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Séminaire  ARISTOTE/BnF : Internet, la mémoire courte ?

22 avril 2004

Archiver un intranet
aspects méthodologiques

Cas du site des ministères sociaux

Ministère de l’emploi, du travail et de la cohésion sociale


Ministère de la santé et de la protection sociale
Ministère de la famille et de l’enfance
Ministère de la parité et de l’égalité professionnelle

Ministère de l’emploi et de la cohésion sociale


Mission des Archives nationales Avril 2004
Hélène Lhoumeau
Plan de l’exposé

Introduction
Contexte du projet développé par la mission des Archives nationales

1. Enjeux et problématiques
2. Approche systématique
3. Définition d’une stratégie
4. Méthodologie d’archivage
Conclusion

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Contexte du projet

• la mission des Archives nationales placées auprès des ministères


sociaux : rôle et missions

• une inquiétude conjoncturelle de l’administration

• refonte des sites internet/intranet du ministère

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Enjeux et problématiques

1.1. Enjeux

1.2. Internet / intranet : documentation, archivage et dépôt légal


1.3. Spécificités du web, particularités de l’intranet

1.4. Intranet, records management, archivage et culture administrative

1.5. L’archivistique à l’épreuve du web

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Enjeux

• Pour le producteur
• Circulation de l’information et continuité du service
• Enjeu juridique
• Enjeu de gestion

• Pour l’archiviste
• Affirmation du principe édicté par l’article L. 211-1 du code du
patrimoine
« Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur
date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute
personne physique ou morale et par tout service ou organisme public
ou privé dans l'exercice de leur activité. »
• Mise en place d’une collecte raisonnée

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Problématiques
Internet / intranet : documentation, archivage et dépôt légal

Trois problématiques - trois réponses pour la conservation du web

• Documentation
- maintien de la mise à disposition de l’information en ligne
 création d’un espace documentaire rétrospectif sur le site
• Archivage et dépôt légal
- conservation de documents à valeur probante et patrimoniale

 organisation d’un archivage basé sur des critères de


sélection définis par les archivistes
 approche intégrative du dépôt légal par la BNF

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Problématiques
Internet / intranet : documentation, archivage et dépôt légal

 une problématique de conservation commune

 des approches et des périmètres de collecte distincts

 une nécessaire coordination des acteurs de conservation

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Problématiques
Spécificités du web, particularités de l’intranet

• intervenants multiples

• techniciens
• contributeurs directs
• ou indirects
• documentalistes et gestionnaires de l’information
• archiviste

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Problématiques
Spécificités du web, particularités de l’intranet

• forme et contenu

• objet composite

• forme et contenu liés

• objets signifiants (textes, images, sons) et non signifiants


intrinsèquement (bordures, fonds, pages d ’accueil..)

• textes, images, sons, vidéos…

• documents isolés ou groupés en dossiers structurés ou non

• liens internes (url relatives) et externes (vers d ’autres sites, des


bases de données…)

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Problématiques
Spécificités du web, particularités de
l’intranet

• formats

• formats et langages (voire versions) divers et variés :


applications bureautiques (Word, WordPerfect, Excel…)
formats spécifiques à l ’internet (html, xml…)

• prévus pour certaines configurations (navigateur, taille écran…)

• plug-in (sons, image, vidéo…)

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Problématiques
Spécificités du web, particularités de l’intranet

• évolution constante

• contenu, ligne éditoriale

• formats et langages

• type de site (statique, dynamique, interactivité présente ou


non…)

• usage

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Problématiques
Spécificités du web, particularités de l’intranet

• particularités de l’intranet

• usage strictement limité à une administration ou élargi sous


restrictions à certains partenaires (rejoint l’extranet)

• démultiplication des contributeurs

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Problématiques
Intranet, records management, archivage et culture
administrative

• une nécessaire intervention en amont de la chaîne de production (ou


du cycle de vie du document)

• une culture administrative encore peu imprégnée des techniques de


records management (ou gestion des archives courantes et
intermédiaires)

• un archivage souvent différé sur de longues échéances

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Problématiques
L’archivistique à l’épreuve du web

