Analisis Audit Internal

Universitas Brawijaya (UB),

Malang

1.Rido Aprianda (120112160502)

2.Ervani Pujastuti (120112160503)
3.Valerina Jasmine (120112160504)
4.Ika Setiawaty (120112160505)
 Company Profile
Universitas Brawijaya (biasa disingkat UNBRA, UNIBRAW
atau singkatan resmi UB) merupakan lembaga pendidikan
tinggi negeri di Indonesia yang berdiri pada tahun 1963 di
Kota Malang melalui Ketetapan Menteri Pendidikan dan
Ilmu Pengetahuan No. 1 tanggal 5 Januari 1963, kemudian
disahkan oleh Keputusan Presiden no. 196 tahun 1963 yang
kemudian tanggal 5 Januari ditetapkan sebagai hari lahir
Universitas Brawijaya. Jumlah mahasiswa saat ini lebih dari
55 ribu orang dari berbagai strata mulai program Diploma,
program Sarjana, program Magister, dan program Doktor
selain program Spesialis tersebar dalam 15 Fakultas dan 2
Program pendidikan setara fakultas.
Lahan kampus utama seluas 58 ha terletak di kawasan barat kota
Malang, tepatnya di Jalan Veteran. Gedung-gedung dalam Kampus
pada umumnya berarsitektur Jawa. Untuk efisiensi penggunaan
lahan kampus, gedung-gedung UB kebanyakan berlantai 3 bahkan
di beberapa fakultas gedungnya berlantai 7 atau lebih. Gedung
kantor pusat berlantai 8 dengan bangunan yang sangat khas, saat
ini menjadi maskot UB. Secara keseluruhan UB memiliki aset
tanah seluas 1.813.664 m2 (181 ha). Dari luas tanah tersebut 58
ha terletak di dalam Kota Malang dan merupakan wilayah utama
kegiatan universitas. Lahan seluas 73 ha merupakan lahan
laboratorium dan lahan percobaan di provinsi Jawa Timur di luar
kota Malang, yaitu di Cangar, Jatikerto, Dau dan Sumberpasir.
Sedangkan sisanya, seluas 92 ha, terletak di Lampung dan
merupakan lahan percobaan untuk bidang pertanian.
 Visi

Menjadi universitas unggul yang

berstandar internasional dan mampu
berperan aktif dalam pembangunan
bangsa melalui proses pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada
masyarakat.
 Misi

Menyelenggarakan pendidikan berstandar

internasionalagar peserta didik menjadi manusia
yang berkemampuan akademik dan/atau profesi
yang berkualitas dan berkepribadian serta
berjiwa dan/atau berkemampuan entrepreneur.
Melakukan pengembangan dan penyebarluasan
ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni, serta
mengupayakan penggunaannya untuk
meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan
memperkaya kebudayaan nasional.
 Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Dekan dan diberi tugas untuk
mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan.
Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI
dengan pelaksanaannya.
Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas:
Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan
eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara
Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan
SMM UJM FIB
Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan UJM FIB
Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Ketua Jurusan
dan feedback pelanggan lainnya
Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun
Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan:
Tidak terdapat elemen sistem,
Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu,
Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten,
Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan,
Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut,
Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen
referensi lain
Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
Observation (OB) adalah apabila ditemukan:
Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan
suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu.
 Garis Besar Prosedur
Audit Internal Sistem Mutu
UJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap
bagian (Jurusan, program studi) minimal satu kali dalam satu tahun.
Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung
pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit.
Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-
masing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal
ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya
ditunjuk sebagai ketua.
Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus
dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang
berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR.
Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Koordinator
Bidang yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor
harus melakukan konfirmasi ke MR.
Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain
untuk menjadi peninjau.
 Pelaporan Hasil Audit
Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan
Borang Laporan Ketidaksesuaian
Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang , Auditor harus melengkapi kolom-kolom yang disediakan dan mendiskripsikan
ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu:
Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance)
Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian
Aspek/proses ketidaksesuaian
Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu.

Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit untuk
kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang
bersangkutan.
Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik
perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau
perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major.
Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua
Auditor masih bertanggung jawab terhadap status pelaporan Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada
MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan.
Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati,
maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian
tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati.
Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Ketua Bidang sebagai
penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan
menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan
koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama.
Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang
diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu.
Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-
langkah seperti pada audit internal.
N Likeliho
Resiko Impact Risiko
o. od

Prodi/Fakultas menghindari deteksi

Catastro
1 kecurangan oleh auditor internal dengan Likely Extreme
pic
mengetahui jadwal audit masing-masing
fakultas
Hilangnya borang laporan Moderat Catastro
2 Extreme
ketidaksesuaian e pic

Unlikely Major
3 Kompetensi auditor yang memadai High
Moderat
4 Tidak tersedia auditor internal yang Unlikely Major
e
memiliki available time

Terjadi fraud antara auditor dan Catastro

5 fakultas/prodi Unlikely pic Extreme
TERIMA KASIH