Organizacin y Anlisis

de Informacin
Unidad 2

1
Microsoft Excel
Qu es? Es un software de aplicacin o
programa desarrollado por
Microsoft, forma parte de un
paquete de programas para oficina
llamado Microsoft Office

Es una hoja de clculo

Para qu donde se pueden crear
sirve? tablas, manipular datos,
confeccionar grficos,
trabajar con bases de
datos, etc.

2
Microsoft Excel
Quin lo Cualquier persona que trabaje procesando
usa? datos.
reas de educacin, finanzas, produccin,
administracin, etc.

Podrs crear mini-aplicaciones que sern

Para qu potentes herramientas de trabajo.
me sirve a Podrs automatizar gran parte de tu
m? trabajo.

3
Comencemos
Tablas Las tablas dentro de un documento Excel, son estructuras de celdas
que permiten organizar la informacin en filas y columnas sin
necesidad de tener que utilizar tabuladores.

Columna

Fila

4
 Para qu me sirven las tablas?
Tienen muchas ventajas:

Organizar textos, nmeros o grficos, y presentarlos bajo una

cuadrcula de lneas.
Alineacin de textos.
Creacin de atractivos formularios cuyos apartados presenten
lneas, sombras, colores y aspectos diversos.

5
 Qu aspectos fundamentales
tienen las tablas?
Para conseguir la alineacin de textos se pueden emplear
tablas a las cuales no se les da ningn tipo de formato, el
aspecto es similar al que se hubiera conseguido con
tabuladores, con la diferencia de que la gestin de tablas, es
mucho ms simple y verstil.
Las lneas que separan las celdas de una tabla, podremos
definirlas como "sin lnea" con lo que no se vern y por lo
tanto el contenido de la tabla, aparecer organizado en el
documento a imprimir, pero no se apreciar que existe una
tabla.

6
 Y qu datos puedo introducir en
las celdas?
Texto, valores y frmulas
Texto: Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie
de caracteres (letras, nmeros y smbolos), es decir, es de
naturaleza alfanumrica y puede tener hasta un mximo de
32.000 caracteres.
Cualquier serie de nmeros
mezclados con otros
caracteres, por ejemplo
98+56, se toman como un
dato de tipo texto.
Los textos ms usuales son las
palabras, ttulos, rtulos,
letreros 7
Nmeros: Dentro de esta categora se incluyen los nmeros propiamente dichos,
las fechas y horas, porcentajes, etc. Un dato de tipo nmero puede incluir dgitos
del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

Signos + delante del nmero,

indicando un valor positivo o un valor
negativo (Ej.: -34).

Parntesis, que indican un valor

negativo, equivale al signo -. Por
ejemplo (28): significa que es negativo.

Los signos "." y ",": que indican la

separacin entre miles y la separacin
decimal, respectivamente.

Signo "/" para indicar una fraccin mixta. Smbolo "%" detrs del nmero indica un
porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65.
La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6E2 representa 6 por 102, lo que
equivale a 600. Esta es la llamada notacin cientfica.
8
Fechas y horas
Son tratadas como nmeros, correspondiendo a
cada fecha el nmero equivalente al de das
transcurridos desde el 1 de Enero de 1.900 hasta la
fecha en cuestin.
La hora se guarda como la fraccin resultado de
dividir el nmero de segundos transcurridos desde
las 0 horas, por el nmero de segundos que tiene
un da (86.400).

9
Frmulas
Las frmulas permiten realizar clculos, ms o
menos complejos, con los datos introducidos en la
hoja de clculo.
Admite un mximo de 1.024 caracteres y
habitualmente est compuesta por nmeros,
operadores y direcciones (referencias) de celdas.
Tambin se podrn introducir funciones (frmulas
que ya vienen pre-hechas con Excel).

10
Los operadores utilizados en la
creacin de frmulas son los
siguientes

11
Operadores de comparacin

12
Todas las frmulas han de comenzar
con el signo igual de lo contrario Excel
las interpretar como texto

13
EJERCICIO!
En un libro nuevo de Microsoft Excel, escriba los siguientes
ejemplos, partiendo de la celda A1, hacia abajo.

= 70*3
= 70*0,3
= 70*30%
= A1*0,3
= A2+A3 Guarda el libro con el
(70) nombre Ejemplo Bsico
= 70>=30
= 70<=30
= 2^5
Compara los resultados con tus compaeros del mismo
mesn 14
Referencia de celdas
A1 $A$1 A$1 $A1

15
Referencia de Celda
Existen diferentes formas de hacer referencia a una
celda en una frmula.

Referencia Relativa
Referencia Absoluta
Referencia Mixta

16
Referencia Relativa (A1)
Se basa en la posicin relativa de la celda que
contiene una frmula, si cambia la posicin de la
celda que contiene la frmula cambia la referencia.

