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MS PROJECT

2013

Autor: Ing. Elbio Medina Hinostroza C.I.P. 131833 Cel 945757199


QUE ES EL MS PROJECT

Es un software orientado
a la gestin y
administracin de
proyectos
QUE ES UN PROYECTO?

Es un esfuerzo temporal
que se lleva a cabo para
crear un producto,
servicio o resultado nico.
ES TEMPORAL

El proyecto posee un comienzo y un final definido

El final se alcanza cuando:

Se logran los objetivos del proyecto


Se termina el proyecto cuando sus objetivos no se
cumplirn o no pueden ser cumplidos.
Ya no existe la necesidad a la que dio origen.
OBJETIVO DEL MS PROJECT

Realizar una eficiente


planificacin, anlisis
control y seguimiento de un
proyecto.
MS PROJECT 2013

PROGRAMACION ADMINISTRACION
LINEA DE
BASE

Realizar configuraciones. Control de avance.


Definir las Tareas de un proyecto. Establecer reprogramaciones.
Definir la duracin de cada una de Generar nuevas lneas de base si
esas Tareas. es necesario.
Establecer el diagrama de Gantt Generar o personalizar nuevas
del proyecto (ligado de tareas) vistas.
determinando la ruta crtica.
Generar o personalizar nuevas
Establecer el diagrama PERT. tablas o grficos.
Establecer la curva S del proyecto. Determinar el valor acumulado.
Establecer el cronograma de Cierre de proyecto
desembolsos (pagos, compras) Establecer plantilla.
CONOCIENDO EL MS PROJECT 2013
Barra de
Men Principal
Escala o zoom
de tiempo
Escala
temporal
Area de
Area de Diagrama
trabajo
De tiempos

Modo de Tarea
BARRA DE MENU PRINCIPAL

Compuesto por diversas pestaas que son el Men principal de trabajo.

En ella podemos distinguir las siguientes pestaas:

Archivo Tarea Recurso Crear un Informe Proyecto Vista Formato


Son las principales pestaas pudiendo adicionar otras de acuerdo
con la personalizacin de trabajo.

Inicialmente MS Project ubica la pestaa en Tarea esto indica que ya es


posible empezar a trabajar en algn proyecto.
Pestaas
ESCALA DE TIEMPO
Compuesto por una barra que se puede deslizar a voluntad.

Se puede activar o desactivar desde el men Vista haciendo check en el


mensaje: Escala de tiempo

Esta barra es til si es que deseo ver el diagrama de tiempos en una sola pantalla
sin necesidad de desplazarme sobre el.

Una aplicacin prctica es cuando deseamos ver nuestro cronograma de tiempos


por fases.

CLIC PARA DESPLAZAR


ESCALA DE TEMPORAL
Compuesto por una barra que muestra el tiempo en fechas del proyecto y
Puede mostrar tres niveles de informacin: Aos(trimestres meses),
semanas y das.

Haciendo clic derecho sobre esta cinta se puede modificar la informacin a


presentar a criterio.

CLIC DERECHO
AREA DE TRABAJO
Compuesto por una vista parecida a la hoja excel donde se aprecian una serie
de columnas o campos donde cada campo tiene una funcin especfica.

El rea de trabajo es la parte medular del Project, es donde se define la


programacin ya que all se determinan las tareas, los tiempos, fechas,
Recursos, vinculaciones, etc. En sus campos correspondientes
AREA DE DIAGRAMA DE TIEMPOS
Compuesto por una vista en cuya parte superior se muestra la escala
temporal.

Es rea se va mostrando unas lneas horizontales que representa el


desarrollo en el tiempo de las actividades.

Muestra adems las vinculaciones, ruta crtica y holguras entre otros.


INICIANDO

MS PROJECT 2013
Cuando se inicia el MS Project 2013
nos muestra la siguiente pantalla:
Eventualmente esta pantalla de presentacin se puede cambiar o
personalizar, pero esto lo dejaremos para despus y centraremos
nuestra atencin en el manejo de las herramientas visuales de
trabajo.

