Taller Estructura y Proceso

Parte I

Prof. Rodolfo Torres-Rabello, BBA, MBA

1
Copyright 2003 Rodolfo Torres-Rabello
Qu incluye el Taller

Tcnicas de Organizacin y Mtodos

Organigramas
Diagramas de proceso
Simplificacin del trabajo
Manuales administrativos

2
Por qu el Taller

Mucha atencin a las Grandes

Soluciones de Negocio: Poca a las
pequeas herramientas del da a da.
Hacer bien las cosas bsicas puede
significar beneficios para la empresa.
Labor frecuentemente requerida a los
egresados de MBA.

3
Qu obtendremos del Taller

Herramientas tiles en el trabajo diario

Indefinidamente vlidas

4
Algunas disciplinas
subyacentes
Diseo organizacional
Diseo y gestin de procesos
Estandarizacin
Gestin de la Productividad
Ingeniera de Mtodos

Ver Bibliografa

5
Metodologa

Presentacin de un caso
Planteamiento del ejercicio
Recordatorio de herramientas
Trabajo de grupo
Entrega de informe escrito y presentaciones de
grupos al azar
Conclusiones en conjunto
6
Evaluacin del Taller

Informes escritos: 60%

Solucin superior a la del prof.: 7
Solucin similar a la del prof.: 6
Solucin aceptable pero incompleta: 4-5
Solucin confusa o inaceptable: 2-3
No presentan trabajo: 1

Trabajo final: 40%

7
Caso ACME

Este caso presenta la situacin de una

compaa de retailing en Chile.
Vende MM.US$ 100 anuales.
Familiar.
Ha tenido y pretende continuar teniendo
un importante crecimiento.

8
Ejercicio 1

Leer el caso.
Dibujar el organigrama de la empresa.
Problemas del organigrama actual
Sus conclusiones.

Proponer mejoras al organigrama.

Sus comentarios.

9
 Recordatorio: Organigramas 1
Incorrecto Correcto
1

10
 Recordatorio: Organigramas 2
Incorrecto Correcto
4
Juan P. Gte.Gral

Pedro P. Luis G. Rosa I. Ger.Fin Ger.Op. Ger.Adm

6
Apoyo
Apoyo Asesor
Asesor

11
 Recordatorio: Organigramas 3
Incorrecto Correcto
7

Externo Interno Externo Interno

Comisin Comisin

12
Recordatorio: Estrategias de
diseo organizacional
Descentralizada Autoridad Centralizada

Pocas Reglas y procedimientos Muchas

Ambigua Divisin del trabajo Precisa

Amplio Ambito de control Estrecho

Informal y Formal e
personal Coordinacin
impersonal
13
Recordatorio: Ejercicio 1

Leer el caso.
Dibujar el organigrama de la empresa.
Problemas del organigrama actual
Sus conclusiones.

Proponer mejoras al organigrama.

Sus comentarios y recomendaciones

14
 Soluciones Ejercicio 1
(a) Organigrama actual
Gte.
Dueo 2 Dueo 3
Gral.

Ase- Proyec
sores tos

Ger. Ger.
Ger.
Adm. Control
MKT
Fin Invent.

Depto. Depto. Depto.

Depto. Depto. Depto. Depto. Depto. Centro
Compras Preven. Compra
Compras Personal Selecc. Promoc. Informat Distribuc
Ropa Riesgos Electrod

Asistente Vitrinis- Trans- Repara-

Bodega
Social tas porte ciones

Tienda Tienda Tienda Tienda

1 2 3
... 35 15
Soluciones Ejercicio 1 (cont.)
ALGUNOS PROBLEMAS
Jerarqua no definida entre Estructura apropiada para
dueos.
Unidades inexistentes:
Merchandising, Tesorera,
Anlisis Comercial, etc.
Funciones similares no
centralizadas: Compras,
RRHH
Sin una Gerencia
Comercial estructurada
CONCl. / RECOMEND.
empresa familiar y
pequea.
Al crecer en tamao y
complejidad, se debe
crecer en formalizacin y
profesionalizacin.
Para que la estructura
soporte a la estrategia, se
debe reorganizar.
16
 Soluciones Ejercicio 1
(b) Organigrama rediseado
Ger.
Gral

Asesor
Legal
Controller
Tributario

Ger. Ger.
Ger. Ger.
Comer- RRHH
cial Logstica A.y F.

Analisis Product Depto. Depto. Depto. Depto Depto. Depto. Depto Depto.
Marketing Abastec Bodega
comercial Managers Tiendas Transp Contab Finanzas Informt Remun. D.O. Bienestar

Merchan Tesoreria
dising

Transp. Pago
Tiendas Seleccion Capacit.
externo sueldos
17
Ejercicio 2

Describir las actividades:

Compras: Desde las proyecciones de venta hasta
que la mercadera llega al Centro de Distribucin.
Procesamiento de Pedidos: Desde que recibe la
orden de reposicin hasta que el camin sale del
CD.
Recepcin en tiendas: Desde que recibe la
mercadera hasta que se almacena la mercadera
sobrante en la bodega de trastienda.

