El Proceso

Administrativo

JUAN MENA PARCO

PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo, son las

funciones bsicas del administrador
para lograr las metas de una
institucin o empresa.
Las Funciones del Administrador,
como un proceso sistemtico; se
entiende de la siguiente manera:
 El Proceso Administrativo
Unprocesoes un conjunto de actividades mutuamente
relacionadas, que al interactuar, convierten los
elementos de entrada en resultados

Planificacin Organizacin Direccin Control

Metas Estructura Motivacin Normas
Objetivos Administracin Liderazgo Medidas
de recursos humanos Comunicacin Comparaciones
Estrategias Comportamiento Accin
Planes Individual / de grupo

Las etapas que comprende el proceso administrativo son la base

fundamental para el logro de las metas a corto, mediano y largo
plazo; teniendo como fin, permitir que la administracin pueda guiar
a la empresa a la realizacin de los objetivos que se hubieren fijado.
 PROCESO ADMINISTRATIVO

El Desempeo de las funciones constituye el llamado ciclo

administrativo, como se observa a continuacin:

El proceso administrativo o las funciones bsicas del administrador son

interactivas, es decir al inicio de operaciones de un negocio o empresa
se manejan secuencialmente, pero en la prctica profesional se ejecutan
simultneamente.
ETAPAS DEL PROCESO
ADMINISTRATIVO
A D M IN IST RA CIO N

M ECA N ICA D IN A M ICA

PLA N EA CIO N O RG A N IZ A CIO N D IRECC IO N CO N TRO L

Q U E SE Q U IERE H ACER? CO M O SE VA A H ACER? VER Q UE SE HAGA CO M O SE HA

Q UE SE VA A H ACER? REA LIZA D O ?
 PROCESO ADMINISTRATIVO

Propsitos
Objetivos
Estrategias
PLANEACIN
Polticas
Programas
Presupuestos
FASE
Procedimientos
MECNICA O
ESTRUCTURAL Jerarquizacin
Divisin del Trabajo Descripcin de funciones
ORGANIZACIN
Coordinacin Departamentalizacin

Toma de decisiones
Integracin
DIRECCIN O Motivacin
EJECUCIN Comunicacin
FASE
Supervisin
OPERATIVA
O DINMICA
Establecimiento de estndares
CONTROL Medicin
Correccin
Retroalimentacin
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA FASE ELEMENTOS

OBJETIVOS

POLITICAS

MECANICA PLANEACION PROCEDIMIENTOS

PROGRAMAS

PRESUPUESTOS

1. En esta fase se determina los objetivos y el curso

de accin a seguir para alcanzarlos.
2. Decidir que hacer antes de llevarlo a cabo
3. Prever y manejar el futuro
 PLANEACION: ETAPAS

Donde
Iniciamos
Que
DIAGNOSTICO
?
decisin
tomo?

PLANEACION

EJECUCION

EVALUACION
PRINCIPIOS DE LA
PLANEACION
PRECISION

FLEXIBILIDAD

CONSISTENCIA

RENTABILIDAD

PARTICIPACION
 ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una
indicacin de la autoridad y responsabilidad asignados a las personas que tienen a su cargo la
ejecucin de las funciones respectivas
ETAPA FASE ELEMENTOS
DIVISION DEL
TRABAJO
JERARQUIAS
DEPARTAMENTALIZAC
MECANICA ORGANIZACION
ION
FUNCIONES Y
OBLIGACIONES
COORDINACION

1. Sistematizar por adelantado los objetivos, polticas, programas,

proyectos, planes de accin, etc.
2. Asegurar la supervivencia de la organizacin y neutralizar la
incertidumbre
3. Todo intento de control sin planes carece de sentido
Cinco variables bsicas
Tareas

Personas
Estructuras

Organizacin

Ambiente Tecnologa
EMPRESA: Definicin
sealando
Colectividad rangos de coordinados,
integrada por autoridad, con eficiencia,
sistemas de
uno o varios planeacin, modernidad,
grupos comunicacin, productividad
sociales informacin y ,
control
mediante un
orden Logro de un
que unen normativo, fin o misin
sus recursos organizativo y determinada
bien .
administrado,

para
en una base producir
comn bienes o
servicios
 Definicin:
ADMINISTRACION ESTRATEGICA
Proceso de formulacin e implementacin de
1 acciones
que mediante el anlisis y el diagnstico, tanto del
ambiente externo, como del ambiente interno de la
2 organizacin

enfatizando las ventajas competitivas

3
se pueda aprovechar las oportunidades o
defenderse de las amenazas que el ambiente le
4 presenta a la organizacin