Dijimos que al abrir el MS Project nos mostraba una pantalla


especfica, esta pantalla corresponde a la pestaa Tarea, esto nos
indica que ya podemos empezar a trabajar en nuestro proyecto.

Hay configuraciones especficas que realizar y que un operador de


MS Project bien informado sabe lo que tiene que hacer de acuerdo
incluso con sus necesidades o criterios de trabajo.

Pero nosotros como estamos en proceso de formacin procederemos


de la siguiente manera:
CONFIGURACIONES BASICAS
EN LA PANTALLA DIAGRAMA DE GANTT EN LA
PARTE INFERIOR IZQUIERDA DESPLEGAR TAL
COMO SE MUESTRA A CONTINUACION:

1 Click (Modo de Tarea) 2 SELECCIONAR


LISTADO DE TAREAS
Realizado la configuracin bsica ya se puede
empezar a describir las tareas:

Verificar Pestaa

Verificar Modo
de tarea
Realizado aquello ya se puede empezar
a describir la duracin de las tareas:
EL CRONOGRAMA QUEDA:

Autor: Ing. Elbio Medina Hinostroza C.I.P. 131833 Cel 945757199


LIGADO DE TAREAS
El ligado de tareas es la secuencia de actividades que definirn la duracin del
proyecto y su camino crtico.
Dependiendo de la secuencia de actividades MS Project tiene el tipo de ligado
par cada caso. Por ejemplo, las tareas se realizan en secuencia ser ligado de
tipo fin comienzo (FC), si las tares comienzan juntas ser de tipo comienzo a
comienzo (CC) o si las tareas finalizan juntas ser de tipo fin a fin (FF).
Adicionalmente puede haber variantes a estos tipos de ligado como tiempos en
adelanto o atraso.
El siguiente ejemplo ilustrar lo mencionado anteriormente.

Autor: Ing. Elbio Medina Hinostroza C.I.P. 131833 Cel 945757199


CONFIGURACIONES
AVANZADAS
Relacionados a
MS Project

Idntico
tratamiento con
office windows.

Temas de
licencia de uso.
Configuraciones
bsicas, si no se
realizan Project
asume lo suyo.
BOTONES RELACIONADOS A WINDOWS

Se refieren a los botones: Guardar, Guardar como, Abrir, Cerrar, Nuevo,


Imprimir Guardar y Enviar y eventualmente Ayuda y Salir.

Todos estos botones son conocidos ya que esta presente en todos los
softwares de windows, tales como word, excel, etc. Y est dems su
explicacin, en todo caso si se presenta alguna dificultad se ir aclarando en
en transcurso del desarrollo del curso.
BOTON INFORMACION
Antes de iniciar un trabajo es necesario especificar algunas informaciones
bsicas
Al presionar el ratn en el botn informacin Project muestra lo siguiente:
Muestra los siguientes cuadros de dilogo:

Informacin acerca del Proyecto1.- Donde estn definidos dos botones o


comandos:

Cuentas de Project Server.- Que para ser usado Project tiene que estar
configurado para trabajar en red, en este caso no est activada por no estar
instalado para redes.

Organizar Plantilla Global.- Nos muestra una ventana de dilogo para realizar
algunos cambios personalizados para poder trabajar con mas comodidad de
acuerdo a nuestros requerimientos especficos. Esto es til bsicamente
cuando ya tenemos cierta experiencia de manejo del Project.

Informacin del Proyecto.- Al hacer clic sobre este texto nos muestra el
siguiente cuadro de dilogo:
PROPIEDADES AVANZADAS
Eventualmente en esta
ventana se puede introducir
toda la informacin
necesaria acerca del
proyecto.
Si no se especifica alguna
informacin Project asume
los principales tales como:
Ttulo, Autor y Organizacin
Lo dems lo dejar en
blanco.
ESTADISTICAS DEL PROYECTO

Proporciona informacin del estado del proyecto tal como la fecha de


comienzo, fecha de finalizacin, el tiempo de duracin y el costo del
proyecto tanto el costo de avance como el costo restante, as como tambin
el porcentaje de avance y el trabajo realizado hasta la fecha
FECHA DE COMIENZO DEL PROYECTO
Project por defecto establece la fecha de inicio del proyecto como la fecha
de la computadora tal como se observa en la pestaa correspondiente.