18
 Recordatorio: Diagramas
Diagrama de Bloques Diagrama de Flujo Detallado
1
Inicio
Antes Durante Despus
Input Decisin

Tarea Output

1 Fin

Cursograma sinptico del proceso Cursograma analtico

Descripcin d t Obs.
Engrasado 3 10
1 3 5 7
Revisin 0 5
VB supervisor 20 30
Traslado a taller 35 12
2 4 6 8 9 10
Operacin Inspeccin
Operacin 1: Cortar segn especificaciones Transporte Almacenamiento
Inspeccin 5: Verificar dimensiones Espera
19
 Recordatorio: Diagramas
Diagrama bimanual Cursograma administrativo
Mano izquierda Mano derecha
Descr. Descr. Descripcin d t Tareas Resp Doc

d: distancia, en metros t: tiempo, en minutos

Diagrama de actividades mltiples Diagrama hombre-mquina

Hrs Hrs
Hrs. Electricista Ayudante Inspector Operario Mquina
1 Quitar Medir temp. 1 1
Soltar tapa
Calentador Setup
2 2 2
3 3 3
Activar mquina
4 Reparar 4 4
Torneado
5 5 5
6 Poner tapa Revisar 6 6
Parar mquina

20
Recordatorio: Diagramas
Diagrama de recorrido Diagrama de hilos
Y

Diagrama de Flujo de Procedimientos

Depto. 1 Depto. 2 Depto. 3 Depto. 4 Depto. 5

21
 Recordatorio: Diagramas
Diagrama Estructurado Medicin del Trabajo
Tarea Volumen Hrs/dia N pers. Calificacin
1 2 3
Nota de Pedido
Dda. Crdito
Ventas Informacin

VB
Operac.
Pedido preparado 3: Requiere estudio
1: Tarea correcta
2: Tarea para revisar / corregir adicional

Diagrama de Conversaciones Iconograma

A B
10 camiones CD 10.000 m2
C D semanales

50 tiendas
22
Recordatorio: Ejercicio 2

Describir las actividades:

Compras: Desde las proyecciones de venta hasta
que la mercadera llega al Centro de Distribucin.
Procesamiento de Pedidos: Desde que recibe la
orden de reposicin hasta que el camin sale del
CD.
Recepcin en tiendas: Desde que recibe la
mercadera hasta que se almacena la mercadera
sobrante en la bodega de trastienda.

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 Soluciones Ejercicio 2
(a) Compras
QU, A QUIN COMPRAR CUNTO COMPRAR QU/CUNTO/CUNDO
Gte.Gral, Dueo 3,
Comprador invitado Compradores Compradores

Asisten a ferias y exposiciones. Prep/Rev. proy.anual Compran para reponer

Negocian Aprovechan ofertas y para ocasiones especiales

Visitar ferias y exposiciones Preparar proyeccin anual

Revisar mes a mes

No No Revisar
Ofertas Ocasin semanalmente
? Esp. Stock vs Vtas.
Si
Comprar

O/C

24

(a) Compras (cont)

No No
Venta Stock Fin

Si Si
No
Comprar Stock Programar
una promocin
Si

Dar instrucciones para reponer a tiendas

Preparacin de
Pedidos
Llega la mercadera al CD

GD?OC GD>OC
GD=OC
GD<OC No
Acepta
CD recibe CD recibe
Si
Ajuste de O/C? Rechazar

Pagar 25
 Soluciones Ejercicio 2
(b) Procesamiento de Pedidos
COMPRAD JEFES TDA GER.MKT CD: BODEGA TRANSPORTE
Inicio

Orden Solicitud Orden de

electrnica telefnica de Reposicin
de mercadera por correo
reposicion
electrnico
semanal
Preparar Dejar pedido Carga nocturna
pedidos En jaula de camiones

No
Stgo.?
COMENTARIOS
-Ordenes de reposicin espordicas (y, a menudo, Si
urgentes) obligan a reaccionar. Si se pide algo para
Camiones esperan
una tienda en estas condiciones, el camin puede Camiones salen
y hacen hora hasta
a entregar a las
irse vaco. Al otro da podra ocurrir nuevamente. tiendas
entregar al dia
-El pi forzado de tener que entregar entre las 6 y siguiente en la
madrugada
las 7:30 AM obliga a los camiones de provincias
lejanas a quedar estacionados esperando salir.
Fin
-Lo anterior dificulta que un camin se utilice para
varias tiendas. 26
Soluciones Ejercicio 2
(c) Recepcin en Tiendas
Guardia Personal Bodega Jefe de Tienda

6:00
6:30 Recibe
mercadera
7:00
7:30
8:00 Abre cajas y
ubica en estantera
8:30
El sobrante
9:00
a bodega transtienda
9:30
10:00 Abre
la tienda
10:30
11:00
11:30 COMENTARIOS
El personal de bodega de trastienda no tiene la posibilidad de
revisar la mercadera
- No hay un traspaso de resposabilidad de la carga.
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Bibliografa
Sobre teoras y mtodos subyacentes:
Daro Rodriquez. Gestin Organizacional: Elementos para su Estudio. Chile: Edic. Universidad
Catlica de Chile, 2000
Richard L. Daft. Teora y Diseo Organizacional. Mex: Thomson Editores, 2000
Raymond McLeod, Jr. Sistemas de Informacin Gerencial. Mex: Pearson Education, 2000
Jay Heizer y Barry Render. Direccin de la Produccin: Decisiones Estratgicas y Tacticas. 2T.
Esp: Prentice Hall, 2001
Edward V. Krick. Ingeniera de Mtodos. Mex: limusa, 1989
Michael Hammer. The Agenda. New York: Crown Business, 2001

Sobre herramientas: Organigramas:

Enrique Benjamn Franklin. Organizacin de Empresas: Anlisis, Diseo y Estructura. Mex:
McGraw-Hill, 2000

Sobre herramientas: Diagramas:

Organizacin Internacional del Trabajo. Introduccin al Estudio del Trabajo. Ginebra, 1998

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