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LE

CONTRLE DE GESTION
SUR SAP

IXERP consulting

1
OBJECTIFS

Cette prsentation a pour objectif de vous prsenter le contrle de gestion sur


SAP et de dcrire une dmarche oprationnelle afin de vous guider dans la
mise en uvre dans la conduite de vos projets.

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2
Les donnes de base CO
et ses flux

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SOMMAIRE

Chapitre I : Donnes de base


A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA
Chapitre II : Gestion des flux
A) CO CCA
B) CO OPA
C) EC PCA

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LES DONNES DE BASE DE CO

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DONNES DE BASE
CO CCA

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Les centres de cots

1. Un centre de cots est une structure de la socit, responsable vis vis de ses cots.
La comptabilit des centres de cots est utilise pour dterminer quel endroit les
cots surviennent dans l entreprise.

2. Dans SAP, le centre de cots est un collecteur de cots qui peut tre quivalent aux
traditionnelles sections analytiques.

3. Si le primtre analytique est multi-socits, un centre de cots est affect, lors de sa


dfinition, une socit unique.

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Les natures comptables (I)
Les natures comptables sont les objets porteurs de cots et fournissent des informations sur les flux de
valeurs et la consommation de valeurs dans la socit.

Les natures comptables primaires :

portent les cots dont l origine est externe l entreprise,

ne peuvent exister que si le compte gnral existe dans le plan comptable oprationnel de la socit.

Les natures comptables secondaires

sont gres uniquement dans CO,

sont lies au processus d activit de l entreprise,

illustrent les flux de valeurs internes (imputation interne d activits, gestion de majorations et
oprations d imputation).

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Les natures comptables (II)

Plan Comptable

Comptabilit Financire

Comptabilit Analytique

1 2 3 4 5 8 6 7 9
Comptes Comptes Comptes
Comptes Comptes Comptes Comptes Comptes Comptes
de de analy-
d'immobi- de stocks de tiers financiers spciaux de
capitaux charges tiques
lisations et encours produits

Natures Comptables Natures


primaires comptables
secondaires

Remarque : toute criture passe sur une nature comptable primaire est
affecte un centre de cots, un centre de profit, un ordre interne ou
un objet de rsultat. Chaque nature comptable primaire est donc
affecte un support analytique (transaction OKB9).

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Ratios statistiques : dfinition

1. Ce sont des cls de distribution utilises comme :

base de rpartitions internes des cots,


base de dchargement d un centre ou d un ordre rcepteur,
ratio de calcul dans un reporting.

2. C est une valeur budgte ou saisie au rel sur un centre.

3. Ce sont les seules donnes de base non limites dans le temps.

Remarque :
Les ratios peuvent tre constants (ex : effectifs) ou totaux
(ex.: unit tlphoniques).
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Les types d activit

Le type d activit permet de mesurer / valoriser l activit d un centre.

Les types d activit sont dfinis indpendamment des centres de cots. Ils divisent les
activits fournies par un centre de cots en fonction de l imputation des cots.

La valorisation des activits se fait un prix de cession dtermin suivant la stratgie de


gestion choisie. Quand on divise les cots par une quantit d activit, on obtient un prix de
cession pour le couple centre de cots/type d activit, prix servant ensuite pour l imputation
interne d activit afin de dcharger les centres.

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Groupes de donnes de base

Afin de faciliter leur gestion, les donnes de base (centres de cots, natures comptables,
ratios statistiques et types d activit) peuvent tre organises en groupes. Un nom de
groupe ne peut tre utilis quune seule fois.

Cas particulier des centres de cots : la hirarchie standard des centres de cots est
un groupe particulier auquel tous les centres de cots du primtre analytique doivent
tre affects. SAP effectue un contrle d univocit et d intgralit de cette hirarchie. On
peut crer en parallle des hirarchies partielles : hirarchies alternatives .

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DONNES DE BASE
CO OPA

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Ordres internes
Axe analytique, au mme titre quun centre,

Dure de vie limite dans le temps mais qui peut tre suprieure l exercice,

Peut tre dcharg terme sur d autres objets (imputation non obligatoire),

Ne doit pas tre ncessairement le reflet de l entreprise,

Permet d analyser les cots en terme de causalit,

Peut tre gr en interne CO ou en externe CO (SD, PP).

L ordre est dfini en priorit par un type d ordre lequel dtermine le profil
d imputation, le profil de budget, le schma de statuts et propose un ordre de rfrence
(pour un mme socit, un mme centre de profit, un mme centre de
responsabilitdonnes pas dfaut).

