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FORMATION

VDoc Document Management - Animation

Partenaire stratgique de la Transformation Numrique


Plan du cours

Chapitre 1: introduction VDoc Chapitre 4: crer et faire vivre un


D.M. document
Quest-ce que VDoc D.M. ? Crer un document
Quest-ce quun document ? Traitements sur le fichier attach
Les types de documents Rdiger / modifier le fichier Word
Exemple de cycle de vie Changer dtat le document
Mthodologie de mise en place Distribuer un document
tapes de laudit
Chapitre 5 : dossiers et scurit
Dfinir larborescence
Chapitre 2: les premiers pas Gestion et scurit
Se connecter Chapitre 6: annuaire et gestion
La mise en page et la navigation Lannuaire
La navigation graphique Larchivage
Les listes de documents Les rapports
Les colonnes

Chapitre 3: retrouver et consulter


un document
Retrouver un document
Les rsultats de recherche
Les requtes de recherche
Consulter une fiche documentaire
Les onglets dinformation
La notion de responsable
2
Chapitre 1

Introduction VDoc Document


Management SQL

3
Quest-ce que VDoc Document
Management SQL ?

VDoc Document Management SQL est un progiciel de gestion


documentaire (GED), paramtrable, pour :
Organiser vos documents par rapport une structure de
classement principale (dossiers) et des classements
complmentaires (donnes)
Assurer le cycle de validation des documents (directement ou
via VDoc Process, grce au SDK)
Grer les droits daccs et de scurit sur vos documents
Retrouver et consulter les bons documents avec les bonnes
informations au moment voulu
Crer facilement des documents partir de modles et les
convertir automatiquement en versions pdf
Crer des groupes de documents (liasses)
Diffuser les documents valids aux personnes concernes
Rduire les changes papiers

4
Quest-ce que nest pas VDoc
Document Management SQL ?

Ce nest pas outil de publication rapide


Obligation de passer par un cycle de vie

Il nest pas adapt un extranet client


Pas dergonomie web
Une application part entire

Il nest pas fait pour stocker des centaines de milliers de


documents en sortie de scanner (courriers ou factures
scannes)
Attention la volumtrie

Il ne doit pas tre employ comme un gestionnaire de


workflow
Un seul chemin possible, obligatoire
5
Pas de champs riches (tableau, PJ, )
Quest-ce quun document ? (1/2)

Un document

est matrialis essentiellement par un fichier attach (un seul !).

peut tre caractris par des informations de description et de


classement, appeles attributs ou mtadonnes
Elles constituent la fiche documentaire.

doit pouvoir voluer.


Il peut en exister plusieurs versions de celui-ci.

doit tre valid avant dtre consultable. Il doit donc suivre


un cycle de vie (ou circuit de validation)

peut tre reli dautres documents par des liens documentaires


(amonts ou avals)

6
Quest-ce quun document ? (2/2)

Un document
peut tre distribu aux personnes concernes

peut inclure un fichier cr automatiquement depuis un modle


normalis

peut tre agrg avec dautres documents dans une liasse

peut tre associ des donnes pour un classement secondaire

Un document = un fichier + une fiche descriptive +


un cycle de vie + un numro de version +
une liste de diffusion (facultative) +
des donnes de classement + une liasse +
des liens documentaires
7
Les types de documents

Tous les documents nont pas les mmes caractristiques :


Quelles informations doit on lui associ
Modles Word diffrents
Cycles de vie diffrents

VDoc Document Management SQL permet de dfinir autant de


types de documents que ncessaire

Les documents suivent un cycle prparatoire jusquau moment


o ils sont totalement valids (applicables)

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Exemple de cycle de vie

Cration dune fiche


Saisie critres classement
Cration Responsable
Proposition dattribution (distribution)
du document
Choix des intervenants suivants

Rdaction Expert Rdaction

Accepte ou rejette le document


Validation Valideur (fichier + attributs)

Responsable
Applicable Redistribution ventuelle
nouvelle version du document
Prime le document ou cre une nouvelle
version

Responsable
Premption du document

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Mthodologie de mise en place

VDoc Document Management SQL est un outil trs structurant


Cela facilite la mise en place dune documentation
Classement, Scurit, Modles, Validation,

Avant de paramtrer une base VDoc Document Management


SQL, il est impratif deffectuer une tude (audit):
Lister les documents
Qui alimente ? Valide ? Consulte ? Reoit ?
Comment (re)trouve-t-on un document ? (mtas, indexation,)

Rdiger un rapport daudit faire valider par le chef de


projet utilisateur avant le paramtrage

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Chronologie dun projet - Proposition

Installation sur site


Dmonstration standard ( = formation animateur)
tude des besoins et rapport daudit
Paramtrage suivant le rapport daudit
Recette fonctionnelle
Import des documents existants
Recette de limport
Formation des diffrentes populations dutilisateurs

Eventuellement, utiliser une double installation :


Plate-forme de test et formation
Plate-forme de production

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Prparer le paramtrage

Identifier
les cycles de vies
les familles dacteurs (oprateurs)
Les types de documents
Recensement des attributs ncessaires
Dfinition des types de documents
Standardisation des rfrences
Construction des modles Word
Listes de distribution
Les liasses ncessaires
larborescence de classement
les donnes de rattachement (notamment externes)
les rapports statistiques

12
Chapitre 2

Premiers pas

13
Comment se connecter VDoc
Document Management SQL ?

DM possde un annuaire indpendant

Synchronisation avec lannuaire VDoc (portail)


Compte administrateur adm ou sysadmin

Connexion directe
url http://myserver.company.name/vdocopenweb

Connexion directe ou via le portail


Dans la portlet Mes applications
Application VDoc Document Management SQL, cliquer sur le bouton
Accder
La connexion du portail est rcupre par VDoc Document Management
SQL : inutile de sauthentifier nouveau
VDoc Portal doit tre dmarr !

