Query Crystal Report

Edinson Rojas Villarreyes

Introduccin

PsQuery permite crear consultas, las cuales pueden ser

vistas en grillas, en Excel y en reportes de Cristal.
Algunos de los puntos que sern cubiertos en las
actividades, incluyen:
Crear consultas.
Resultados de las consultas vistos on-line en una grilla.
Traer informacin de tablas con fecha efectiva.
Especificar criterios para seleccionar datos.
Acceder informacin de mltiples tablas.
Realizar clculos predefinidos.
Enviar resultados de las consultas a reportes Crystal y Excel.
Herramientas de Informes

PS / Query

Herramienta de reporte on-line. Puede ser usada con varios

formatos.
Crysta Reports

Usando PeopleSoft Query, Crystal accede a todas las plataformas

de Bases de Datos soportadas por PeopleSoft.
PS / Query
Accediendo a una Consulta

Ejecutar el App. Designer

Dirigirse a la pestaa Go > Query
Dentro de la Interfaz: File > Open
Seleccionar una consulta existente
Conociendo la Herramienta

Component View
Tiene dos tabs en la parte de abajo, Database y Query
Database tab : Lista los componentes del registro.
Query tab: Lista todos los componentes usados en la
consulta actual, incluyendo los componentes del registro,
expresiones, prompts, etc
Designer View
Aqu se selecciona y se ven los campos y otros datos
asociados con la consulta corriente.
Hay cuatro tabs en el Designer View (arriba): Fields, Criteria,
SQL y Results.
Se ampliar el significado, luego en sta clase.
Ejecutando una consulta

Seleccione File, Run

O click el botn Run Query
El tab Results es activado y muestra el nmero de filas
tradas. Teniendo las mismas opciones que cuando se corre
una consulta desde el cliente Windows de PeopleSoft:
Redimensionar las columnas haciendo click and drag.
Ordenar la columna haciendo click el ttulo.
Imprimir seleccionando File, Print Results.
Ejecutando una consulta
Creando una consulta

Para empezar una nueva consulta, seleccione File, New.

Aparecer en el tab de Database en Component View. El
rbol de diccionario contiene todos los registros al cual
tiene acceso el operador. Aqu se selecciona el registro
necesitado para la consulta. Se pueden ver los registros en
los grupos de acceso o la lista alfabtica.
Creando una nueva consulta

Seleccionando un registro:

El primer paso cuando se crea una consulta se

selecciona un registro. Para crear una consulta
acerca de los clientes, seleccione el registro
RecordXXX .
Hay tres mtodos para hacerlo:
Doble click sobre el registro deseado.
Drag and Drop el registro hacia el Designer View.
Ckickee el botn derecho sobre el registro y
selecione Add Record.
Creando una nueva consulta

Seleccionando un campo:

Hay tres mtodos para seleccionar un campo:

Doble click sobre el campo en Component View.

Drag and Drop el campo hacia el Designer View
Ckickee el botn derecho sobre el campo y Elija
Select.
Creando una nueva consulta
Creando una nueva consulta

Ttulos de las columnas

La ltima columna muestra la informacin de los

ttulos de los campos seleccionados para la salida
de la consulta.
Click el tab Fields
Creando una nueva consulta

Para modificar un ttulo, click con el botn derecho sobre el

campo y seleccione Heading o doble click sobre el texto del
ttulo .

Especificado en
el Application
Designer
Creando una nueva consulta

Valores Translate
Si un campo tiene un valor translate asociado, la columna
Xlt contendr una de los tres valores: N, S o L.
Creando una nueva consulta

Para modificar un campo translate, usted puede hacer click

con el botn derecho sobre un campo y seleccionar
Translate, o usted puede hacer doble click sobre Xlt.
Las tres opciones para mostrar los valores translate son:
None Cdigo Translate.
Short 10 caractres (Xlatshortname).
Long 30 caractres (Xlatlongname)
Creando una nueva consulta

Sentencias SQL

Mientras se est generando la consulta, se puede ver el SQL, que

produce el sistema.
Click el tab SQL
Creando una nueva consulta

Grabando la consulta
Seleccionar File, Save
O click en el botn Save.

