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Report Painter

Principes & utilisation de la fonctionnalit


Formation Ple Pilotage
18/03/2010
Introduction

Report Painter en quelques mots


Solution simple et prouve proposant une alternative aux
dveloppements spcifiques de reporting
Aucune comptence technique nest requise
Fonctionnalit disponible dans lensemble des sous-modules
financiers (FI, CO, PS, SL)
Convivialit de linterface
Approche graphique s'appuyant sur le principe WYSIWYG (What
You See Is What You Get)
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2
Accder aux fonctionnalits

Au sein du nud Systmes


dinformation , un sous-niveau
permet davoir accs
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lensemble des fonctionnalits


Report Painter

Remarques :
Le nud de paramtrage Report Painter est disponible dans lensemble des applications financires et de contrle de gestion au niveau
des sous modules Systmes dinformation ou Outils
Le sous nud Report Painter est le point dentre unique pour accder toutes les fonctionnalits qui sont dcrites dans cette
prsentation

3
Structures de base
Les bibliothques (1/6)

La maintenance dune bibliothque est le pr-requis la cration dun rapport car elle
permet de dfinir :
La base de donnes qui va tre utilise / lues par le rapport
Les objets qui vont tre disponibles lors de la cration de ltat

Chaque bibliothque sarticule autour :


De donnes den-tte
Rfrence la base de donnes source
Gestion des autorisations
Interface tat / drill-down
De caractristiques
Axes danalyse du rapport
De ratios de base
Donnes chiffres disponibles dans le rapport
De ratios
Valeurs pr-calcules combinaisons de caractristiques et de ratios de base
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Des bibliothques standard sont disponibles et rpondent la plupart des demandes


Il est nanmoins possible de crer ses propres bibliothques pour couvrir des besoins
spcifiques

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Structures de base
Les bibliothques (2/6)

La gestion des bibliothques


seffectue dans le sous-
module Report Writer
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Les oprations standard


sont disponibles

5
Structures de base
Les bibliothques (3/6)

Un matchcode permet
dafficher les bibliothques
existante

Exemple : bibliothque 1VK - Centres - mthode aux cts complets

Table utilise comme


rfrence pour la
bibliothque
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Gestion des fonctionnalits


de drill-down

Gestion des autorisations sur


laccs de la bibliothque

Remarques :
Les fonctionnalits de drill-down et dautorisation sont rarement utilises au niveau de la bibliothque; il est prfrable de dfinir ces
attributs soit directement dans le rapport, soit dans le groupe de rapport

6
Structures de base
Les bibliothques (4/6)

Gestion des caractristiques

Table de reporting

Code technique de la zone


SAP de la table de reporting

La position indique comment


les zones vont apparatre
dans les crans de
construction de ltat

Une zone est dfinie dans la


bibliothque (et donc
disponible dans ltat) si et
seulement si elle est coche
Document commercial non contractuel Veolia Environnement

Toutes les zones de la table de reporting sont disponibles. En


fonction de sa nature, certaines zones font partie des tables de
totaux et dautres des tables de postes individuels. La slection
des zones peut donc avoir un impact trs important sur les
performances de ltat

Remarques :
La coche est automatiquement applique ds quune valeur est saisie dans la zone position

7
Structures de base
Les bibliothques (5/6)

Gestion des ratios de base

Table de reporting

Code technique de la zone


SAP de la table de reporting

La position indique comment


les zones vont apparatre
dans les crans de
construction de ltat

Une zone est dfinie dans la


bibliothque (et donc
disponible dans ltat) si et
seulement si elle est coche
Document commercial non contractuel Veolia Environnement

Toutes les zones de la table de reporting sont disponibles. En


fonction de sa nature, certaines zones font partie des tables de
totaux et dautres des tables de postes individuels. La slection
des zones peut donc avoir un impact trs important sur les
performances de ltat

Remarques :
La coche est automatiquement applique ds quune valeur est saisie dans la zone position
Il est ncessaire de dfinir au minimum un ratio de base par bibliothque

8
Structures de base
Les bibliothques (6/6)

Gestion des ratios

Rfrence au ratio de base

Rfrence au set de
caractristiques
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Des sets de donnes


multidimensionnelles sont
utiliss pour dfinir les
caractristiques du ratio

Remarques :
La coche est automatiquement applique ds quune valeur est saisie dans la zone position
Les ratios ne sont pas obligatoires dans la dfinition dune bibliothque

