PLANIFICACION DEL TRABAJO

DIARIO

Profa. Nilda Santiago Lebrn

Revisado en 2008
 Planificacin del Trabajo Diario
1. Conlleva una evaluacin continua.
2. Es la clave del xito para el asistente
administrativo
3. El profesional de oficina debe organizar el trabajo
para hacer buen uso del tiempo y garantizar
eficiencia y efectividad en la realizacin de las
tareas, as economiza esfuerzo y logra mayor
productividad.
4. Conocer el trabajo
5. Adquirir buenos hbitos de trabajo
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 Continuacin
Planificacin del Trabajo
El Plan Diario consiste de las tareas que se
deben realizar durante un da en particular, siempre se
debe proveer tiempo para las situaciones imprevistas
que puedan surgir. Algunos hbitos que ayudan en la
realizacin del plan diario de trabajo son:
Puntualidad
Comenzar a tiempo
Clasificar las tareas y establecer prioridades
Hacer un Plan diario de trabajo
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 Organizacin del Area del Trabajo
El rea de trabajo inmediata del asistente
administrativo es su escritorio, por lo cual debe
estar organizado de acuerdo con el trabajo que
realiza y la frecuencia con la que lleva a cabo sus
actividades.

Mantener la superficie del escritorio

ordenada.
Mantener el telfono en el lado del
escritorio que le resulte ms cmodo
para facilitar la toma de mensajes.

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 Continuacin

Evaluar cuidadosamente qu equipos, bandejas,

organizadores verticales, y otros se necesitan.

Mantener en orden los materiales dentro de las gavetas.

Usar gavetas ms cercanas a la computadora o mquina

de escribir para mantener el papel con membrete,
papel para segunda hoja, sobres y otros materiales, si el
escritorio tiene gavetas a ambos lados.

Colocar la computadora en una esquina del escritorio para

dejar la superficie del mismo lo ms libre posible

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 Puntos a Considerar

Puntualidad Se debe llegar

al trabajo a tiempo o antes de la hora
indicada. Es un compromiso que debe
cumplir todo empleado. As har uso
correcto del tiempo y completar las
tareas asignadas.
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 Continuacin
PUNTOS A CONSIDERAR
Comenzar a tiempo Cuando se
llega al trabajo hay que empezar a
trabajar. El personal no debe ir a
maquillarse, hablar con los
compaeros sobre la novela, las
noticias, desayunar, leer el
perodico, etc. Ya que hay ocasiones
que tardan casi una hora en
comenzar a trabajar
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Continuacin

Clasificar las Tareas

Las tareas de oficina pueden ser
clasificadas entre:

lo que es urgente
lo que es para hoy
lo que puede esperar

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 Continuacin
PUNTOS A CONSIDERAR

.
Lo que es urgente es que no puede esperar, hay
que hacerlo ahora. Contestar una llamada
telefnica, enviar un fax, atender un visitante, etc.
Lo que es para hoy puede hacerse durante la
maana o la tarde del da. (concertar una cita)
Lo que puede esperar puede hacerse cualquier
otro da de la semana (archivar)

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 Continuacin
Clasificar las Tareas
Tambin se pueden clasificar como:
Tarea de rutina toman menos tiempo, pues se
realizan con ms frecuencia.
Tarea asignada son las que da el ejecutivo y
surgen de situaciones especficas. Vienen con
instrucciones especiales y hay que realizarlas en el
momento.
Tarea original o creativa - son creadas por el
asistente administrativo para lograr su eficiencia y
realizarlas en menos tiempo.
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Continuacin
Establecer Prioridades

Establecer prioridades permite

realizar las tareas ms
importantes. Es importante
consultar con el ejecutivo para que
este autorice dichas prioridades.
Cuando se trabaja con ms de un
ejecutivo se deben realizar las
tareas de ste primero ya que es
el jefe inmediato. Sin embargo, es
importante consultar.
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 Continuacin
Hacer un Plan de Trabajo
Se realiza en los ltimos minutos de la tarde anterior
o en el da de trabajo en los primeros minutos.
En las tiendas de materiales de oficina venden unas
libretas que se titulan Para hacer hoy
Cada hoja se identifica con la fecha del da y se
escriben los asuntos en orden de prioridad.
Tambin se pueden clasificar las tareas pendientes.

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 Para hacer hoy

Cotejo Hora Actividad

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Plan de Trabajo Electrnico

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Continuacin
Al preparar el Plan Diario se debe considerar:

1. Al lado de cada tarea incluir el tiempo aproximado

que le tomar realizarla.
2. Cotejar los asuntos pendientes en el tarjetero y
anotarlos en la Hoja de Trabajo Diario.
3. Anotar en el calendario de escritorio los asuntos
para recordrselos al ejecutivo.
4. Comparar el calendario de su escritorio con el de su
jefe y reconciliarlo.
5. Cotejar los asuntos pendientes que tenga anotado en
su libreta y pasarlos al Plan Diario.
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 Continuacin
Al llegar a la oficina usted debe:

Cotejar el Plan Diario si lo dej preparado o

prepararlo rapidamente.
Colocar en la oficina del ejecutivo copia de las
tareas que se realizarn ese da, si no las dej.
Revisar los expedientes, los tarjeteros y las
libretas de notas.
Hacer anotaciones a las tareas que haya que
darle seguimiento.
Activar las computadoras, fotocopiadoras,
impresoras, fax
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 Continuacin
Al llegar a la oficina usted debe:

Localizar informes en los archivos.

Verificar si el ejecutivo trabajo hasta
tarde y dej instrucciones para atender
algun asunto.
Archivar diariamente. Si lo hace
semanal, estar pendiente de colocar los
documentos por fechas, las ms
reciente al frente.

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 EN RESUMEN
Las siguentes sugerencias ayudan a desarrollar buenos
hbitos que facilitan la realizacin del trabajo:
Hacer el trabajo bien desde la primera vez .
Acostumbrese a cotejar el trabajo en la pantalla antes de
imprimirlo o antes de sacar la copia de la maquinilla.
No dejar tareas inconclusas siempre que sea posible.
Sacar tiempo diariamente para planificar y organizar el
trabajo.
Concentrarse en la tarea que est realizando.
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 EN RESUMEN
Saber manejar las interrupciones.
Agrupar tareas relacionadas para evitar perder el
tiempo.
Asignar tiempo a cada tarea.
Adelantarse a situaciones que pueden ocurrir.
Hacer un plan flexible para manejar imprevistos.
Ambientar el rea para poder trabajar con
documentos confidenciales o con tareas urgentes
especiales.
Fijar un recordatorio en un sitio visible para
aquellas tareas que hay que realizar en un ahora
expecfica.

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 EN RESUMEN
Minimizar las interrupciones de compaeros de
trabajo.
Evaluar las tareas que se realizan para verificar que
no haya duplicidad con otras tareas.
Preparar una lista de tareas que se realizarn cuando
haya tiempo como arreglar los archivos, organizar
tablillas, o gavetas.
Separar un espacio de tiempo en el da y hacer
llamadas telefnicas.
Delegar aquellas tareas que otras personas pueden
hacer.
Rotular e identificar cartapacios o sobres con
acciones que hay que tomar. Para la firma Pendiente
de leer, etc. Profa. Nilda Santiago 20
 Y POR LTIMO
Hacer la tarea cuando hay tiempo y
cuando es necesario hacerla, no
aplazarla hasta que no haya otra
alternativa.
Una buena imagen profesional es
un activo para el logro de
cualquier meta.
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