Owner
Private: Slo el operador que cre la consulta puede
abrir, ejecutar , modificar o borrar la consulta.
Public: Cualquier usuario con acceso pblico puede
modificar o borrar la consulta
ACTIVIDAD

Relizar una consulta que muestre todas las facturas

registradas en la base de datos.
Realizar una consulta que muestre los proveedores.

La primera consulta guardar con el nombre de

CAP_APELLIDO_BI, y que sea pblica
La segunda consulta guardar con el nombre de
CAP_APELLIDO_PROV, y que sea privada.
Seleccionando Filas

Tab Criteria
Primero cree una nueva consulta usando Customer.
Seleccione tres campos.
Ordene por Nombre. Grabe su consulta como
CAP_APELLIDO_CRITERIA.
Seleccione el tab Criteria.
click el botn Add Criteria
Seleccionando Filas

Los componentes de Criteria

Logical
Representa la comparacin entre las filas que se escriban en ste tab. Las
opciones son AND u OR.

Expression 1
Click el botn derecho para la opcin de Field o Expression. Desde ah se
puede elegir el campo o crear la expresin.

Operator
Compara Expression 1 con Expression 2, click en la flecha hacia abajo para
ver todas las alternativas.

Expression 2
Se puede comparar Expression 1 con una constante, un campo de otro
registro, una expresin , etc. Haciendo click con el botn derecho puedo ver
todas las opciones para el operador seleccionado.

Borra la fila seleccionada del criterio.

ACTIVIDAD II

Crear una consulta que liste slo aquellos proveedores de

la tabla PS_CUSTOMER cuyo Estado (Activo o inactivo)
solo sean los Activos.
Los otros requerimientos son:
Mostrar los campos: SETID, Cust_id,Name2, Status.
Slo aquellos customer que su nombre empiezen con E.
Ordenar por SETID, Cust_Id.
Mostrar la descripcin larga de Name2
Guardar la consulta como CAP_APELLIDO_CRITERIOS.
Fecha Efectiva

Los registros con fecha efectiva son aquellos que contienen

el campo EFFDT. Sirve para darle una visin historial a los
datos.
El EFFDT puede ser usado en su consulta como criterio.
Cuando empieza una consulta nueva y selecciona un
registro con fecha efectiva, hay que elegir el procesamiento
del EFFDT en su consulta.
La ventana de opciones de EFFDT aparece slo en los
registros con fecha efectiva.
De Component View:
RunTime Prompting

Un run time prompt permite al usuario ingresar un valor

de un campo especfico al mismo tiempo que la consulta es
ejecutada.
Ese valor ser usado como criterio para retribuir
informacin.
El resultado de la consulta mostrar slo aquellas filas de
informacin que coincidan con el valor ingresado en el
prompt.
Crear una consulta que devuelva informacin de los
departamentos (DEPT_TBL) y tenga un prompt en el campo
Status.
RunTime Prompting

Seleccionar los campos: SETID,Cdigo del

departamento,Nombre del departamento y estado.
Ordenado por Nombre del departamento.
Grabar la consulta como CAP_APELLIDO_PROMP.
Ahora se necesita establecer el prompt en el campo estado.
Un prompt es simplemente un tipo de criterio.
Agregar una fila de Criterio para el estado.
Click con el botn derecho la Expression 2.
Seleccionar Prompt.
RunTime Prompting

La primera vez que se define un prompt en un reporte, aparece una

ventana de definicin de Run Time Prompt.

Las opciones son:

Heading Type

Rft Long: El nombre del campo Long de la definicin del

registro
Rft Short: El nombre del campo Short de la definicin del
registro
Text: Tipear lo que desee.

Edit Types

No Table Edit: Los valores ingresados no son validados.

