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Trmite

documentario

Ing. Pablo Chero Menke


QU ES EL TRMITE
DOCUMENTARIO?
Proceso que permite a las empresas
tener control de la ubicacin fsica y
estatus actual y pasado de los
documentos que llegan.

Ing. Pablo Chero Menke


IMPORTANCIA
ADMINISTRACIN : Toda empresa gestiona y recibe documentos para
verificar proyectos, llevar investigaciones, tomar decisiones,
responder trmites.
COMUNIDAD Y ESTADO: Los archivos tienen la capacidad de
documentar derechos y deberes de las personas, empresa y estado.
DESARROLLO ECONMICO Y SOCIAL: Por medio de las polticas ,
planes y programas de D.E.S de los gobiernos.
DESARROLLO CIENTFICO Y TECNOLGICO: Los archivos apoyan el
avance tecnolgico y cientfico.

Ing. Pablo Chero Menke


OBJETIVOS DEL ARCHIVO
Asegurar una perfecta conservacin de los documentos.
Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta de informacin.
Mantener en reserva , bajo seguridades los documentos legales
( Contratos, Escrituras, Formacin de empresa)

Ing. Pablo Chero Menke


a) LA SOLICITUD
Es un documento escrito por una empresa o personas a una entidad
pblica solicitando algo.
Ejemplos:
Traslado de matrcula
Certificados de estudios
Certificado de Antecedentes Judiciales
Rectificacin de nombre
Partida de nacimiento

Ing. Pablo Chero Menke


Partes de una Solicitud
Sumilla
Destinatario
Generales de ley
El texto
La despedida
La fecha
Firma

Ing. Pablo Chero Menke


b)EL MEMORANDUM
Es un documento que se usa en las comunicaciones internas de una
empresa , de texto breve.
Ejemplos:
Citacin
Llamado de atencin
Mantenimiento de equipos
Invitaciones

Ing. Pablo Chero Menke


Partes de un Memorandum
Encabezamiento
Membrete de la institucin
La palabra Memorando N
A o Al
De o Del
Asunto:
Fecha
El Texto
Despedida
Firma

Ing. Pablo Chero Menke


c)LA CARTA
Escrito que una persona dirige a otra.
Ejemplos:
Carta Familiar
Carta Social
Carta de presentacin
Carta de invitacin
Carta Comercial
Carta Crdito
Carta de reclamos

Ing. Pablo Chero Menke


Partes de una carta
Membrete Firma
Destinatario
Vocativo
Texto
Despedida
Lugar y fecha de expedicin
Antefirma
Puesto de responsabilidad

Ing. Pablo Chero Menke


d) EL OFICIO
Es un documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas ,
rdenes, informes. Se utilizan en instituciones como: Ministerios ,
embajadas, municipios, colegios, oficinas de gobierno, etc.
Ejemplos:
Llevar gestiones :
Acuerdos, invitacin, felicitacin, colaboracin, de agradecimiento.

Ing. Pablo Chero Menke


Partes del oficio:
Membrete
Clasificador: Asunto-Mesa-Nmero
Destinatario
Introduccin
Texto
Despedida
Lugar y fecha
Firma
Referencias finales
Iniciales de Responsabilidad
Ing. Pablo Chero Menke
e)EL MEMORIAL
El memorial es un documento semejante a la solicitud cuya peticin
es de inters colectivo o pblico .Slo se dirige a los organismos
estales o privados.
Ejemplos:
Solicitando apoyo a la municipalidad.
Mejoras de asfaltado.
Servicio de agua potable.
Servicio de luz elctrica.
Revocar una autoridad pblica.
Ing. Pablo Chero Menke
Partes del memorial
Sumilla
Destinatario
Datos del solicitante
Contenido
Remate
Fecha
Firma

Ing. Pablo Chero Menke


Ejemplo

Ing. Pablo Chero Menke


e)INFORME
Es un documento mediante el cual se da a conocer a la autoridad
superior algn asunto encomendado.
Ejemplos:
Resultado de evaluacin de trabajadores.
Rendimiento de las mquinas.

Ing. Pablo Chero Menke


PARTES DE UN INFORME
Encabezamiento:
Al centro de la parte superior INFORME
Las siguientes palabras:
A o AL:
DE o DEL:
ASUNTO:
Fecha
Introduccin
Texto de informe
Frmula de cumplimiento
Firma y sello.

Ing. Pablo Chero Menke