Pengertian Prosedur

Pengertian Standar Operasional

Prosedur (SOP)
Tujuan Standar Operasional
Prosedur (SOP)
Simbol-simbol Standar
Operasional Prosedur (SOP)
Jenis-jenis SOP dalam
Administrasi Perkantoran
Rangkaian atau tata pelaksanaan kerja
yang diatur secara berurutan sehingga
terbentuk urutan kerja secara bertahap
dalam menyelesaikan suatu pekerjaan
merupakan suatu pedoman yang
mengatur tahapan suatu proses
atau prosedur pekerjaan tertentu
yang bersifat rutin, tetap, tidak
berubah-ubah dan dituangkan
menjadi dokumen tertulis dan
menjadi standar untuk
pelaksanaan prosedur kerja
Tujuan SOP :
1. Karyawan dapat bekerja dengan konsisten pada setiap unit kerjanya.
2. Karyawan dapat mengetahui peran dan fungsinya pada setiap posisi dalam
organisasi atau perusahaan dengan benar.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang, dan tanggung jawab setiap karyawan.
4. Melindungi perusahaan dan karyawan dari kesalahan operasional jalannya
organisasi
5. Menghindari kesalahan, kegagalan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi
Sebagai acuan kerja, SOP memiliki berbagai fungsi, yaitu sebagai berikut :
1. Memperjelas dan melancarkan pekerjaan dari setiap unit kerja sesuai
prosedur kerja
2. Menjadikan karyawan lebih disiplin, mandiri, konsisten dalam bekerja dan
tidak tergantung kepada arahan pimpinan
3. Sebagai landasan hukum jika terjadi kesalahan atau penyimpangan dalam
melaksanakan tugas
4. Karyawan lebih percaya diri dan mandiri sehingga tahu apa yang harus
dikerjakan tanpa harus ada intervensi langsung dari pimpinan
5. Membantu evaluasi setiap proses operasional perusahaan
6. Acuan tertulis dalam menerapkan kebijakan perusahaan
7. Pedoman untuk mengambil keputusan dan validasi rangkaian kegiatan
dalam organisasi
A. Berdasarkan kegiatan
1. SOP Administratif adalah sop untuk pekerjaan yang bersifat administratif,
yaitu pekerjaan yang sifatnya umum, melibatkan banyak orang atau
dilaksanakan oleh lebih dari 1 orang dan digunakan dalam banyak
perusahaan. Contoh : SOP penanganan Surat Masuk, SOP Menerima tamu,
dll
2. SOP Tekhnis adalah SOP yang tercatat dan diuraikan secara detail, rinci
dan teliti serta menggambarkan kegiatan yang dilakukan oleh satu orang
atau satu kesatuan unit kerja untuk berbagai aktifitas di perusahaan
sehingga tidak ada kemungkinan variasi lain. Biasanya berisi instruksi dan
diterapkan dalam bidang pekerjaan keuangan, kearsipan, dokumentasi,
laboratorium, kedokteran, layanan masyarakat dan keuangan
B. Berdasarkan Besar kegiatan
1. SOP Mikro adalah Integrasi dari beberapa SOP yang lebih kecil (mikro)
yang membentuk serangkaian kegiatan dan tidak menggambarkan kegiatan
yang riil dilakukan oleh pelaksana. Contoh : SOP Pengolahan Surat
2. SOP Makro adalah Gambaran kegiatan dari bagian yang lebih besar
(makro) dan disebut sebagai sub atau bagian SOP.
Contoh SOP pengiriman surat
C. Berdasarkan Kelengkapan Kegiatan
1. SOP Final yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannyabtelah
menghasilkan produk utama yang paling akhir atau final dan digunakan
untuk produk kerja
2. SOP Parsial yaitu SOP yang berdasarkan cakupan kegiatannya belum
menghasilkan produk utama atau final dan memiliki rangkaian kegiatan
lanjutan yang mencerminkanproduk utama akhir
D. Berdasarkan Jenis Kegiatan
1. SOP Generik adalah SOP yang kegiatannya memiliki kesamaan langkah
sehingga SOP ini bisa diadopsi di unit kerja lain. Contoh :.
2. SOP Spesifik adalah SOP yang kegiatannya memiliki langkah khusus dan
tidak dapat diterapkan di unit kerja lain.
Meliputi semua proses kerja yang terjadi dalam suatu perusahaan. Proses kerja

tersebut meliputi kegiatan administrasi dan kegiatan operasional (tindakan

langsung). Selain itu, SOP mencakup lingkungan internal dan eksternal

perusahaan yang dilaksanakan oleh tiap-tiap departemen.

Dalam menentukan format SOP perusahaan perlu mempertimbangkan faktor-
faktor berikut :
a. Banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu prosedur
b. Banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu prosedur
c. Orang yang menjadi target pelaksana SOP
d. Tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP
Format SOP dikategorikan kedalam 4 bentuk :
a. Langkah sederhana (simple step)
- disusun hanya memuat sedikit kegiatan yang memerlukan sedikit keputasan
- digunakan untuk pekerjaan yang bersifat rutin
- proses kegiatan pekerjaan pendek
b. Tahapan berurutan ((Hierarchical Steps)
- digunakan jika prosedur kerja disusun lebih dari 10 langkah
- membutuhkan informasi lebih detail tetapi hanya memrlukan sedikit
pengambilan keputusan
c. Diagram Air (Flowchart)
- Diperlukan untuk pengambilan keputusan yang lebih kompleks
- Keputusan yang dibutuhkan dalam bentuk alternatif jawaban ya, tidak,
lengkap atau tidak lengkap, benar atau salah
- Jawaban yang dibutuhkan akan mempengaruhi langkah berikutnya
d. Grafik
 SOP Teknis, yaitu standar prosedur yang sangat
rinci dan bersifat teknis. Setiap prosedur diuraikan
dengan sangat teliti sehingga tidak ada
kemungkinan-kemungkinan variasi lain. Prosedur
standar ini sangat rinci (detail) dari kegiatan yang
dilakukan oleh satu orang pelaksana (aparatur) atau
satu peran/jabatan.

SOP Administratif, yaitu SOP administratif adalah

standar prosedur yang diperuntukkan bagi jenis-jenis
pekerjaan yang bersifat administratif. Prosedur
standar yang bersifat umum (tidak detail) dari
kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
1. Carilah contoh- contoh SOP berdasarkan
jenisnya, yaitu :
a. SOP Administratif f. SOP Generik
b. SOP Tekhnis e. SOP Spesifik
c. SOP Makro
d. SOP Mikro Cari di Internet dan
e. SOP Final dikumpulkan Kamis
d. SOP Parsial depan
1. Susunlah SOP dibawah ini menjadi SOP
sederhana dengan urutan yang benar
2. Buatlah SOP dengan bentuk diagram air
(flowchart)
1. Susunlah SOP dibawah ini menjadi SOP
sederhana dengan urutan yang benar
2. Buatlah SOP dengan bentuk diagram air
(flowchart)