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La page daccueil de VDoc Document
Management SQL

modes daccs aux


documents :
Navigation dans les
dossiers
Navigation dans les
donnes
Navigation dans les
liasses
Recherche simple ou
avance
Navigation graphique (si
active par
ladministrateur)

15
Consulter le contenu dun dossier

16
Le navigateur (menu gauche)

Dossiers de classement

Dossiers de donnes

Espace de travail

Corbeille
Notifications

Recherches avancesenregistres
Rapports
Navigation graphique

Dossiers des liasses

Dossiers des favoris

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Mise en page personnalisable

largir larborescence des dossiers

Rinitialiser la largeur de
larborescence des dossiers

Menu daccs des


fonctions de mise
en page
Masquer larborescence
des dossiers

18
Navigation dans les dossiers

Les documents sont classs une arborescence de dossiers


Chaque dossier est affect de droits daccs spcifiques
Un dossier apparat en gras lorsquil contient des documents
Menu Proprits : droits daccs sur le dossier

19
La partie droite de lcran : les listes de
documents (1/2)

Les listes de documents correspondent :


Au contenu dun dossier
Aux rsultats dune recherche
un dossier particuliers ( traiter, )

La prsentation change dun type de liste un autre, mais
reste homogne

20
La partie droite de lcran : les listes de
documents (2/2)

Les diffrentes colonnes


Possibilit de paramtrer (individuel / collectif)
Les icnes et codes couleurs
Lgende page suivante
Les tris et les filtres
Le filtre porte sur
Les boutons daction
Ils agissent (suivant le contexte) sur les documents cochs
Le menu Actions

21
Comprendre les colonnes (1/2)

Case cocher Slectionner un ou plusieurs documents

Actions Menu contextuel pour agir sur un document

Proprits Accder la fiche descriptive dun document

Icne de fichier Accder au fichier attach (les Word sont affichs en pdf)

Icne donnes Accder aux donnes associes (classement secondaire)

Icne dossier Accder au dossier contenant le document

Icne check-out Le fichier attach au document est en cours de modification

Icne liasse Le document fait partie dune liasse

Icnes liens Liens vers et depuis dautres documents

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Comprendre les colonnes (2/2)

Rfrence, Titre, Version, Rfrence, Titre, Version, Responsable, Date de cration


Responsable, Date de cration du document
tat courant Type dtape en cours
Statut courant Nom de ltape en cours
Nom du fichier Nom du fichier attach
Extrait par / le Nom de lutilisateur qui est en train de modifier le fichier
et date dextraction
Nouveaux documents Mise en valeur des documents rcents
Nombre de consultations Compteur
Nombre de modifications Compteur

23
Mise en page personnalisable

Affichage et tri sur Columns des vues

Ladministrateur peut fixer une mise en page commune

24
Les favoris

Pour accder plus vite :


Aux dossiers
Aux liasses
Aux donnes

25
La navigation graphique

Vision graphique de la pyramide documentaire


La navigation principale peut tre remonte dans Vdoc Portal
Dans chaque image graphique, prsence de liens vers :
Une autre image de niveau infrieur
Un dossier ou une recherche paramtre
Un lien externe VDoc

Accs via le menu

Fonction optionnelle activer

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Exemple de navigation graphique

Ouverture directe de dossier

Ouverture autre navigateur

27
Chapitre 3

Retrouver et consulter un document

28
Pour retrouver un document

En accdant au dossier qui le contient


Ncessite de savoir o il se trouve !

Via les dossiers spciaux


traiter, mes documents,
Pas efficace pour les documents quon ne traite pas soi-mme

Par le classement par donnes


Implique une bonne connaissance de ce classement

Par la navigation graphique

Par les fonctions de recherche

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Les rsultats de recherche

Mot recherch

Mot trouv
dans le titre

Mot trouv
ailleurs

Accs au dossier contenant

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La recherche en texte intgral

Une recherche la Google


Tout le monde comprend !
Recherche de mots dans
Le titre ou la rfrence
Le fichier joint
A savoir :
Caractre joker : ajouter * la fin du mot et encadrer de
guillemets
"radio* retrouve radioactif, radiodiffusion,
Si un seul mot, extension de la recherche au pluriel ou au verbe
conjugu
Si plusieurs mots, VDoc recherche des documents contenant
exactement tous les mots
Groupe de mots constituant une expression : mettre entre
guillemets
Oprateurs boolens : AND, OR, NEAR

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La recherche avance (multi-critres)

Les critres portent sur les attributs


Importance de la dfinition des
attributs (indexation)

On peut enregistrer des requtes publiques ou prives


Dans le menu Mes recherches + Portlet dans le portail
Chacun peut ouvrir ses recherches personnelles dautres
utilisateurs
32
Consulter un fichier

Ouverture du fichier associ un document :


A partir dune liste des documents cliquer sur licne

A partir de la fiche documentaire onglet Gestion du fichier

Les documents Word souvrent en mode pdf


(conversion paramtre par dfaut)

Confort de consultation et dutilisation 33


Consulter/Modifier une fiche
documentaire

En ditant les proprits, le petit bouton vert

Consulter les proprits dun document :


Onglet Informations gnrales caractristiques gnrales
Onglet Attributs documentaires critres classement / recherche
Onglet Gestion du fichier consulter / modifier le fichier
Onglet Diffusion distribution des personnes
Onglet Liens amont/aval liens documentaires
Onglet Liasses les liasses du document
Onglet Historiques les versions successives

Toute modification doit tre enregistre !

34
Longlet des attributs

Ouvert par dfaut


Les attributs sont ceux paramtrs au pralables par le
gestionnaire pour ce type de document

35
Longlet Informations gnrales -
Informations

Lenveloppe (caractristiques gnrales)


Toujours les mmes informations pour tous les documents
Divis en 3 sous-onglets

36
Longlet informations gnrales -
Cycle de vie

Affiche les tapes du cycle de vie de ce document


Les tapes franchies (en rouge)
Les tapes en cours et venir (en noir)

Il est possible de modifier les acteurs et les options des tapes


en cours et venir

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Longlet informations gnrales -
Donnes lies

Onglet souvent non rempli


La gestion de donnes nest utilises que sur certains projets
Rfrence un classement hirarchique externe VDoc
Souvent li la production industrielle

Slection et/ou modification des donnes dun


documents
ATTENTION, seulement limit par la scurit 38
Longlet Gestion du fichier

Pour consulter ou modifier un fichier


Actions : Consulter lhistorique du fichier
A chaque extraction, VDoc cre une sauvegarde

39
Longlet Diffusion

Diffusion dite automatique


Tracer et utiliser la diffusion documentaire
Diffusion secondaire optionnelle (type de document)
La redistribution est automatique

Ne pas confondre avec la notification manuelle (vu plus loin)


Diffusion papier

40
Longlet Liens amont / aval

Navigation hypertexte trs pratique


Amont / aval : au sens de la pyramide documentaire
Mais sur le plan technique, les liens sont symtriques

41
Longlet Liasses

Pour savoir si un document fait partie dune liasse


Les liasses permettent de grer des groupes structurs de
documents
Vous pouvez produire un pdf global ou un zip de tous les
fichiers
Une liasse peut en contenir dautres
Toute liasse commence par un document chef de file

42
Longlet historique

Tous les historiques ncessaires !


Les versions du document
Les versions du fichier
Les oprations (tapes franchies) avec les annotations
Les demandes de modifications
La diffusion
Les modifications dattributs (comparaison entre 2 ditions)
Les consultations et ditions du fichier

43
Chapitre 4

Crer et faire vivre un document

44
Crer un nouveau document

Qui peut crer un document ?


