Auditoras del Sistema Integrado de Gestin

Mayo 2015
 Razn social de la empresa.
Localizacin.
Nmero de empleados.
Nmero de das de trabajo al ao.
Dimensin de las instalaciones.
Planos de las instalaciones.
Licencia de apertura.
Funcionamiento de la empresa.
Organigrama funcional.
 Evaluacin formal por parte de la direccin de la
organizacin, del estado y adecuacin del SIG en
relacin con la poltica integral definida.
- Facilita la integracin de la empresa en su
entorno.
- Proporciona una mayor credibilidad de cara a
todas las partes interesadas.
Establecer y mantener programa(s) y
procedimientos para, peridicamente:
Evaluar el SGI
Proveer informaciones sobre los resultados de la auditoria
a la gerencia.
Caractersticas del
procedimiento:
Cubrir el contenido de la
auditoria
Frecuencia
Metodologa
Responsabilidad
Las auditoras de sistemas de gestin son una
herramienta para verificar la conformidad de dichos
sistemas con respecto a documentos de referencia tales
como las normas de gestin, documentos de la empresa,
marco legal entre otros.

Las auditoras de sistemas de gestin se realizan con el

fin de :
1. Dar a la gerencia la confianza en que las cosas ocurren en la
forma proyectada.
2. Suministrar retroalimentacin para acciones correctivas y
mejoramiento.
PRINCIPIOS DE AUDITORA ISO 19011

Con respecto a los Auditores:

Conducta tica: el fundamento de la
profesionalidad.
Presentacin ecunime: la obligacin de
informar con veracidad y exactitud.
Debido cuidado profesional: la aplicacin de
diligencia y juicio al auditar.
PRINCIPIOS DE AUDITORA ISO 19011

Con respecto a la Auditora:

Independencia: la base para la imparcialidad
de la auditora y la objetividad de las
conclusiones de la auditora.
Enfoque basado en la evidencia: el mtodo
racional para alcanzar conclusiones de la
auditora fiables y reproducibles en un proceso
de auditora sistemtico.
La organizacin debe:
Planificar un programa de auditoras.

Definir los criterios de auditora, el alcance, la frecuencia

y la metodologa.
Seleccionar auditores objetivos e imparciales.

Definir un procedimiento documentado de auditora.

Tomar las acciones para eliminar las no conformidades

detectadas y sus causas.
Verificar las acciones tomadas y el informe de los
resultados de la verificacin.
 Las consideraciones para elaborar el programa de auditorias
son:
Importancia de los procesos o reas, las ms importantes
deben ser auditadas con mayor frecuencia. En un SGIA,
estas reas son aquellas que se encuentren relacionadas
con las medidas de control de los peligros para la inocuidad.
Resultado de Auditoras previas. Se debe dar mayor
nfasis en las reas donde se han detectado no
conformidades.
Cambios o actualizaciones: Se debe dar prioridad a los
procesos nuevos o modificados o dentro del sistema gestin.
 Ejemplos de objetivos de un programa de
auditora:
1.Cumplir los requisitos para la certificacin de
conformidad con una norma de sistema de gestin;
2.Verificar la conformidad con los requisitos
contractuales;
3.Obtener y mantener la confianza en la capacidad
de un
proveedor;
4.Contribuir a la mejora del sistema de gestin.
Programa de auditora
Conjunto de una o mas auditora planificadas para un periodo
de tiempo especfico y dirigidas hacia un propsito especfico.
Plan de auditora
Descripcin de las actividades in situ y los preparativos de una
auditora.
Alcance de la auditora
Extensin y lmites de una auditora

NOTA El alcance incluye tpicamente una descripcin de los

emplazamientos fsicos, unidades organizativas, actividades y
procesos, as como el periodo de tiempo cubierto.
Evidencias de auditora
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes para los criterios de
auditora (3.2) y que son verificables.

NOTA : Puede ser cualitativa o cuantitativa.

Ejemplos:
Carta circular del termo-registrador.

Declaracin del operador de un punto critico de control.

Observacin del estado de la infraestructura de planta

de produccin.
Hallazgo de auditora
Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora (3.3)
recopilada frente a los criterios de auditora (3.2).