en orden de conseguir sus objetivos declarados

5.
 M e d io a m b i e n t e e x t e r n o

M e d io a m b ie n t e in t e r n o

Un sistema es un todo
unitario organizado,
P e rso n a s R e c u rso s compuesto por dos o ms
partes, componentes o
C o n o c im ie n t o
subsistemas
C o n o c i m ie n t o
T e c n o l g ic o A d m in is t r a t iv interdependientes y
o
delineados por los lmites
identificables de su
M e d io a m b ie n t e in t e r n o
medio ambiente externo
o suprasistema.
M e d io a m b ie n t e e x t e r n o
( F ig 1 .)
EMPRESA
Los sistemas pueden ser de
Medio ambiente externo dos tipos: cerrados y abiertos.
a) Cerrado: no tiene
intercambio de ninguna
especie con su medio
Personas Bienes ambiente externo
Recursos LA b) Abierto: est en interaccin
ORGANIZACION Servicios
Tecnologa continua con el exterior.
Recibe del medio los recursos
necesarios para realizar sus
operaciones y devuelve a ste
los recursos transformados en
Medio ambiente externo
la cantidad y formas
( Fig 2)
necesarias para que el ciclo
contine.
 ORGANIZACIN: TIPOS

1. FORMAL:
Es una estructura planeada que intenta de
manera deliberada establecer un patrn de
relaciones entre sus componentes, el que
conducir al logro eficaz del objetivo. Es
resultado de una decisin explcita.
2. INFORMAL:
Comprenden aquellos aspectos del sistema que
no han sido formalmente planeados, pero que
surgen espontneamente en las actividades e
integraciones de los participantes en la
organizacin
LAS ORGANIZACIONES
SEGN SUS FINES SE
CLASIFICAN:
1) POLITICAS
2) ECONMICAS
3) EDUCATIVAS Y CULTURALES
4) RELIGIOSAS
5) DE FINES SOCIALES
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACION
1. Especializacin:
Cuanto ms se divide el trabajo, dedicando a
cada empleado una actividad ms limitada y
concreta se obtiene mayor eficiencia, precisin y
destreza.
2. Unidad de mando:
Para cada funcin debe existir un solo mando.
3. Equilibrio de Autoridad Responsabilidad:
Debe precisarse el grado de responsabilidad que
corresponde al jefe de cada nivel jerrquico,
establecindose al mismo tiempo la autoridad
correspondiente a aquella
PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACION
4. Equilibrio de Direccin Control:
A cada grado de delegacin debe
corresponder el establecimiento de los
controles adecuados para asegurar la
unidad de mando
5. Definicin de Puestos:
Deben definirse por escrito las
actividades y responsabilidades que
corresponden a cada puesto,
entendiendo por este la unidad de
trabajo impersonal especifico.
 ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS

ASPECTOS HUMANOS

MOTIVACION

DINAMICA DIRECCION COMUNICACION

TOMA DE
DESICIONES
SUPERVISION

Funciones de la Direccin: Implica conducir, guiar y supervisar los

esfuerzos de los subordinados para ejecutar planes y lograr objetivos de
un organismo social.

Es la accin o influencia interpersonal de la administracin para lograr que sus

subordinados obtengan los objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la
motivacin, la comunicacin y coordinacin de esfuerzo.
 Elementos de la direccin
1. Ejecucin de los planes de acuerdo con
la estructura organizacional.
2. Motivacin.
3. Gua o conduccin de los esfuerzos de
los subordinados.
4. Comunicacin.
5. Supervisin.
6. Alcanzar las metas de la organizacin

Resolucin del conflicto: necesidad de resolver los problemas que surjan

durante la gestin administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del Conflicto:
Experiencia
Experimentacin.
Investigacin
Aplicar la Decisin
Importancia de la Direccin

Lineamientos Planeacin y Organizacin

Conducta Estructura Organizacional

Productividad
Determinante

Eficacia de los sistemas de

Objetivos control

Funcionamiento
Comunicacin
ETAPAS, FASES Y ELEMENTOS DEL
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPA FASE ELEMENTOS
ESTUDIO DE
ESTANDARES
MEDICION
DINAMICA CONTROL COMPARACION

CORRECCION

RETROALIMENTACION

Es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una

empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional
adecuada y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cul
es la situacin real de la organizacin si no existe un mecanismo que se
cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
 IMPORTANCIA DEL
CONTROL
1. Crear mejor Calidad.
2. Enfrentar el Cambio.
3. Producir ciclos ms rpidos.
4. Agregar Valor.
5. Facilitar la delegacin y el trabajo
en equipo.
Instrumentos para Efectuar
el Control
1. Informes.
2. Auditorias.
3. Estudios de tiempo y movimiento.
 Enfoques del Control
Existen tres enfoques distintos para disear sistemas de control
Mecanismos de Mercados
Control de Establecer normas empleadas
Mercado en el sistema de control
Existe gran competencia

