Clase 02

III Curso de Gestin de Proyectos 1

 GESTIN DEL ALCANCE
Es el proceso de definir que trabajo se requiere y despus
asegurar que ese trabajo y solo ese trabajo sea realizado.
Objetivo principal: definir y controlar qu se incluye y qu
NO se incluye en el proyecto.

Gestin del Alcance 2

Alcance de producto vs. Alcance del proyecto

Alcance de producto / servicio:

Caractersticas y funciones que
describen un producto, servicio o resultado.
Edificio de oficinas de tres pisos
Alcance del proyecto:
Trabajo realizado para entregar un
producto, servicio o resultado con las
funciones y caractersticas especificadas.

En ocasiones se considera que el trmino alcance del proyecto

incluye el alcance del producto.

Gestin del Alcance 3

Gestin del Alcance

Gestin del Alcance 4

 5.1 Planificar la Gestin del Alcance
Proceso de crear un plan de gestin del alcance que documente cmo
se va a definir, validar y controlar el alcance del proyecto.

Entradas Salidas
Plan para la Direccin Planificar la Gestin Plan para la Gestin del
del Proyecto Alcance
del Alcance
Acta de Constitucin
Plan de Gestin de
del Proyecto
Requisitos
Factores Ambientales Herramientas y Tcnicas
dela Empresa
Juicio de expertos
Activos de los
Procesos de la Anlisis del producto
Organizacin
Plan para la gestin
del alcance

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance

Diagrama de Flujo de Datos de Planificar la Gestin del Alcance

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5.1 Planificar la Gestin del Alcance - ENTRADAS

1. Plan para la Direccin del Proyecto

Los planes secundarios aprobados del plan para la direccin
de proyectos sern de mucha utilidad.

2. Acta de Constitucin del Proyecto

Describe el proyecto en alto nivel y caractersticas del
producto a partir del enunciado del trabajo del proyecto.

3. Factores Ambientales de la Empresa

Influencias: Cultura de la organizacin, infraestructura,
gestin del personal y las condiciones del mercado.

4. Activos de los Procesos de la Organizacin

Influencias: Polticas y procedimientos, informacin histrica
y base de conocimientos de lecciones aprendidas.

Gestin del Alcance 7

 Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos
Aportes de partes conocedoras o
experimentadas. Cualquier grupo o
persona con conocimiento,
habilidad, experiencia en el
desarrollo de planes para la gestin
Planificar la del alcance.
Gestin del
Alcance Reuniones
Incluyen al director del proyecto,
patrocinadores, determinados
miembros o personas responsables
de cualquiera de los procesos de
gestin del alcance.

Gestin del Alcance 8

5.1 Planificar la Gestin del Alcance - SALIDAS

1. Plan para la Gestin del Alcance

Describe cmo ser definido, desarrollado, controlado y
verificado el alcance, incluye procesos para:
Elaborar un enunciado detallado del alcance del proyecto.
Crear la EDT/WBS, cmo se mantendr y aprobar.
Especificar como se obtendr la aceptacin formal de los
entregables del proyecto.
Controlar cmo se procesarn las solicitudes de cambio.

2. Plan de Gestin de Requisitos

Describe cmo se analizarn, documentarn y gestionarn
los requisitos (monitoreo, prioridades, mtricas,
trazabilidad).

Gestin del Alcance 9

 5.2 Recopilar Requisitos
Determinar, documentar y gestionar las necesidades y los requisitos
de los interesados para cumplir con los objetivos del proyecto.

Entradas Salidas
Plan para la Gestin Recopilar requisitos Documentacin de
del Alcance requisitos

Plan de gestin de Herramientas y Tcnicas Matriz de Rastreabilidad

requisitos de requisitos
Entrevistas
Plan de
administracin de los Grupos de opinin (Focus
interesados Groups)

Acta de constitucin Talleres facilitados

Observaciones
del proyecto Tcnicas grupales de
Prototipos
Registro de creatividad
interesados Estudios comparativos
Tcnicas grupales de toma
de decisiones Diagramas de contexto