Para poder establecer una fecha de inicio basta con pasar el ratn por la
palabra Hoy y automticamente nos mostrar la fecha actual, si deseamos
cambiar la fecha de inicio basta con clicar en la flecha que apunta hacia
abajo ubicado a la derecha de la fecha y elegir luego la nueva fecha de
inicio.

Sino definimos una fecha de comienzo podemos correr el riesgo que al


hacer un cronograma y variar la fecha de inicio algunas tareas no ligadas
pueden permanecer quietas.
FECHA DE FINALIZACION DEL PROYECTO
Project por defecto presenta desactivada la fecha de fin del proyecto esto
debido a que an no se determina cuando acabar el proyecto.

PROGRAMAR A PARTIR DE
Project por defecto presenta el mensaje Comienzo, pudiendo definir otra
modalidad de programacin como es fecha de .
Pestaa: Tarea

Conformada por ocho grupos:

Ver, Portapapeles, Fuente, Programacin, Tareas, Insertar, Propiedades, Edicin

A continuacin se describe como se emplea cada uno de estos grupos.


Ver
Es un modo de mostrar
rpidamente vistas
bsicas.

Devuelve la vista
diagrama de Gantt
con el tipo de Tabla
activa

Pestaa desplegable
de vistas bsicas.
Describiremos a
continuacin.
PESTAA DESPLEGABLE

Cuando accedemos a ella al


momento de abrir o ejecutar MS
Project se muestra la siguiente
ventana caracterstica.
Notar el siguiente detalle

Esto indica que la pantalla activa


es el diagrama de Gantt.

Ahora observar que sucede con


esta presentacin si abrimos un
archivo en particular.
Si abrimos un archivo en
particular y este muestra el
Diagrama de Gantt Tabla Entrada
y se desea cambiar a alguna
vista bsica, haciendo clic en la
pestaa respectiva se muestra lo
siguiente:
Observar la parte encerrada en
negrita.
Notar que se activa un cuadro de
vistas personalizados.
Dentro de este cuadro se irn
acumulando los tipos de vistas
que estamos usando.
Esto suceder con las vistas que
se usen constantemente.
Portapapeles y Fuente

No se describir estas herramientas porque


se da por descontado su conocimiento por
ser aplicaciones de windows.
Programacin
Iconos usados en control y administracin de proyectos

Iconos usados en programacin


Iconos de Programacin
Iconos para generar o anular sangras
cuando se trabaja con Tareas
Resumen.

Icono para dividir Tareas.

Iconos para vincular y desvincular


Tareas.

Icono para desactivar Tareas.


Iconos de Administracin
Iconos para actualizar
avance de tareas en forma
manual.

Dos opciones

Actualiza el
avance de la
tarea a la
fecha actual
Actualiza el avance de la
tarea en forma manual.
Tareas

Las tareas se Las tareas Las tareas realizan


congelan en se mueven las operaciones
la fecha segn la sugeridas por las
preestablecida secuencia de pestaas
de inicio ligado desplegadas.
Insertar
Inserta una
tarea Resumen
en el campo
seleccionado.
Inserta un hito
en el campo
seleccionado.

Inserta una tarea Al desplegar inserta una


en el campo tarea con alguna
seleccionado caracterstica en particular
en el campo seleccionado
Propiedades
Adiciona notas la
tarea seleccionada.
Muestra detalles de
la tarea en una
divisin de pantalla.

Muestra la fecha de
ejecucin de la
tarea en la escala
Proporciona informacin de tiempo.
acerca de la tarea en el
campo seleccionado
Edicin
El cursor se desplaza a la
tarea con la caracterstica
seleccionada. La pestaa
define la accin a tomar.
Borra la tarea o alguna
caracterstica de ella
segn la opcin elegida.

Rellena datos hacia abajo


El diagrama de tiempos o arriba de las tareas al
se desplaza a la tarea igual que una hoja excel.
seleccionada
Pestaa: Proyecto

Conformada por seis grupos:

Insertar, Aplicaciones, Propiedades, Programacin, Estado y Revisin

A continuacin se describe como se emplea cada uno de estos grupos.


