MARIBEL ROMERO MESTRE

Una tarea nica, no repetitiva, con inicio y fin bien determinados,

formalmente organizado y que congrega y emplea recursos,
buscando resultados pre-establecidos.

Es un conjunto de actividades relacionadas y estructuradas para

satisfacer una necesidad del negocio. Tiene un principio y un fin.
PLANEACION ESTRATEGICA
PLAN DEL PROYECTO
Alcance (Antecedentes, objetivo,alcance
descripcin de la solucin)
Organizacin ( Organigrama, roles,
estrategia de comunicaciones)
Planeacin y Cronograma ( Bases, Descomposicin
P estimacin del trabajo, ruta critica, recursos)
Presupuesto ( Presupuesto, detalle de
R gastos e inversiones)
O Riesgos del proyecto ( Riesgo, accin
Y para minimizarlo)
E
C
T
O Progreso del plan (Plan vs real)
Seguimiento y Ejecucin presupuestal
S Informe de actividades del proyecto
control
Registro de administracin del proyecto
Control de cambios
FACTORES

TIEMPO
COSTO
CALIDAD ES POSIBLE

+
Conocer prioridades
SI SE TIENEN
CLAROS:

OBJETIVOS
Tomar decisiones en
PLAN
forma rpida

+
Manejar cambios
Tomar nuevas decisiones
 Proyectos de Sistemas de informacin

Proyectos de infraestructura de telecomunicaciones

Proyectos de redes

Proyectos de tecnologa
 ESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA POR PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL
 GERENCIA
GENERAL

DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION

COMERCIAL FINANCIERA TECNICA ADMINISTRATIVA

ESPECIALIDAD ESPECIALIDAD
A B

PROYECTO PROYECTO PROYECTO

X Y Z
VENTAJAS
Desarrollo y acumulacin de la
capacidad tcnica
Las lneas de autoridad y jerarqua
son claras
Mayor eficacia en la estandarizacin
Definicin clara de funciones y
responsabilidades
Las lneas de ascenso y desarrollo de
personal son claras
DESVENTAJAS
Falta de visin global
Posibilidad de conflictos entre
especialistas
Dificultad de adaptacin,
resistencia al cambio
Difcil circulacin de informacin
 GERENCIA
GENERAL

DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION

COMERCIAL FINANCIERA DE PROYECTOS ADMINISTRATIVA

GERENTE GERENTE GERENTE

PROYECTO X PROYECTO Y PROYECTO Z

ESPECIALISTA ESPECIALISTA
A B

VENTAJAS
Proporciona completa
autoridad sobre el proyecto a
una persona
Permite una visin global del
proyecto
Facilita la capacidad de
adaptacin al cambio
Control total sobre los
recursos
Facilita la colaboracin y la
coordinacin
DESVENTAJAS
Poca posibilidad de transferencia de
nuevos conocimientos de un proyecto
a otro
Poca continuidad, inseguridad para los
individuos
Dificultad de adaptacin, resistencia
al cambio
Subutilizacin de recursos y
duplicidad de funciones
 GERENCIA
GENERAL

DIRECCION DIRECCION DIRECCION DIRECCION

DE PROYECTOS FINANCIERA TCNICA COMERCIAL

TECNICA TECNICA TECNICA

A B C

PROYECTO 1

PROYECTO 2
VENTAJAS DESVENTAJAS
Objetivos claros Complejidad
Continuidad de desarrollo de la Competencia por la obtencin de
capacidad tcnica recursos.Necesidad de negociar
Utilizacin flexible y eficaz de los continuamente
recursos Competencia por la obtencin de
Punto de contacto con cliente y otros recursos. Necesidad de negociar
participantes continuamente
Perspectiva global Peligro de conflictos de proyectos

Coordinacin de recursos Dos jefes. Ambiguedad en la autoridad

Posibilidad de experiencia
administrativa y de logro de
resultados viables
 EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS
COM ITE DEL
PROYECTO

