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Excel y la web

Publicacin en Internet con Microsoft Office


Sevilla, junio de 2004

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Excel
Excel y la web

Introduccin

Creacin de pginas web a partir de datos Excel

Agregar informacin Excel a una pgina web

Abrir un libro en una intranet o internet en Excel

Hipervnculos en Excel

Formularios web en Excel

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Excel
Introduccin

Excel permite generar pginas web con


informacin de libros Excel
Se puede usar Excel para abrir libros en una
intranet o en internet
Es posible usar hipervnculos que nos remitan
a zonas dentro de una misma hoja de clculo o
a otras zonas de internet
No es necesario conocer HTML para realizar
estas tareas con Excel

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel

Excel dispone de un asistente para crear una


pgina web a partir de los datos de una hoja o
un grfico
El asistente est instalado si aparece la opcin
Guardar como HTML en el men Archivo. En
caso contrario, debe instalarse, a partir de
Herramientas > Complementos
Al generar un grfico Excel para aadir a una
pgina web con el asistente, se debe crear
como un objeto dentro de la hoja de clculo

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel
Para generar una pgina web a partir de un libro Excel:

1 seleccionar los datos a


convertir a formato HTML

2 seleccionar Archivo >


Guardar como HTML

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel

3 especificar los
rangos de las celdas y
los grficos, as como
el orden de insercin,
mediante los controles
Agregar, Quitar y Mover.
Pulsar en Siguiente

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel

4 escoger la opcin
Crear un documento
HTML independiente ...
y pulsar en Siguiente

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel

5 se puede escoger
ttulo y encabezado para
la pgina, insertar lneas
horizontales y otros
datos de identidad,
direccin de correo
electrnico y fecha de
ltima actualizacin

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel

6 en el ltimo cuadro,
seleccionar el cdigo de
pgina, Guardar el
resultado como un archivo
HTML e indicar la Ruta
del archivo.
Hacer clic en Terminar

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Excel
Creacin de pginas web a partir de datos
Excel
Vista de la pgina web resultante:

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Excel
Agregar informacin Excel a una pgina web

Para insertar informacin Excel en una


pgina web ya existente: 1 en Internet Explorer
abrir el fichero (Archivo
> Abrir), y seleccionar
Ver > Cdigo fuente
2 en la posicin donde
se desee que aparezcan
los datos Excel insertar
una lnea con el texto:
<!--##Table##-->
que usar el asistente
web de Excel

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Excel
Agregar informacin Excel a una pgina web

3 una vez guardado y


cerrado el fichero html
modificada, seguir los
pasos descritos del
asistente; en el paso 2
se escoger la opcin
Insertar los datos
convertidos en un archivo
HTML existente

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Excel
Agregar informacin Excel a una pgina web

4 en el paso 3 escoger
la opcin Abrir el
archivo directamente y
escribir el nombre del
fichero html existente
sobre el que se van a
aadir los datos Excel

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Excel
Agregar informacin Excel a una pgina web

5 el ultimo paso es
similar a como ya se
describi; slo hay que
tener la precaucin de
dar un nombre para el
archivo que se genere
diferente al original

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Excel
Agregar informacin Excel a una pgina web

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Excel
Abir un libro en una intranet o internet en
Excel

Excel permite abrir libros que estn ubicados


en una intranet corporativa o incluso en
internet. Bastar con que al abrirlo, se indique
la direccin completa:

c:\ventas\libro.xls (disco local)


http://ventas/libro.xls (intranet)
http://www.sitio.dom/usu/libro.xls
(internet)

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Excel
Hipervnculos en Excel

En Excel se pueden usar hipervnculos para abrir


documentos externos, que pueden estar situados en
un servidor de red intranet o internet
Los hipervnculos tambin pueden enlazar con
zonas del mismo libro Excel
Se puede insertar un hipervnculo a un libro Excel:
a partir del texto de una celda
a partir de un grfico
mediante la funcin Hipervnculo en una celda

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Excel
Crear un hipervnculo a partir del texto de
una celda

1 escribir el texto del hipervnculo


2 seleccionar la celda o
celdas que contengan el texto

3 seleccionar Insertar >


Hipervnculo o pulsar en

4 si no se ha guardado el libro, un
cuadro informativo lo pedir antes
de que salga el cuadro de dilogo
Insertar hipervnculo

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Excel
Crear un hipervnculo a partir del texto de
una celda

5 escribir la direccin
del archivo de destino
en el cuadro Vincular al
archivo o direccin URL

6 para saltar a una


ubicacin especfica dentro
del archivo de destino,
escribirla en el cuadro
Ubicacin dentro del archivo

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Excel
Crear un hipervnculo a partir de un grfico

Slo se puede aadir un hipervnculo a un grfico si


se trata de un dibujo creado con la barra de
herramientas Dibujo
es una imagen insertada con Insertar > Imagen
Para crear un hipervnculo a partir de un grfico:

