PRINCIPIOS DE LA GESTIN DOCUMENTAL

Presentado por:
MANUEL SANTOS RAMIREZ TORRES

TRABAJO DE ACTIVIDAD 2- ACTIVIDAD DE EVALUACIN

Presentado a:
MANUEL IGNACIO SOLORZANO CASTRO

SENA- VIRTUAL
LEGISLACIN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
NUEVA GRANADA (MAGDALENA)
2017
 INTRODUCCIN.
Para desarrollar un programa de gestin documental en las
organizaciones tanto publicas como privadas es necesario tener en
cuenta la legislacin establecida en la ley 594 de 2000 (ley general de
archivos), reglamentada en el decreto 2609 de 2012 que regulan la
produccin de documentos en toda organizacin o entidad ya sea de
carcter publico o privado, ene este decreto en el CAPITULO I que
habla de la GESTIN DE DOCUMENTOS encontramos el ARTICULO
5, el cual establece los principios del proceso de Gestin Documental,
y en nuestro anlisis tomaremos el PRINCIPIO C (Economa),
desarrollando una explicacin de su importancia y cmo debe aplicarse
en la empresa privada.
DEFINICIN DEL PRINCIPIO DE
LA ECONOMIA
Economa: Las entidades deben
evaluar en todo momento los costos
derivados de la gestin de sus
documentos buscando ahorros en los
diferentes procesos de la funcin
archivstica.
 IMPORTANCIA DEL PRINCIPIO DE LA
ECONOMIA
Reduce costos de produccin de
documentos, tramites y mantenimiento de
los archivos
Evita la produccin innecesaria de
documentos en papel.
Propone en lo posible un control en
cuanto a la contaminacin del planeta.
Medicin y mejora continua en la gestin
de documentos
APLICACIN EN LA EMPRESA PRIVADA
Calcular el valor de los costos
derivados de la gestin de los
documentos

APILICACIN Evitar en lo posible la

generacin de documentos en
papel.

Identificar que documentos se deben manejar

de manera digital utilizando los beneficios de la
tecnologa teniendo presente siempre aspectos
de integridad y autenticidad.

Revisiones peridicas de los procesos que

propugnen por reducir costos en los
trmites y en el mantenimiento del archivo.

Usar tecnologa para aumentar los niveles

de eficiencia y reducir costos en tareas
de bsqueda, consulta y generacin de
copias de documentos.
 CONCLUSIN

EVALUAR LOS COSTOS DERIVADOS DE

LA GESTIN DE DOCUMENTOS LE
PERMITIR A LAS EMPRESAS TANTO
PRIVADAS COMO PUBLICAS REDUCIR
GASTOS INNECESARIOS, E
IMPLEMENTAR MEDIDAS TALES COMO
LA DIGITALIZACIN, QUE ASEGUREN LA
APLICACIN DE LOS PRINCIPIOS DE
ECONOMIA.