GERENTE DEL
PROYECTO

ANALISTAS DE ANALISTAS DE ANALISTAS DE ANALISTAS DE

MANTENIMIENTO MATERIALES CONTABILIDAD SISTEMAS

OBJETIVO : Implementar un sistema integrado de informacin para los negocios de

Materiales, Mantenimiento y Contabilidad.
 EJEMPLOS DE ORGANIZACIONES DE PROYECTOS

EJECUTIVO DEL
PROYECTO

LIDER DEL
LIDER TECNICO
CLIENTE

OBJETIVO : Implementar un sistema para generar reportes gerenciales en el

Departamento de Materiales.
RESPONSABILIDADES

Comte o Ejecutivo del proyecto

Aprobar viabilidad del proyecto
Facilitar los recursos requeridos del proyecto
Aprobar planes y recomendaciones
Aprobar cambios

Lder del rea cliente

Definir plan del proyecto
Proveer informacin sobre avance del proyecto
Endosar decisiones que afectan al negocio
Identificar recursos requeridos en las diferentes reas
Actuar como representantes de los clientes
RESPONSABILIDADES

Lder del rea tcnica

Definir plan del proyecto
Proveer informacin sobre avance del proyecto
Endosar decisiones que afectan al rea tcnica
Identificar recursos requeridos en las diferentes reas
Actuar como representantes del rea tcnica

Equipo de trabajo
Ejecutar las actividades del plan
MECANISMO DE COMUNICACION

Reporte de progreso
Tiene como objetivo informar a los clientes los logros, planes, problemas
y variaciones
Periodicidad debera ser mensual

Reuniones de revisin con grupos de trabajo y contratistas

Tiene como propsito monitorear el progreso de las actividades del grupo
y reorientar los esfuerzos si es necesario.
Periodicidad debera ser semanal
Reuniones con grupos externos al proyecto
Tiene como objetivo informar sobre el progreso del proyecto
Periodicidad es eventual
 La asignacin y la comprensin de las responsabilidades organizacionales e
individuales es clave para una administracin de proyectos exitosa.

Cada individuo es responsable de funciones especificas y tiene una lnea de

dependencia y comunicacin.

Las responsabilidades y relaciones entre las organizaciones involucradas en el

proyecto debern estar definidos por ejemplo: Acuerdos de responsabilidades,
informe de impacto, acuerdos de responsabilidades y soporte.

Elementos bsicos de una organizacin

Comte o Ejecutivo del proyecto
Lder del rea cliente
Lder del rea tcnica
Equipo de trabajo
CONTENIDO DE UN INFORME DE IMPACTO

Dirigido a
Servicios y/o infraestructura requeridos
Fecha requerida de terminacin
Distribucin de costos
Aprobacin / Aceptacin
TALLER DE ORGANIZACION
TALLER DE ORGANIZACION
Se requiere definir la organizacin y sus responsabilidades para la contratacin e
implementacin de los servicios de Outsourcing para operar los equipos de cmputo en
que operan las aplicaciones contables y financieras de la compaa Exito.
El proyecto ha finalizado su fase de anlisis/formulacin y ha definido como objetivo :
Contratar con un tercero durante 2011 la operacin, mantenimiento y administracin de
los equipos de cmputo .
El proveedor prestar los servicios en el centro de cmputo actual que tienen la
compaa Exito.
Los servicios de outsourcing cubrir las actividades relacionadas con :
Suministro, operacin y mantenimiento de equipos
Mantenimiento de software operacional
Administracin operacional de la base de datos
Procesamiento del correo electrnico
Procesamiento de aplicaciones productivas
PLANEACION
 La planeacin es la actividad directiva ms importante en cualquier proyecto y
requiere habilidad, experiencia y la capacidad para pensar en un proyecto como
un todo y cada fase en detalle.