Prompt Table: Validacin con la tabla prompt.
Translate Table: Validacin con una tabla Translate.
Yes / No: Validacin standard con campos representados por
check box en los paneles.
Trabajando con mltiples tablas

Un registro que aparece en el rbol de diccionario puede

representar una tabla o una vista. Una tabla almacena datos
especficos. Una vista es una representacin lgica de
datos y puede consistir de datos de muchas tablas
dependiendo de cmo el registro fue definido en el
Application Designer.
Adems las vistas pueden tener criterio asociado. Siendo,
ms fcil para los usuarios crear una consulta desde una
vista, en vez de una tabla.
Por lo tanto, si desea hacer la consulta con mltiples tablas,
es mejor crear una vista, ya que entonces, la consulta
necesitar slo de sta tabla.
Trabajando con mltiples tablas

Uniones
Una unin permite ver datos de dos o ms registros o
especificar criterio de ms de un registro. En cualquier
momento, que se ejecute una unin, los registros
involucrados son vinculados con campos comunes.
En Query, las uniones predefinidas pueden ser generadas
como uniones jerrquicas (relacin padres e hijos) o uniones
de registro relativo (no existe jerarqua). En ambos tipos de
uniones, no se necesita agregar un criterio para vincular los
registros manualmente.
Cree una nueva consulta con el registro BI_HDR.
Seleccione business_unit, invoice,invoice_dt.
Ordenar por invoice.
Trabajando con mltiples tablas

Unin Jerrquicas

Para unir registros que compartan una clave

primaria, expandir el nodo de jerarqua de registro
(Record Hierarchy) en Component View. A medida
que expanda los niveles, ver todos los registros
que tengan una relacin padre/ hijo del registro
seleccionado.

Esta jerarqua fue definida en la base de datos

usando Application Designer, especificando la
opcin de Parent Record Name.
Trabajando con mltiples tablas

Seleccionar Agregar Unin y elegir la tabla BI_LINE( que es

el detalle de la tabla BI_HDR)
Su nueva unin y sus campos son mostrados abajo del
primer registro. Cada registro agregado a su consulta se le
asigna una letra que representa el alias del registro.
El segundo registro denota que fue unido con el primero. En
ste ejemplo, BI_LINE (B) fue unido con BI_HDR (A)
Expresiones

Son clculos que ejecuta PeopleSoft como parte de la

consulta. Se utiliza cuando se necesita calcular un valor que
Query no provee por defecto.

En Query se puede utilizar expresiones en dos formas:

En el criterio de seleccin.
Como columnas en la salida de la consulta.
Expresiones

Query Output Column

Para agregar una expresin (el objetivo es calcular

el monto de las transacciones por libro contable de
los asientos en GL por Asiento)

Seleccione Expressions en Component View.

Seleccione Edit, New Expression
Expresiones

Expression Type
Identifica el tipo de dato del valor retornado por la
expresin
Lengh
La longitud mxima de un string.
Aggregate function
Seleccionar si la expresin incluye una funcin agregada
como SUM, AVG, COUNT.
Add Prompt
Click en ste botn para agregar un prompt como parte de su
expresin.
 Preguntas sobre PS/Query, aprovechen
que no voy a volver a repetir!!!
Crystal Report
Descripcin General

Aprenders!!!!!!!!!!! a crear un reporte desde cero. Desde

agregar un ttulo al reporte, modificar el ttulo de las
columnas. Como as tambin, aprender a agregar campos
extras al reporte como por ejemplo los nmeros de pginas.
Formas de crear reportes Crystal

Desde Query , haga click en el botn Run to Crystal y cree

o abra un reporte usando Open Query. Con ste mtodo no
se puede crear etiquetas de correo ni templates.
Desde Crystal, se puede acceder a Query a travs de Open
Query para crear un nuevo reporte o ejecutar alguno.
Tipos de Reportes

Existen dos Tipo de Reportes.

