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Las entidades pblicas deben adoptar, de manera paulatina, la gestin por procesos, continuar
con los esfuerzos relacionados a la simplificacin administrativa y organizarse de manera
adecuada para llevar adelante los procesos y alcanzar los resultados esperados.
Permitir mejorar los El fin es eliminar los Una vez definidos los
procesos de produccin obstculos innecesarios objetivos y priorizados
con el fin que las que generen un los procesos, la entidad
SGP PCM entidades brinden funcionamiento debe organizarse de
Gobierno Nacional servicios de manera ms deficiente de las manera adecuada para
eficiente y eficaz y entidades pblicas y llevar adelante estos
Gobiernos Regionales logren resultados que sobrecostos para la procesos y alcanzar los
beneficien a los ciudadana. resultados esperados en
Gobiernos Locales ciudadanos. la entrega de bienes y
servicios de su
responsabilidad.
Por qu es necesaria la Modernizacin de la Gestin Pblica?
Entidades Responsables
Pilares Centrales Ejes Transversales
Tercer Pilar
Gestin por procesos,
simplificacin
administrativa y Articulacin
organizacin Interinstitucio
institucional
nal
Cuarto Pilar
Servicio Civil
Meritocrtico
Las actividades de monitoreo y evaluacin
Quinto Pilar de la Poltica de Modernizacin sern
Sistema de informacin, coordinadas por la SGP-PCM.
seguimiento, monitoreo,
evaluacin y gestin del
conocimiento
QUE ES LA GESTION POR PROCESOS?
D.S. N 004-2013-PCM
Objetivos especficos de la Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin
Pblica (PNMGP,2013)
1. Liderazgo visionario
2. Orientacin al servicio del ciudadano
3. Transparencia, participacin ciudadana y tica
pblica
4. Valoracin al Servidor Pblico
5. Evaluacin permanente, mejora continua,
orientacin a resultados y rendicin de cuentas.
6. Innovacin y aprovechamientos de las tecnologas
7. Agilidad y flexibilidad
8. Relacin mutuamente beneficiosa con el
proveedor.
ETAPAS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA
GESTIN POR PROCESOS
ETAPA III
Mejora de
Procesos
ETAPA II
Diagnstico e
Identificacin de - Institucionalizar la Gestin por
procesos Procesos
- Documentar los procesos mejorados
ETAPA I: - Mejorar los procesos
Preparatoria - Describir los procesos actuales - Medir, Analizar y Evaluar
- Elaborar el mapa de procesos
- Determinar los proceso de la entidad
- Sensibilizar a toda la entidad. - Identificar destinatario de bienes y
servicios; y los bienes y servicios que
- Capacitar a los encargados de brinda la entidad
implementar.
- Analizar propsito de la entidad
- Elaborar el plan de trabajo
institucional.
- Analizar la situacin de la entidad
F F F F F F GESTION
PROCESO 1
CLIENTE
U
CLIENTE
U U U U U
N N N N N N
LICENCIAS
C C C C C C
I I I I I I
PROCESO 2 RRHH
GESTION
N N N N N N
1 2 3 1 2 3
PROCESO 3
GESTION
COMPRAS
No se adapta a los cambios del entorno Se adapta a los cambios del entorno
Funciones Colaboracin
Gerente
ENFOQUE FUNCIONAL
QU ES LO QUE EXISTE ACTUALMENTE?
Y DNDE ESTA
EL CLIENTE?
ENFOQUE FUNCIONAL
BENEFICIOS DE LA IMPLEMENTACIN DE LA
GESTIN POR PROCESOS
ACTIVIDAD 1
ACTIVIDAD 2
ENTRADA SALIDA
ACTIVIDAD 3
ACTIVIDAD N
RETROALIMENTACION
IDENTIFICAR LOS PROCESOS
A) ANALIZAR EL PROPSITO
DE LA ENTIDAD
Necesidad
del Cliente Procesos Clientes
Conjunto de
actividades que
interactan, las cuales
transforman elementos Procesos
de entrada en
resultados.