Les utilisateurs qui font partie de la
premire tape dun cycle de vie
Le droit de cration dpend donc du cycle
de vie
Chaque utilisateur peut ne crer que
certains types de documents
Rappel : le crateur devient le
responsable

Depuis VDoc Portal, on ne voit quune


partie des types de documents
Documents avec modle Word
Mcanisme dit Raccourci internet

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Crer un nouveau document : les
phases

1 : choisir un type de document (les types sont proposs en


fonction du profil de lutilisateur)
2 (optionnel) : choisir le dossier de stockage si non automatique
3 (optionnel) : choisir les donnes associes au document
4 : renseigner les attributs documentaires
champs rouges = obligatoires
5 (optionnel) : prparation de la liste de diffusion
Personnes qui recevront une alerte (e-mail) lorsque le document sera
devenu applicable (= sera totalement valid)
6 (optionnel) : choix des intervenants pour chaque tape
7 : Choix ou cration dun fichier suivant un modle ou
attachement dun fichier existant, possibilit de ne pas choisir de
fichier

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La notion de responsable

Notion fondamentale !
La personne qui cre un document en devient le responsable
Elle en garde la matrise totale
Le crateur nest pas le rdacteur ni le valideur

Il est le garant de la bonne gestion de ce document


Corrections mineures (option activer pour ltat applicable)
Choix des oprateurs et modification ultrieure
Changement dtat la place des oprateurs (option activer)
Analyse des demandes de modification
Nouvelles versions
Diffusion documentaire

Il peut dsigner un autre responsable (attribut VDoc)

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La gestion de droits par dfaut

Par dfaut, tous les dossiers sont publics


Seuls les documents applicables sont visibles par tous
Rfrence en vert

Les documents en cration, rdaction, validation, premption


ne sont visibles que par ceux qui doivent intervenir ou sont
dj intervenus
Rfrence en bleu ou noir (prim)

Dans un dossier donn, les utilisateurs voient un nombre de


documents diffrent !

Un administrateur est soumis ces rgles, pas un super


administrateur

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Traitements automatiques sur les
fichiers Word attachs

Notion de valorisation
Un fichier Word peut tre automatiquement valoris (rempli avec
les attributs) si il a t cr partir dun modle VDoc
Le fichier est mis jour chaque changement dtat
Il peut tre mis jour manuellement via le bouton Mettre
jour
La fonction Donnes contenues permet de comparer les
proprits du fichier et de la fiche descriptive

Notion de conversion PDF


Pour les documents MS Office (Word, Excel, Powerpoint)
Si la conversion PDF a t paramtre, le fichier est converti
lorsquil est consult ou par un agent quotidien
Une fois converti, le fichier est stock pour les prochaines
consultations
Si le fichier est modifi, il est reconverti la prochaine
visualisation

Oprations effectues par le poste Engine


49
TP Crer un document

Crer un nouveau document bas sur un modle Word

Une fois cr, vous pouvez retrouver ce document :


Dans la portlet Mes documents (tant quil nest pas
applicable)
Dans la portlet Mes tches si vous devez intervenir nouveau
Grce la recherche

Ouvrir le fichier et constater


La conversion PDF
La prsence des champs pr-remplis

50
Intervenir en cours de cycle :
comment ?

Comment accder un document modifier ?


Depuis les messages reus (lien) suite une action de
loprateur prcdent
Depuis les portlets Je dois traiter ou Je suis en retard du
portail
Depuis le menu Documents traiter de VDoc Document
Management SQL

51
Rdiger le fichier

La fiche documentaire cre par le responsable contient un


document Word coquille vide

Lextraction sur le PC du rdacteur est ncessaire


Extraire un fichier : verrouiller le fichier et le sortir pour
effectuer des changements
A la premire extraction, choisir un rpertoire de stockage
temporaire
Enregistrer un fichier : remettre un fichier modifi et
dverrouiller
Description pas pas sur les pages suivantes

Les mmes oprations sont refaire en cas de correction


ultrieure

52
Rdiger ou modifier un fichier Word
(1/4)

Il faut procder en 4 tapes


1. Extraire le fichier Word pour le rapatrier sur votre poste
Depuis la fiche ouverte (ou depuis le menu Actions dans une
liste de documents), choisir Extraire
Le fichier devient verrouill
Il est consultable par les autres, mais pas modifiable
On peut quitter VDoc si on veut

Serveur
VDoc

original :
verrouill extraction copie locale
de travail

53
Rdiger ou modifier un fichier Word
(2/4)

2. Modifier le fichier Word sur votre poste


Ne pas modifier les zones encadrs de tirets rouges clignotants
Vous pouvez quitter Word et VDoc, puis revenir plus tard
Le fichier reste verrouill pendant tout ce temps
Enregistrer rgulirement le document, comme nimporte quel
autre fichier Word

54
Rdiger ou modifier un fichier Word
(3/4)

3. Ranger le fichier Word termin sur le serveur VDoc


Il faut donner la raison du rangement
Le fichier est dverrouill dans Vdoc (sauf si vous demandez le
garder extrait, pour continuer le modifier)
Lexemplaire sur votre PC est supprim (sauf si vous spcifiez le
contraire)

Serveur
VDoc

original : mis
jour et libr rangement copie locale :
efface

55
Rdiger ou modifier un fichier Word
(4/4)

4. Transmettre le document loprateur suivant


Utiliser le bouton Changer dtat
Ajouter un commentaire

56
Changer dtat un document

Changer dtat un document


Qui peut changer dtat un document ?
Loprateur de ltape courante
Le responsable de version si loption Le responsable peut valider
tous les changements dtat est active dans le type de document
Choix de ltape suivante ou retour
Nomination ventuelle des intervenants
Revalorisation automatique du document
Voir lhistorique des oprations

57
Donner son avis sur un document

En gnral, pas de modification


Annoter un document
La possibilit dannoter est une option donne une ou plusieurs
tapes du cycle de vie
Lannotation est souvent utilise pour viter lextraction du
document.
Elle permet une personne dannoter un document
Elle permet de refuser/valider une version depuis la
messagerie sans connexion VDoc

Pour la correction par le rdacteur :


Voir lhistorique des oprations pour relire les annotations
Consulter les attributs documentaires

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Modifier les oprateurs dun
document

Qui peut modifier les oprateurs dun document ?


Le responsable de version peut modifier les oprateurs associs
aux diffrentes tapes dune version

Modification
Cela permet de rpondre aux besoins de dlgation ponctuelle
dun document
Certaines options sont galement modifiables
Avec nomination et Avec interruption

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La distribution automatique (1)

Quest-ce que cest ?


Attribution dun document des personnes pour quelles le
prennent en compte
Les personnes dsignes reoivent un message spcifique
Elles doivent accuser rception pour montrer quelles vont
sappuyer sur le document dans leur travail quotidien
Notion ISO 9001 importante

Quand la distribution est-elle effectue ?