17
Referencia Absoluta (A$1$)
Se basa en una posicin especfica de una celda.
Si cambia la posicin de la celda que contiene la
frmula, la referencia absoluta permanece
invariable.
Para fijar una celda ocuparemos el smbolo $.

18
Referencia Mixta ($A1 A$1)
Se puede fijar la fila o la columna por separadas

19
 Importacin y exportacin de
datos de distintas fuentes

Importar:

20
Excel nos permite traer datos desde afuera
Podemos importar datos desde otras fuentes

Para importar
datos desde
afuera, debes ir a
la pestaa DATOS
21
Importemos datos
Primero, abre un libro nuevo y nmbralo como
Ejemplo Importacin y nombra las hojas de la
siguiente forma
Hoja1: TXT
Hoja2: CSV
Hoja3: Web

22
Descarga desde Educ@ los archivos y
gurdalos en una ubicacin que
puedas recordar
AlumnosBD.txt
AlumnosEDA.csv

Nota: Podra ser que los archivos estn en un mismo

archivo comprimido, como .rar o .zip

23
 Dale click
a la
pestaa
DATOS

Sitate en la hoja llamada TXT

24
Click en importar

25
26
Los datos se
insertarn a partir
de la celda A1 de
la hoja actual

27
Ahora abre el archivo AlumnosBD.txt, y en la fila 2
escribe tu apellido, tu nombre, tu correo y tu rut, y
luego dale click en Actualizar todo

28
De forma similar a la importacin de
archivos TXT, intenta importar un
archivo CSV
AlumnosEDA.csv

Debes dejar los datos importados en la hoja llamada

CSV
Si tienes dudas consulta a tu profesor o
ayudante

Ayuda: tambin debes usar la opcin importar desde

texto
29
Ahora, ve a la hoja llamada WEB e intenta
importar datos desde una pgina WEB

Ayudas: Aqu se ingresa la direccin de la WEB

que quieres importar

30
Funciones de Excel

31
Funciones de Excel
Las funciones se utilizan para realizar clculos basados en
los valores de las celdas o para modificar su contenido.
Las funciones de Excel se categorizan de acuerdo a su
funcionalidad.

Funciones de bsqueda y referencia

Funciones lgicas
Funciones de texto
Funciones de fecha y hora
Funciones de informacin
Funciones estadsticas
Funciones matemticas y trigonomtricas
Funciones financieras
Funciones de base de datos
32
Parmetros obligatorios y
optativos
Las funciones de Excel estn compuestas por diferentes
parmetros, algunos son obligatorias para el desarrollo
de la funcin; otras son optativos.

=Funcin(Parmetro1;Parmetro2; [Parmetro
Optativo])

Parmetro Optativo: Podemos incluirlas o no en el

desarrollo de la funcin, debemos tener en cuenta que
solo algunas funciones ocupan parmetros optativos.

33
 Insertar Funcin
Existen tres diferentes
formas de insertar una
funcin, estas son:

1) Seleccionar la celda en la
que deseamos insertar una
funcin y dirigirnos a
Formulas > Biblioteca de
funciones.

34
 Insertar Funcin
2) Seleccionar la celda en la
que deseamos insertar una
funcin y hacemos Clic
sobre el cono que se
encuentra en la barra de
formulas.

35
Ayuda de Funciones
Tanto la primera como segunda opcin al seleccionar
alguna funcin ingresaremos a la ayuda de
funciones.

36
Insertar Funcin
3) Seleccionar la celda en la que deseamos insertar una
funcin e ingresamos el smbolo = al ingresar un texto
automticamente Excel nos entregara una lista de
funciones.

Se recomienda esta opcin para desarrollar de manera

mas rpida las funciones.
37
Funciones bsicas
Lo suficiente para empezar

38
Funcin Suma
La Funcin SUMA permite sumar valores.

Sintaxis:

=SUMA (nmero1;nmero2;.)

nmero1;nmero2. : Son valores indicados directamente en

la funcin
o referencias a celdas.

39
Funcin Suma
Ejemplo
En el rango D18:F21 se tiene una descripcin de
productos, con sus kilogramos y el valor pagado por
cada uno de ellos. En la celda H18 se desea obtener
la suma de los costos pagados.

40
Funcin Producto
La Funcin PRODUCTO devuelve el resultado de multiplicar dos o ms
valores numricos entre si.

Sintaxis:

=PRODUCTO (nmero1;nmero2;.)