-Valor + Valor
U
U
S
CIUDADANO O U S CIUDADANO O
DESTINATARIO R U DESTINATARIO
DE LOS BIENES
A P4 P5 ADE LOS BIENES Y
Y SERVICIOS
R P1 P2 P3 R SERVICIOS
I
I
O
O
TRIPLE ROL DEL PROCESO
CLASIFICAR LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS
REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CIUDADANO
(DESTINATARIOS DE LOS BIENES Y SERVICIOS).
SATISFECHAS.
PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES
on
S los procesos de produccin de bienes y servicios que se
entrega al ciudadano, entidad, empresa, etc. Son los que
agregan valor para el destinatario de los productos.
Flujo de Informacin
Generan Valor
TIPO DE PROCESOS
Procesos Estratgicos Procesos Operativos Procesos de Apoyo
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS ESTRATGICOS
MAPA DE PROCESOS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
CLIENTE SATISFECHAS
JERARQUIA DE PROCESOS
Los procesos organizacionales pueden tener varios niveles, los cuales resultan del
desdoblamiento o detalle del proceso del nivel jerrquico superior. Las denominaciones
empleadas para la jerarquizacin de procesos organizacionales pueden ser las siguientes:
Macro procesos
Son los procesos organizacionales de mayor jerarqua en una organizacin y representan
la esencia y gua para la sostenibilidad de la misma. Tambin se les denomina procesos
de primer nivel ( nivel1 ).
Subprocesos
Son los procesos organizacionales que sirven para detallar e implementar los macro
procesos identificados en el nivel superior precedente. Tambin se denominan procesos
de segundo nivel (nivel 2).
Microprocesos
Son los procesos organizacionales que sirven para detallar e implementar los
subprocesos identificados en el nivel superior precedente. Tambin se les denomina de
tercer nivel (nivel 3).
NIVELAR LOS PROCESOS
PROCESOS ESTRATGICOS
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
REQUJISITOS Y NECESIDADES DEL
CLIENTE SATISFECHAS
PROCESOS MISIONALES
CLIENTE
PROCESOS DE APOYO
Nivel 0
Gestin del Talento Humano
Organizacin Gestin
Nivel 1 Planificacin
Gestin del Empleo de
Gestin del
del Talento del trabajo y desarrollo y
Distribucin compens
Humano capacitacin
aciones
Gestin de la Administracin
Nivel 2 Incorporacin de personas
NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE
Mapa de Procesos
CLIENTE SATISFECHAS
PROCESOS MISIONALES
CLIENTE
(nivel 0) PROCESOS DE APOYO
or
Describir brevemente el
Indicar
Proceso de Nivel 2 qu rganos o unidades orgnicas intervienen en el Proceso
de Nivel 1
Proveed Entrad
a
Diagrama de Bloques del
siguiente
Salida Cliente
Mapa de Procesos
(nivel 0 al n-1) Especifica
r
proveedo
res
Especifi
car
cules
son las
nivel Especifi
car
cules
son las
Especific
ar
clientes
internos
internos entrada salidas y
y s (bien externos
externos y/o del
del servicio) proceso
proceso de nivel
de nivel 2.
FICHA DE
2.
INDICADOR
Nombre del Proceso
Nombre Indicador
Descripcin del Indicador
Diagrama de flujo
Ficha de procedimiento
MEDIR, ANALIZAR, EVALUAR Y MEJORAR
PROCESOS
Medir para gestionar
Si no se miden los resultados no podr distinguirse el xito o el fracaso.
INDICADORES
Un indicador de gestin es una medida asociada a una
caracterstica del resultado, del bien y servicio, del proceso
y del uso de los recursos.
Permite hacer mediciones en perodos sucesivos y por
comparacin con el estndar establecido, evaluar
peridicamente dicha caracterstica y verificar el
cumplimiento de los objetivos planificados.
