PROCEDIMIENTOS

PROCEDIMIENTO

Describir el mtodo y orden secuencial de las

actividades o pasos que se siguen para
desarrollar una funcin, un programa o ejercer
una atribucin y obtener un resultado
predeterminado (trmite, servicio o bien), de
acuerdo con las normas y polticas de
operacin aprobados.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Los manuales de procedimientos
son aquellos instrumentos de
informacin en los que se
consigna, en forma metdica, los
pasos y operaciones que deben
seguirse para la realizacin de
las funciones de una unidad
administrativa.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS

a) Presentar una visin

integral de cmo opera la
organizacin.

b) Precisar la secuencia
lgica de los pasos de
que compone cada uno
de los procedimientos.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
c) Servir como mecanismo de induccin y orientacin
para el personal de nuevo ingreso en una unidad
administrativa, facilitando su incorporacin a la
misma.
d) Precisar la responsabilidad operativa del personal en
cada rea de trabajo.

e) Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos

humanos y materiales.
TIPOS DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
Por sus caractersticas diversas pueden clasificarse
en: manuales de procedimientos de oficina y
manuales de procedimientos de fabrica.
Tambin se pueden referir a:
Tareas y trabajos individuales; por ejemplo: cmo
operar una maquina.
Practicas departamentales, en las que se indican
los procedimientos de operacin de todo un
departamento; por ejemplo el manual de
reclutamiento y de seleccin de personal.
TIPOS DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS
Practicas generales en un rea determinada de
actividad, por ejemplo el manual de
procedimientos de ventas, los manuales de
produccin, el manual de finanzas.
TIPOS DE MANUALES DE
PROCEDIMIENTOS

Tambin se pueden clasificar de acuerdo con su mbito

de aplicacin y alcances en manual de:
Procedimiento general. Es aquel que contiene
informacin sobre los procedimientos que se
establecen para aplicarse en toda la organizacin o en
mas de un sector administrativo.
Procedimiento especfico. Son aquellos que contienen
informacin sobre los procedimientos que se siguen
para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativa con el propsito de cumplir de manera
sistemtica con sus funciones y objetivos.
PORTADA DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
Logotipo NOMBRE DE LA EMPRESA
de la
empresa

Manual de
Procedimientos
de....

Elabor Aprob Mes _____Ao___

ESTRUCTURA PROCEDIMIENTOS
FUNDAMENTACIN DEL PROCEDIMIENTO

1. PROCEDIMIENTO :

2. OBJETIVOS :

3. BASE LEGAL :
4. ALCANCE

5.GLOSARIO

6.RESPONSABLES

4. :DESCRIPCION:

5. FORMATOS Y DOCUMENTOS:
6. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCEDIMIENTO
Nombre del Procedimiento:
Al iniciarse la descripcin es importante determinar el nombre de
ste, debiendo coincidir con el especificado en el apartado de la
presentacin de los procedimientos y est acorde con lo
descrito en su contenido

Objetivo del Procedimiento

Es el fin que se pretende alcanzar con la elaboracin del
procedimiento, mismo que deber ser claro, conciso y directo.

Alcance: Actividades que contempla, donde inicia - finaliza y a

quien le aplica ese procedimiento
PROCEDIMIENTOS

Normas y Polticas de Operacin

Son las bases jurdicas y administrativas que
sustentan la naturaleza y fines de una actividad,
fijados en la normatividad establecida y por los
niveles altos de decisin, con el fin de proporcionar
orientacin en la realizacin de un servicio al
pblico o de apoyo interno.
PROCEDIMIENTO
Responsable: Estn obligados a elaborar y
mantener actualizado el manual de
procedimientos todos los lideres de proceso.
PROCEDIMIENTOS
Descripcin del Procedimiento
Es la narracin escrita en orden cronolgica y
secuencial de cada una de las actividades que se
ejecutan para concretar un resultado determinado, en
respuesta al cumplimiento del objetivo del
procedimiento y con apego en sus propias normas o
polticas de operacin.