1 seleccionar el grfico haciendo clic en el


mismo para que aparezcan los controles

2 seguir los pasos 3 a 6 del caso anterior

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Excel
Crear un hipervnculo utilizando una
funcin de hoja de clculo

Se puede usar la funcin HIPERVINCULO


escribiendo la funcin en una celda
=HIPERVINCULO(Ubicacin;nombre_descriptivo)
o usando el asistente de funciones:

1 seleccionar la celda que se desee


que contenga el hipervnculo

2 seleccionar Insertar > Funcin o hacer


clic sobre el botn Pegar funcin

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Excel
Crear un hipervnculo utilizando una
funcin de hoja de clculo

3 en el cuadro Pegar funcin,


seleccionar en Categora de
funcin: Bsqueda y
referencia, y en Nombre de la
funcin: HIPERVINCULO
4 indicar la ruta y nombre
del archivo de destino
(Ubicacin_del_vnculo) y el
contenido de la celda
(Nombre_descriptivo)

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Excel
Cambiar el destino de un hipervnculo

1 seleccionar las celdas o el grfico del hipervnculo:


para hipervnculos de texto, utilizar las flechas

de direccin para moverse por las celdas
para grficos, mantener pulsada la tecla
<Control> y hacer clic en el grfico
2 selecionar Insertar > Hipervnculo
3 si se solicita, guardar el libro
4 modificar el cuadro Insertar
hipervnculo como se indic

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Excel
Cambiar el destino de un hipervnculo

1a si el hipervnculo se cre utilizando la funcin


HIPERVINCULO, seleccionar la celda usando las
teclas de direccin y hacer clic en la barra de
frmulas para modificarla

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Excel
Cambiar el texto o el grfico de un
hipervnculo

1 seleccionar las celdas o el grfico del hipervnculo


2 para cambiar el texto, editarlo
en la barra de frmulas
3 para modificar un grfico, usar la
barra de herramientas Dibujo o Imagen
4 para cambiar la imagen de hipervnculo,
insertar la imagen y convertirla en un
hipervnculo con el mismo destino;
despus, eliminar la imagen anterior

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Excel
Cambiar el aspecto del texto de un
hipervnculo

1 seleccionar Formato
> Estilo
2 seleccionar de la lista
Nombre del estilo la
opcin Hipervnculo o
Hipervnculo visitado
3 hacer clic en Modificar
y cambiar el formato en
el cuadro de dilogo
Formato de celdas

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Excel
Formularios web en Excel

Mediante el asistente Formulario de web de


Excel se puede establecer un sistema de
recopilacin de datos Excel (hoja de clculo)
El formulario puede disponer de celdas para la
introduccin de datos, e incluir controles que
faciliten esa tarea
El servidor puede usar dos interfaces para recibir
los datos de los usuarios: IDC o CGI
Los usuarios debern tener instalado Excel

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Excel
Formularios web en Excel

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Excel
Emplear celdas de una hoja de clculo para
utilizarlas como formulario

Las celdas deben formatearse para dar el


aspecto y comportamiento deseados, mediante
la opcin Formato > Celdas
Se puede restringir el tipo de datos que el
usuario introduzcaen la celda mediante la
opcin Datos > Validacin, en donde tambin
pueden seleccionarse mensajes indicativos y
de error asociados a las celdas

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Excel
Insertar controles en los formularios

Debe estar activada la barra de herramientas


Formularios (seleccionar Ver > Barra de herramientas
> Formularios). Para insertar un control:

1 hacer clic en el control


deseado en la barra de
herramientas Formularios

2 hacer clic en la posicin


del formulario donde se
desee insertar

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Excel
Insertar controles en los formularios

Tipos de controles:
Etiqueta: permite insertar un texto para
proporcionar informacin de un control, de la
hoja o del formulario
Cuadro de grupo: un borde y un rtulo que
agrupa los controles relacionados (botones de
opcin, casillas de verificacin)
Botn de accin: ejecuta una macro al pulsarlo

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Excel
Insertar controles en los formularios

Casilla de verificacin: activa o desactiva una


opcin; puede activarse ms de una a la vez en
una hoja o en un grupo
Botn de opcin: selecciona una opcin de un
grupo de posibles
Cuadro de lista: lista de elementos que pueden
seleccionarse

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Excel
Insertar controles en los formularios

Cuadro combinado: cuadro con lista desplega-


ble, en donde la opcin seleccionada aparece en
el cuadro de texto
Barra de desplazamiento: para desplazarse a
travs de una lista de valores
Botn de nmero: botn con una flecha hacia
arriba y otra hacia abajo que puede adjuntarse a
una celda; la flecha arriba aumenta el valor de la
celda y la flecha abajo lo disminuye

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Excel
Propiedades de los controles