Valores
Enfoques Control de
para disear Cultura Organizacional
Clan
Sistemas de
Control

Control Autoridad de la Organizacin

Burocrtico Normas Reglamentos y polticas
 Sntomas de Control Inadecuado

1. Quejas constantes sobre la calidad de los

servicios.
2. Proceso productivo burocratizado y
dependiente de autorizaciones excesivas.
3. Falta de iniciativa de los funcionarios en la
prestacin de servicios: sumisin,
alineacin y pasividad.
4. Desperdicios y daos en instalaciones y
equipos
5. Demandas y necesidades no atendidas.
 Proceso de formulacin e
implementacin de acciones

Se establece una metodologa para

enunciar las mejores alternativas
estratgicas y para ponerlas en
prctica.
Mediante anlisis y diagnstico

Se hace un monitoreo de los factores que puedan influir

y se establecen consecuencias, bajo diferentes
enfoques.
Determinacin de oportunidades y amenazas del medio ambiente externo . . .

El ambiente presenta situaciones que

permiten, no slo alcanzar lo
propuesto, sino rebasarlo: efecto de las
oportunidades.
 Tambin presentan situaciones que impiden o
estorban al logro de lo propuesto: efecto de las
amenazas.
Conocimiento de las propias
fuerzas y debilidades

Es importante conocer unas y otras para poder usar las

fuerzas y fortalecer las debilidades.
nfasis en las ventajas
competitivas

Alguna empresa se sentir fuerte en sus canales de

distribucin; otra, en su producto; otra en sus
recursos humanos.
Aprovechamiento de las
oportunidades

La ventaja competitiva le permitir a la organizacin

sacar mayor provecho cuando el ambiente le presente
una oportunidad.
Defensa contra las amenazas

La misma ventaja competitiva le permitir a la

organizacin, defenderse de las amenazas que le
presente el medio ambiente, en cualquiera de los
factores que lo integran.
En orden de lograr los objetivos
declarados.

Todo el proceso debe enfocarse al logro de los objetivos

plenamente conscientes, deseados, buscados, y
plenamente identificados.
Enfoque de Planeacin
Estratgica

Basado en el proceso formalizado de planeacin a

largo plazo, que se usa para definir y alcanzar metas
organizacionales.
Caractersticas de este tipo de
administracin

Reformulacin de aspectos tales como:

en qu giro estamos y en cul deberamos estar?
quines son nuestros clientes y quines deberan serlo?
Administracin estratgica
Administracin orgnica

Predominan las situaciones imprevistas,

abiertas o flexibles, en contraposicin de
la administracin mecnica, en la cual
predominan las situaciones estables,
cerradas, rgidas, burocratizadas.
Administracin eficiente

Responde a problemas operativos, con

limitantes o recursos actuales, para los
negocios actuales: que se hagan bien
las cosas (como lo expresara Peter F.
Drucker).
La organizacin estratgica lograr sus objetivos a
largo plazo escalando el cumplimiento de los objetivos
a corto y mediano plazos, propios de la administracin
operativa.
La administracin estratgica, segn Drucker es
hacer bien lo que se debe hacer, pues no hay nada ms
frustrante para el ser humano que hacer bien lo que no
sirve para nada.
Habiendo sealado
los cursos especficos
de accin, stos
debern hacerse
bien, eficientemente.
Caractersticas de Enfoques
Administrativos
Primera Generacin: Segunda Generacin:
1. A Corto Plazo 1. A Largo Plazo
2. Eficiente 2. Efectiva o Eficaz
3. Elementarista 3. Sistmica
4. Mecanicista 4. Orgnica
5. Operativa 5. Estratgica
6. Cuantitativa 6. Cualitativa
7. De lo urgente 7. De lo importante y
trascendente
Enfoque a corto plazo
(1a. Generacin)
Busca resolver problemas de hoy con tcnicas de hoy.
Enfoque a largo plazo
(2a. Busca
Generacin)
anticiparse a las exigencias del medio ambiente,
e incluso, promueve el cambio de las exigencias.
Eficiente (1a. Generacin)
Hacer bien las cosas. Su lema es el que obedece
nunca se equivoca.
Efectiva (2a. Generacin)
Busca hacer bien lo que se debe hacer.
Elementarista (1a.
Generacin)
Sus partes no saben cmo estn interactuando.
Sistmica (2a. Generacin)
Se conoce perfectamente cul es el papel y la
importancia que cada uno de los miembros desempea
en su empresa o institucin, as como el papel y la
importancia de la organizacin con su entorno.
Mecnica (1a. Generacin)
Se tiene una empresa mecnica cuando todo es una
repeticin de lo mismo, sin problemas y sin reas de
oportunidad aprovechadas.
Orgnica (2a. Generacin)
Una empresa orgnica es dinmica en sus procesos de
transformacin, crece, genera conocimiento y mejor
calidad de vida, tanto a sus miembros como a la
sociedad a la cual satisface.
Enfoque operativo (1a.
Generacin)
Tiende a hacer las actividades rutinarias para cumplir
las exigencias del momento.
Enfoque estratgico (2a.
Generacin)
Busca adelantarse en el futuro.
Cuantitativa (1a. Generacin)
Establecimiento de objetivos que requieren
presupuestacin y planeacin concreta.
Cualitativa (2a. Generacin)