Cuestionarios y Encuestas Anlisis de documentos

Gestin del Alcance 10

5.2 Recopilar Requisitos

Diagrama de Flujo de Datos de Recopilar Requisitos

Gestin del Alcance 11

5.2 Recopilar Requisitos - ENTRADAS
1. Plan para la Gestin del Alcance
Determina los requisitos necesarios a recopilar para el proyecto.
2. Plan de Gestin de Requisitos
Define los procesos que se utilizarn para definir y documentar
las necesidades de los interesados.
3. Plan de Administracin de los Interesados
Se utiliza para comprender los requisitos de comunicacin y el
nivel de compromiso de los interesados.
4. Acta de Constitucin del Proyecto
Proporciona la descripcin de alto nivel del producto, servicio o
resultado del proyecto.
5. Registro de Interesados
Identificar interesados que aportarn informacin de requisitos.

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 Herramientas y Tcnicas
Entrevistas
Se aplica a los expertos.
Grupos Focales
Discusin interactiva de entrevista individual.
Talleres Facilitados
Fomentan confianza, relaciones, comunicacin.
Recopilar Pueden identificar con rapidez los problemas.
Requisitos Tcnicas Grupales de Creatividad
Tormenta de ideas, tcnicas de grupo nominal, mapa
conceptual, diagrama de afinidad, anlisis de
decisiones con mltiples criterios.
Tcnicas Grupales de Toma de Decisiones
Genera clasificacin y asignacin de prioridades a los
requisitos del producto (unanimidad, mayora, pluralidad,
dictadura).

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 Herramientas y Tcnicas
Cuestionarios y encuestas
Busca respuestas rpidas, ideal para solucin geogrfica.
Observaciones
til para procesos detallados.
Prototipos
til para obtener feedback.
Recopilar
Estudios comparativos
Requisitos
Se compara con sus pares.
Diagramas de contexto
Muestran las entradas y salida del sistema de negocio y
quin recibe la salida.

Anlisis de documentos
Busca requisitos mediante el examen de documentos varios.

Gestin del Alcance 14

5.2 Recopilar Requisitos - SALIDAS
1. Documentacin de Requisitos

Describe cmo los requisitos individuales cumplirn con las

necesidades de negocio del proyecto. Incluye requisitos:
del negocio, de los interesados, de soluciones, del proyecto,
de transicin. Tambin supuestos, dependencias y
restricciones de los requisitos.

Deben ser:
- Claros
- Trazables
- Completos
- Coherentes
- Aceptables para los
interesados clave.

Gestin del Alcance 15

5.2 Recopilar Requisitos - SALIDAS
2. Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Cuadro que vincula los requisitos del producto desde su

origen hasta los entregables que los satisfacen.
Proporciona una medio para realizar el seguimiento de los
requisitos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Por ltimo, proporciona una estructura para gestionar los
cambios relacionados con el alcance del producto.

Gestin del Alcance 16

 5.3 Definir el Alcance
Proceso de desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del
producto.

Entradas Salidas
Plan para la Gestin Enunciado del alcance
del alcance Definir el Alcance del proyecto
Acta de constitucin Actualizaciones a los
del proyecto documentos del
Documentacin de Herramientas y Tcnicas proyecto
requisitos
Juicio de expertos
Activos de los
procesos de la Anlisis del producto
organizacin
Generacin de
alternativas Enunciado del
alcance del proyecto
Talleres facilitados

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5.3 Definir el Alcance

Diagrama de Flujo de Datos de Definir el Alcance

Gestin de Alcance 18
5.3 Definir el Alcance - ENTRADAS
1. Plan para la Gestin del Alcance
Establece las actividades necesarias para desarrollar,
monitorear y controlar el alcance del proyecto.
2. Acta de Constitucin del Proyecto
Proporciona una descripcin de alto nivel del proyecto y de
las caractersticas del producto. Contiene requisitos de
aprobacin del proyecto.
3. Documentacin de Requisitos
til para seleccionar los requisitos que sern incluidos en el
proyecto.
4. Activos de los Procesos de la Organizacin
Influencias: polticas, procedimientos y plantillas para un
enunciado del alcance, archivos de proyectos anteriores.