Nmero1;nmero2..: Son los nmeros que se multiplican. Pueden

ser celdas
o funciones que devuelven nmeros.

41
Funcin Producto
Ejemplo
En las celdas F18, H18 Y J18 se tiene los datos
necesarios para calcular el volumen de un cilindro
(cuya formula es * r^2 * h). En la celda D18 se
desea obtener el resultado de dicho calculo.

42
Funcin Redondear
La Funcin REDONDEAR considera una cantidad especifica de
decimales de un nmero dado.

Sintaxis:

=REDONDEAR (nmero; nm. de decimales)

Nmero: Es el nmero que se desea redondear.

Nm. De decimales: es la cantidad de cifras decimales que se
desea considerar de nmero (si el nmero a redondear es
negativo, el nmero se redondea buscando completar
decenas, centenas, etc.)

43
Funcin Redondear
Ejemplo
En el rango E18:E25 se dispone de una lista de
importes. En el rango F18:F25 se requiere que los
mismos posean nicamente la cantidad de decimales
indicados en la celda H18.

44
Funcin Max
La Funcin Max devuelve el mayor valor de una serie
de valores indicados.

Sintaxis:
=MAX (nmero1;nmero2;)

Nmero1;nmero2. : Son los nmeros que se

evalan.

45
Funcin Max
Ejemplo
Un profesor examina calificaciones de sus alumnos
en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener
la calificacin ms alta.

46
Funcin Min
La Funcin MIN devuelve el menor valor de una serie
de valores indicados.

Sintaxis:
=MIN (nmero1;nmero2;)

Nmero1;nmero2. : Son los nmeros que se

evalan.
47
Funcin Min
Ejemplo
Un profesor examina calificaciones de sus alumnos
en el rango D18:E25. En la celda H18 desea obtener
la calificacin ms baja.

48
Funcin Concatenar
La Funcin CONCATENAR sirve para unir los valores o
celdas especificadas.

Sintaxis:
=Concatenar (Texto1;Texto2;)

Texto1;Texto2. : Son los textos que se desean

unificar.

49
Funcin Concatenar
Ejemplo
En el rango D18:D20 se tienen nombres de
programas de software. En el rango E18:E20 se desea
agregar y unir al los mismos el valor de la celda G18.

50
Frmulas de texto
La funcin CONCATENAR se puede realizar ms
rpido usando el operador de concatenacin:

51
Funciones lgicas

52
Funcin Si
La funcin SI es una funcin lgica que, tal como su nombre lo indica,
implica condiciones. Es decir que frente a una situacin dada (condicin)
aparecen dos alternativas posibles.
Sintaxis:
=SI (Prueba Lgica; Verdadero; Falso)

Prueba lgica: Expresin lgica que ser evaluada para conocer si el

resultado es
VERDADERO o FALSO.
Valor verdadero: El valor que se devolver en caso de que el resultado de
la Prueba
lgica sea VERDADERO.
Valor falso : El valor que se devolver si el resultado de la evaluacin es
FALSO.

53
Funcin Si
Ejemplo Practico 1:
Se desea evaluar la situacin de cada alumno con
respecto a si aprob el curso: si su nota es superior o
igual a 4,0 Aprueba; en caso contrario Reprueba el
curso.

54
Funcin Si
Ejemplo Practico 2:
Una agencia de viajes ofrece un descuento de $100
sobre el costo total del viaje si el destino es Miami.

55
Funcin Si
Ejemplo
Un profesor est analizando las calificaciones de sus
alumnos en el rango D17:E25. En el rango F18:F25
desea que segn la calificacin mnima necesaria de
la celda H18, aparezca un mensaje indicando si el
alumno aprob o no. Dichos mensajes estn en las
celdas J18 y J21.

56
Funcin Y
La Funcin Y evala una serie de condiciones. Si todas las
condiciones son verdaderas devuelve VERDADERO. Si al
menos una de ellas es falsa devuelve FALSO.

Sintaxis:
=Y (valor lgico 1; valor lgico 2;)

valor lgico 1; valor lgico 2..: pueden ser hasta treinta

evaluaciones; la condicin es que se desee obtener un
valor lgico tipo Verdadero o Falso.
57
Funcin Y
Ejemplo
En el rango D18:D25 se tiene un listado personal de
una empresa, con su respectiva edad. El gerente
desea identificar aquellas personas con edad mayor a
la indicada en la celda H18 y menor o igual a la
indicada en la celda K18.

58
Funcin O
La Funcin O evala una serie de condiciones. Si
al menos una de ellas es verdadera, la funcin
devuelve VERDADERO. Solo si todas ellas son
falsas, devuelve FALSO.