Remarque :
Comme les centres, les ordres internes peuvent tre regroups en hirarchies
mais il n existe pas de groupe exhaustif tel que la hirarchie standard des
centres de cots.
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Les tapes d un ordre

Cration

Lancement

Statuts Clture technique


systme

Clture

Archivage

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DONNES DE BASE
EC PCA

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Le Centre de Profit

Un centre de profit est :

une entit structurelle pouvant tre multi-socits

rattach un primtre analytique

responsable de ses performances

capable danalyser sa profitabilit

statistique

Remarque :
Une hirarchie standard des centres de profit doit tre obligatoirement
dfinie et il est possible de crer des hirarchies alternatives (ou groupes de
centres de profit).

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Le Centre de Profit DUMMY

Un centre de profit fictif est rattach la hirarchie standard mais ne reprsente rien
dans l'entreprise.

Il reoit toutes les critures non affectes un centre de profit "normal", les critures
incorrectement affectes. On peut alors les reprendre et les raffecter des centres de
profit.

Normalement vide, il permet de reprer les erreurs (ex : nouvel objet non affect un
centre de profit).

Il assure donc la cohrence entre les comptes de rsultat dans FI et dans CO.

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GESTION DES FLUX DANS CO

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Introduction : Flux statistiques ou rels

Centres de profit : objets supportant toujours des flux statistiques

Centres de cots : objets rels, saufs ils sont en prsence d autres objets rels, ils
sont alors statistiques

Ordres et projets : objet supportant des flux statistiques ou rels

On ne peut avoir quun flux rel par objet mais diffrents flux statistiques par objet.

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LES FLUX CO CCA

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Intgration budgtaire

Centre de cots
Entre Sortie
Activit budgt
Planif. de la production
Capacit budgte

Gestion du personnel Cots budgts


- Personnel

Gestion des articles - Matires consommables Centre

Gestion des immos - Amortissements Cession


d'activit
- Tlphone
Comptabilit financire - Assurance
- Energie Ordre interne
- Tout frais gnral...
Maintenance
- Maintenance

Comptabilit analytique Prise en charges d'activits


via imputation internes

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Procdure Budgtaire

1 2 3 4 5 6
Budgtisation
Budgtisation Budgtisation Budgtisation Budgtisation Budgtisaton
des types des cots
des ratios des cots des Rpartition
d'activit primaires
statistiques secondaires Abonnements dtaille
(manuel)
=> Pour
Rpartition Taux activit Par nature Non lis Sur la Par
dtaille comptable l'activit base des rpartition
Capacit de cots dtaille
Rpartition production Par type Lis
addition- des natures
globale d'activit l'activit
Volume de nels comptables
Reporting, Production et plus
Formules finement via
Cots budgtisat.
dtaille

permutation possible
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Procdure Budgtaire( Suite)

7 8 9 10 11

Budgtisation Budgtisation
des taux Actualisation Blocage des Enveloppe
Rpartition
d'activit des budgets budgets budgtaire
globale
.
des cots Itrations simulations Protection par centre
aggrgs sur la base de budgets contre de cots /
de la (exemple : toute groupe de
capacit de modification modifica- centre de
production de prix) tion cots
budgte

A replanifier si dmarche peut tre effectu


changements dans les optimale indpendamment des
tapes prcdentes autres activits
IXERP consulting budgtes
La Pr-budgtisation

Manuel Automatique

Ratios PB de ratios Transfert de SIL


statistiques
Types PB des types Imputation
dactivit dactivit indirecte dactivits

Cots Primaires : Secondaires : Primaires : Secondaires :

PB des cots PB des cots Abonnement Rpartition globale


primaires indp. de secondaires indp.
lactivit de lactivit

PB des cots PB des cots Rpartition Imputation


primaires dp. de secondaires dp. de dtaille indirecte dactivit
lactivit lactivit

Remarque : PB = Pr-budgtisation

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Principe de la budgtisation

Copie de budget : d une version une autre par exemple

Revalorisation : application d un taux (d augmentation ou de diminution) une version


de budget

Gestion des enveloppes sur les centres de cots : affectation d une enveloppe de cots
(sans dtail par nature comptable) avec contrle de disponibilit possible

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Les flux rels

Imputations "directes" de quantits, cots et revenus externes ( FI, MM, AM ...) :


simultanes dans FI et CO

Imputations analytiques de quantits, cots et revenus


saisis dans CO (transferts internes)
priodiques (transferts, rpartitions, cots additionnels)
Imputation des ratios statistiques

Abonnements analytiques

Engagements sur commande fournisseur

Rserves de moyens financiers sans demande dachat

Ecritures de rconciliation FI / CO

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Les transferts priodiques

Centre PTT
Tlphone
Janvier 606120 + 15.000,- Euros
606120 - 15.000,- Euros

Cl de rpartition

Ratio statistique
ex. Unit tlphonique

Centre de Centre de Centre de


cots A cots B cots C
606120 + 6.000,- 606120 + 6.000,- 606120 + 3.000,-

2.000 2.000 1000


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Units tlphoniques
La rpartition dtaille

Electricit Centre de cots lect.