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 Herramientas y Tcnicas
Juicio de Expertos
Aplicado a cualquier detalle.

Anlisis del Producto

Cuando el entregable es un producto
Definir el tangible.

Alcance Generacin de Alternativas

Tcnicas que identifica enfoques para
ejecutar el trabajo.

Talleres Facilitados
Contribuye al entendimiento multidisciplinario
y comn de los objetivos.

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5.3 Definir el Alcance - SALIDAS
1. Enunciado del Alcance del Proyecto

Descripcin del alcance del producto, de los entregables

principales, los criterios de aceptacin, exclusiones,
supuestos y restricciones del proyecto. Documenta el
alcance en su totalidad.

2. Actualizaciones de los Documentos del Proyecto

INCLUYE: Registro de interesados, documentos de

requisitos y la matriz de trazabilidad de requisitos.

Gestin de Alcance 21
 Recordar que:
Al iniciar el proceso de planificacin para la Direccin de
proyectos se determina el cronograma y presupuesto

En caso que el cronograma y presupuesto no cumplan con

las expectativas del patrocinador o de la gerencia el
director de proyectos deber nivelar el alcance

El director del proyecto deber

de proponer nuevas ideas para el
cumplimiento del alcance ante
los interesados - ITERACIN

Gestin de Alcance 22
 5.4 Crear la EDT/WBS
Proceso de subdividir los entregables y el trabajo en componentes
ms pequeos y fciles de manejar.

Entradas Salidas
Plan para la Gestin Crear la EDT/WBS Lnea Base del Alcance
del Alcance
Actualizaciones de los
Enunciado del Documentos del
Alcance del Proyecto Proyecto
Herramientas y Tcnicas
Documentacin de
Requisitos Descomposicin PROYECTO
Ampliacin

Factores Ambientales 2.- EJECUCION

Juicio de Expertos 1.- PLANEAMIENTO
AMPLIACION AMPLIACION
de la Empresa
1.1. Control de 1.2.- Desarrollo 2.1.- Modificacin 2.2.- Control de
Ingeniera de Ingeniera zona de carga Efectividad
Activos de los
Procesos de la
Estructura de Desglose
Organizacin
de l trabajo

Gestin de Alcance 23
5.4 Crear la EDT/WBS

Diagrama de Flujo de Datos de Crear el EDT/WBS

Gestin de Alcance 24
5.4 Crear la EDT/WBS - ENTRADAS
1. Plan para la Gestin del Alcance
Especifica cmo se crear, aprobar y mantendr la EDT/WBS.

2. Enunciado del Alcance del Proyecto

Describe el trabajo que se realizar y no se realizar.

3. Documentacin de Requisitos
til para comprender qu se debe producir y qu se debe realizar
para entregar el proyecto y sus productos finales.

4. Factores Ambientales de la Empresa

Describe algunos estndares.

5. Activos de los Procesos de la Organizacin

Polticas, procedimientos, plantillas de la EDT/WBS, archivos y
lecciones aprendidas de proyectos anteriores

Gestin de Alcance 25
 Herramientas y Tcnicas

Descomposicin
Tcnica utilizada para dividir y
subdividir el alcance del proyecto
y los entregables en partes ms
Crear el pequeas y manejables hasta el
nivel de paquetes.
EDT/WBS

Juicio de Expertos
Requeridos para la
descomposicin.

Gestin de Alcance 26
5.4 Crear la EDT/WBS - SALIDAS
1. Lnea Base del Alcance

VERSIN APROBADA: Enunciado del alcance, la EDT/WBS y

el diccionario de la EDT/WBS. Modificable solo con solicitud
de cambio formal.

2. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

INCLUYE: La documentacin de los requisitos con cambios

aprobados para la EDT/WBS.

Gestin de Alcance 27
 EDT/WBS

Descomposicin Jerrquica del trabajo del proyecto.

Representa la totalidad de esfuerzos requeridos.
Plano del Proyecto.
El nivel ms inferior (Paquete de Trabajo) debe ser
fcilmente medible en tiempo y costeable.
Para cada nivel se utiliza sustantivos adjetivados.