NOTA : Los hallazgos de la auditora pueden indicar tanto

conformidad o no conformidad con los criterios de auditora (3.2)
como oportunidades de mejora.
Ejemplos:
Se mantiene la temperatura de pasteurizacin por encima del
Lmite Crtico (Conformidad)
El operador de un punto critico de control pasteurizacin no
conoce las medidas correctivas que se deben tomar en caso de que
la temperatura no cumpla el Lmite Critico (No Conformidad)
Nota 1 Adicionalmente, en todos los sectores se auditarn los siguientes puntos:
El conocimiento de las Polticas y los Objetivos aplicables
Control de documentos
Control de registros
Indicadores: mediciones y seguimiento de los resultados
No conformidades y acciones de mejora
Mejora continua: Planes y programas
Nota 2 La fecha de auditora debe ser coordinada entre el Equipo Auditor y el responsable del
rea auditada. La duracin de las Auditorias no deber exceder las 2 horas
Etapas que deben ser ejecutadas para la realizacin de una
auditora:
1. Inicio de auditoria
2. Recoleccin y revisin de Informacin
3. Planificacin y preparacin.
4. Realizacin de Auditora in Situ.
5. Informe de Auditoria
6. Seguimiento de Auditoria
1. INICIO DE AUDITORIA
Definicin de los objetivos, el alcance y los criterios de auditora.

Designacin del lder del equipo auditor.

Determinacin de la viabilidad de la auditora.

Seleccin del Equipo Auditor.

