II Unidad

Manejo de frmulas y funciones

Docente: Georgina Castelln G

II Unidad

FORMULAS
Concepto de frmulas.

Definicin de frmula.
Una frmula es una ecuacin que calcula un valor nuevo a partir de los valores
existentes. El resultado ser asignado a la celda en la cual se introduce dicha
frmula. En Excel puede crearse una amplia diversidad de frmulas, desde
frmulas que ejecuten una simple operacin aritmtica hasta frmulas que
analicen un modelo complejo de frmulas. Una frmula puede contener
nmeros, operadores matemticos, referencias a celdas o incluso funciones.
Concepto de frmulas.

Sintaxis de una Formula

La sintaxis de una frmula Excel es la estructura o el orden de los elementos
de una frmula. Las frmulas en Excel cumplen las siguientes caractersticas:
1. Signo = colocado en la celda donde quieren que aparezca el resultado de la
frmula aplicada.
2. Cada frmula utiliza uno o ms operadores aritmticos.
3. Cada frmula incluye 2 o ms valores que combinan mediante operadores
aritmticos (operandos)
4. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una
referencia de celda o de rango, un rtulo, un nombre o una funcin de la
hoja de clculo.
Microsoft Excel evala las operaciones en las frmulas de izquierda a derecha.
Comienza por el signo igual (=), realizando las operaciones segn el orden
especfico de cada operador.
Concepto de frmulas.

Sintaxis de una Formula.

Puede controlar el orden en que se ejecutar el clculo cambiando la sintaxis
de la frmula. Por ejemplo, la siguiente frmula multiplica 2 por 3 y suma 5,
resultando 11

Por el contrario, si se utilizan parntesis para cambiar la sintaxis, pueden

sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuacin, multiplicarse el resultado por
3, resultando 21
Concepto de frmulas.

Operadores Aritmticos.

Suma Porcentaje

Resta Exponenciacin

Multiplicacin

Divisin
Concepto de frmulas.

Operadores de Comparacin.

Igual a (A1 = B1) Menor o igual que (A1<=B1)

Mayor que (A1>B1) Distinto de (A1<>B1)

Menor que (A1<B1)

Mayor o igual que (A1 >= B1)

Concepto de frmulas.

Copiar una Formula.

Al situarse en una esquina de la celda seleccionada el cursor se convertir en
una cruz (+), cuando eso suceda haciendo clic sin soltar arrastrara el cursos
sobre las celdas que quiere que contengan la misma formula

=A1+B1

=A1+B1
=A2+B2
=A3+B3
=A4+B4
=A5+B5
=A6+B6
Concepto de frmulas.

Direccin Relativa .
Las referencias de filas y columnas cambian si se copian la formula en otra
celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con
respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la
formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Supongamos el
ejemplo:

A B C D E
1 1 2 3 4
2
3 =A1+B1 =D1+E1
Concepto de frmulas.

Direccin Absoluta.
Las referencias de filas y columnas no cambian si se copian la formula a otra
celda, las referencias a las celdas de formulas son fijas.
Supongamos el ejemplo:

A B C D E
1 1 2 3 4
2
3 =$A$1+B1 =$A$1+E1

1+2=3 1+4=5
Concepto de frmulas.

Direccin Mixta.
Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que
las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.
Supongamos el ejemplo:

A B C D E
1 1 2 3 4
2
3 =$A1+B1 =D$1+E1
Concepto de frmulas.

Uso de la tecla F4.

1er Uso: La tecla F4 almacena la ltima orden o formato aplicado. Por
ejemplo, si se escribe un texto o un nmero en dos celdas y luego se aplica el
formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato la segunda
celda y pulsa F4, automticamente esta celda tambin adoptara el formato
negrita.
2do Uso: Cuando se tiene la direccin de una celda, al ubicar el cursor sobre
esta y presionar la tecla F4, la direccin de la celda ira variando entre una
referencia absoluta, referencia relativa o mixta.
Concepto de frmulas.