9
Structures de base
Les sets de donnes (1/4)

Un set de donnes (~ groupe) permet de regrouper, pour une ou plusieurs caractristiques,


diffrentes valeurs
Alternative la saisie manuelle de valeurs individuelles lors de la cration ou lexcution de
rapport

Saisie dun set de donnes

Saisie de valeurs

Un set de donnes est toujours dfini par rapport


Une table de rfrence
Une zone de la table (pour set de base et unidimensionnel)
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Un set de donnes peut tre de 4 types :


Set de base : permet de renseigner des valeurs individuelles
Set unidimensionnel : permet de renseigner des sets de base la place de valeurs individuels (~
structure hirarchique)
Set multidimensionnel : permet de renseigner plusieurs sets dfinis eux-mmes en rfrence
diffrentes caractristiques
Set de ratio : permet de dfinir un set de donnes contenant un ou plusieurs ratios

1
Structures de base
Les sets de donnes (2/4)

La gestion des sets


seffectue dans le sous-
module Report Writer
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Les oprations standard


sont disponibles

1
Structures de base
Les sets de donnes (3/4)

Ecran de base de la gestion des set de donnes

Nom du set

Table de rfrence

Zones disponibles (via


matchcode) correspondant
la donne du set maintenir

Type de set

Set de base
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Des valeurs individuelles


peuvent tre saisies

Remarque : La valeur individuelle peut tre :


Une donne de base
Une variable

1
Structures de base
Les sets de donnes (4/4)

Set unidimensionnel

Un set doit tre saisi

Set multidimensionnel

Aucune rfrence une zone


de la table

Un set doit tre saisi


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Set de ratio

Des valeurs individuelles


Aucunepeuvent tre
rfrence saisies
une zone
de la table

Un ratio doit tre saisi

1
Structures de base
Les variables (1/4)

Une variable est un objet qui permet de dfinir, dans les crans de slection des tats, les
caractristiques renseigner

Variable de type valeur

Variable de type set

Une variable est toujours dfinie par rapport


Une table de rfrence
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Une zone de la table

Une variable peut tre de 3 types :


Valeur : permet de renseigner, dans un cran de slection, une et une seule valeur
Formule : permet de calculer automatiquement la valeur de la variable en fonction dune
formule de calcul ou de la valeur dune autre variable
Set : permet de renseigner, dans un cran de slection, un set de donne ou des intervalles
de valeurs individuels

1
Structures de base
Les variables (2/4)

La gestion des variables


seffectue dans le sous-
module Report Writer
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Les oprations standard


sont disponibles

1
Structures de base
Les variables (3/4)

Ecran de base de la gestion des variables

Nom de la variable

Table de rfrence

Zones disponibles (via


matchcode) pour dfinir la
variable

Type de variable

Variable de type valeur


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Une valeur doit tre dfinie.


Cette valeur apparatra par
dfaut dans
Des lcran
valeurs de
individuelles
slectiontre saisies
peuvent

Remarques :
En cochant la zone variable interne , la variable ne sera pas disponible dans lcran de slection
Le groupe dautorisation permet de dfinir quels utilisateurs ont le droit de modifier le paramtrage de la variable

1
Structures de base
Les variables (4/4)

Variable de type formule

Zone de saisie de la formule de


calcul

Exemple : variable Previous Year


Previous Year = Current Year 1
En saisissant lanne en cours dans lcran de
slection, le systme dtermine automatiquement
la valeur de lanne prcdente

Variable de type set

Une valeur par dfaut peut


tre propose dans lcran de
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slection

Ces options permettent de


structurer lcran de
slection

Remarques sur les options de slection :


Saisie set et valeur : un set ou un intervalle de valeurs peuvent tre saisie
Saisie de set : seul un set de donnes peut tre renseign dans lcran de saisie
Saisie valeur : seul un intervalle de valeur peut tre renseign dans lcran de saisie

1
Report Painter
Accs la maintenance des rapports
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Les oprations standard


sont disponibles

1
Cration dun Report Painter

Un Report Painter est toujours cr en rfrence une bibliothque


Dans lexemple ci-dessous, la bibliothque 1VK a t retenue
La zone Copier de permet de crer un tat en rfrence un tat existant
Si cette zone nest pas renseigne, la cration de ltat dbute from scratch

Transaction : GRR1
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1
Prsentation de lcran de base