ECONOMA EFICIENCIA EFICACIA
Tipos de Indicadores
EFECTIVIDAD
RECURSOS PROCESOS PRODUCTOS RESULTADOS
NIVEL DE UTILIZACIN Y
SERVICIO SATISFACCIN
CALIDAD
INDICADORES (ejemplos)
Indicadores de Eficacia
Nmero de beneficiarios/ Universo de beneficiarios
Porcentaje del rea de cultivo incluida en el programa / rea total del cultivo
Reclusos que desarrollan actividades productivas / total de poblacin de reclusos
Cobertura de vacunacin en nios menores de 5 aos.
Indicadores de Eficiencia
Costo total programa de becas / Total de beneficiarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la inspeccin por nmero de visitas efectuadas
N de inspecciones / nmero de inspectores
Indicadores de Efectividad
% Disminucin en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminucin en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminucin en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.
Indicadores de Calidad
% Contratos revisados y aprobados en los trminos establecidos, respecto del total de contratos en trmite.
% Satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin del servicio
Porcentaje de reportes econmicos entregados en tiempo acordado
Porcentaje de contratos con uno o ms errores encontrados por revisiones externas
Indicadores de Economa
Ahorros realizados en contratos y propuestas a partir del uso de tcnicas de innovacin de compras.
Incremento de los montos de recaudacin en un periodo establecido
Porcentaje de recursos privados obtenidos a travs de cooperacin o alianzas estratgicas con otros sectores
Gasto Efectivo del Programa AAA / Presupuesto total asignado
META
Valor que se desea obtener para un indicador en un periodo
de tiempo determinado.
INDICADOR # 5
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
100%
90%
Brecha
80%
70%
60%
Brecha
Brec
Brecha 80% 82% 84% 85%
50% 74% 78%
62% 62% 65% 68% 68 %
58%
40%
30%
20%
10%
0%
Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
RESULTADO META
INSTITUCIONALIZACIN DE LA GESTIN POR
PROCESOS
Revisin de todos los pasos de la
implementacin de la Gestin por
Procesos.
Identificacin de las fortalezas y
debilidades.
Tener en cuenta la percepcin de los
funcionarios y servidores.
Definir acciones clave para corregir
las brechas.
Identificar evidencias de avances.
Formalizar a travs de normas
internas los avances logrados.
DESARROLLO DE UN EJEMPLO DE GESTION
POR PROCESOS
MAPA DE MACROPROCESOS
Poblacin de bajos o insuficientes recursos econmicos sin accesos a la educacin tcnica y superior de calidad
PROCESOS ESTRATEGICOS
Gestionar la
PE 02 Gestionar las relaciones
PE 03 Gestionar las unidades
PROCESOS OPERATIVOS
Gestionar los
PO 01 Gestionar las becas PO 02 crditos educativos
PROCESOS DE SOPORTE
PE 04 Gestionar el desarrollo e innovacin PE 05 Gestionar el sistema de control interno PE 06 Promover el acceso de los beneficiarios
al mercadolaboral
PE 04.01 Modernizar la gestion institucional PE05.01 PE 06.01 Gestionar lineamientos para promocin .
PE 04.02 Gestionar la cooperacin tcnica y financiera PE05.02 PE 06,01 Gestionar competencias del becarios.