Lorsque le document est valid (passage ltape applicable)
Possibilit de re-distribution ultrieurement

Ne pas confondre :
La distribution dun document applicable
Lenvoi dun document lintervenant suivant, lors dun
changement dtape du cycle de vie
Message diffrent

60
La distribution automatique (2)

La liste de distribution
Elle peut tre associe un type de document
Elle peut tre modifie pendant le cycle de vie
Les personnes cites dans la liste de distribution sont notifies
lorsque le document devient applicable

Actions des destinataires


Il faut lire le document, puis en accuser rception
2 points daccs :
Dans le-mail reu
Dans le dossier Bote de rception
Attention : il y a un dlai de rponse
Au-del : message de relance chaque jour

Suivi par le responsable


Dans le dossier Bote denvoi

61
La distribution manuelle

Distribution manuelle dun document

Qui ? Le responsable de version


Quand ? A toutes les tapes du cycle de vie
O ? Proprits du document, bouton Diffuser en bas

Lenvoi du mail est immdiat (ne tient pas compte du statut


applicable)

Options denvoi
Accus de rception
possibilit dattacher le fichier en pice jointe
Personnalisation du mail
ajout de destinataires externes (e-mails spars par un point-virgule)
personnalisation du sujet et du corps du mail

62
La demande de modification

Qui peut faire une demande de modification ?


La demande de modification ne peut se faire que sur une version
applicable
Lutilisateur doit tre authentifi (la demande ne fonctionne pas
avec laccs Public)

Demander une modification


Une fois envoye au responsable, la demande peut faire lobjet
dun refus : dans ce cas, le demandeur est notifi par mail
Si la demande est accepte, le document fait lobjet dun
changement de version

Voir lhistorique des demandes de modifications

63
Crer une nouvelle version dun
document

Crer une nouvelle version


Qui peut crer une nouvelle version ?
Le Responsable de version
Les autres crateurs possibles, si loption est active
Renseigner les attributs documentaires
Choisir le prochain indice
Garder ou non les mmes oprateurs
Loption Gardez les mmes oprateurs permet de rcuprer les
oprateurs ou les mmes tapes que la version prcdente
Si le cycle de vie a t modifi et que loption est coche, les
modifications ne seront pas rpercutes
Choisir la faon de grer le fichier
Option : dplacer les liens vers et depuis la nouvelle version
Voir lhistorique des versions

Premption automatique de la version prcdente

64
Document Management for SQL
Office 2007

Intgration Microsoft Office Word 2007


Complment intgr au ruban

Permet
La cration de document standard VDoc
La modification de document VDoc
(extraction / rangement du fichier / annulation dextraction)
Le changement dtat
(fonction Mes tches traiter)
Insertion dhyperliens vers des documents VDoc DM

Sinstalle et sutilise comme un composant (cf. plus loin) depuis


ladministration

Composants disponible en tlchargement depuis


ladministration

65
Chapitre 5

Dossiers et permissions

66
Permissions des dossiers

Principes
Les permissions sur les dossiers permettent de dfinir trs
finement les droits des diffrents utilisateurs sur l'ensemble de la
structure documentaire, et en cohrence avec les rgles de
gestion des versions
Les permissions s'appliquent distinctement sur des personnes,
des groupes ou en fonction des sites
Les permissions des dossiers sont complmentaires des autre
mcanismes de droits
Visibilit des document uniquement applicables
Oprateur de la 1 tape du cycle de vie pour la cration

67
Dfinir et grer larborescence des
dossiers

Dossiers et droits
Les dossiers sont lis un site
Possibilit de modifier le site, le responsable et le dossier parent
= dplacer
Possibilit dactiver lhritage des droits dfinis sur le dossier
parent
Possibilit dappliquer les droits aux sous-dossiers
Onglet "Droits effectifs" pour visualiser les droits dun utilisateur
sur le dossier

68
Chapitre 6

Annuaire et gestion

69
Lannuaire VDoc Document
Management SQL

Les lments de lannuaire


Utilisateurs, groupes, sites
Utilisation de lannuaire dans le cadre de VDocSuite :
Principe : lannuaire de VDoc Portal est synchronis vers
lannuaire de VDoc Document Management SQL (synchronisation
sens unique)
Cration/modification/suppression utilisateur ou groupe
Attention, certains champs nexistent que dans VDoc Document
Management SQL
La synchronisation est immdiate
Les utilisateurs doivent tre grs uniquement depuis le portail
A chaque tape dun cycle de vie doit tre associ un groupe
Ces groupes spcifiques VDoc Document Management SQL doivent
par contre tre crs spcifiquement dans VDoc Document
Management SQL

70
Lannuaire VDoc Document
Management SQL : les sites

Site = sous-ensemble de la base documentaire, gr de manire


distincte

Chaque lment de ladministration est rattach un seul site :


Personnes, groupes, modles de distribution, cycles de vie, types de
documents, modles de documents

On peut dfinir 1 ou plusieurs administrateurs pour chaque site :


Ils pourront modifier uniquement les lments de leur site
Le super administrateur (sysadmin) peut ainsi dlguer ses tches
Lui seul peut grer tous les sites
Un administrateur dlgu ne peut tre associ qu un seul et unique
site

Profil Super administrateur identique sysadmin

71
Larchivage

Principe : archivage des fichiers vers un File System


Une rgle standard, possibilit den ajouter dautres
Objectif : allger le volume de la base de donnes
Option : supprimer ou non les mta-donnes des versions
Effectu par un agent (Archive_job) qui traite les documents
la dernire tape
Paramtrage via le type de document

72
Les rapports

Les rapports statistiques sont construits sous Excel


Ils sont le rsultat de requtes de recherche avance
Possibilit de dfinir des modles Excel pour les rapports

73
Un exemple de rapport

74
FORMATION
VDoc Document Management - Administration

Partenaire stratgique de la Transformation Numrique


Pr-requis

Les pr-requis fonctionnels


Projets de GED
Avoir suivi les cours VDoc Document management :
Animation

Les pr-requis techniques


Bonnes pratique des requtes SQL et de Transact-SQL
Connaissance de Microsoft SQL Server et IIS server
Notions souhaitables des langages XML et JavaScript

76
Plan du cours

Chapitre 1 : cadre technique Chapitre 4 : Les types de documents

Dfinition
Pr-requis Champs libres et champs listes
La console VDoc Open Server Caractristiques gnrales des
La console VDoc Open Web types
Droits daccs aux attributs
Rfrences formates
Chapitre 2 : lannuaire VDoc DM Dossiers de classement

Lannuaire Chapitre 5 : Modles Word


Les sites Les modles
Les profils Procdure de cration
Insertion de champs
Chapitre 3: les cycles de vies Enregistrement du modle

Chapitre 6: navigation graphique


Dfinition
Paramtres principaux Images de fond
Options Zones cliquables
Listes de distribution Navigation

77
Plan du cours

Chapitre 7 : Les liasses Chapitre 9: Complments


documentaires
Informations disponibles
Les rgles de conversion
Prsentation et utilisation Grer larchivage
Publication des liasses
Les modles de liasse Les variables globales
Les agents SQL

Chapitre 8 : Cration et
Modification des rapports Excel

Conception de rapports
Modification des rapports existant
Les modles Excel pour les rapports

78
Chapitre 1

Cadre technique gnral

79
Pr-requis techniques (1/2)
Environnement
Windows Server 2003 (32 bits) ou 2008 (32/64 Bits)
Microsoft SQL SERVER 2005 SP2 (32 bits) ou 2008 (32/64 Bits)
64 bits support partir du SP1

SQL Server 2000 et 2005 version Express ne sont pas supports

Affichage web : Microsoft IIS 6 (recommand) ou 7 (support)

Il est possible dutiliser une seule machine pour VDoc Document


Management SQL Server et VDoc Document Management SQL Web

Il est obligatoire dutiliser une machine ddie pour VDoc Engine.