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EDT/WBS - EJEMPLO

Gestin de Alcance 29 29
 DICCIONARIO DEL EDT
Proporciona una descripcin detallada del trabajo que se
debe hacer para cada paquete de trabajo de la EDT.
Diccionario de la EDT
# Identificacin Nombre/# del Fecha de Organizacin /
Cuenta de control Paquete de Trabajo actualizacin Individuo responsable

Descripcin del Paquete de trabajo

Criterios de aceptacin
Entregables para este Trabajo
Supuestos
Recursos asignados
Duracin
Hitos del cronograma
Costos
Fecha limite / de vencimiento
Interdependencias
Aprobado por: Fecha:

Gestin de Alcance 30
 PREGUNTA

Ya creaste el EDT, y ahora

que haces con l?

Gestin de Alcance 31
 Errores tpicos al crear el EDT
A. No utilizarla como recurso del control de los cambios.
B. Excluir las actividades de soporte.
C. Darla por finalizada.
D. WBS como listado de tareas.
E. Crearla como estructura organizativa: puede crear el EDT
generar cambios no controlados (scope creep)
F. Organizarla segn las fases del proyecto: no son entregables
o servicios.
G. Falta de trazabilidad de la WBS.
H. Crearla y no utilizarla.
I. No es el cronograma del Proyecto.

Gestin de Alcance 32
 Lnea Base del Alcance

Enunciado del Alcance del Proyecto (detallada y aprobada).

EDT (Representa todo el trabajo necesario para realizar el

producto o el proyecto).

Diccionario de la EDT (Respaldo del

EDT).

Gestin de Alcance 33
 5.5 Validar el Alcance
Proceso de formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto
que se hayan completado.

Entradas Salidas
Plan para la Direccin Entregables
del Proyecto Validar el Alcance
Aceptados
Documentacin de
Solicitudes de Cambio
Requisitos
Informacin de
Matriz de Trazabilidad Herramientas y Tcnicas Desempeo del Trabajo
de Requisitos
Actualizaciones de los
Entregables Inspeccin
Documentos del
Verificados Proyecto
Tcnicas grupales de
Datos de Desempeo toma de decisiones
del Trabajo

Gestin de Alcance 34
 5.5 Validar el Alcance
Involucra reuniones planificados y frecuentes con el cliente o
el patrocinador.
Revisar los entregables con los clientes o el patrocinador para
obtener su aceptacin formal.

IMPORTANTE Entregables
El trabajo siempre debe estar validados
finalizado y revisado antes de
reunirse con el cliente.
El tener la documentacin de los
requisitos ayuda a tener claro los
detalles de los requisitos.

Gestin de Alcance 35
5.5 Validar el Alcance

Diagrama de Flujo de Datos de Validar el Alcance

Gestin de Alcance 36
5.5 Validar el Alcance - ENTRADAS
1. Plan para la Direccin del Proyecto
Contiene el plan para la gestin y la lnea base del alcance.

2. Documentacin de Requisitos
Enumera todos los requisitos del proyecto, del producto.

3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos

Vincula los requisitos con su origen y realiza su seguimiento a lo
largo del ciclo de vida del proyecto

4. Entregables Verificados
Completados y verificados en trminos de correccin a travs del
proceso de controlar la calidad.

5. Datos de Desempeo del Trabajo

Pueden incluir: grado de cumplimiento con los requisitos, el
nmero y la gravedad de las no conformidades.

Gestin de Alcance 37
 Herramientas y Tcnicas
Inspeccin
Medir, examinar y validar para
determinar si el trabajo y los
entregables cumplen con los
requisitos y los criterios de
Validar
aceptacin del producto.
el
Alcance
Tcnicas Grupales de Toma de
Decisiones
Tcnica para concluir la validacin
por equipo del proyecto y otros
interesados.

Gestin de Alcance 38
5.5 Validar el Alcance - SALIDAS
1. Entregables Aceptados
Formalmente firmados y aprobados por el cliente o el
patrocinador. Luego se transfiere al proceso cerrar el proyecto o
fase.

2. Solicitudes de Cambio
Los entregables completados que no han sido aceptados
formalmente se documentan junto con las razones de su rechazo.