Establecer contacto inicial con el auditado

2. RECOPILACIN Y REVISIN DE LA DOCUMENTACIN

Determinar la Suficiencia del sistema, segn la documentacin,
con los criterios de auditora. Usar Listas de Verificacin.
Si se encuentra que la documentacin es inadecuada, el lder del
equipo auditor debe informar al cliente de la auditora y al auditado.
Debe decidirse si se contina o suspende la auditora hasta que los
problemas de documentacin se resuelvan.
3. PLANIFICACIN Y PREPARACIN 1. Listas de Verificacin.
DE LA AUDITORIA 2.Formularios para
Preparacin del Plan de Auditora .
Hallazgos.
Asignacin de las Tareas al equipo
3.Formularios para
Auditor. reuniones.
Para la Preparacin de los
4.Formularios de No
Documentos de Auditora se debe conformidad, etc.
tomar en cuenta:
Informacin de auditorias
anteriores y revisiones de la
Direccin
Legislacin y otros requisitos
aplicables
Reclamos de partes interesadas.
Necesidades de la Gerencia.
 Listas de verificacin.
Formatos.
Normas, etc.
Notifique al auditado y enve el programa
Asegrese que el equipo est totalmente
preparado.
Recursos para la auditora.
LISTAS DE VERIFICACIN -
FORMATO:
Deje espacio para notas
Referencia a los criterios de
la auditora
Referencia a los
documentos del Sistema
Referencia a los registros.
MAL USO DE LISTAS DE
VERIFICACIN
Usada como cuestionario,
disminuye la visin, y
entorpece la comunicacin
Un seguimiento muy estricto
de la lista de verificacin,
puede ocasionar la omisin
de aspectos importantes de
la auditora
LISTAS DE VERIFICACIN
Servir como ayuda memoria
Asegurar que se cubren todos
los asuntos y puntos
relevantes
Asegurar profundidad y
continuidad de la auditora
Ayudar en la administracin
del tiempo
Organizar la toma de notas
Es parte del reporte de
auditora
Sirve para la revisin de
documentos y para la auditora
in situ
REUNIN DE APERTURA
Presentar al equipo.
Objetivo, alcance y criterios.
Revisin del plan de auditora.
Mtodo de Auditora.
Explicacin sobre el muestreo.
Confidencialidad
Graduacin de Hallazgos y NC.
Confirmar aspectos logsticos.
Confirmar guas.
Requisitos de seguridad.
Preguntas del Auditado.
COMUNICACIN COMUNICACIN DURANTE
DURANTE LA AUDITORA LA
Reuniones de Enlace de AUDITORA
Auditores Reuniones de
Confirmar el cumplimiento Retroalimentacin
del Plan o tomar acciones con el cliente
Coordinar lneas de Con el Representante de la
investigacin Direccin y otros Directivos
Calificar hallazgos Para revisar los hallazgos
Discutir conclusiones Para explicar no
Preparar reunin de cierre conformidades
Para acordar acciones
correctivas
RECOPILAR INFORMACIN
Entrevistas.
Observacin de actividades.
Revisin de Registros.
PREGUNTAS DE AUDITORA
Preguntas abiertas, comienzan con: Qu?, Cmo?,
Quin?, Cundo?, Dnde?, Por qu?
Preguntas de investigacin.
Preguntas crticas.
Preguntas puntuales.
Preguntas neutrales y objetivas.
Preguntas de comprensin.
DIFERENTES PREGUNTAS
Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3
condiciones mnimas:
Debe describir el problema
Debe estar basado en evidencias objetivas
Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:
De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001) y otros
estndares aplicables:
Procedimientos, planes u objetivos/metas
Requisitos legales o regulatorios
 Qu es una No
Conformidad?...
No cumplimiento de un
requisito de las partes
interesadas
Requisito: necesidad o
expectativa establecida o
implcita, Requisito legal o
regulatorio.
Una Oportunidad para
mejorar
el desempeo, los resultados
y la satisfaccin de partes
interesadas
Produccin - fabricacin de lminas de metal.
Seccin F-6, Estacin KS 10 inspeccin
dimensional contra los planos ZZ-100-01, ZZ-100-
02 (aprobados para produccin):
1. Los planos muestran dimensiones nominales
solamente.
2. Las tolerancias aceptables no se especifican en
los planos.
3. Se verific en el departamento de diseo y no se
encontr una definicin de tolerancias.
REUNIN DE CIERRE
Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo.
Recapitular objetivos, alcance y criterios.
Revisar plan.
Repetir confidencialidad y muestreo.
Informar sobre las fortalezas y reas de mejora.
Detallar NC.
Conclusiones.
Plazos para atender NC.
Seguimiento.
EL INFORME FINAL DEBE CONTENER:
Objetivos de la auditora;
Criterios de auditora;
Alcance de la auditora, rea auditada,
Identificacin del cliente de la auditora;
Identificacin del equipo auditor;
Las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de
auditora in situ;
Los hallazgos de la auditora, fortalezas y debilidades del SIG
No conformidades y observaciones; y
Las conclusiones de la auditora.
 El informe de auditora debe emitirse en el perodo de
tiempo acordado.
Este debe estar fechado, revisado y aprobado de acuerdo
con los procedimientos del programa de auditora.
El informe de la auditora es propiedad del cliente de la
auditora. Los miembros del equipo auditor y todos los
receptores del informe debern respetar y mantener la
debida confidencialidad sobre el informe.
 FORTALEZAS ENCONTRADAS
1. El Comit del SGA ISO 14001 impulsa la buena gestin del
sistema en forma continua.
2. Se observa un gran involucramiento con el sistema por parte del
Vicepresidente, Superintendentes, Jefes de Planta,
Supervisores y trabajadores en general.
3. Se observa una adecuada segregacin de los residuos en
general, se tienen mdulos implementados y se tiene definido
los puntos de acopio.
 DEBILIDADES ENCONTRADAS
1. No hay seguimiento con el desarrollo de los PGAs de acuerdo a los
plazos comprometidos. Se requiere reprogramar los plazos en gran
parte de los tres circuitos, y dichas reprogramaciones debern ser
consideradas en la prxima reunin del Comit del SGA ISO 14001.
2. No se cumple con el levantamiento al 100% de las No Conformidades.
3. Los objetivos y metas ambientales OMA.001.00 no se encuentran
actualizados y de acuerdo al procedimiento considerado en el Manual
deber ser revisado por el Comit del SGA y luego aprobado por la
Gerencia General.
 DEBILIDADES ENCONTRADAS
4. No se cumple con el desarrollo del Plan de Simulacros en su
totalidad.
5. Los indicadores ambientales en calidad de aire, agua,
electricidad, entre otros, estn por encima de los objetivos
empresariales. Debern generarse No Conformidades.
6. Los datos de monitoreo y medicin de los aspectos ambientales
significativos no se encuentran actualizados en la Intranet.
En caso que las conclusiones de la auditora indiquen necesidad
de acciones correctivas, preventivas o de mejora.
El seguimiento de la auditoria debe verificar la evidencia de:
Implementacin de la Accin Correctiva y su eficacia
Capacitacin
Nuevos procedimientos
Cambios en la infraestructura
Nuevos registros
Seguimiento a la eficacia
No hay recurrencia de la NC, accidente o incidente
Esta verificacin puede ser parte de una auditora posterior.
 Anlisis de los objetivos, metas y
desempeos;
Constataciones de las auditorias del
SGI;
Cambios en la legislacin;
Informes y comunicaciones de las
partes interesadas;
Evaluacin de la adecuacin de la
poltica de la organizacin.
Atributos Personales.
Aptitud para aplicar
conocimientos y
Habilidades, en base a:
Educacin.
Experiencia de trabajo.
Formacin como auditor.
Experiencia en auditoras.
 tico: Integro, veraz, sincero, honesto y discreto.
Mente-abierta: Dispuesto a considerar ideas o puntos de vista
alternativos.
Diplomtico: Tacto en el trato con la gente.
Observador: Activamente consciente del ambiente fsico y
actividades.
Perceptivo: Instintivamente consiente y capaz de comprender
situaciones.
Verstil: Adaptarse fcilmente a diferentes situaciones.
Tenaz: Persistente, enfocado en alcanzar objetivos.
Decisivo: Cumplir a tiempo conclusiones basadas en anlisis
y razonamiento lgico.
Independiente: Acciones y desempeo efectivos mientras
interacta con otros.
CARACTERSTICAS POSITIVAS CARACTERSTICAS NEGATIVAS
Educado Crtico
Amable Argumentativo
Servicial Emite juicios
Constructivo Precipitado
Informativo Agresivo
Perceptivo Desconsiderado
Justo Inconsistente
Mente abierta Inflexible
Diplomtico Perezoso
Honesto Susceptible
Maduro No prctico
Modesto Sabelotodo
Tiene Tacto Indeciso
Intratable
Descuidado
En las siguientes reas.
a. Principios, procedimientos y tcnicas de auditora;
b. Documentos del sistema de gestin de referencia;
c. Situaciones organizacionales;
d. Legislacin, contratos, tratados, convenios internacionales
y otros requisitos a los que se suscriba la organizacin.
En las siguientes reas.
a. Planificar la auditora y hacer un uso eficaz de los recursos durante la
auditora,
b. Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente de la
auditora y el auditado,
c. Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor,
d. Proporcionar direccin y orientacin a los auditores en formacin,
e. Conducir al equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditora,
f. Prevenir y resolver conflictos, y
g. Preparar y completar el informe de la auditora.
En las siguientes reas.
a. Perceptividad
b. Persistencia
c. Visin flexible
d. Acercamiento disciplinado
e. Habilidades sociales
f. Habilidades de presentacin
g. Habilidades tcnicas
 Cumplir con los requisitos Permanecer alerta
Seguir plan y procedimientos Reportar las observaciones
Permanecer dentro del alcance Verificar acciones correctivas
Comunicar y aclarar requisitos Cooperar con el auditor
de auditora Retener y proteger documentos
Planear y realizar tareas de la auditora
individuales, acertada y Mantener confidencialidad
responsablemente Actuar de manera tica
Recolectar y analizar evidencia
Estudios de Pre- Grado(Post Secundarios):