La structure de lcran correspond au format final qui sera disponible lors de lexcution de ltat
Lcran de maintenance se dcompose en deux zones
Les colonnes et les lignes : correspondent aux caractristiques sur lesquelles la slection de donnes va se
baser
Les valeurs : correspond laffichage numrique du rsultat des croisements de caractristiques

Colonnes cibles afficher


dans le rapport (ex : rel,
budget)

Zone reprsentant les valeurs qui vont tre


rcupres de la base de donnes et affiches
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dans ltat en fonction du croisement des


caractristiques (lignes vs colonnes)
Lignes cibles afficher
dans le rapport (ex : comptes)

2
Ecran de base
Ligne de reporting

Pour accder la maintenance des


lignes, double cliquer sur la ligne
la boite de dialogue ci-dessous
saffiche automatiquement

Cette option permet de saisir


la place dune valeur individuel
un set de donnes
Cette option permet de saisir
la place dune valeur individuel
une variable

Un intervalle de valeur peut


Les caractristiques tre saisi
slectionnes apparaissent
dans la partie gauche Slectionner une / des
caractristiques parmi la liste
disponible (dfinies dans la
Pour chaque caractristique, bibliothque)
renseigner minima une
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valeur Activer / dsactiver les


caractristiques pour la ligne
slectionne
En cliquant sur cette zone, la
ligne de la caractristique est
duplique pour permettre la Option daffichage de la ligne
saisie de plusieurs valeurs dans lcran de restitution (3
individuelles valeurs possibles)

Cette option permet de dfinir le


libell de la ligne (de total) qui
apparatra lors de la restitution

2
Ecran de base
Colonne de reporting

Pour accder la maintenance des


colonnes, double cliquer sur la
colonne la boite de dialogue ci-
contre saffiche automatiquement

Les colonnes dun report painter


sont cres soit en rfrence un
ratio de base (1re option), soit un
ratio (valeur pr-calcule). Une fois
loption slectionne, la boite de
dialogue apparat

Slectionner un ratio de base


parmi la liste disponible
(dfinies dans la bibliothque)
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Pour restreindre le primtre


des donnes de la colonne,
des caractristiques peuvent
tre slectionnes

Remarque :
Lors de la saisie dun ratio prdfini , le ratio de base ainsi que les caractristiques et valeurs associes sont automatiquement
rapatris

2
Ecran de base
Slections gnrales

Certaines caractristiques sont applicables lensemble des lignes et colonnes du rapport


Ces donnes doivent tre renseignes dans les slections gnrales du rapport

Laccs la maintenance des


slections gnrales se fait par le
menu via
Traiter Slections gnrales
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2
Lignes & colonnes
Cration dune ligne / colonne calcule (1/2)

Ds quune colonne / ligne est


dfinie dans le rapport, il est
possible de crer une nouvelle
colonne / ligne base sur une
formule (nouvelle option dans la
boite de dialogue)

Bloc de maintenance de la
formule

La colonne / ligne calcule


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peut tre cre en rfrence


une colonne / ligne existante

Remarque : Les codes suivants sont utiliss pour dfinir les colonnes / lignes
Composant commenant par la lettre X colonne (voir exemple ci-dessus)
Composant commenant par la lettre Y ligne
Composant commenant par la lettre Z cellule dcran (voir slide suivant)

2
Lignes & colonnes
Cration dune ligne / colonne calcule (2/2)

Une cellule peut tre rendue active pour pouvoir lutiliser dans une formule de calcul

Double cliquer sur une cellule pour la


rendre active

Un check indique que


la cellule est active
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La cellule peut tre utilise


comme rfrence dans la
dfinition dune colonne / ligne
calcule

Il est possible de masquer les lignes / colonnes qui sont utilises dans les formules de calcul mais qui ne doivent pas tre affiches lors de
lexcution du rapport
Cette option est accessible via Traiter Lignes (Colonnes) Masquer

2
Blocs & sections

Un bloc est un groupe de colonnes qui fait rfrence la mme structure de ligne et peut
tre utilis
Pour sparer de faon distincte plusieurs colonnes
Pour ajouter des colonnes si la largeur de la page du rapport nest pas suffisante pour
contenir lensemble des informations
Cette fonction est accessible via Traiter Page horizontale Nouveau bloc de
colonnes
Une section permet de sparer, au sein du mme rapport, des informations qui nont pas
les mmes objectifs
Exemple :
Section 1 : Analyse des montants sur Centre de Cots par natures comptables
Section 2 : Analyse des montants sur Centre de Cots par ratios statistiques
Cette fonction est accessible via Traiter Section Nouvelle section