Para desarrollar un plan debe tenerse en cuenta 4 factores :

Planeacin a mediano y largo plazo
Fuentes utilizadas para generar el plan
Herramientas utilizadas para describir un plan
Estrategias apropiadas para administrar proyectos

Planeacin de proyectos
Pensar anticipado 50%
Comunicar 25%
Monitorear 25%
 FASES ANALISIS Y ESPECIFA- DISEO DESARROLLO ENTREGA
CIONES
ETAPAS SOLUCION (FASE III) (FASE IV) (FASE V)
(FASE II)
(FASE I)
DEFINIR
1 6 11 16 21
(ETAPA 1)

PLANEAR 2 7 12 17 22
(ETAPA 2)

EJECUTAR
3 8 13 18 23
(ETAPA 3)
CONTROLAR 4 9 14 19 24
(ETAPA 4)
TERMINAR
5 10 15 20 25
(ETAPA 5)
 El trabajo debe ser dividido en unidades manejables para establecer un
marco que facilite la planeacin, el control de los recursos y minimizar los
riesgos.

Los proyectos de dividen en fases . Los proyectos de sistemas tienen seis

fases estndares, las cuales pueden variar dependiendo del tamao y tipo
de proyecto :
Anlisis Entender requerimiento del negocio
Formulacin Definir la solucin al requerimiento
Especificaciones Mostrar la solucin (Punto vista-Cliente)
Diseo Mostrar la solucin (Punto vista - Sistemas)
Desarrollo Producir la solucin
Implementacin Entregar la solucin funcionando al cliente
 Elementos a tener en cuenta para establecer el nmero de fases:
Tamao del proyecto
Grado de riesgo asociado
Tipo de proyecto

Tamao del proyecto :

Pequeo 3-6 meses No de fases: 2
Mediano 6-18 meses No de fases: 4
Grande > a 18 meses No de fases : Depende del tipo

Tipo de Proyecto :
Compra de paquetes
Llave en mano
Desarrollo con contratista
Desarrollo en casa
DEFINICION DE OBJETIVOS

La definicin e interpretacin de objetivos es fundamental para la gestin

de todos los proyectos debido a que:

Direccionan el trabajo a ser hecho

Concentran los esfuerzos sobre los aspectos crticos o prioritarios
Facilitan el proceso de comunicacin entre el gerente, su equipo, la gerencia
y los clientes.
Son un parmetro bsico para la resolucin de conflictos.
Miden el desempeo y progreso del proyecto.
Definicin de los Objetivos
Con frecuencia, la primera tarea del director del proyecto es clarificar los
objetivos del proyecto.
Un objetivo de proyecto es un enunciado que especifica los resultados
que se deben conseguir.
Los objetivos bien definidos son los que cumplen las siguientes
caractersticas:
Asequible:
Identifica una meta que puede alcanzarse con los tiempos y restricciones
existentes.
Definitivo:
Especifica concretamente qu es lo que se debe lograr y en qu grado de
detalle.
Cuantificable:
Indica un criterio de finalizacin.
De duracin especfica:
Define la duracin de las actividades.
DEFINICION DE OBJETIVOS
Ejemplo :
objetivo del proyecto :
Proveer a la compaa XYZ durante 2016 de un sistema integrado para el
manejo de la informacin en la administracin del recurso humano y pago de
nmina sin exceder el presupuesto de $100M.

Objetivo de la fase (Formulacin) :

Definir la solucin para la compaa XYZ durante 2016 para el manejo
integrado de la informacin en la administracin del recurso humano y pago
de nmina sin exceder el presupuesto de $100M.
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Uno de los factores claves para desarrollar exitosamente un proyecto es la

identificacin y organizacin del trabajo necesario para completarlo.

El anlisis de descomposicin que identifica las unidades mas pequeas

de trabajo, es la primera etapa en la planeacin detallada del proyecto.

