existir para garantir a cincia do
contratado do valor e da importncia do trabalho
a ser realizado.
Clusulas Contratuais

Propriedade de documentos
No havendo essa clusula todos os documentos
gerados em um projeto pertencem ao
contratante. Deve ficar claro quais os
documentos sero de propriedade comum e
quais sero exclusivos de algumas das partes ao
final do contrato;
Clusulas Contratuais

Caso Fortuito / Fora Maior

Nenhuma das partes ser responsabilizada pelo

no cumprimento das obrigaes (Guerra, Foras
da Natureza Terremoto...)
Clusulas Contratuais

Garantias e Responsabilidades

FINANCEIRAS: so seguros feitos para garantir o

pagamento. A necessidade desses seguros so
avaliadas a partir de alguns quesitos a empresa
tem tradio no mercado; no tem ttulos
protestados quando se est contratando; tem um
bom comportamento no mercado;
TCNICAS
Clusulas Contratuais

Vigncia e Prazo

a validade do contrato, que se inicia com a

assinatura do mesmo at a finalizao de todas
as tarefas (obrigaes) desse contrato;
Clusulas Contratuais

Disposies Transitrias

Outras informaes que no tem lugar especfico,

tais como: quem representa a empresa, onde
apresentar os documentos e cobrana, o local de
entrega de produtos e documentaes, como
feita a troca de documentaes, etc.
Clusulas Contratuais
Resoluo, Terminao e Resciso

RESOLUO: determina a falta de capacidade de

continuidade de um contrato, ou seja, as partes
no tm mais condio de contratar. A Resoluo
bilateral, no possui nus.
TERMINAO: o direito de uma parte terminar
o contrato a qualquer tempo.
RESCISO: quando se termina o contrato por
algum motivo justo, ou seja, algum no respeitou
as condies comerciais
Clusulas Contratuais

Leis aplicveis
Tem de se tomar conhecimento das Leis que
esto sendo aplicadas em contratos. Elas
determinam a forma de dirimir conflitos;
Vias de contratos
As partes envolvidas tm de possuir cpias
idnticas que assinadas, so originais, alm da
necessidade de testemunhas;
Gesto de Contratos

Assegura que o desempenho do fornecedor

est adequado aos requisitos contratuais,
observando os seguintes aspectos:

Aspectos tcnicos;
Aspectos financeiros;
Prazos;
Aspectos legais;
Aspectos Humanos.
Fluxo de uma aquisio

RFP Request For Proposal FORNECEDOR A

CLIENTE
FORNECEDOR B

FORNECEDOR N

O que uma RFP?

Request For Proposal. uma solicitao de propostas feitas pelo

comprador, que elabora sua especificao tcnica e apresenta para os
fornecedores, para a contratao de servios especializados.

Seu objetivo identificar um ou mais fornecedores que atendam as

necessidades do comprador no fornecimento dos bens e servios
requeridos, oferecendo o melhor nvel de qualidade possvel.
Como Elaborar
uma RFP
Definio de Request-for-Proposal (RFP)

Uma RFP uma solicitao de proposta

tcnica/comercial para aquisio de algum produto
ou servio. Deve ter elementos para uma tomada de
deciso racional e definir os benefcios e riscos
antecipadamente.

Uma RFP mais que uma simples tomada de preos.

Ela busca mais informaes sobre os fornecedores,
tais como:
histrico da empresa, informaes financeiras,
capacidade tcnica, perodo estimado de concluso e
referncias de clientes que para se verificar e confirmar
informaes da empresa.
Definio: RFQ Request-for-Quotation

Um pedido de cotao (RFQ Request-for-

Quotation) usado quando as discusses com
os concorrentes no se so necessrias e o preo
o fator principal na negociao.

Uma RFQ pode fazer parte de fases anteriores a

uma RFP completo com o objetivo de definir
valores orientativos, fornecedores, produtos ou
servios para a RFP.
Definio: RFI Request-for-Information

Um pedido de informaes (RFI Request-for-Information) uma

proposta solicitada para um potencial fornecedor para determinar
quais produtos e servios esto no mercado para atender uma
necessidade da empresa;

Usada, tambm, para verificar se o mercado est maduro para

oferecer um determinado tipo de servio;

RFIs so comumente usados em grandes aquisies, onde um

requisito potencialmente poderia ser atendido atravs de vrias
solues;

Uma RFI, no entanto, no um convite oferta, no vinculativo no

compradores ou vendedores e pode ou no levar a uma RFP ou RFQ.
Definio: Request-for-Qualifications

Um pedido de qualificaes (RFQ) usado

para coletar informaes de vrios
fornecedores com o objetivo de qualific-los
para um futuro processo de RFP.