Permet de naviguer entre


les blocs dune section
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Permet de naviguer entre


les sections dun tat

Ces fonctionnalits de navigation


sont disponibles la fois en mode
cration ou en mode restitution

2
Lignes & colonnes
Gestion des formats daffichage

Loption formation permet de


grer la majeur partie des
options daffichage des lignes /
colonnes

Cette option permet de dfinir


quel texte (court, moyen, long)
sera affich dans les lignes /
colonnes

Formatage des lignes Formatage des colonnes

Permet de dfinir un modle


daffichage des colonnes
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Permet dinverser la logique


(valeur saisie en haut droite
des signes dbit / crdit SAP
de la colonne)
lors de laffichage de ltat

Permet de mettre en relief (via


couleur) les lignes du rapport

2
Lignes
Gestion de laffichage des hirarchies (1/2)

Cette option permet de dfinir


loption daffichage de la ligne
lors de la restitution de ltat

Si plusieurs caractristiques ont


t dfinies pour une mme
Principe de dveloppement : exemple sur une structure de natures comptables ligne, il est galement possible
de dfinir lordre daffichage des
caractristiques (et donc leur tri
r hirarchique)
a te
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cl
pa s
Ne

Eclater

Valeu
r indiv
iduel
le

2
Lignes
Gestion de laffichage des hirarchies (2/2)

Ces deux options (dvelopper /


comprimer) permettent de
dfinir (dans le cadre dun
clatement) si la valeur de base
doit tre affiche ou pas

Principe de dveloppement : exemple sur une structure de natures comptables


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Niveau 00 astrisque
Niveau 01 astrisque

Eclater

2
Variations

La notion de variation na de
La variation permet dafficher
sens que pour les
une structure hirarchique,
caractristiques dfinies au
dans la partie gauche du
niveau des donnes gnrales
reporting, et dy naviguer

Aucune variation active Fonctionnalit variation active


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3
Mise en page de ltat

La variation permet dafficher


une structure hirarchique,
dans la partie gauche du
reporting, et dy naviguer

Ces options permettent de piloter laffichage du


rapport. En particulier :
Largeur de la page (pour afficher le
maximum de colonnes)
Affichage des colonnes / lignes sans
valeurs
Largeur et affichage de la colonne
directrice
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Reprsentation des valeurs nulles

3
Gestion de len-tte dtat

La gestion den-tte dtat


permet de dfinir la mise en
forme par dfaut et de grer les
autorisations
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Remarque :
Le groupe dautorisation saisie dans la gestion de len-tte de ltat permet de dfinir quels utilisateurs auront le droit de modifier la
structure de ltat
Cette autorisation na aucun rapport avec la possibilit ou non dexcuter ltat

3
Textes dtat

La gestion des textes dtat


permet de renseigner des
informations contextuelles sur
lexcution de ltat

Certaines zones sont saisies


en dur

Les zones entre <>


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correspondent des variables


qui seront automatiquement
mise jour lors de lexcution
de ltat
Remarque :
Les textes dtats sont en particulier utiliss pour afficher sur lcran de restitution de ltat les options de slection qui ont t
saisies par lutilisateur dans lcran de slection

3
Gestion des groupes dtats

Pour excuter un tat, il est


impratif de laffecter un groupe
dtats
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Les oprations standard


sont disponibles

3
Gestion des groupes dtats
Principes de base

Permet daffecter un / des


tat(s) un groupe dtat

Un code et une description


doivent tre dfinis pour
chaque groupe dtat

Le groupe dautorisation permet de


limiter lutilisation / lexcution de
ltat un nombre restreint
dutilisateurs

La fonctionnalit interface tat


permet dassocier ltat des
fonctionnalits de type drill-down

Affectation dun tat un groupe dtat


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Un matchcode permet de
slectionner les tat
affecter au groupe dtat

3
Gestion des groupes dtats
Fonctionnalit interface tat
Lors de lexcution dun rapport,
la fonctionnalit interface tat
est appele ds que lutilisateur
double clique sur une zone
numrique

Cliquer sur configurer pour


avoir accs la fonction
daffectation

Les entres affiches


correspondent aux affectations
dj disponibles

Cliquer pour ajouter une nouvelle


affectation

Par dfaut, le systme propose


daffecter un groupe dtat
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Pour changer la nature du rcepteur, cliquer sur


Autre type dtat

Diffrentes possibilits sont proposes, en


particulier la possibilit daccder une
transaction (pour afficher par exemple les
postes individuels)