Nombre a celdas y rangos.

Para dar nombre a una celda o un rango debemos:
Seleccionar la celda o el rango
Ir a la barra de formulas y modificar el nombre del rango o celda por el que
nosotros deseamos y presionar enter.

Cuando la celda o el rango este asignado a un nombre, y

necesitemos asignarlo a una formula o funcin solo ser
necesario escribir su nombre dentro de estos.
II Unidad

FUNCIONES
Concepto de funcin.

Definicin de una funcin.

Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 que opera con uno o
ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o
ser utilizado para calcular la frmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier funcin es:

=nombre_funcin(argumento1;argumento2;)

Las reglas de una funcin son las mismas de una formula, por lo tanto
debemos seguir las reglas ya nombradas en la diapositiva 3.
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FUNCIONES ESTADISTICAS
Categoras de funciones.

Funciones estadsticas.

Ejemplo
Suma.
Suma todo los nmeros de un rango.
Sintaxis
=Suma(nmero1;nmero2;)
Nmero1;nmero2; son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma
desea obtener.
Observaciones
Se tiene en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales
de nmeros que se escriban directamente en la lista de argumentos.
Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los
nmeros de esa matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los
valores lgicos o el texto contenido en la matriz o en la referencia.
Los argumentos que sean valores de error o texto que no pueda traducir a
nmeros provocan errores.
Categoras de funciones.

Funciones estadsticas.

Ejemplo
Promedio.
Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.
Sintaxis
=Promedio(nmero1;nmero2;)
La sintaxis de la funcin Promedio tiene los siguientes argumentos:
Nmero1 Obligatorio. El primer nmero, referencia de celda o rango para el
que desea el promedio.
Numero 2, Opcional. Nmero, referencias de celda o rango adicionales
para los que desea el promedio, hasta un mximo de 255.
Observaciones
Los argumentos pueden ser nmeros o nombres, rango o referencias de
celda que contengan nmero.
Si el argumento de un rango o celda de referencia contiene texto, valores
lgicos o celdas vacas, estos valores se pasan por alto; sin embargo, se
incluirn las celdas con el valor cero.
Categoras de funciones.

Funciones estadsticas.

Min.
Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MIN(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que se desea
encontrar el valor mnimo.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones estadsticas.
Max
Devuelve el valor mximo de un conjunto de valores.
Sintaxis
=MAX(nmero1;nmero2; ...)
Nmero1, nmero2... son de 1 a 255 nmeros de los que desea encontrar
el valor mximo.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones estadsticas.
Contar
La funcin CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen nmeros y
cuenta los nmeros dentro de la lista de argumentos. Use la funcin CONTAR
para obtener la cantidad de entradas en un campo de nmero de un rango o
matriz de nmeros.
Sintaxis
=CONTAR(valor1; [valor2],...)

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones estadsticas.

Contar.Si
La funcin CONTAR.SI cuenta el nmero de celdas dentro de un rango que
cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, puede contar
todas las celdas que comienzan con cierta letra, o bien todas las celdas que
contienen un nmero mayor o menor que un nmero especificado por el
usuario.
Sintaxis
=ContarSi(rango, criterio)

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones estadsticas.
Sumar.Si
La funcin SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o
ms celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no
adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican.

Sintaxis
=Sumar.si(rango, criterio, [sub_rango])

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones estadsticas.
Aleatorio
Devuelve un nmero real aleatorio mayor o igual a 0 y menor que 1, distribuido
uniformemente. Cada vez que se calcula la hoja de clculo, se devuelve un
nmero real aleatorio nuevo.

Sintaxis
=ALEATORIO( )

Ejemplo
II Unidad

FUNCIONES DE FECHA
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
DIA
Devuelve el da de una fecha, representada por un nmero de serie. El da se
expresa como un nmero entero comprendido entre 1 y 31.

Sintaxis
=DIA(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del da que intenta buscar. Las fechas deben
especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas
o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de
2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
Mes
Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se
expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre).