• l’archivage de la production web s’inscrit dans le cadre général de la


collecte

• art. L. 211-1 du code du patrimoine


• rôle des missions des Archives nationales

• et du contrôle scientifique et technique de la direction des Archives de


France (archives publiques)

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Problématiques
L’archivistique à l’épreuve du web

• les atouts et les outils disponibles

• cadre législatif et réglementaire


• insertion des conservateurs en mission dans les administrations

• développement de la gestion des archives courantes et


intermédiaires
• norme NF ISO 15489-1 sur le records management
• Les archives électroniques, manuel pratique de la direction des
Archives de France

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Problématiques
L’archivistique à l’épreuve du web

• nécessaire adaptation des méthodes et des pratiques archivistiques

• intervention nouvelle en amont de la chaîne de production


• procédures réglementaires
visa d ’élimination
versement
• outils de gestion et de contrôle
tableau de gestion

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Approche systématique

2.1. Identification des acteurs et des responsabilités

2.2. Analyse du site

2.3. Détermination des besoins

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Identification des acteurs et des responsabilités

• Production

• responsabilité éditoriale générale et locale

• chaîne de production éditoriale et technique

• contributeurs réguliers et occasionnels

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Identification des acteurs et des responsabilités

• Conservation / préservation

• documentation

• archives

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Analyse du site

• objectifs généraux
édition - diffusion
information interne
portail vers des ressources diverses
espace de travail partagé
espace de travail protégé

• objectifs propres à chaque entité de l’intranet

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Analyse du site

• quelques exemples :

• page d’accueil
• espace d’édition

• accès à des ressources externes

• espace de travail partagé et protégé

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Analyse du site

• organisation et contenu du site

• structures des différents sites et entités

• visibilité et usage des sites et entités

• volume

• type de production

• évolutions (fréquence des mises à jour, évolutions techniques


ou éditoriales)

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Analyse du site (exemple de schéma relationnel des sites internet du ministère en 2002)

Dossiers communs sous adresse propre


PORTAIL COMMUNwww.emploi-solidarite.gouv.frSANTEwww.sante.gouv.frSOCIALwww.social.gouv.fr FAMILLE-ENFANCEwww.famille-enfance.gouv

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Analyse du site

• analyse détaillée

• description de chaque entité / élément

• détermination de l’opportunité / nécessité de conservation

• détermination du type de conservation

• analyse globale dans le contexte général de la collecte

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Analyse du site (exemple d’analyse détaillée des sites internet du ministère en 2002)
SantŽhttp://www.sante.gouv.frRUBRIQUEURLTYPEARCHIVAGECOMMENTAIRESACCUEIL http://www.sante.gouv.fr/index.htm Titres-Point su

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Détermination des besoins

• Que conserver ?
• Comment le conserver ?
• A quel niveau intervenir ?
• Comment intervenir ?
• Comment impliquer l’ensemble des acteurs ?

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Détermination des besoins

 Définir une politique de préservation / conservation


 Définir une méthodologie et des procédures
 Sensibiliser, communiquer et former
 Suivi et évaluation
 Calendrier de révision de la politique générale, de la méthodologie
et des procédures

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Définition d’une stratégie

3.1. Principes généraux

3.2. Politique d’archivage : principes directeurs

3.3. Communication, sensibilisation, formation

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Principes généraux

• intervention sans obstruction

• sensibilisation

• conseils et recommandations

• insertion dans la chaîne de production

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Principes généraux

• développement d’un dialogue avec les différents acteurs de la


production web

• avec les responsables hiérarchiques

• avec les producteurs

• avec les informaticiens

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Principes généraux

• collaboration avec les différents acteurs de la conservation de


l’information diffusée via le web

• avec les Archives nationales

• avec les services de documentation

• avec la BNF

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Politique d’archivage : principes directeurs

• Affirmation de l’insertion de l’archivage de l’intranet dans la politique


générale d’archivage de l’administration

• loi sur les archives codifiée


• circulaire du 2 novembre 2001

• Implication de la hiérarchie

• Implication et responsabilisation des acteurs

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Communication, sensibilisation, formation