3
Excution des tats

Tous les tats Report Painter


sexcutent via la transaction
GR55
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3
Excution des tats

Un matchcode permet de
slectionner le groupe dtat
excuter

Lexcution dun groupe dtat


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permet daccder lcran de


slection de ltat

3
Trucs & astuces
Gestion des extraits

Cette fonctionnalit permet :


De conserver une image de lactivit un temps T
De remplacer lanalyse du spool souvent inexploitable
De diminuer les temps de rponse machine et donc de restitution
Danalyser a posteriori un tat comme sil venait dtre excut
Nanmoins, il faut garder lesprit que :
Les donnes affiches correspondent celles prsentes dans le systme au
moment de la cration de lextrait
Lanalyse des postes individuels partir dun extrait peut tre contradictoire
avec les donnes disponibles dans lextrait. En effet, la lecture des postes
individuels correspond, chaque fois, une nouvelle interrogation de la base
de donnes
Lutilit dune telle fonctionnalit peut tre remise en cause dans le cadre des
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oprations de clture si les rsultats voluent constamment

Remarque : ci-joint une prsentation dtaille de la fonctionnalit


Prsentation
Microsoft PowerPoint

3
Trucs & astuces
Slection multiple (1/3)

La fonctionnalit slection multiple permet dexcuter le mme rapport pour


plusieurs combinaisons de slection
Le rsultat nest pas affich lcran mais stock dans le spool du systme
(accessible via transaction SP01)
Les rapports sont donc statiques, i.e. les fonctionnalits de drill-down ne sont plus
disponibles

Lors de lexcution du groupe


dtat (transaction GR55), cliquer
que Slection multiple pour
activer la fonctionnalit

Des slections multiples peuvent


tre ralises sur des valeurs
individuelles
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Des slections multiples peuvent


tre ralises sur des valeurs de
sets

4
Trucs & astuces
Slection multiple (2/3)

Principe de la slection multiple sur valeur individuelle


2009/01
* Exercice comptable : ---
---
2009/02
De 2009 2010 --- 2010/01
--- ---
* Priode de reporting : 1 2010/02
---
De janvier fvrier ---
2 ---
Rapports crs
3
4 combinaisons 4

Principe de la slection multiple sur valeur de set


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4
Trucs & astuces
Slection multiple (3/3)

Ecran de synthse de lexcution du rapport

Dfinition des variables


de slection

Synthse des combinaisons


dtermines

Code des rapports gnrs


Information du spool

Visualisation des rapports via le spool (transaction SP01)


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Rappel du code des


rapports gnrs

4
Trucs & astuces
Utilisation de modles

Les fonctionnalits de modles


sont disponibles dans le sous
module Report Painter

Les modles de lignes / colonnes


peuvent tre utiliss comme
rfrence lors du dveloppement
dun tat (via Traiter Lignes
(Colonnes) Insrer un modle)

Si un modle est modifi, les


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rapports existants et bass sur le


modle ne sont pas
automatiquement ajusts
(actions manuelles prvoir)

4
Trucs & astuces
Gestion des transports

Les fonctionnalits de transport


sont disponibles dans le sous
module Utilitaires

Deux fonctions sont disponibles


Ordre de transport standard
Option Import / Export
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4
Trucs & astuces
Outil dimport / export (1/2)

Loutil dimport / export simplifie le processus de transport


Aucun ordre de transport nest ncessaire pour appliquer les rapports
entre les diffrents systmes / instances
Flexibilit accrue pour dfinir lenvironnement sur lequel le rapport
doit tre dvelopp
Rapidit de mise disposition des rapports en production
Deux transaction sont utilises
GR27 Export
GR28 Import
La mise en place de contrles et de procdures est impratif pour
Garantir lintgrit des versions des rapports
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Assurer une cohrence des environnements

4
Trucs & astuces
Outil dimport / export (2/2)

Fonctionnalit dexport

Options permettant dexporter (en


mme temps que le groupe dtat)
les objets attachs (sets,
variables)

Saisir le nom du fichier dans lequel


le groupe dtat sera enregistr
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Fonctionnalit dimport

Saisir le fichier importer

4
Trucs & astuces
Autres remarques

Le symbole # quivaut la valeur vide lors de laffectation dune valeur une


caractristique

Les textes de colonnes / lignes peuvent faire rfrence une variable et afficher
dynamiquement la valeur de celle-ci dans la restitution (via le symbole & )
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