Reportes sin parmetros de entrada

Reporte con parmetros de entrada
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Dar seguridad a los records nuevos para usarlos en el
reporte. (Ruta: PeopleTools>Seguridad>Seguridad de
Consultas>Acceso Seguridad de Consultas)
Crear el Query en PS-Query (App Designer menu Go >
Gestor de Consultas.
Crear el Crystal.
Crear la pagina. Asignar a la pagina principal la sub pagina
llamada PRCSRUNCNTL_SBP
Crear componente, menu, referencia contenido y
seguridad
Crear el proceso y asignarle el componente donde se
ejecutara.
Probar
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Dar seguridad a los records nuevos para usarlos en el
reporte. (Ruta: PeopleTools>Seguridad>Seguridad de
Consultas>Acceso Seguridad de Consultas)

Seleccionarunrbolde
lalistaparaagregarle
elrecordautilizarenel
Query

Paraagregarunrecord
seleccionarelbotn
marcadoenROJO
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Crear el Query en PS-Query (App Designer menu Go >
Gestor de Consultas.

Query sin
criterios (sin
parametros de
entrada)
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Crear el Crystal.

Abrir el Crystal Report y en la ventana de bienvenida

seleccionar reporte en blanco y darle en Ok.
Conectarnos a PS por medio de la conexin ODBC y
logearse con su usuario en PS.
Seleccionar de la lista el Query que
se creo en PS Query
Proceder a la asignacin de los campos
En el reporte.
Guarda con una longitud no mxima
De 8 caracteres. (Guardar en el FileServer de PS
En la carpeta CRW y dentro de ella en ESP
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Crear la pagina.
Asignar a la pagina principal la sub pagina llamada
PRCSRUNCNTL_SBP y grabar
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros

Crear componente, menu, referencia contenido y seguridad

El record de bsqueda del componente debe ser

PRCSRUNCNTL ya que ese el record de nuestra sub pagina.
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Crear el proceso y asignarle el componente donde se
ejecutara.

AadirunvalorconeltipodeprocesollamadoCrystalyenelnombre
ponerleelMISMOnombredelarchivoCrystalquesecreo.
Pasos para la creacin de Reportes sin
Parmetros
Crear el proceso y asignarle el componente donde se ejecutara.
(CONT)

Asignar el componente donde se ejecutara el reporte y el

grupo de acceso que depender del modulo donde se
alojara el reporte.

Asignar el formato
del reporte en la ficha
DESTINO
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
Dar seguridad a los records nuevos para usarlos en el reporte.
(Ruta: PeopleTools>Seguridad>Seguridad de Consultas>Acceso
Seguridad de Consultas)
Crear el Query en PS-Query con los parametros de entrada que
se designe.(App Designer menu Go > Gestor de Consultas.
Crear el Crystal.
Crear el Record que contendr los parmetros por Control de
Ejecucin (Run Control)
Crear la pagina. Asignar a la pagina principal la sub pagina
llamada PRCSRUNCNTL_SBP. Agregar los campos del record run
control (record contiene parametros de entrada) a la pagina.
Crear componente, menu, referencia contenido y seguridad
Crear el proceso y asignarle el componente donde se ejecutara.
Asignarle los parmetros de entrada.
Probar
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
En el Query poner el o los parmetros de entrada del
reporte, los cuales estaran con la expresion :1,:2etc, que
se configuran dndole click derecho PROMPT
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
Contenido Record de Parametros
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
Recod - Paginas
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
Record Bsqueda componente: ser El record que
contendr la lista de parmetros
Pasos para la creacin de Reportes con
Parmetros
Configuracin de la definicin de Proceso: en la part de
parametros poner el recod.campo de la pagina donde se
ingresaran los parametros de entrada. De la siguiente
forma.- :RECORD.CAMPO1 :RECORD.CAMPO2 etc
ACTIVIDAD III

Realizar un Reporte sin parmetros

seleccionando el Record PS_CUSTOMER,
crear su pgina y visualizarlo en la WEB.

Realizar un Reporte con parmetros

seleccionando el Record BI_HDR y
BI_LINE, crear su pgina y visualizarlo en
la WEB.
 Al Finnnnnnnnnnnnn!!!!!!!!! =D