La descripcin se iniciar con un verbo conjugado en

tercera persona del singular y tiempo presente: inicia,
elabora, presenta, revisa, almacena, archiva, consulta,
turna, etc.
PROCEDIMIENTOS
Descripcin del Procedimiento
Cuando sea necesario, entre cada actividad y/o
operacin se puede anotar una leyenda con el fin de
darle la secuencia requerida a su descripcin, por
ejemplo: cuando se presenta alguna toma de
decisiones : si se autoriza, si est correcto, o
cuando se establecen plazos : en la fecha
establecida, posteriormente, entre otras.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representacin grfica de los procedimientos,
debe incluirse enseguida de cada procedimiento.
SIMBOLOGA
SIMBOLO SIGNIFICADO EXPLICACIN
Comienzo, inicio o Indica el inicio o terminacin del
final de un procedimiento. En su interior situamos
proceso materiales, informacin o acciones
para comenzar un proceso o para
mostrar resultados al final del mismo.
Lneas de flujo o Muestra la direccin y el sentido del
conectores flujo, del proceso, conectando los
smbolos. Sirve de unin entre dos
smbolos.
Operacin, Representa el espacio para describir
proceso o una actividad del procedimiento.
actividad Tarea llevada a cabo durante el
proceso.
Puede tener varias entradas, pero una
sola salida.
SIMBOLOGA
SIMBOLO SIGNIFICADO EXPLICACIN
Decisin o Indica un punto del procedimiento o
alternativa, donde se toma una
Bifurcacin decisin entre dos opciones (Si o No,
Abierto o Cerrado).

Documento Se utiliza para hacer referencia a la

generacin o consulta de un
documento especifico o en un punto
del proceso.

Datos. Situamos en su interior la informacin

Entrada/ Salida necesaria para alimentar una
Informacin de actividad (datos para realizarla).
apoyo
SIMBOLOGA
SIMBOLO SIGNIFICADO APLICACIN
Archivo Representa un archivo comn y
corriente de oficina donde se
guarda un documento en forma
temporal o permanente.
Conector Nombramos un proceso
interpagina independiente que en algn momento
aparece relacionado con el proceso
principal.
Conector de Representa un enlace o conexin de
pgina una pgina a otra

Bloque de Para indicar copias mltiples.

documentos
DIAGRAMA DE FLUJO
Recomendaciones

Se realizan entrevistas con los funcionarios que

manejan los distintos aspectos o que participan en el
procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas,
recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase
de archivos, conductas, justificacin de los trmites
mediante la respuesta a los siguientes interrogantes
EL PORQUE? , CUANDO?, DONDE?, QUE?,
COMO?.
DIAGRAMA DE FLUJO
Recomendaciones

Definir el limite del procedimiento: El inicio del

procedimiento y el fin o terminacin. Ejemplo: Recibo de
la madera para fabricacin del mueble (Inicio) y
terminacin del producto para la Venta (Fin del
Procedimiento).
Las lneas entre los smbolos, indican el sentido del flujo.
La diagramacin de los procedimientos deber iniciarse
en la parte superior central de la primera columna, el
trazo inicia de arriba hacia abajo y de la izquierda hacia
la derecha.
DIAGRAMA DE FLUJO
Recomendaciones

Los smbolos deben mantener uniformidad en su

tamao.
El smbolo de la actividad en el diagrama de flujo,
contendr los datos asentados en la descripcin del
procedimiento, pero con enunciados breves y sencillos.
Iniciar con un verbo conjugado en presente de la
tercera persona, ejemplo: turna, supervisa, registra, etc.
DIAGRAMA DE FLUJO
No debe haber ms de una lnea de entrada a cada
smbolo y ms de una lnea de salida de cada
uno de ellos, con excepcin de los conectores,
que podrn entrar en cualquier parte del
procedimiento.
REVISIN Y ACTUALIZACIN
Al modificarse las tareas los lideres estn
obligados a mantenerlos actualizados,
conforme a las bases y los lineamientos
vigentes, para lo cual, los titulares de las
mismas debern informar oportunamente a
los responsables de elaborar el
documento, sobre todo cambio que se
origine y que se tenga que registrar en el
mismo, a fin de que se realicen las
adecuaciones correspondientes.
EJEMPLO DE DIAGRAMA SOLICITUD NUEVO EMPLEADO

Requisicin de Archivo
personal solicitante

Firma del jefe

del Dpto. que emite
la solicitud

Si Jefe de RH
Aumento
Analiza
de Personal
necesidad
No
No
Es
Firma de la necesario
direccin Si

Reclutamiento