Una vez insertados los controles en


el formulario, se pueden ajustar sus
propiedades mediante el men
Formato de control que se activa a
travs del men contextual que se
abre seleccionando el control y
pulsando el botn derecho del ratn

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Excel
Propiedades de los controles

Las fichas Tamao, Proteger y Propiedades son


comunes a todos los controles
En los controles de tipo botn aparecen las
fichas Fuente, Alineacin y Mrgenes
En los botones de casilla de verificacin se
pueden modificar el color de fondo y las lneas
del control en las fichas Colores y Lneas
En todos los controles, excepto en Botn y
Etiqueta, la ficha Control permite ajustar las
propiedades especficas de cada control

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Excel
Propiedades de los controles

Algunas opciones en la ficha Control:


Valor: indica el estado de la casilla de verificacin
o botn de opcin
Vincular con la celda: asocia la seleccin de una
opcin con el contenido de una celda
Rango de entrada: celdas que contienen la lista
de opciones para los cuadros de lista y combinado
Valores actual, mnimo y mximo, incremento:
relativos al valor asociado a las barras de
desplazamiento y botn de nmero

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Excel
Asignar una macro a un control

Se puede asignar una macro a diversos controles.


Una macro genera una serie de operaciones que
Excel ejecuta automticamente cuando se activa
Para grabar la macro:

1 seleccionar Herramientas >


Macro > Grabar nueva macro
2 dar un nombre a la
macro y pulsar Aceptar
3 realizar las tareas a automatizar
y pulsar en Detener grabacin

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Excel
Asignar una macro a un control

Para asignar una macro a un control:

1 hacer clic sobre el control


con el botn derecho del ratn
y seleccionar Asignar macro

2 en el cuadro de
dilogo Asignar macro,
seleccionar la macro
que se cre

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Excel
Publicar formularios web con Excel

El Asistente de formularios puede generar dos tipos


de ficheros:
CGI (Common Gateway Interface)
el servidor debe tener in intrprete Perl
instalado, ya que el asistente genera un
programa Perl (.pl)
los datos que enve el formulario se
almacenarn en un fichero de texto (.txt)

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Excel
Publicar formularios web con Excel

IDC (Internet Database Connector)


el servidor web debe ser Windows NT,
Windows 95 o posterior
debe estar instalado un controlador ODBC
(Open Database Connectivity) para acceder
a la base de datos Access
los datos que enve el formulario se
almacenarn en un fichero de bases de datos
Access (.mdf)

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Excel
Publicar un formulario con CGI

1 seleccionar Herramientas >


Asistente > Formulario de Web
(si no aparece en el men, hay
que instalarlo seleccionando
Herramientas > Complementos)

2 en el primer paso del


asistente, hacer clic en
Siguiente

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Excel
Publicar un formulario con CGI

3 especificar los
controles y celdas
que se usarn para
la entrada de datos
(usar las opciones
Agregar una celda,
Quitar y Cambiar
nombre) y hacer
clic en Siguiente

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Excel
Publicar un formulario con CGI

4 elegir la opcin
Servidor de Web
compatible con CGI
y pulsar Siguiente

5 elegir la opcin
Guardar el resultado
como archivo Excel
y escribir la ruta
del fichero; pulsar
Siguiente

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Excel
Publicar un formulario con CGI

6 especificar el mensaje
que se desee enviar al
usuario despus de
registrar los datos e
indicar la direccin
URL del fichero Perl
7 en el ltimo paso
del asistente, hacer
clic en Terminar
8 guardar los archivos generados
(.pl, .txt, .xls) en el servidor web

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Excel
Publicar un formulario con IDC

Los pasos a seguir en el asistente son similares


a los correspondientes a CGI, excepto:

en el paso 3 de 6
elegir la opcin
Servidor de informacin
de Internet de Microsoft
los archivos generados
tienen extensiones
.idc, .htx, .mdb y.xls

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Excel
Proteger un formulario en Excel

Para evitar que el usuario modifique o altere el


formulario creado: 1 abrir el libro con el
formulario creado
2 seleccionar las celdas
de entrada de datos
3 seleccionar Formato >
Celdas
4 en la solapa Proteger,
desactivar las opciones
Bloqueada y Oculta

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Excel
Proteger un formulario en Excel

5 seleccionar
Herramientas > Proteger
> Proteger hoja

6 en el cuadro Proteger
hoja, activar las
opciones Contenido,
Objetos y Escenarios
Si de desea desproteger la hoja,
seleccionar Herramientas >
Proteger > Desproteger hoja

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Excel
Cmo acceder al formulario Excel para
introducir informacin

1 abrir en el navegador
el formulario creado
por el asistente (debe
estar instalado Excel)
2 antes de abrirlo, el navega-
dor muestra un aviso sobre el
uso de macros; para que el
formulario pueda enviar
3 introducir la informa- informacin al servidor,
cin en el formulario y permitir el uso de macros
hacer clic en Enviar

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