Ne jamais installer sur des machines :
Contrleur de domaine
Serveur de messagerie Exchange ou Notes (etc.,)
Serveur Terminal Server
Serveur Sharepoint

80
Pr-requis techniques (2/2)

Linstallation ncessite un compte de service qui sera administrateur


local des trois machines
utilis pour linstallation des produits (y compris MS Office) et pour le
dmarrage des services.
Pr requis pour les postes clients
Systme Windows XP ou Windows Vista ou Windows 7 (32/64 Bits)
Navigateur IE 7.0 , IE 8.0, IE 9.0
Active X VDoc DM SQL ncessite linstallation dun Active X sur les postes clients
Le site VDoc DM SQL doit donc tre spcifi en tant que site de confiance
(acceptation des JavaScripts et des Scriptlets).
Dsactiver le filtre XSS pour les scripts
Paramtrage VDoc DM SQL nest pas compatible avec les fonctions de blocage des
navigateur fentres publicitaires (dsactiver le bloqueur de IE, de Google, de Yahoo,
)

Microsoft Office obligatoire sur la machine VDoc Engine


Open Office non-support mais pas incompatible (conversion PDF)

81
Le paramtrage fonctionnel

Lessentiel du paramtrage fonctionnel


seffectue par un clic sur longlet
Administration

82
Le paramtrage technique

La prparation des modles Word ncessite de travailler sur


un PC utilisateur quip de VDoc Design for Word

Certaines fonctions techniques (dfinition de la base, du


serveur Engine, ) se font avec la console VDoc Open Server
et la console VDoc Open Web

83
La console VDoc Open Server

Cration ou association de bases


Assistant de configuration

84
La console VDoc Open Server (suite)

Fonctions disponibles :
Cration dune base ou association dune base existante
Migration de bases en version ancienne
Mise en place synchro dannuaire avec VDoc Portal

85
La console VDoc Open Server (suite)

86
La console VDoc Open Web (2009)

Association de bases et de rgles de conversion de documents


Assistant de configuration

87
La console VDoc Open Web (suite)

88
Chapitre 2

Lannuaire VDoc Document Management SQL

89
Lannuaire VDoc Document
Management SQL

Les lments de lannuaire


Utilisateurs, groupes, sites
Utilisation de lannuaire dans le cadre de VDocSuite :
Principe : lannuaire de VDoc Portal est synchronis vers
lannuaire de VDoc DM SQL (synchronisation sens unique)
Cration/modification/suppression utilisateur ou groupe
Attention, certains champs nexistent que dans VDoc Document
Management SQL
Table de paramtrage de la synchro : vdocportal_syncpersons
La synchronisation est immdiate
Les utilisateurs doivent tre grs uniquement depuis le portail
Lauthentification est gre par VDoc Portal
Connexion directe VDoc DM possible
Authentification LDAP ou Windows respecte si elle est prvue dans
VDoc Portal

90
Lannuaire VDoc Document
Management SQL : les sites

Site = sous-ensemble de la base documentaire, gr de manire


distincte

Chaque lment de ladministration est rattach un seul site :


Personnes, groupes, modles de distribution, cycles de vie, types de
documents, modles de documents
On peut dfinir 1 ou plusieurs administrateurs pour chaque site :
Ils pourront modifier uniquement les lments de leur site
Le super administrateur (sysadmin) peut ainsi dlguer ses tches
Lui seul peut grer tous les sites
Un administrateur dlgu ne peut tre associ qu un seul et unique
site

Un utilisateur cr dans lannuaire du portail appartient par dfaut


au premier site de la liste

91
Les profils des utilisateurs

Les diffrents profils :


Super administrateur (gestionnaire des sites) = sysadmin
Administrateur de site
Contributeur
Lecteur
Public (pas de contrle daccs)

Mthode pour rendre un utilisateur administrateur


On ne dsigne pas les administrateurs dans la fiche du site
On affecte les utilisateurs un site et on leur donne le profil
administrateur

92
Gestion des mots de passe

2 modes dauthentification possibles VDoc Document


Management SQL ou Windows
!!! Le mode dauthentification Windows est obsolte !!!
Garder pour compatibilit ascendante
Un utilisateur cr doit avoir pour mode dauthentification VDoc
Document Management SQL

Chaque utilisateur peut modifier son mot de passe et son mode


dauthentification (Bouton Administration, menu restreint)
!!! Fonction obsolte !!!
Garder pour compatibilit ascendanteL

Lauthentification est dornavant pris en charge par le


portail

93
TP 1 : lannuaire

Crer des utilisateurs et des groupes


Crer dans Portal et/ou Open suivant le contexte
Crer 4 utilisateurs rpartis dans 2 groupes :
groupe Users = user1 et user2
groupe Managers = manager1et manager2
Chaque user a un responsable hirarchique du groupe
Managers

Crer un utilisateur (boss) qui sera responsable des 2


managers prcdents
Crer un groupe (tous) qui contient les 2 autres groupes
plus le boss

On fonctionne avec 5 utilisateurs et 3 groupes

94
Chapitre 3

Le cycle de vie

95
Les cycles de vie

Quest-ce quun cycle de vie ?


