MATERIA : CLASIFICACIN DE REGISTROS TCNICO EN GESTIN DOCUMENTAL PARA QU SE CLASIFICAN LOS ARCHIVOS?
La clasificacin de archivos permite la
identificacin y el agrupamiento sistemtico de documentos semejantes con caractersticas comunes, teniendo como base la estructura orgnico-funcional de las instituciones y los trmites administrativos que adelantan las dependencias en el ejercicio de sus funciones. LA CLASIFICACIN DE LOS ARCHIVOS El archivo se define bajo tres aceptaciones: Documento producto de una actividad La entidad en funcin del anlisis y tratamiento de documentos de archivo Y como lugar donde se guardan dichos documentos SEGN VAZQUEZ MURILLO (2006). LOS ARCHIVOS SE CLASIFICAN POR:
1.TIPO DE INSTITUCIONES A LAS QUE SIRVEN
Autctonas (pertenecen al pas) Extranjeras ESTATALES
Ambas pueden ser :
NO ESTATALES 2. LA CANTIDAD DE INSTITUCIONES A LAS QUE SIRVEN
SINGULARES: conducen la poltica documental
de una sola institucin, la custodian ya seleccionada para su conservacin permanente.
MLTIPLES: conducen la poltica documental de
varias secciones de una institucin y renen los documentos de valor perdurable que por ley ellas les envas. 3. LA CANTIDAD DE USO DE LOS DOCUMENTOS QUE ALBERGAN
Activos : comn uso
(gestin) Semi-activos: documentos de menor cantidad de uso Inactivos: documentos que solo se solicitan n caso de reclamacin, despus de un largo plazo precaucional. 4. LA RELACIN CON EL DESTINO FINAL DE LOS DOCUMENTOS
Provisorio : lleva la poltica de los
documentos que estn a la espera de cumplir su destino Final: eliminacin o transferencia al archivo permanente Permanente: documentos ya seleccionados para ser conservados de manera permanente y destinado para la consulta de usuarios no involucrados en el asunto de documentos (manipulacin). 5. FASE DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Administrativos histricos
6. LAS CARACTERISTICAS DE LOS CONJUNTOS
DOCUMENTALES QUE CONTIENEN :
Especiales: procesan y sirven documentos cuyo soporte no es papel
Especializados: son aquellos donde predomina un tipo documental, contienen caractersticas de institucin ejemplo: militares, universitarios, sindicales SEGN CESAR MARTIN GAVILAN (2009)
Administrar Tecnologías de Información Como Apoyo Al Sistema Integrado de Conservación de Los Documentos de Archivo de Acuerdo Con La Normatividad Vigente y La Tecnología Disponible