CARACTERIZACIN DE PROCESOS

QU ES CARACTERIZAR UN PROCESO?
La Caracterizacin de Procesos consiste en identificar condiciones y/o elementos
que hacen parte del proceso, tales como: quin lo hace?, Para quin o quienes
se hace?, Por qu se hace?, Cmo se hace?, Cundo se hace?, ?Qu se
requiere para hacerlo?.

Los procesos deben documentarse en funcin de la naturaleza de sus

actividades, los requisitos del cliente/usuario y de los requisitos legales o
reglamentarios que apliquen.

La NTC 5906 no establece de manera explcita qu procesos o de qu tipo

deben estar identificados, pero los procesos se pueden identificar como:
Procesos Gerenciales/Directivos/Estratgicos
Procesos Misionales/Operacionales/Realizacin
Procesos de Apoyo/Soporte
Procesos de Evaluacin/Seguimiento y Medicin
ENTRE LOS PRINCIPALES FACTORES PARA LA IDENTIFICACIN Y SELECCIN DE LOS
PROCESOS PUEDEN MENCIONARSE:

Influencia en la satisfaccin del

cliente.

Los efectos en la calidad del

producto/servicio.

Influencia en la misin y estrategia.

Cumplimiento de requisitos legales o

reglamentarios.

Utilizacin de recursos.
RUTA PARA CARACTERIZAR PROCESOS
 FORMATO DE CARACTERIZACIN DE PROCESOS
CARACTERIZACION DEL PROCESO
MAPA!A1
versin: 0,1 Pgina: 1 de 1 Cdigo: CP-
CONTENIDO:
Proceso:
Nombre Responsable:

Objetivo:
Responsable Alcance:

Objetivo Proveedor Entradas Planear Hacer Salidas Cliente

Alcance
Proveedores Verificar Actuar

Entradas
Ciclo PHVA (D) Requiere documentarse: C=Cronograma, P=Procedimiento-Instructivo, R=Registro, GD=Genera Documento

RECURSO HUMANO RECURSOS FISICOS

Salidas
Clientes
Documentacin Asociada Requisitos Legales

Recursos
Documentos

INDICADORES
Requisitos NOMBRE RELACION MATEMTICA RESPONSABLE FRECUENCIA DE ANALISIS FRECUENCIA DE REPORTE OBJETIVO

Indicadores
Durante la caracterizacin de los procesos es fundamental
construir los indicadores que permitan controlar y medir el
desarrollo y cumplimiento del proceso, por ello se hace
necesario revisar que es un indicador y como se construye,
pues la mala formulacin del indicador puede generar una
mala evaluacin del proceso o una falla en el control.
QU ES UN INDICADOR ?
Es un valor que sirve para medir el comportamiento de variables,
en funcin del nivel de logro de un objetivo o meta planificados.

Es relevante en el proceso de
Es una herramienta diseo, seguimiento y
de control operativo y evaluacin
de gestin ex post de las acciones
 DEFINICION TERICA:

Es una especificacin cuantitativa de la relacin entre dos o ms

variables, que permite verificar el nivel de logro alcanzado en el
cumplimiento de los objetivos.

OBJETIVO

VARIABLE

INDICADORES

SITUACIN ACTUAL OBJETIVOS LOGROS

Cmo estamos? Qu se quiere? Mnimos esperados
 ELEMENTOS DE LA CONSTRUCCIN
DE UN INDICADOR
1.- NOMBRE DEL INDICADOR: EXPRESIN VERBAL QUE
PERSONIFICA O SINGULARIZA EL INDICADOR RESPECTIVO.

2.- ATRIBUTO: CUALIDAD O CALIDAD DEL INDICADOR

(POR GNERO, NIVEL DE ESCOLARIDAD, POR REGIN).

3.- UNIDAD DE MEDIDA: UNIDAD EN LA QUE SE FORMULA

EL INDICADOR.

4.- FRMULA DE CLCULO: EXPRESIN MATEMTICA

PARA MEDIR LA VARIACION DE LA VARIABLE.
 PORQU SON NECESARIOS LOS INDICADORES?

Los indicadores se vuelven necesarios, partiendo del criterio

de evaluacin que se quiera hacer:

> De acuerdo con el cronograma o tiempo establecido para

evaluar cumplimiento.
> De acuerdo con sus objetivos, metas o resultados.
> De acuerdo con el uso de sus recursos, tanto
monetarios, como de otro tipo.
> Para dar cuenta de la evolucin de la ejecucin.
PROPUESTA PARA CONSTRUIR INDICADORES

Listar los objetivos, metas, productos y actividades a

controlar.
Identificar las palabras claves que requieran
un acuerdo sobre su significado.