Un cycle de vie est un ensemble dtapes successives par
lesquelles doit passer une version de document avant de
devenir applicable

Cycle de vie minimal : 3 tapes


Un cycle de vie doit comporter au minimum 3 tapes :
1 tape de type modification = document cr et dcrit
1 tape de type application = document valid et publi
1 tape de type premption = document obsolte

Premption (obsolescence)
Lorsquune version devient applicable, la version prcdente est
automatiquement prime, do ltape de premption
On peut aussi primer directement une version sans en crer une
nouvelle

96
Cycles de vie : points importants

Visibilit dun documents dans le cycle de vie


Tant quune version de document nest pas applicable, elle nest pas
visible par les utilisateurs de VDoc Document Management SQL. Elle est
visible seulement par :
Le responsable de la version
les oprateurs de ltape courante
le super administrateur
Modification du cycle de vie
La modification dun cycle de vie nentrane pas la modification des
cycles associs aux documents dj crs partir de ce cycle
Pour modifier un cycle, il faut crer une nouvelle version du document, et
ne pas slectionner loption Gardez les mmes oprateurs
Si cette option est slectionne, aucune des modifications du cycle de vie ne
seront prises en compte dans la nouvelle version.
Possibilit de notifier le responsable du document chaque
changement dtat

97
Exemple 7 tapes

98
Les paramtres globaux dun cycle de
vie

Le nom
Le site auquel est rattach le cycle de vie
La possibilit de rendre applicable immdiatement un
document aprs lavoir cr
La possibilit de notifier par messagerie le responsable lors
de chaque changement dtape

99
Les tapes du cycle de vie

Chaque tape du cycle de vie


est caractrise par :
1 nom
1 oprateur (membres dun
groupe, personne ou rle
calcul)
Avec ou sans supplants
1 type dtape (modification,
rdaction, vrification,
approbation, application,
premption)
Impact important sur les mises jour de
document Word

1 tape (facultative) de retour


en cas de rejet par
loprateur
des options

100
Les options des tapes

Avec notification Les oprateurs de ltape suivante reoivent un message

Avec interruption Lintervention dun seul des oprateurs prvus suffit dclencher le
changement dtape.
Option globale : tout changement dtape par le responsable du
document est immdiat, mme si loption nest pas coche.

Avec nomination Loprateur en cours peut slectionner les suivants (parmi ceux qui
sont prvus) option inutile pour la premire tape

Public Dans cette tape, le document est visible par tous les utilisateurs

Droit de modification Loprateur en cours peut modifier les attributs documentaires. Le


responsable et le super-administrateur peuvent toujours modifier.
Dlai de ralisation Au-del de ce dlai, loprateur en cours reoit des messages de
relance
Possibilit dannoter Pour les tapes de type vrification et approbation,
loprateur en cours peut donner son avis et saisir des annotations
depuis le mail quil reoit pour lui signaler le document contrler

Supplants Liste de personnes que lon peut slectionner comme oprateur (non
pris en compte par dfaut).

101
Le choix des oprateurs suivants

Le plus courant : parmi les membres dun groupe


Recommandation : dfinir un groupe par tape et par type de
document
Un oprateur dune tape antrieure
Le responsable du document
Une personne dpendant dun oprateur antrieur
Ces notions doivent tre paramtres dans lannuaire
Responsable hirarchique
Responsable fonctionnel
Secrtaire

102
Cas plus complexe

Pour laisser un oprateur choisir un oprateur suivant parmi


une liste cible de personnes
Combinaison groupe + nomination + supplants

Et si la liste propose doit elle-mme dpendre de loprateur


courant ?
Exemple : la liste des techniciens du site de loprateur
Dfinir un groupe (dpendant du site) comme responsable de
chaque utilisateur (au sens hirarchique classique)
Paramtrer loption envoi au responsable

103
TP 2 : Crer des cycles de vie

Crer 2 cycles de vie

Oprateur
Etape Type Cycle long Cycle court

Cration Modification Users Tous


Rdaction Rdaction Tous

Relecture Vrification Suprieur du


rdacteur
Validation Approbation Suprieur du
responsable
Application Application Responsable Responsable

Premption Premption Responsable Responsable

104
Modle de diffusion

Quest-ce quun modle de diffusion ?

Modle de diffusion public versus modle de diffusion priv


Modles de diffusion publics :
Peuvent tre utiliss par tous les oprateurs sur la base VDoc Document
Management SQL, et sont donc crs et grs par l'administrateur. Lui
seul a le droit d'en prciser le contenu.
Modles de diffusion privs :
Chaque oprateur sur la base a la possibilit de crer des Modles de
distribution privs, que lui seul pourra utiliser et dont il aura la gestion
exclusive

Cration de modles de diffusion

105
TP 3 : Modles de diffusion

Crer un modle de diffusion public


Appeler ce modle Liste-Tous
Inclure le groupe Tous

106
Chapitre 4

Les types de document

107
Quest-ce quun type de document ?

Un type de document = un cycle de vie + des attributs

Un type de document est constitu dun ensemble dattributs


(ou de mtadonnes), choisis dans une liste globale
dattributs

Les attributs documentaires ont 5 fonctions :


Caractriser le document
Indexer le document pour la recherche
Construire la rfrence formate (facultatif)
Dfinir le dossier de rangement (facultatif)
Valoriser ces attributs dans le fichier Word (facultatif)

Choisir les attributs dans un dictionnaire de champs qui


auront t dfinis au pralable

Impratif : cocher la case Est index pour la recherche


pour tout champ utilis dans plusieurs types de documents
108
Les diffrents types de champs : champs VDoc
& champs listes

Champs VDoc : attributs systmes, toujours prsents


rfrence du document et version, titre, responsable, dates de
rdaction, de mise en application, date de rvision,

Champs listes : choisir une valeur dans une liste


Les valeurs peuvent tre dfinies par ladministrateur
Les valeurs peuvent provenir dune base externe ou dun tableau
Excel
Il existe des listes prdfinies (non modifiables) :
Listes des personnes et des services (service =groupe) proviennent de
Initiales des personnes et des services (service =groupe) lannuaire

Rfrence amont et aval (liens documentaires)


Tous les dossiers
Option daffichage : slecteur (plus pratique pour grandes listes)
Option dutilisation : slection de plusieurs valeurs autorise

109
Les diffrents types de champs :
champs libres

bit Boolen
Champs libres : ajouts
image Image
selon les besoins du client
char Texte de longueur fixe
saisie libre numeric Nombre entre -1038+1 et 1038-1
un type dattribut doit decimal
tre prcis (date, int Nombre entier entre -231 et 231-1
boolen, texte)
float Nombre dcimal entre -1,7938 et 1,7938
une valeur par dfaut
real Nombre dcimal entre -3,438 et 3,438
peut tre ajoute
varchar Texte de longueur variable
souvent utiliss comme
datetime Date entre le 01/01/1753 et le
cachs contenant une 31/12/9999
valeur fixe ou calcule, smalldatetime Date entre le 01/01/1900 et le
pour le calcul de la 06/06/2079 (prcision : 1 mn)
rfrence ou du dossier smallint Nombre entier entre -215 et 215-1

110
Ajouter des champs un type de
document

appel dune valeur par dfaut


modifier lordre procdure SQL la cration,
daffichage lcran aprs saisie pour ce type de
document
supprimer un attribut

111
Autres caractristiques des types de
documents

voir pages
prcdentes voir pages suivantes en cration de document :
pas dcran pour la
distribution ni les
intervenants

autorisation globales pour faciliter la gestion


en cration de document :
association une donne
obligatoire

112
Gestion des droits daccs aux
attributs

Matrice des droits par tape


Dfinition des droits de modification pour chaque champ, chaque tape
du cycle de vie associ au type de document
Cliquer sur un symbole pour changer le droit sur une tape
Si lattribut est obligatoire, impossible de le rendre non modifiable la
premire tape du cycle
Si lattribut nest pas affich dans la grille, il nest jamais modifiable
Si ltape du cycle de vie a t dfinie sans loption Droits de
modification, les attributs ne sont pas modifiables

113
Type de document et attributs

Modification des documents


Impossible de changer le type de document associ une version
de document

Modification dun type de document


Suppression dun attribut :
Lattribut est supprim dfinitivement pour toutes les versions
cres partir de ce type.
Ajout dun attribut :
Lattribut est ajout toutes les versions cres partir de ce type.
La valeur est initialise vide (pas de valeur par dfaut).