Janvier 606110 + 23.000,- Euros
606110 - 23.000,- Euros

Cl de rpartition
% fixe

30% 20% 50%

Fabrication 1 Fabrication 2 Fabrication 3

606xxx + 6.900,- 606xxx + 4.600,- 606xxx + 11.500,-

du centre de du centre de du centre de


cot lect. cot lect. cot lect.
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LES FLUX CO OPA

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Budgets ascendant / descendant
& contrle disponible
Paralllement la budgtisation ascendante dtaille en fonction des natures comptables
(idem budgtisation des centres de cots), il est possible de budgter, au niveau des
ordres et par exercice, des valeurs indpendantes des natures comptables (budget
descendant ou budget denveloppe).

Le systme offre alors la possibilit de grer un contrle des disponibilits (contrle en


fonction des engagements relatifs un ordre et du budget annuel).

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Budgets ascendant / descendant
& contrle disponible

Budget: Budget d'enveloppe:


flexible ferme
plusieurs versions unique
possibilit de ne pas correspond la version
garder de trace des dfinitive du plan
modifications
Traabilit de toutes les
volutions ultrieures

Contrle de disponibilit :
avertissement
avertissement + E-mail
IXERP consulting erreur et rejet
Intgration budgtaire

Centres : Ordres :
allocations consommation
TRANSFERT
activits d'activits
cots budgts
cots
additionnels

Dchargement
Consommation
d'activit

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Flux rels sur lordre

Compta. financire Compta. financire

Cots externes Compte gnral


(factures) Immobilisation
Ordre Article (stock)

Stock Maintenance
Investissement
Consommation Rparation
de matires Contrle de gestion
OF
.... Centre de cots
Compta. analytique Ordre
Projet
Cots internes Objet de rsultat
Activits Rseau
Cots additionnels

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Intgrations rels :
Flux de chargement
Cots rels imputs directement par FI, MM, AM

Transferts de cots et produits de postes individuels (d un ordre un autre ordre)

Cots rels internes CO :

saisie d imputation d activit directe (de centre ordre)

transferts priodiques (via des centres ou des ordres)

cots additionnels priodiques (le dchargement d un cot additionnel peut se faire sur
un centre ou sur un ordre)

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Intgrations rels :
Flux de dchargement
Le dchargement des ordres est dfini suivant un profil d imputation li au type de l ordre.

Le profil d imputation est compos

du schma d imputation (Quels sont le ou les rcepteurs ? )

et du schma dorigine (Quelles sont le ou les natures comptables imputes ? Sont-elles


regroupes en une nature comptable secondaire ?).

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Imputations relles & Engagements

L engagement peut tre cr par une demande d achat, une rservation de stocks ou
une commande d achat.

Il peut tre rduit par une consommation effective, une entre en stocks ou une entre de
facture.

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LES FLUX EC PCA

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Mthodes de planification

Budgtisation directe d'un centre de profit :

par nature comptable

utilisation des rpartitions globales ou dtailles

Reprise des budgets d'autres modules :

centres de cots (CO-CCA)

ordres internes (CO-OPA)

OTP et graphes de projets (PS)

compte de rsultat analytique (CO-PA)

production (CBN) (PP)

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Ecritures relles : Bases

Toutes les critures dans les modules FI, MM, AA, SD et CO, affectant les profits,
sont rflchies dans EC-PCA.

Aucune criture ne peut tre directement affectes un centre de profit : elle est
affecte un autre objet (centre, ordre,...), qui est lui mme li un centre de profit.
L'criture sur centre de profit n'est que statistique i.e. pour information.

On peut transfrer un montant depuis un centre de profit, mais uniquement sur un


autre centre de profit.

Comme pour les centres de cots, on peut utiliser les rpartitions dtaille et globale.
Les centres de profit sont alors les seuls rcepteurs et metteurs admis.

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Reprise dlments de bilan

Les lments suivants peuvent tre remonts depuis FI (bilan) sur les centres de
profit :

Balances fournisseurs

Balances clients

Stocks

Immobilisations

En-cours de production

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Contact

Votre Ingnieur Commercial IXERP


BENSIMON Stphane
TEL : 01 73 04 92 34
GSM : 06 61 79 78 32
Mail : stephane.bensimon@ixerp.com
Conseil

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