• Communication interne

• site intranet

• publications internes

• Communication externe

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Communication, sensibilisation, formation

• présentation du projet en comité directeur

• création d’un comité de pilotage

• participation aux groupes de travail intranet

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Communication, sensibilisation, formation

• Insertion de la problématique archivage intranet dans les modules de


formation à l’archivage

• Insertion de la problématique archivage intranet dans les modules de


formation des producteurs et webmestres de l’intranet

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Méthodologie d’archivage

Avertissement
4.1. Type de conservation
4.2. Documentation et métadonnées nécessaires
4.3. Procédure d’archivage

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Avertissement

La méthodologie présentée a été développée dans le cadre du projet


mené par la mission des Archives nationales placée auprès des
ministères sociaux

 Définir une méthodologie adaptée au contexte de production

 Méthodologie évolutive

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Type de conservation

• Selon les besoins définis par l’analyse du site

• Adapté à chaque entité et à chaque finalité

• Pas de schéma unique, mais une combinaison de processus

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Type de conservation

• Exemples :

• Conservation en ligne

• Copie intégrale du site à échéances programmées

• régulières
• événementielles

• Captures ponctuelles d’une image du site

• Collecte à la source d’une sélection de documents

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Documentation et métadonnées nécessaires

• Documentation

• du contexte de production
charte éditoriale
comité éditorial
charte graphique
statistiques…

• des données présentes sur le site : métadonnées


de contexte
de contenu
techniques
de conservation

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Documentation et métadonnées nécessaires

• Métadonnées
Nota : cette grille de mŽtadonnŽes s'inspire des ŽlŽments proposŽs par la MTIC,
Guide pour la conservation desinformations et des documents numŽr

Service producteur *Le(s) service(s) responsable(s) du contenu intellectuel du document. Formalisme :Utiliser le formalisme du mŽta-annuaire du rŽseau AdER ou AFN

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Nota : cette grille de mŽtadonnŽes s'inspire des ŽlŽments proposŽs par la MTIC,
Guide pour la conservation desinformations et des documents numŽriq

Titre *Titre du document.RŽsumŽRŽsumŽMots-clŽsDescripteurs d'indexation. Date du document *Date de crŽation du document.Formalisme :AAAA/MM/JJ.Date de mi
Code source *Adresse web du document.Nom du fichier *Nom du fichier informatique contenant le document. Volume du fichier *Format *Format du (des) fichier (s).Log

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Procédure d’archivage

• Insertion de la procédure d’archivage dans la chaîne de production


• Responsabilisation des acteurs de productions
• Intervention a minima des archivistes
• Automatisation des procédures

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Schéma de production

Document Fiche d’ identification

• Rédaction • Renseignent les informations


Producteurs • Présentation pour de contexte et de contenu
et contributeurs validation devant le
comité éditorial

Webmestres • Gestion du site (structure et • Compltent et vérifient ces informations


et contributeurs arborescence)
• Renseignent les informations de
• Mise en production et suivi (dates de création, de mise en
validation des nouvelles pages ligne…, statut du document)

Traducteurs de page • Traduction web • Renseignent les informations techniques

Sites internet Affaires sociales Base de données de gestion et de


suivi de la production
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Schéma de collecte

Document Fiche d’ identification

• Rédaction • Renseignent les informations


Producteurs • Présentation pour de contexte et de contenu
et contributeurs validation devant le
Conseils etcomité
recommandations
éditorial
(formats…)
Webmestres • Gestion du site (structure et • Compltent et vérifient ces informations
et contributeurs arborescence) Examen de certaines fiches (selon
• Renseignent les informations de
critères prédéfinis) et sélection
• Mise en production et suivi (dates de création, de mise en
des documents
validation des nouvelles pages ligne…, statut du document)

Traducteurs de page • Traduction web • Renseignent les informations techniques

Sites
Versement
internet
surAffaires
serveursociales
archivage Base de
Base
données
de métadonnées
de gestion et de
suivi de la production
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Procédure d’archivage

• Développement d’un module d’archivage greffé sur l’outil de gestion


de la production web

• Paramétrable

• Evolutif

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