Beneficios:
Identificar los productos a entregar
Definir responsabilidades
Estimar duracin de actividades
Programar actividades
Controlar el avance del proyecto
DESCOMPOSICION DEL TRABAJO

Responsabilidad :
El anlisis de descomposicin es un ejercicio que debe desarrollarse
conjuntamente por el grupo de trabajo de clientes y sistemas.
Los lideres de usuarios y sistemas debern estar involucrados en este proceso
para asegurar que todas las actividades estn incluidas y familiarizarse con la
estructura del proyecto.

Estructura :
El anlisis de descomposicin est subdividido en proyecto, subproyectos,
milestones y actividades.
Estructuras de Desglose del Trabajo (EDT)
Mtodo para la Descomposicin

1. Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel).

En unos casos sern los entregables del proyecto y la gestin de dicho proyecto
En otros casos el primer nivel de descomposicin viene determinado por las fases
del ciclo de vida del proyecto.

2. Identificar los elementos que constituyen el entregable.

Los elementos constituyentes debern ser descritos en trminos de resultados
tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecucin, y de cmo
el trabajo del proyecto se realizar realmente.
 PROYECTO

SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO SUBPROYECTO

MILESTONE MILESTONE MILESTONE

ACTIVIDAD ACTIVIDAD
 PROYECTO

PLANEACION ANALISIS DE REVISAR TRAMITAR DEFINIR

MERCADO PROCESOS COTIZACIONES SOLUCION

Estructura para un proyecto en la fase de anlisis y formulacin .

 PROYECTO

PLANEACION DISEO DE INFRAESTRUC INSTALACION INSTALACION PUESTA

REDES CABLEADO SERV / PCS SW REDES EN PRODUCT.

Estructura para un proyecto de redes en la fase de desarrollo e implementacin .

 PROYECTO

PLANEACION INSTALACION ENTTO Y ADAPTACION PUESTA

DE HW/SW PRUEBAS DEL NEGOCIO EN PRODUCT.

LICITACION Y INSTALACION MIGRACION

COMPRA DE PAQUETE DE DATOS

Estructura para un proyecto de implementacin de un paquete .

Proceso:
Identificar y documentar las actividades especficas que deben
realizarse para producir los diversos entregables definidos en la Gestin
del Alcance (WBS, WFD).
Lista de Actividades: entregable del proceso.
Debe incluir:
Todas las actividades que debern ser realizadas en el proyecto y slo
las del proyecto.
Descripciones de cada actividad para que el equipo comprenda el
trabajo que debe realizarse.
En ingeniera del software (estndares ISO, etc.) las actividades se
consideran formadas por tareas.
Para realizar la definicin de las actividades es necesario tener en cuenta
las restricciones y asunciones a las que est sometido el proyecto.
Establecimiento de la Secuencia de Actividades

Diagramas en Red del Proyecto:

Visin esquemtica de las actividades del proyecto y las dependencias entre ellas.
Existen dos tipos bsicos de tcnicas para construir el DRP:
Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM - Precedence diagramming
method)
Nodos Actividades
Arcos Dependencias

Mtodo de Diagramacin por Flechas

(ADM - Arrow diagramming method)
Nodos Dependencias
Arcos Actividades
Establecimiento de la Secuencia de Actividades

Mtodo de Diagramacin por Precedencia (PDM)

Consiste en construir un Diag. Red del Proyecto utilizando
Nodos para representar las actividades
Conectndolas con flechas que representan las dependencias

una extensin de PDM

Si una actividad A precede a otra B,
Existen 4 tipos de relaciones de precedencia:
Acabar-para-empezar (fin-comienzo):
La actividad A debe concluir antes de poder comenzar la B.
Empezar-para-empezar (comienzo-comienzo):
La actividad A debe comenzar antes que la B.
Acabar-para-acabar (fin-fin):
La actividad A debe haber concluido antes de poder concluir
tambin la B.
Empezar-para-acabar (comienzo-fin):
La actividad A debe haber comenzado antes de poder concluir la B
(no usada en software).
PLANEACION DE ACTIVIDADES