O documento deve ser distribudo antes do

incio do processo de RFP.
Benefcios de uma RFP
Demonstra aos fornecedores que a empresa est decidida a comprar
um produto ou servio encoraja-os a fazer o melhor esforo;

Exige que a empresa especifique o que pretende comprar. Se a

anlise de requisitos foi bem preparada possvel incorpor-lo
facilmente a RFP;

Mostra seriedade e profissionalismo da empresa e torna o processo

competitivo;

Permite ampla distribuio e resposta;

Seguindo um processo estruturado de avaliao e seleo a empresa

demonstra imparcialidade, principalmente, em um processo pblico
e de empresas com aes nas bolsas de valores.

74
Roteiro de uma RFP
A elaborao de uma RFP deve ser um sub-projeto de um
projeto maior. O projeto de uma RFP envolve:
Preparao;
Definio dos requisitos administrativos;
Definio de como as informaes dos fornecedores sero
apresentadas;
Definio dos requisitos tcnicos do produto ou servio a serem
adquiridos;
Gerenciamento de requisitos da RFP;
Definio de como sero apresentadas as informaes de preo;
Definio do processo de avaliao das propostas.
Preparao

A preparao de uma RFP envolve a

organizao e planejamento do projeto, o
treinamento do pessoal interno, o
desenvolvimento do budget e a definio do
projeto de aquisio dos produtos ou
servios.
Definio dos requisitos administrativos

Os requisitos administrativos definem o processo de

gesto do RFP, envolvendo:
informaes dos fornecedores
como ser feita a pr-qualificao dos fornecedores
como ser o processo para receber perguntas e
disponibilizar as respostas
como ser a estrutura da RFP
como sero as reunies com os fornecedores
como sero tratadas as propostas alternativas e,
os requisitos para que a proposta atenda os padres de
conformidade da empresa.
Informaes para os fornecedores

Quanto maior for quantidade de informaes e

seus detalhes melhores sero as propostas dos
fornecedores, pois tero mais elementos para criar
solues mais prximas das necessidades dos
clientes.

Todos os documentos enviados devem ser

classificados e com referencias no rodap sobre o
nvel de confidencialidade (pblica, proprietria,
confidencial ou secreta).
Estrutura da RFP
A seo de requisitos tcnicos deve-se dar preferncia a
definio dos requerimentos dos produtos e no h uma
especificao.
Isso possibilita aos fornecedores maior flexibilidade na
definio do produto ou servio.
A linguagem utilizada deve ser clara e conhecida por todos
os fornecedores qualificados para fornecer a soluo.
Os requerimentos no podem ser ambguos ou conter
termos subjetivos.
Devem ser mensurveis, ter significado e serem
completos.
No devem incluir solues pr-definidas e caractersticas
desnecessrias.
Apresentao da Proposta pelos Fornecedores

O preo das propostas dos fornecedores de vir acompanhada por

informaes que detalhem sua estrutura, tais como: hardware;
software; aplicao; desenvolvimento de software; consumveis;
implantao do projeto; manuteno e suporte; treinamento e
outros itens;

Um preo fechado tira o poder de negociao da empresa e a

possibilidade de propor formas alternativas de aquisio do
produto ou servios;

Para facilitar a comparao de preo defina um quadro de

comparao baseado nos requerimentos da RFP e pea para os
fornecedores entregarem as propostas no formato da tabela. Isso
facilita a importao para uma ferramenta que facilite a
comparao e permita a simulao de diferentes cenrios.
Processo de Anlise
Forme uma equipe para a avaliao das propostas;
Defina um processo para a solicitao de
esclarecimento aos fornecedores;
Use tcnicas de avaliao das solues e preo;
Aps a anlise de todas as propostas, selecione as
melhores baseadas em critrios mensurveis e crie
uma lista reduzida, uma short-list.
Convide os fornecedores selecionados para
apresentaes presenciais e demonstraes dos
produtos ou visitas tcnicas para dar evidncias de
funcionamento da soluo proposta.
Tomada de Deciso

A partir de uma metodologia de score e

negociaes comerciais defina o vencedor da
RFP e faa a aquisio do produto ou servio.
Agradecimentos!

Paulo Henrique de F. Miranda

paulo@gapbrasil.com.br