Sintaxis
=MES(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben
introducirse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o
funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de
2008.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
Ao
Devuelve el ao correspondiente a una fecha. El ao se devuelve como
nmero entero comprendido entre 1900 y 9999.

Sintaxis
=AO(nm_de_serie)
Nm_de_serie es la fecha del ao que se desea buscar. Las fechas deben
especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas
o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el 23 de mayo de
2008.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
Hoy
Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el
cdigo de fecha-hora que Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el
formato de celda era General antes de especificar la funcin, Excel cambiar
el formato de celda a Fecha. Si desea ver el nmero de serie, debe cambiar el
formato de celda a General o Nmero.
La funcin HOY es til cuando necesita que se muestre la fecha actual en una
hoja de clculo, independientemente de cundo se abre el libro. Adems es til
para calcular los intervalos. Por ejemplo, si sabe que alguien naci en 1963,
puede usar la siguiente frmula para buscar la edad de esa persona a partir de
este ao de nacimiento:
=AO(HOY())-1963

Sintaxis
TODAY( )
Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
Ahora
Devuelve el nmero de serie de la fecha y hora actuales. Si el formato de celda
era General antes de especificar la funcin, Excel cambia el formato de celda
al mismo formato de fecha y hora de la configuracin regional de fecha y hora
especificada en el Panel de control. Puede cambiar el formato de fecha y hora
para la celda mediante los comandos en el grupo Nmero de la ficha Inicio de
la cinta de opciones.
La funcin AHORA es til cuando se necesita mostrar la fecha y hora actuales
en una hoja de clculo o calcular un valor basndose en la fecha y hora
actuales, y que ese valor se actualice cada vez que se abra la hoja de clculo.

Sintaxis
=AHORA()

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
Diasem
Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El
da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado).

Sintaxis
=DIASEM(nm_de_serie;tipo)
Nm_de_serie es un nmero secuencial que representa la fecha del da
que intenta buscar. Las fechas deben especificarse mediante la funcin
FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice
FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008.
Tipo Nmero devuelto
1u Nmeros del 1 (domingo) al 7 (sbado). Igual
omitido a en versiones anteriores de Microsoft Excel.
2 Nmeros del 1 (lunes) al 7 (domingo).
3 Nmeros del 0 (lunes) al 6 (domingo). Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Fecha.
DIA360
La funcin DIAS360 devuelve la cantidad de das entre dos fechas basndose
en un ao de 360 das (12 meses de 30 das) que se usa en algunos clculos
contables. Use esta funcin para facilitar el clculo de pagos si su sistema de
contabilidad se basa en 12 meses de 30 das.
Sintaxis
=DIAS360(fecha_inicial; fecha_final; [mtodo])

Mtodo Modo de clculo

Mtodo de EE.UU. (NASD). Si la fecha inicial es el ltimo da del mes,
se convierte en el da 30 del mismo mes. Si la fecha final es el ltimo
FALSO u
da del mes y la fecha inicial es anterior al da 30, la fecha final se
omitido
convierte en el da 1 del mes siguiente; de lo contrario la fecha final se
convierte en el da 30 del mismo mes.

VERDAD Mtodo europeo. Las fechas iniciales o finales que corresponden al

ERO da 31 del mes se convierten en el da 30 del mismo mes.
Ejemplo
II Unidad

FUNCIONES DE TEXTO
Categoras de Funciones

Funciones de Texto.

Izquierda
devuelve el primer carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que especifique el usuario.
=IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres)
Texto Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea
extraer.
Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se desea
extraer con la funcin IZQUIERDA.
Nm_de_caracteres debe ser mayor o igual a cero.
Si nm_de_caracteres es mayor que la longitud del texto, IZQUIERDA
devolver todo el texto.
Si nm_de_caracteres se omite, se calcular como 1.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Texto.