Construir un significado comn para cada una de las

palabras clave identificadas.
Relacionar los significados atribuidos a cada palabra
clave e incluir la definicin cuantitativa del indicador (N
absoluto, porcentaje).
 CICLO DE MEJORA CONTNUA -PHVA-
El ciclo de mejora continua Planificar- hacer-Verificar-
Actuar fue desarrollado inicialmente en la dcada de
1920 por Walter Shewhart, y fue popularizado por W,
Edwars Deming. Por esta razn es frecuentemente
conocido como el Ciclo de Deming.

El concepto de PHVA es algo que est presente en

todas las reas de nuestra vida profesional y personal,
y se utiliza continuamente, tanto formalmente como
de manera informal, consciente o
subconscientemente, en todo lo que hacemos. Cada
actividad, no importa los simple o compleja que sea, se
enmarca en este ciclo interminable.
La utilizacin continua del PHVA nos brinda una
solucin que realmente nos permite mantener
la competitividad de nuestros productos y
servicios, mejorar la calidad, reduce los costos,
mejora la productividad, reduce los precios,
aumenta la participacin de mercado,
supervivencia de la empresa, provee nuevos
puestos de trabajo, aumenta la rentabilidad de
la empresa.
Este ciclo es una herramienta indispensable que sirve
para llevar a cabo la ejecucin de una idea o proyecto en
una organizacin.

Este es un ciclo eficiente que puede ser empleado dentro

de los procesos de la Organizacin. Es una herramienta de
simple aplicacin y cuando se utiliza adecuadamente,
puede ayudar mucho en la realizacin de las actividades
de una manera ms organizada y eficaz. Por tanto,
adoptar el ciclo PHVA proporciona una gua bsica para la
gestin de las actividades y los procesos, la estructura
bsica de un sistema. Este puede ser aplicable en
cualquier organizacin.
A travs del ciclo PHVA la empresa planea,
estableciendo objetivos, definiendo los mtodos
para alcanzarlos, especificando los indicadores
para verificar que estos fueron logrados; luego la
organizacin realiza e implementa todas sus
actividades segn sus procedimientos, conforme
a los requisitos de los clientes y a las normas
establecidas, comprobando la calidad de los
productos. Luego se mantiene esta estrategia de
acuerdo a los resultados establecidos.

El ciclo PHVA se lleva a cabo a travs de cuatro

acciones que son:
Es establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir resultados de
acuerdo con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.

1. Identificar servicios.

2. Identificar clientes.

3. Identificar requerimientos de los clientes.

4. Trasladar los requerimientos del cliente a especificaciones.

5. Identificar los pasos claves del proceso.

6. Identificar y seleccionar los parmetros de medicin.

7. Determinar la capacidad del proceso.

8. Identificar con quien compararse.

 Implementacin de los procesos. Llevar a cabo lo
planeado.

Identificar oportunidades de mejora

Desarrollo del plan piloto
Implementar las mejoras

Realizar el seguimiento y medir los procesos y los

productos contra las polticas, los objetivos y los requisitos
del producto e informar sobre los resultados.
Evaluar la efectividad
La implementacin del ciclo PHVA promueve que
la prctica de la gestin vaya en pro de las
oportunidades para que la organizacin mejore
el desempeo de sus procesos, para que
mantenga los clientes actuales y consiga nuevos
clientes. Una vez identificada un rea de
oportunidad, se puede planificar el cambio y
llevarse a cabo, despus se verifican los cambios
de la implementacin y segn los resultados, se
acta para ajustar el cambio o para comenzar el
ciclo nuevamente mediante la planificacin de
nuevos cambios.
La definicin de la red de procesos, la poltica de calidad y los
objetivos, se define el Representante de Gerencia, y el
aseguramiento de los procesos.

En el Hacer se hace la implementacin de lo definido en la

planeacin, es decir, toda la Organizacin se alinea de acuerdo a
las definiciones, se conforman equipos de trabajo para que
documenten los procesos con el enfoque de PHVA y con una
metodologa definida.
En el Verificar, se aplica el subproceso de Revisiones de Gerencia
y Auditorias internas de Calidad.

En el Actuar, se aplica el subproceso de Acciones correctivas,

preventivas y planes de mejoramiento como consecuencia de
unos informes de auditorias, adicionalmente se aplica la
metodologa para anlisis y solucin de problemas a aquellos
subprocesos que necesitan un mejoramiento continuo para
luego incorporarlos en los subprocesos y convertirlos
nuevamente como parte del da a da.