Tables SQL Server


Pour chaque type de document une table SQL Server,
sauf si aucun attribut libre ou liste

114
TP 4 : cration dun type de
documents

Crer les champs


Nom champ Type Multi- Type Affichage Index Valeur(s) par dfaut
valeurs libre slecteur pour
recherche
Nom du produit Liste Non Non Oui VDoc DM, VDoc Process, VDoc
Portal, VDoc EasySite
Version produit Libre varchar Oui 1.0

Type de Liste Non Non Non Fonctionnelle, Technique


spcification
Critre Liste Non Non Non Urgent, Moyen, Faible
dimportance
Mots-cls Liste Oui Oui Oui GED, Portal, Commercial,
Consultant, France, Italie,
Classement de la Liste Non Non Non Accept, Refus
demande
Nature de doc Liste Non Non Non Courrier, Fax, Email, Note de
personnel travail
PREFIXE Libre varchar Non ---

115
TP 4 : cration dun type de
documents (suite)

Crer 2 types de documents


Spcification Document personnel
Cycle de vie Cycle Long Cycle Court
Version par dfaut 1.0 A
Dossier principal par Dossier VDoc Dossier VDoc
dfaut
Sous-dossier Non (Paramtre fix plus tard)
Distribution par dfaut Tous ---
Motif de changement de Oui Oui
version obligatoire
Cration rapide Non Oui
Le Responsable peut Oui Oui
valider
Rfrence formate Non (Paramtre fix plus tard)
Li une donne Non Non

116
TP 4 : cration dun type de
documents (suite 2)

Attributs des 3 types de documents


Spcification Document
personnel
Titre Obligatoire Obligatoire
Rfrence Obligatoire Obligatoire
Version du produit Obligatoire
Nom produit Obligatoire
Type de spcification Obligatoire
Mots-cls Facultatif Facultatif
Critre dimportance
Classement de la
demande
Liste des personnes
Nature de doc perso Obligatoire
Responsable Obligatoire Facultatif

117
La construction des rfrences
formates

Rfrence formate
Pour que chaque document ait une rfrence unique
(recommand)
Rfrence = concatnation dattributs documentaires et dun
numro chrono sur N caractres

Le numro chrono peut dpendre dun ou plusieurs attributs

Exemple de rfrence, suivant un format


code service/anne/numro

Document n AQ/2006/0044

118
Rfrences formate : complments

Pour intgrer un texte fixe, utiliser un attribut texte masqu

Si des documents sont supprims, les trous dans la


chronologie ne sont pas rutilisables

119
TP 5 : mise en place des rfrences

Spcification

Document
personnel

120
Le dossier de classement

Dossier de classement
Pour que chaque nouveau document soit automatiquement rang
dans le bon dossier
Cration automatique des dossiers au fur et mesure du besoin
Dfinition dune arborescence partir dattributs VDoc ou listes
prconstruites
Possibilit de rajouter des attributs listes, par paramtrage sur le
serveur (avec SQL Server Management Studio)

Ces manipulations sont abordes plus loin

Pour rechercher les documents dans une arborescence


complexe, utiliser plutt la recherche avance

121
Exemple de formatage des noms de
dossiers

Ajout dun niveau personnalis


complter
Paramtrage dans le type de document

122
TP 6 : dfinir le dossier de classement (1)

Renommer Dossiers VDoc en Documents techniques


Modifier les permissions sur ce dossier pour que seul le
groupe Rdacteurs spcifications puisse crer des documents
(= niveau propritaire) et que tout le monde puisse les lire
(niveau relecture)
Crer un dossier Dossiers personnels accessible en lecture
uniquement, puis crer un sous-dossier par personne, chacun
tant diteur de son propre dossier

123
TP 6 : dfinir le dossier de classement (2)

Ajout dun critre type de spcification pour dfinir des


sous-dossiers des Spcifications
1) crer les mots-cls pour le paramtrage avec SQL Server
Management Studio ; 2 mthodes au choix :
1. Excuter la requte :
INSERT INTO DEFFOLDERS_STDVALUES (LABEL, SQLSELECT) VALUES
('[TYPSPEC]', 'VDOC_LISTE_TYPE_DE_SP_CIFICATION FROM
VDOC_SPCIFICATION_0 WHERE IDVERSION=@IDVERSION')
2. Ajouter une ligne dans la table DEFFOLDERS_STDVALUES

124
TP 6 : dfinir le dossier de classement (3)

2) Utilisez les mots-cls pour dfinir les noms de sous-dossier

Faire de mme avec le type de document Document


personnel
Sous-dossier = nom du responsable ([RESPFULLNAME])

125
Chapitre 5

Modles de documents Word

126
Les modles de documents

Objectifs
Normaliser la prsentation des documents
Alimenter automatiquement certains lments du fichier Word
partir dattributs du document VDoc Document Management SQL

Prparation des modles


Installation du composant VDoc Design for Word sur les postes de
travail qui en besoin
Les modles Word sont stocks sur un rpertoire partag du
serveur (dfini dans la variable globale $TempDir)
Chaque modle Word est associ un et un seul type de
document
Par contre, un type de document peut se voir associer plusieurs
modles Word

127
Cration des modles de documents Word

Ne jamais utiliser les boutons standard de Word


Nouveau, Ouvrir, Enregistrer

Utiliser la barre doutils VDoc Design for Word

La barre doutils VDoc Design Word (version Office 2007)

128
Cration dun modle de documents

Suivre les tapes :


Ouvrir Word
Ouvrir une session ,
saisie Login / Password

Crer un nouveau modle Modle1 (aucun autre fichier


ouvert !)
Ajout de champs (voir pages suivantes)
Enregistrer son modle :
Nouveau modle ou modification dun modle existant
Laisser le rpertoire de stockage
Association un Type de Document
Ajout aux favoris Web (option)
Fermer Word

129
Insertion des champs

Choix des attributs VDoc ou des attributs


propres un type de document

Attributs disponibles

Ajout de lattribut en WordArt

(affichage conditionnel
paramtrable)

Ajout combin
libell et attribut

Ajout dun tableau


(mise en forme
paramtrable)