PE 06,01 Gestionar vinculacin entre oferta y
mercado laboral
PS 04 Gestionar el sistema logstico PS 05 Gestionar las TIC PS 06 Gestionar la informacin PS 07 Brindar atencin al ciudadano
PE 04.01 Gestin de abastecimiento PS 05.01 PS 06.01 Gestin del trmite documentario PS 07.01 Gestion de la atencin al ciudadano
PE 04.02 Gestin dealmacn
PS05.02 PS 06.02 Gestin de legajos de becarios. PS 07.02 Atencin al Libro de Reclamaciones
PS 04.03 Gestin de servicios generales
PS 04.04 Gestin del transporte PS 06.03 Gestin del archivo central PS 07.03 Gestionar el acceso a la informacin
PS 04.05 Gestin del control patrimonial PS 06.04 Gestin de verificacin posterior pblica
PLAN PARA LA DETERMINACION DE PROCESOS
Lista Maestra de Procesos Estrategicos Nivel 0 y 1
N Tipo Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso
PROCESOS ESTRATGICOS
1 Estratgico 0 PE 01 Gestionar la Planificacin Oficina de Planificacin
2 Estratgico 1 PE 01.01 Planificar la gestininstitucional. Unidad de Planeamiento
3 Estratgico 1 PE 01.02 Gestionar la planificacinoperativa. Unidad de Planeamiento
4 Estratgico 1 PE 01.03 Gestionar el presupuestoinstitucional. Unidad de Programacin y Presupuesto
5 Estratgico 1 PE 01.04 Gestionar la evaluacin y el desempeo. Unidad de Planeamiento
6 Estratgico 0 PE 02 Gestionar las relaciones interinstitucionales Oficina de Comunicaciones e I. Institucional
7 Estratgico 1 PE 02.01 Gestionar la imagen institucional. Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
8 Estratgico 1 PE 02.02 Gestionar la prensa institucional Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
9 Estratgico 1 PE 02.03 Gestionar la comunicacinsocial. Oficina de Comunicaciones e Imagen institucional
10 Estratgico 0 PE 03 Gestionar las Unidades Desconcentradas Oficina de Gestin Territorial
11 Estratgico 1 PE 03.01 Gestionar la coordinacin con las UE , UR y UL Oficina de GestinTerritorial
12 Estratgico 1 PE 03.02 Gestionar el monitoreo de las UE , UR yUL. Oficina de GestinTerritorial
13 Estratgico 1 PE 03.03 Gestionar la supervisina las UE , UR y UL . Oficina de Gestin Territorial
14 Estratgico 1 PE 03.04 Gestionar las UE, UR y UL. Oficina de GestinTerritorial
15 Estratgico 0 PE 04 Gestionar el desarrollo e innovacin Oficina de Planificacin
Unidad de seguimiento y promocin al
16 Estratgico 1 PE 04.01 Seguimiento y evaluacin del Programa
beneficiario
Unidad de seguimiento y promocin al
17 Estratgico 1 PE 04.02 Gestin del Sistema de Informacin.
beneficiario
18 Estratgico 0 PE 05 Gestionar el sistema de control interno Oficina de Planificacin
19 Estratgico 1 PE 05.01
20 Estratgico 1 PE 05.02
21 Estratgico 0 PE 06 Promover el acceso de los benef. al mercado laboral Oficina de Planificacin
Gestin de evidencias de insercin laboral y retorno
22 Estratgico 1 PE 06.01
de la inversin
Lista Maestra de Procesos de Soporte Nivel 0 y 1
N Nivel Cdigo Nombre del Proceso Dueo del Proceso
PROCESOS DE SOPORTE
29 0 PS 01 Gestionar los recursos humanos Oficina de Administracin
PROCESOSOPERATIVOS
23 Operativo 0 PO 01 Gestionar las becas
I. Ficha de proceso
Clasificacin Estratgico
Indicador
Proceso de Nivel 0:
II. Entradas - Salidas del proceso
Cdigo Descripcin
I. Ficha de proceso
Clasificacin Estratgico
Cdigo Descripcin
E01.01.01 Formulacin del Plan de Gestin Institucional
Comprende el conjunto de actividades relacionadas a la elaboracion del Plan de Gestion
Insitucional del Programa.
E01.01.02 Formulacin del Manual de Operaciones
Comprende el conjunto de actividades relacionadas a la elaboracion del Manual de
Operaciones del Programa.
E01.01.03 Evaluacion del Plan de Gestion Institucional.
Comprende la elaboracion de Informes Tecnicos de Evaluacion del PGI.
FICHA TCNICA DE PROCESOS DE NIVEL 2
I. Datos gernalres
III. Indicador
IV. Documentacin