Microbiologa General
Qumica General
Ingenieras
Segn el tipo y Categora auditada
Para Certificacin:

5 aos en la Especializacin a Auditar.

2 de los 5 aos en reas del Sistema de Gestin a
Auditar
Debe ser planificada, implementada y registrada, de manera
que se garantice que las auditorias sean objetivas,
coherentes, justas y fiables.
Comprende Evaluacin:

Inicial de las personas que desean llegar a ser auditores: criterio

cumplidos y complejidad del sistema
De seleccin, para formar el equipo auditor.
Continua para identificar las necesidades de mejora de
conocimiento y habilidades
Tipos de auditoras segn el mbito donde se realizan.
Auditoras financieras.

Auditoras de seguridad e higiene.

Auditoras de recursos.

Auditoras ambientales.

Auditoras de Calidad

Tipos de auditoras segn el origen del equipo auditor.

Auditoras internas.
Auditoras externas.
Objeto de las auditoras del SIG:

Anlisis global de la empresa y su

funcionamiento.
Anlisis de un aspecto especfico de la
produccin, cambio de materias primas o nuevos
productos.
Anlisis para instalacin de una nueva
industria en un sitio determinado.
Tipos de auditoras segn su objetivo:

Auditora de conformidad.
Auditora de siniestros o accidentes.
Auditora de riesgos.
Auditora de fusin, absorcin o compra.
Auditora puntual.
Auditora de gestin generalizada.
Auditora de conformidad

Se busca comprobar que la empresa

funciona cumpliendo con toda la
normativa vigente .
El aspecto legal es el mas importante.
Es puramente defensiva.
Auditora de siniestros o accidentes

Se buscan las causas del accidentes.