3. Informacin de Desempeo del Trabajo

Incluye avance del proyecto: entregables iniciados, su avance,
entregables terminados o aceptados.

4. Actualizaciones de los Documentos del Proyecto

Todo documento susceptible de actualizacin como respuesta a la
validacin del alcance (firmas o autorizaciones).

Gestin de Alcance 39
 5.6 Controlar el Alcance
Proceso de monitorear el estado del proyecto y de la lnea base del
alcance de producto, y de gestionar a la lnea base del alcance.

Entradas Salidas
Plan para la Direccin Informacin de
del Proyecto Controlar el Alcance Desempeo del Trabajo

Documentacin de Solicitudes de Cambio

Requisitos
Actualizaciones del Plan
para la Direccin del
Matriz de Trazabilidad
Herramientas y Tcnicas Proyecto
de Requisitos

Datos de Desempeo Actualizaciones de los

Anlisis de Variacin
del Trabajo Documentos del
Proyecto
Activos de los
Procesos de la Actualizaciones de los
Organizacin Activos de los Procesos
de la Organizacin

Gestin de Alcance 40
 5.6 Controlar el Alcance
El control del alcance del proyecto tambin se utiliza para
gestionar los cambios reales cuando suceden y se integra a los
otros procesos de control.
Los cambios no controlados a menudo se denominan
corrupcin del alcance del proyecto

IMPORTANTE
El trabajo del director de proyectos no es slo
procesar los cambios de otras personas; es
controlar el proyecto para cumplir con el plan
para la direccin del proyecto y lograr todas
las lneas base.

Gestin de Alcance 41
5.6 Controlar el Alcance

Diagrama de Flujo de Datos de Controlar el Alcance

Gestin de Alcance 42
5.6 Controlar el Alcance - ENTRADAS
1. Plan para la Direccin del Proyecto
INCLUYE: Lnea base del alcance, plan para la gestin del alcance,
plan de gestin de cambios, plan de gestin de los requisitos, plan
de gestin de la configuracin.
2. Documentacin de Requisitos
Los requisitos bien documentados facilitan la deteccin de
cualquier desviacin.
3. Matriz de Trazabilidad de Requisitos
Ayuda a detectar el impacto de cualquier cambio o desviacin de
la lnea base del alcance sobre los objetivos del proyecto.
4. Datos de Desempeo del Trabajo
Cantidad de solicitudes de cambio recibidas y/o aceptadas,
entregables completados.
5. Activos de los Procesos de la Organizacin
Informacin relacionada con el control del alcance.

Gestin de Alcance 43
 Herramientas y Tcnicas

Anlisis de Variacin
Permite determinar
la causa y el grado de
Controlar la diferencia entre la
lnea base y el
el desempeo real.
Alcance Permite decidir si es
necesario tomar
acciones correctivas
o preventivas.

Gestin de Alcance 44
5.6 Controlar el Alcance - SALIDAS
1. Informacin de Desempeo del Trabajo
Desempeo del proyecto vs lnea base del alcance.

2. Solicitudes de Cambio
El anlisis de desempeo puede generar una solicitud de cambio.

3. Actualizaciones del Plan para la Direccin del Proyecto

Puede actualizar la lnea base del alcance y otras lneas base.

4. Actualizaciones de los Documentos del Proyecto

Los documentos susceptibles a actualizar son la documentacin de
requisitos y la matriz de trazabilidad de requisitos.

5. Actualizaciones de los Activos de los Procesos de la Organizacin

INCLUYEN: Las causas de las desviaciones, acciones correctivas
seleccionadas y las razones de su seleccin, lecciones aprendidas.

Gestin de Alcance 45
Respuestas que proporciona la Gestin del Alcance

Cmo determinar qu trabajo se tiene que hacer en mi

proyecto?
Cmo asegurarme que se haga todo el trabajo previsto en
mi proyecto?
Cmo asegurarme que no se haga trabajo no previsto en
mi proyecto?
Cmo asegurarme de obtener
la aceptacin del trabajo realizado
en mi proyecto?

Gestin de Alcance 46
Gracias