130
Cas particuliers

Tableau des intervenants


Utiliser un tableau sur le vocabulaire de lhistorique
Liens documentaires
Utiliser le vocabulaire des liens
Scurisation des champs dans Word

Pour une page de garde, empcher la modification des


champs associs aux attributs
Modalits
Insrer une section Word standard ou utiliser le bouton
section de la fentre dinsertion de champs
Cliquer sur licne de scurisation
de la barre VDoc Design
Mettre un mot de passe sur la section
associe la page de garde

132
Enregistrement du modle de documents

Association un Type de document

Le modle est alors visible dans


ladministration du type de
document

Dfinition optionnelle dun favori


Web (pour cration acclre des
documents depuis Portal)

133
TP 7 : cration dun modle de
document

Crer un modle par lve, pour du courrier interne

134
Chapitre 6

Navigation graphique

135
La navigation graphique

Permettre une navigation graphique


pyramide documentaire
Intuitive
Accessible depuis VDoc Portal dans une portlet

Image chanes entre elles


Paramtrage intuitif

136
Paramtrage : dfinir les images de
fond

137
Paramtrage : dfinir les zones
cliquables (1/2)

138
Paramtrage : dfinir les zones
cliquables (2/2)

Types de liens : autre image, dossier/recherche,


lien externe

139
Paramtrage : dfinir la navigation

La rfrence est utilise


dans les portlet du portail

140
Chapitre 8

Crer / Modifier les rapports Excel

141
Quest ce quun rapport DM

Rappel de la formation animation


Un fichier Excel gnr, priodiquement mis jour
Contient une liste de version dans le premier onglet
Peut contenir dautres lments dans les autres onglets si bas
sur un modle

Cration
Automatiquement partir dune recherche avance
Manuellement partir de lapplication

Les modles .xlt sont sur le poste engine

142
Modifier un rapport

Une fois le rapport cr, il nest plus possible de modifier la


requte partir de lapplication
SQL

Chronologie de modification :
Dans SQL, consulter la requte du rapport
Retrouvez la vue utilise
Ne pas modifier les vues standards, crer une nouvelle vue
Retrouver le modle, le dupliquer puis ajouter la colonne dans le
modle
Dclarer le nouveau modle XLT dans la table TEMPLATES
puis crer un nouveau rapport avec la nouvelle requte du
rapport

143
TP : Modification rapport

Dupliquer les lments du rapports Applicable


Rapport, vue utilise, modle xlt
Ce nouveau rapport Applicable Formation doit comporter
une colonne et un diagramme de plus

Pour ajouter un modle xlt :

DECLARE @IDTEMPLATE T_LONG_ID,


@NAME T_SUBJECT

SET @IDTEMPLATE= NULL


SET @NAME = 'NOM_DU_TEMPLATE.xlt'

EXEC SYS_GETLASTID 'LASTTEMPLATE',@IDTEMPLATE OUTPUT


--PRINT 'IDTEMPLATE:' + CAST(@IDTEMPLATE AS VARCHAR(255))
INSERT INTO TEMPLATES([IDTEMPLATE],[IDSITE],[IDKINDS],[IDTYPDOC],[NAME])
VALUES(@IDTEMPLATE,1,'WEBREPORT',0,@NAME)

144
Chapitre 9

Informations utiles

145
Objectif des rgles de conversion

Dfinir un type de traitement automatique


Exemple : convertir les fichiers .doc en .pdf
Possibilit de spcifier un script de pilotage de VDoc
Engine

On dfinit autant de rgles que ncessaires


Puis on les utilise dans les types de documents
Console Open Web + Administration

146
Dtail dune rgle de conversion

Permet de prciser quel type de


document cette rgle pourra sappliquer

147
Dfinir des rgles darchivage

Par dfaut : une rgle darchivage


Base sur un seul paramtre : le nombre de jours depuis lequel
le document est en dernire tape (paramtrable)

148
Crer des rgles darchivage

Il est possible de crer dautres rgles darchivage


Sinspirer de la rgle existante
Se baser sur une vue existante ou crer
Imaginer les paramtres ncessaires

Rappel : lactivation de larchivage doit se faire pour chaque


type de document concern

149
Quelques variables globales utiles

$ALLCREATORGROUPCANCHANGEVERSION 1 : Pour chaque document, tous les membres du groupe des


crateurs peuvent effectuer un changement de version.
0 : Sinon, seul le responsable peut le faire.

$DELETEEXTRACTFILE Lors du rangement dun fichier corrig (check-in), faut-il


supprimer la copie locale sur le PC de lutilisateur ?
0 : demander lutilisateur
-1 : ne pas supprimer, ne pas demander
1 : supprimer sans demander

$DYNALINK 1 : Les liens pointent toujours vers la dernire version


applicable
$TEMPDIR Dossier contenant les Modles Word crs avec VDoc Design

$NAV_ACTIVATE Activation de la navigation

$RESPONSIBLEINTERRUPTION Les responsables des documents interrompent les tapes

150
Quelques agents SQL connatre

[VDocDM] 04 PDF conversion agent Conversion planifie des fichiers qui ne sont pas
jour
[VDocDM] 13 Archive Job Envoi dun message de relance aux personnes qui
nont pas trait un document dans le dlai de
ralisation prvu
[VDocDM] 03 Notification service Relais de messages vers le serveur SMTP
[VDocDM] 02 Notification of the next Envoi priodique des mails en file dattente
operators
[VDocDM] 06 Relaunch the review date Envoi dun message aux responsables des documents
ayant atteint la date de rvision
[VDocDM] 07 Maintenance plan Plan de maintenance technique TRES IMPORTANT
[VDocDM] 09 Compare values in Mise jour des documents Word non revaloriss
attached file to the database depuis la modification des attributs
[VDocDM] 11 Web generate bundle Gnration des liasses
[VDocDM] 12 Web Publish bundles Publication des liasses
[VDocDM] 10 web reports Publication des rapports

151
Retrouver et CONSULTER des
informations

Dans la base Document Management


Versions de document :
Table VERSION et vue DETAIL
Type de doc
Table VDOC_NOMDUTYPE_0 avec les valeurs des attributs
Oprations
DISTRI pour la Distribution, consultation dans HISTO_CONSULTVERSION
Utilisateurs dans la table PERSONS
Dossiers
Liste des dossiers dans FOLDERS
Classement automatique dans DEFFOLDERS_STDVALUES
Rapports dans WEBREPORTS
Liste dans LISTE, valeurs dans LISTVALUE
Modles de documents dans TEMPLATES
Donnes, une table par donne, VDOC_NOM_DE_LA_DONNEE
Paramtres dans ALLPARAMS, GLOBALVAR

Et bien dautres
152
DM dans le portail et dans EasySite

Transverse
Recherche simple
Mes tches
A traiter
En retard
Dlgues
Mes documents

Spcial DM
Rfrentiel
Je suis destinataire
Mes recherches avances
Navigation graphique
IFrame

153