Determinar responsabilidades.
Decidir la forma de remediacin.
Es paralela al proceso judicial (civil o
penal).
Auditora de riesgos

Se busca conocer y limitar los aspectos

ambientales y riesgos de trabajo, como
modo de acotar los riesgos legales y
econmicos derivados.
Auditora de fusin, absorcin o
compra.
Tiene como objeto conocer los riesgos que
corre una empresa antes de la operacin
comercial (fusin, absorcin o compra), en la
previsin de pasivos ambientales o procesos
contaminantes.
Auditora puntual.
El objetivo es muy preciso segn el caso:

Conocer los efectos de un producto.

Efectos de una actividad de la empresa.
Efectos de un cambio de proceso.
Efectos de la implantacin en una zona.
Otros.
Auditora de gestin generalizada.
Pretende conocer el impacto general que causa
una empresa sobre la integridad del trabajador y
su relacin con el medio ambiente.
 Definicin de objetivos.

Pre auditora.

Auditora.

Post-auditora.
 Definir la misin de la auditora.

Seleccionar los criterios y prioridades.

Determinar los objetivos y fijar el mtodo.

Planificar los tiempos.

 Definicin del alcance (tcnico, jurdico, etc.)
Identificacin de fuentes de informacin.
Seleccin de los miembros del equipo.
Asignacin de tareas y responsabilidades.
Definir el nivel de detalle de la auditora.
Puede incluir una visita previa a la empresa.
Fase 1: Recopilacin de pruebas.
Fase 2: Estudio de los puntos fuertes y dbiles de
la empresa.
Fase 3: Estudio de la informacin recopilada.
Fase 4: Informe sobre los resultados de la
auditora o informe previo.
Permite conocer el control interno y el funcionamiento
de la empresa.
Se analiza toda la informacin obtenida:
Documentos.
Entrevistas.
Cuestionarios.
Anlisis de las normativas.
Controles tcnicos de equipos.
Visitas e inspecciones.
Identificacin de las fuentes de contaminacin
 Documentos externos: reglamentaciones, licencias,
autorizaciones.
Documentos internos: cdigos de buenas prcticas,
reglas internas, principios de la empresa.
Planes de gestin ambiental, programas y medidas
anteriores.
Documentos tcnicos del funcionamiento y situacin
de la empresa: anlisis, mediciones, generacin,
reciclaje, etc.
Anlisis del proceso de produccin.
* Reuniones con personal de la planta.
* Identificacin de los procesos unitarios.
* Identificacin de residuos y emisiones.
* Visitas a planta e inspecciones.
* Construccin de diagramas de flujo.
Revisin del plan de auditoria.
Balance de materiales.
* Entrada de materiales y energa.
* Anlisis de productos, sub productos y
residuos.
* Determinacin de prdidas.
Control de registro de los procesos anteriores.
 Verificar si se cumplen las normativas.
Se evaluar el riesgo que corre la empresa y la
eficiencia de los controles internos.
1. Formacin y experiencia del personal.
2. Definicin del reparto de tareas y responsabilidades.
3. Divisin de funciones para evitar conflictos de poder.
4. Sistema de autorizacin eficaz.
5. Existencia de control interno.
6. Existencia de medidas de seguridad.
7. Existencia de documentos escritos.
 Se evala la informacin recopilada.
Se define la situacin de la empresa
frente a la ley o a las normativas internas.
Seanalizan los riesgos laborales
ambientales, jurdicos y econmicos
derivados del incumplimiento.
 Est
dirigido a la gerencia y tcnicos de la
empresa.
Seponen de manifiesto los riesgos
laborales, ambientales, jurdicos y
econmicos.
Puedeser presentado en una reunin
donde se intercambien ideas.
 Elaboracin del documento final.
Presentacin ante el directorio.
Presentacin ante otros organismos.
 Proporciona a la empresa, informacin sobre la
situacin actual de la misma.
Se presenta por escrito, pero puede ir
acompaado de una exposicin oral.
Debe ser objetivo:
claro
exacto
conciso
detallado
riguroso
Contenidos bsicos del informe final:
Objetivos del informe y de la auditoria.
Extensin temporal y geogrfica.
Metodologa seguida en la auditoria.
Opinin fundamentada del equipo auditor.
Conclusiones del equipo.
Recomendaciones y acciones correctivas.