Cmo caracterizar un

proceso

PROCESO O HERRAMIENTA COMNMENTE USADA EN LAS EMPRESAS

QUE NOS SIRVE PARA DESCRIBIR CMO FUNCIONA UN PROCESO Y AS DAR
CUMPLIMIENTO A LOS REQUISITOS DE LA NORMA.
 GESTION POR PROCESOS
UN PROCESO ES

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales

transforman elementos de entrada en resultados

Los procesos de una organizacin son planificados y puestos en practica bajo

condiciones controladas para aportar valor
 ELEMENTOS DEL PROCESOS
OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado- eficiencia y eficacia.
ENTRADAS: Informacin, insumos o materiales que recibe el proceso.
SALIDAS: Resultados del proceso.
ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que transforman las entradas en
salidas.
RECURSOS: Personas, infraestructura, maquinaria etc.
 CLASIFICACION DE LOS PROCESOS
S
PROCESOS DE DIRECCION A
R T
E I
Q S
U F
I A
T C
O C
S I
O
D N
E PROCESOS OPERATIVOS
L D
E
C L
L
I C
E L
N I
T E
E N
T
PROCESOS DE APOYO E
 Planificacin operativa
La planificacin operativa consiste en la accin de controlar los procesos
operativos o misionales, los cuales impactan el producto / servicio final al
cliente. Su aplicacin es obligatoria para los procesos misionales de la
organizacin, es decir, relacionados con el producto final que se entrega al
cliente.
la planificacin operativa consiste en los controles que se realizan a los
procesos crticos para el ofrecimiento del servicio o producto.
 Planificacin operativa
Qu componentes tiene la planificacin operativa?
 Planificacin operativa
Como se menciona en la imagen anterior, los componentes de la planificacin operativa son:
1.Producto
2.Cliente
3.Requisitos (necesidad o expectativa del cliente)
4.Caractersticas como rasgo diferenciador
5.Proceso
6.Controles
 CICLO P H V A

P H
PLANIFICACIN HACER
CONTROLAR

P: Planear lo que necesito

A V
H: Controlar lo que se Hace
MEJORA ASEGURAMIENTO V: Verificar para Asegurar
A: Actuar para Mejorar
 ETAPAS GENERALES DEL PROCESO

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO:
PLANEAR
Poltica, objetivos, compromiso, plan de implantacin

EJECUCIN DEL PLAN:

HACER Documentacin, implementacin de tareas y controles

VERIFICACIN de los logros alcanzados:

VERIFICAR Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditoras,
revisin gerencial

ACTUAR RETROALIMENTACIN DEL SISTEMA:

Toma de decisiones: AC, AP, Am
 Qu componentes se deben tener en
cuenta al caracterizar un proceso?
Actividades: Es el conjunto de elementos secuenciales que conforman un proceso.
Entradas: Una o ms actividades puedes requerir un elemento para dar inicio a una
actividad o proceso. Este proceso pasa a travs de una transformacin para convertirse
en una salida.
Salidas: Son los elementos transformados resultantes de un proceso. A menudo puede
considerarse que la salida de proceso corresponde la entrada del siguiente.
Clientes: Es quien recibe el elemento resultante del proceso.
Recursos: Son los elementos con los cuales se llevan a cabo las actividades del
proceso. No se transforman pero son necesarios en el proceso.
Qu componentes se deben tener en
cuenta al caracterizar un proceso?
Proveedores: Suministran elementos necesarios para efectuar el proceso.
Lder: Es el encargado responsable del proceso.
Objetivo: Es el objetivo a lograr mediante la realizacin del proceso. Se compone de un
verbo en infinitivo mas la salida principal mas los atributos.
Alcance: Donde inicia y hasta donde va el proceso.
Documentos: Informacin con medio de soporte relacionada al proceso.
Parmetros de control: Control de los atributos para la salida de lo que se va a
entregar.
Requisitos: Dadas las caractersticas del proceso y el sector en el que se encuentra,
hay unos requisitos a tener en cuenta.
 EJEMPLO
Respondiendo a cmo caracterizar un proceso para alcanzar los objetivos de calidad, a
continuacin un ejemplo a travs de algo muy bsico para entender cmo abordar cada uno de
los componentes en la construccin de la planificacin estructural:
 EJEMPLO
Actividades: Determinar cules son las actividades que componen el proceso.
Clasificar la actividad con base en el ciclo PHVA. En el ejemplo , el proceso a
caracterizar es la produccin de Cafe (caf solo, sin leche ni crema).
P: Alistar materiales y utensilios
H: Hervir, colar y mezclar
V: Probar
A: Ajustar / servir
 EJEMPLO
Salidas: Muestra la salida del proceso que se describe junto al atributo.
Cafe negro, grande, caliente y cargado.

Clientes:
Cliente interno: Familia
Cliente externo: Vecino
 EJEMPLO
Entradas:
Materias primas: Caf, agua, azcar.
Insumos: Solicitud de caf.
Recursos:
Olla
Medida
Pocillo
Cuchara
Cocina
Personal
Servicios pblicos
Estufa
 EJEMPLO
Proveedores: Internos: Proceso de comprar en el supermercado y familia.
Alcance: Inicia con la recepcin del pedido y termina con el caf servido.
Documentos:
Lista de chequeo de alistamiento
Receta para preparar caf
 EJEMPLO
Parmetros de control:
Control del caf: Negro
Volumen del caf: 1 taza
Temperatura de servido: Caliente
Sabor y olor del caf: Cargado

Lder: Mam
 EJEMPLO
Objetivo: Suministrar caf negro, grande, caliente y cargado.
Alcance: Inicia con la recepcin de la solicitud de caf y finaliza con el caf servido en la mesa.
Requisitos:
Norma ISO 9001:2015: 4.1 4.2 8.2.2 8.2.3 6.2 8.4 8.5
Ley: No aplica
 EJEMPLO
Exactamente esto es lo que se realiza con todos los procesos en la empresa. Es importante hacer
la caracterizacin de una forma simple. Un contra que puede llegar a tener es que se puede
tornar muy difcil de asimilar, pues en ocasiones las empresas se concentran mucho en hacerla
muy especfica.
 VENTAJA DE LA GESTION POR PROCESOS

Enfoque sistmico orientado a los resultados de los procesos y del

sistema como un todo.
Orientacin al cliente interno y externo.
Mayor comunicacin interna.
Menor jerarqua y mayor flexibilidad en la estructura.
Flexibilidad en el diseo de las actividades del
proceso con nfasis en el valor agregado.
GRACIAS