Ejemplo : Preparacin de un curso

ACTIVIDADES DESCRIPCION DURACION PRECEDENTES

A Levantar procedimientos 2 B
B Entrenar equipo 6 C,D
C Obtener equipo 3 E
D Obtener instructor 4 F
E Definir conocimiento 1 H
F Definir entrenamiento 2 E,G
G Definir documentacin 2 -
H Reunir gerentes 3 -
PLANEACION DE ACTIVIDADES

Ejemplo : Preparacin de un curso

H,3 E,1 C,3

INICIO B,6 A,2 FIN

G,2 F,2 D,4

Mtodo de Diagramacin por Flechas (ADM)
Construir un Diag. Red del Proyecto utilizando
Flechas para representar las actividades
Nodos para indicar las dependencias entre
actividades.
 PLANEACION DE ACTIVIDADES

La representacin grfica de las actividades de un proyecto puede ser

realizada de varias formas, siendo las dos ms utilizadas :
Grficos de GANTT
Diagramas PERT

Los grficos de GANTT permiten visualizar la distribucin de las actividades

de un proyectos a lo largo del tiempo.

Los diagramas PERT representan la interdependencia entre las actividades

de un proyecto.
 VENTAJAS DESVENTAJAS
GRAFICO GANTT GRAFICO GANTT
Muestra los datos de inicio/trmino No muestran las dependencias entre
de una actividad las actividades
Facilitan el anlisis comparativo Visualizacin difcil para proyectos
(Plan vs Real) con muchas actividades
No permiten anlisis de impacto :
atrasos /adelantos
DIAGRAMAS PERT
DIAGRAMAS PERT
Muestra la interdependencia entre
las actividades Su actualizacin es difcil

Permiten analizar el impacto de No permite saber la fecha en la que

atraso/adelanto de una actividad una actividad ser ejecutada
sobre las dems
Identifican las actividades ms
criticas y muestra las holguras
Tcnicas para desarrollar el Calendario
Etapas de la tcnica PERT:
1. Elaboracin del Grafo (diagrama de flechas tipo ADM).
2. Ordenacin del grafo por niveles (opcional)
3. Clculo de los Tiempos PERT.
4. Clculo de los Tiempos ms tempranos posibles
(Early').
5. Clculo de los Tiempos ms tardos posibles (Late').
6. Clculo de las Holguras (total, libre e independiente).
7. Determinacin del Camino Crtico.
8. Definicin de Fechas..
PERT: Elaboracin del Grafo
En PERT los proyectos se consideran descompuestos en
actividades.
Las actividades ocurren entre dos sucesos (inicial y final).
Un suceso es un acontecimiento temporal (una fecha) que no
consume ni tiempo ni recursos.
Grafo: Actividades = arcos (flechas); Sucesos = nodos
(crculos).
La longitud del arco no tiene relacin con la duracin de la
actividad.
Relaciones de precedencia entre las actividades son Fin-
Comienzo.
Los sucesos deben estar numerados siempre de forma
creciente a lo largo de cualquiera los caminos.
PERT: Elaboracin del Grafo
El mtodo utiliza una estructura de grafo para la
representacin grfica de las actividades o tareas de un
proyecto.
Las actividades se representan por lneas o flechas (arcos
del grafo).
Los sucesos se representan por crculos (vrtices del
grafo).
Diagramas de barras o de Gantt:
Representacin grfica de las tareas sobre
una escala de tiempos. Las tareas se
representan en forma de barra sobre dicha
escala manteniendo la relacin de
proporcionalidad entre sus duraciones y su
representacin grfica, y su posicin
respecto del punto origen del proyecto.
No permiten la representacin de conexiones
cruzadas que muestre directamente la
dependencia de tareas.
Tampoco permiten conocer claramente la
lgica utilizada en la planificacin.