Sintaxis:
=O (valor lgico 1; valor lgico 2;)

valor lgico 1; valor lgico 2..: pueden ser hasta

treinta evaluaciones, la condicin es que se desee
obtener un valor lgico tipo Verdadero o Falso.

59
Funcin O
Ejemplo
Se tiene un listado personal de una empresa, con su
respectivo da de trabajo. El gerente desea identificar
aquellas personas que trabajaron alguno de los das
indicados en las celdas H18 y K18.

60
Funciones anidadas

61
Funcin Si Anidada
La funcin SI anidado es cuando una segunda
funcin SI se coloca dentro de la primera de manera
de que pruebe alguna condicin adicional. Nos
permite evaluar 3 o ms posibilidades. Al anidar una
funcin Si, siempre se debe incluir la nueva funcin
(Si) en la seccin de valor FALSO.

Sintaxis:
=SI(Prueba Lgica; Verdadero; Si(Prueba Lgica;
Verdadero;Falso))

62
Funcin Si Anidada
Ejemplo
A un analista le llega un lista de datos con las
secciones en las cuales trabaja cada persona en la
empresa. El problema es que las secciones estn
codificadas y el analista desea obtener el nombre de
las secciones.

=SI(C3=$E$3;$F$3:SI(C3=$E$4;$F$4;$F$5)

63
Funcin Si conector O
La funcin O evala mltiples expresiones lgicas, al
combinarse con la funcin SI podemos evaluar la
siguiente expresin para obtener un resultado. Si
ocurre esto o esto otro, arrojar el siguiente
resultado.

Sintaxis:

=SI(O(prueba_logica1;prueba_logica2;); Valor Verdadero;

Valor Falso))
64
Funcin Si conector Y
La funcin Y evala mltiples expresiones lgicas, al
combinarse con la funcin SI podemos evaluar la
siguiente expresin para obtener un resultado. Si
ocurre esto Y esto otro, arrojar el siguiente
resultado.

Sintaxis:

=SI(Y(prueba_logica1;prueba_logica2;); Valor Verdadero;

Valor Falso))
65
Funciones de bsqueda

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Funcin BuscarV
La funcin BUSCARV devuelve un valor determinado de una columna
indicada perteneciente a una tabla, segn un ndice.

Sintaxis:

=BUSCARV(valor buscado; matriz buscar en; Indicador columnas;

[ordenado])

Valor buscado: es el valor buscado en la primera columna de la tabla.

Matriz buscar en: es la tabla donde se efecta la bsqueda.
Indicador columnas: es un nmero que especifica la columna de la
tabla donde se efectuar la bsqueda.
Ordenado: es un valor lgico (Verdadero o Falso) que indica si el
valor es exacto o aproximado.
67
Funcin BuscarV
Ejemplo
Un doctor analiza los meses de edad de bebs en el
rango D17:E25. En el rango F18:F25 se desea saber la
cantidad de vacunas que debe tener cada beb
segn la edad. En el rango H17:I21 se encuentra la
cantidad de vacunas para cada edad.

68
Tablas

69
Crear Tabla
La tabla nos permite manejar la informacin de una
manera mas consistente, esto nos permitir darle
formato, ordenarla y filtrarla de forma mas fcil y
practica.
Para crearla primero debemos poseer una lista de
datos:

70
Crear Tabla
Para insertar una tabla debemos seleccionar alguna
celda de los datos y dirigirnos a Insertar > Tablas.

71
Crear Tabla
Excel detectar el conjunto de celdas
mostrndonos un cuadro de dilogo llamado Crear
Tabla, en el cual podremos seleccionar el rango de
celdas donde se encuentra la informacin.

No debemos olvidar marcar la opcin La tabla

tiene encabezados.

72
Crear Tabla
La tabla quedara de la siguiente manera:

73
Filtros de datos

74
Filtro de datos
Es el resumen de un conjunto de datos, atendiendo
a varios criterios de agrupacin.

Este smbolo nos indica

que el filtro ha sido aplicado

75
Filtro de Nmeros
Si deseamos filtrar datos numricos, Excel nos da
diferentes opciones de filtros, para ello
seleccionamos Filtros de nmero.

76
Filtro de Textos
Si deseamos filtrar datos que contengan textos,
Excel nos da diferentes opciones de filtros, para ello
seleccionamos Filtros de textos.

77
Filtro por Colores
Excel provee una opcin que nos permite filtrar por
colores, de la misma forma permite ordenar por
colores.

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Desafo nmero 2
Se publicar un documento con el desafo y las
instrucciones
Se debe entregar resuelto en la fecha indicada
Grupos de tres personas como mximo

79