Derecha
devuelve el ltimo carcter o caracteres de una cadena de texto, segn el
nmero de caracteres que el usuario especifica.
Sintaxis
=DERECHA(texto;nm_de_caracteres)

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Texto.
Extrae
devuelve un nmero especfico de caracteres de una cadena de texto,
comenzando en la posicin que especifique y en funcin del nmero de
caracteres que especifique.
Sintaxis
=EXTRAE(texto;posicin_inicial;nm_de_caracteres)
Texto Cadena de texto que contiene los caracteres que se desea
extraer.
Posicin_inicial Posicin del primer carcter que se desea extraer del
texto. La posicin_inicial del primer carcter de texto es 1, y as
sucesivamente.
Nm_de_caracteres Especifica el nmero de caracteres que se
desea que EXTRAE devuelva del argumento texto.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Texto.
Mayusc
Pone el texto en maysculas.

Sintaxis
=MAYUSC(texto)
Texto es el texto que se desea pasar a maysculas. El argumento texto
puede ser una referencia o una cadena de texto.

Ejemplo
Categoras de Funciones

Funciones de Texto.

Minusc
Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas.

Sintaxis
=MINUSC(texto)
Texto es el texto que se desea convertir en minsculas. MINUSC no
cambia los caracteres de texto que no sean letras.

Ejemplo
II UNIDAD

FUNCIONES LGICAS
Funciones Lgicas

Funcin Si.
Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si
dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas.
Sintaxis
=SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse
como VERDADERO o FALSO.
Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lgica es VERDADERO.
Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento
prueba_lgica es FALSO.

Ejemplo
Funciones Lgicas
Funcin Y
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos se evalan como
VERDADERO; devuelve FALSO si uno o ms argumentos se evalan como
FALSO.
Un uso comn de la funcin Y es expandir la utilidad de otras funciones que
realizan pruebas lgicas. Por ejemplo, la funcin SI realiza una prueba lgica
y, luego, devuelve un valor si la prueba se evala como VERDADERO y otro
valor si la prueba se evala como FALSO. Con la funcin Y como argumento
prueba_lgica de la funcin SI, puede probar varias condiciones diferentes en
lugar de slo una.
Sintaxis
=Y(valor_lgico1; [valor_lgico2]; ...)
valor_lgico1 Obligatorio. La primera condicin que desea probar se
puede evaluar como VERDADERO o FALSO.
valor_lgico2, ... Opcional. Las condiciones adicionales que desea
probar se pueden evaluar como VERDADERO o FALSO, hasta un mximo
de 255 condiciones.
Funciones Lgicas

Funcin O.
Devolver VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO;
devolver FALSO si todos los argumentos son FALSO.

Sintaxis
=O(valor_lgico1;valor_lgico2; ...)
Valor_lgico1, Valor_lgico2, ... son de 1 a 255 condiciones que se
desea comprobar y que pueden tener el resultado de VERDADERO o
FALSO.
II Unidad

FORMATO CONDICIONAL
Formato Condicional

Para dar formato condicional a una celda o rango

debes seleccionar el icono demarcado con rojo,
luego aparecer una ventana en la cual debe
seleccionar que tipo de condicin quiere que se
cumpla, en caso de no encontrarla
ay una opcin llamada nueva regla
en la cual encontrara una gama de
Opciones que le ayudaran con su
condicin.
Funciones de bsqueda de tabla

BuscarV
Busca un valor especfico en la primera columna de una matriz de tabla y
devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.
La V de BuscarV significa Vertical. Utilice BuscarV en lugar de BuscarH si los
valores de comparacin se encuentran en unas columnas situada a la
izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis
=BuscarV(Valor_buscado;Matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordena
do)
Valor_buscado Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de
tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es
inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en,
BuscarV devuelve al valor de error #N/A
Funciones de bsqueda de tabla

BuscarH
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada
en la tabla o matriz. Use BuscarH cuando los valores de comparacin se
encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee
encontrar informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de
filas. Use BuscarV cuando los valores de comparacin se encuentren en una
columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar
La H de BuscarH significa Horizontal

Sintaxis
=BuscarH(Valor_buscado; matriz_buscar_en;indicador_fila;ordenado)
 Proteger elementos de la hoja de calculo