Insertar
Conformada por un solo icono denominado Subproyecto

Al ejecutar la orden insertar un


proyecto encima de la tarea activa
(posicin del cursor).
Aplicaciones
Conformada por dos iconos: Tienda y Mis aplicaciones

El primero de ellos interacta con


internet invocando alguna
informacin afn con el programa.

El segundo de ellos abre una


aplicacin definida en la primera
opcin.
Propiedades

Conformada por los iconos: Informacin del proyecto, Campos


personalizados, Vnculos entre proyectos, EDT, Cambiar
tiempo de trabajo.

Se podra decir que son los mas usados en un proyecto.

De hecho al momento de realizar una planificacin se debe


invocar primero a esta pestaa.
Informacin del proyecto
En esta pestaa se especifica:
La fecha de comienzo del proyecto
El calendario a utilizar
Se consulta el costo del proyecto
Informacin del proyecto
Campos personalizados

En esta pestaa se definen los


nuevos campos creados por el
usuario de acuerdo con sus
necesidades.
SON DE TRES TIPOS:
Calendario estndar bsico del MS Project
Turno 24 horas

Turno de noche

El calendario laboral standard considera:


- Das laborables de lunes a viernes, (descanso
sbado y domingo)
- Horario laboral segn estndar espaol.

Adems se puede establecer un Calendario laboral


personalizado definido por el usuario
CALENDARIO STANDARD
Para poder acceder a ella basta con presionar la
pestaa Proyecto y dentro de ella el cono:

Cambiar tiempo de trabajo

Tal como muestra la siguiente grfica


CLIC
En ella se muestra lo siguiente:
Calendario laboral actual.
Botn para la creacin de
un nuevo calendario.
Das no
laborables

Fecha actual
Das laborables

Pestaa para definir los das


y horas laborables y no
laborables excepcionales
dentro del calendario.

Das no
laborables o
excepcionales.
Describiendo cada uno de las partes
Pestaa desplegable: Para Calendario

Al desplegar ello muestra tres tipos d calendario:


24 horas.- Cuando se desea establecer un turno corrido
Turno de noche.- Cuando se desea establecer turno
nocturno.
Estndar.- Cuando se desea trabajar con el calendario
preestablecido por Project.
En los tres casos se puede editar el calendario.
BOTON COMANDO:
CREAR CALENDARIO

Definir un
nombre por
comodidad

Al presionar sobre el nos muestra la ventana de dilogo


presentada sobre estas lneas.
Podemos elegir alguna de las dos opciones mostradas como
base para la creacin de nuestro calendario personalizado
Cuadro de leyenda
informativa

Cada vez que hagamos cambios en nuestro calendario
mostrar en la pantalla dichos cambios.
excepciones
como navidad, ao nuevo,
Nuestros calendarios laborales puede tener das feriados
etc. El cual vamos describiendo
en este cuadro.
SEMANAS
LABORALES

Pestaa para editar los das y horas laborables.
Para poder realizar los cambios se tiene que presionar el botn
detalles.
Al presionar detalles

Si hacemos clic en lunes
por ejemplo

Muestra horas
laborables en forma
tenue.
Si deseamos modificar este
calendario

Por ejemplo:
Deseamos que nuestro calendario laboral sea de lunes a
sbado de:

8:00 a.m. a 12:00 p.m.


1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Procedemos de la siguiente manera:


Hacer clic en el boton:
Establecer da(s) en estos
periodos laborables
especficos.
Al realizar ello se observa el siguiente cambio:

Se activa las horas


laborables.
Seleccionar de lunes a sabado
arrastrando el raton sobre estos dias

Se sombrean los
das a modificar
Hacer clic en el boton:
Establecer da(s) en estos periodos laborables
especficos.
Al realizar ello se hacen los cambios en los
respectivos cuadros

Se digitan las horas


laborables.

Clic
Observar los cambios

Horas laborables

Das no laborables Las Modificaciones se


hicieron en el
calendario estandar