Establece planes a largo plazo,

pero conociendo que el medio
ambiente es cambiante en sus
aspectos concretos, establece sus
metas en trminos cualitativos
como son los VALORES.
Urgente (1a. Generacin)
Se enfoca a resolver los sntomas, o situaciones
urgentes.
De lo importante o trascendente
(2a. Generacin)
Busca resolver el problema que est ocasionando los
sntomas.
Cul enfoque es ms
importante?
A corto plazo se puede sobrevivir con la primera
generacin; mas si se desea trascender en el tiempo y
a las personas, se requiere de ambas.
TIPOS DE GERENTES

2 Tipos de Gerentes:
Los Especialistas: Dedicados a Tareas Tcnicas dentro de funciones
bien delimitadas.
Los Generalistas: Gerencia General.
La complejidad Creciente De La Gerencia Moderna Demanda Un
Nuevo Tipo de Gerente, EL GERENTE INTEGRAL.
EL GERENTE INTEGRAL
Es un Nuevo Tipo de Gerente Capacitado para manejar la
empresa del siglo XXI , Experto en su rea funcional y adepto
al manejo global de la empresa. Este Maneja:

Recursos Humanos Personas

Recursos Fsicos Planta, Equipos
Recursos Financieros Dinero
Recursos Tecnolgicos Tecnologas
Tiempo
GERENCIAS

RECURSOS GERENCIAS
Humanos Personal
Fsicos Produccin
Financieros Financiera
Tecnolgicos Inv. & Desarrollo
Tiempo Planificacin
Elgerente general actuaba como capitn de equipo y a
menudo como arbitro entre gerencias.
La Empresa es un todo, cada accin que realice una
gerencia afecta a la otra.
El enemigo es la competencia.
La Visin Sistmica
Elgerente Integral Busca Solucin a los problemas de la
empresa, el tradicional busca solucin a un rgano a
expensas de otro.
 El gerente integral es bilinge, Conoce
el lenguaje de la gerencia funcional y
gerencia integral, esto le permite la toma
de decisiones optimas a nivel de la
empresa global.
El gerente Integral acta como gerente
funcional y piensa como gerente general.
El gerente integral rene tres ejes de la
gerencia integral:
Estrategia Estratega
Organizacin Organizador
Cultura Lder
EL GERENTE ESTRATEGA
El gerente estratega es aquel que forja el porvenir de su
empresa, manejando las relaciones entre la empresa y su
entorno.

ESTRATEGI
EMPRESA A ENTORNO

Para manejar las relaciones primero deber:

1. Trazar mapa mental. - Dnde Estamos?
2. Luego Imaginar Alternativas. - Qu podra
ser la empresa maana?
3. Articula la razn de ser y sus objetivos
esenciales.
4. Planificacin estratgica.
5. Implementacin y control.

Visin Misin
Planificacin
Implementacin Control
El oportunismo es la cualidad principal del
estratega .
El gerente lder
Se requiere tener habilidades de comunicador
y lder.
Como comunicador: hacer comprender la
estrategia de la empresa
Como lder: influye en el comportamiento de
sus colaboradores con miras a lograr los
objetivos.
Sensibilidad del liderazgo
organizacional

Sensibilidad a las personas: el lder es un

jefe. La principal cualidad de este jefe es
comprender los individuos.
Sensibilidad a los objetivos de la
organizacin: el lder tiene una visin clara
de las metas de la organizacin.
Definicin de gerente lider

Podramos decir entonces que un lder es una persona abierta

de pensamiento que une el sentido de lo humano al
sentido de sus responsabilidades organizacionales.
El gerente integral

Debe ser:
Gerente estratega: tener la osada de pensar que puede
controlar su futuro.
Gerente organizador: debe estructurar y toda la compaa.
Gerente lider: debe unir el sentido humano con sus
responsabilidades dentro de la compaa.
No digas: es
Imposible,
Di: no lo he
Hecho
Todava

Prov. japons