La proteccin de una hoja implica que

nadie que no conozca la contrasea para
modificarla podr hacerlo, esto lo
logramos dirigindonos a la pestaa
Revisar y luego presionamos la opcin
Proteger Hoja, esta desplegara una
ventana en la cual solo debemos ingresar
la contrasea, luego despus de
presionar aceptar aparecer una nueva
ventana en la cual deber confirmar la
contrasea y presionar Aceptar despus
de esto estar protegida la hoja.
Desproteccin de una celda en una hoja

Para desbloquear celdas o rangos de formas que otros usuarios puedan

modificarlos, haga lo siguiente:
1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato de celdas.

3. En la ficha Proteccin, desactive la casilla de verificacin Bloqueada y, a

continuacin, haga clic en Aceptar.
Proteccin de un libro

1. En el grupo Cambios de la ficha Revisin, haga clic en Proteger Libro.

2. En Proteger Libro, siga uno de los procedimientos siguientes:

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificacin
Estructura.
Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamao y posicin
cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificacin Ventanas.

Nota: Para impedir que otros usuarios quiten la proteccin del libro, en el
cuadro Contrasea (opcional), escriba una contrasea, haga clic en
Aceptar y vuelva a escribir la contrasea para confirmarla.
Cifrar y establecer una contrasea para abrir un libro

Para cifrar el archivo y establecer una contrasea para abrirlo, realice lo

siguiente:
1. Haga clic en el botn de Microsoft Office , seleccione Preparar y, a
continuacin, haga clic en Cifrar documento.
2. En el cuadro Contrasea, escriba
una contrasea y, a continuacin,
haga clic en Aceptar.
3. En el cuadro Repetir Contrasea,
4. vuelva a escribir la contrasea y, a
continuacin, haga clic en Aceptar.
5. Para guardar la contrasea, guarde
el archivo.
Control de cambios en un libro

Al usar el control de cambios, puede controlar, mantener y mostrar informacin

acerca de los cambios realizados en un libro compartido.

Activar el control de cambios:

1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

2. En la ficha Modificacin, active la casilla Permitir la modificacin por

varios usuarios a la vez.
3. Haga clic en la ficha Uso Avanzado.
4. En Control de Cambios, haga clic en Guardar historial de cambios
durante y, en el cuadro das, escriba la cantidad de das que desea
conservar el historial de cambios.
5. Haga clic en Aceptar, y si se le pregunta si se desea guardar el libro, haga
clic en Aceptar.
Validacin de Datos

La validacin de datos es una funcin de Excel que permite establecer

restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en un
celda. La validacin de datos puede configurarse para impedir que los usuarios
escriban datos no vlidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios
escriban datos no vlidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo.
Para validar los datos debe:
1. Ir a la pestaa Datos, hay encontrara la opcin Validacin de Datos
2. Luego de haberla seleccionado aparecer una venta la cual le dar la
opcin de validar Nmeros entero, decimales, listas, fechas, hora, longitud
de texto y personalizada.
3. Luego de haber ingresado la validacin presiona Aceptar y se concretara la
validacin
Validacin de Datos

Mensaje de Entrada
Puede configurar dentro de la validacin de datos un mensaje de entrada el
cual le permitir saber al usuario que tipo de datos debe ingresar en la celda al
seleccionarla

Este ser el titulo de tu

mensaje

Este ser el texto que

aparecer en tu mensaje
Validacin de Datos

Mensaje de Error
Puede configurar un mensaje de error el cual aparecer al intentar ingresar
valores que no correspondan.

Este ser el titulo de tu

mensaje

Este ser el texto que

aparecer en tu mensaje
Validacin de Datos

Eliminacin de una validacin

Para quitar una validacin de datos debe:
1. Hacer clic en la opcin Validacin de Datos
2. Una vez abierta la ventana Validacin de Datos presione el botn Borrar
todos con esto automticamente se eliminara la validacin ya creada