DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
DEFINICION :

Los documentos administrativos son el soporte en el que se

materializan los distintos actos de la Administracin Pblica,
la forma externa de dichos actos. La actividad administrativa
se distingue por su carcter documental, es decir, por
reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la
mencionada actividad.
FUNCIONES

Son dos las funciones primordiales que cumplen los documentos administrativos:
FUNCIN DE CONSTANCIA. El documento asegura la pervivencia de las
actuaciones administrativas al constituirse en su soporte material. Se garantiza
as la conservacin de los actos y la posibilidad de demostrar su existencia, sus
efectos y sus posibles errores o vicios, as como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.
FUNCIN DE COMUNICACIN. Los documentos administrativos sirven como
medio de comunicacin de los actos de la Administracin. Dicha comunicacin
es tanto interna - entre las unidades que componen la organizacin
administrativa - como externa - de la Administracin con los ciudadanos y con
otras organizaciones.
CARACTERSTICAS
Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que
un documento pueda ser calificado como documento administrativo.
Producen efectos: No cabe calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no estn destinados a la produccin de
efecto alguno como son, por ejemplo, los resmenes, extractos.
Los documentos administrativos siempre producen efectos frente a
terceros o en la propia organizacin administrativa.
Son emitidos por un rgano administrativo: El emisor de un documento
administrativo - aqul que lo produce - es siempre uno de los rganos
que integran la organizacin de una Administracin Pblica.
Un documento es vlido cuando su emisin cumple con una serie de
requisitos formales y sustantivos, exigidos por las normas que regulan la
actividad administrativa.
PRINCIPIOS FUNDAMENTALES
Formalidad: Se redactan necesariamente teniendo en cuenta
determinadas normas, pautas, esquemas o formatos pre-establecidos por
las instituciones
Simplicidad Todos deben ser elaborados de la manera ms simple y
breve posible, con lenguaje sencillo y comn.
Debe ser preciso, concreto, claro y directo.
Racionalidad Consiste en eliminar toda exigencia o formalidad costosa.
Mientras ms extenso es un documento, ms complicado y costoso.
Flexibilidad Tener en cuenta la gran variedad y formatos que existen. Lo
ms importante en el documento es que transmita de manera directa un
mensaje no su presentacin formal.
Eficacia Debe ser capaz de persuadir o inducir a la accin en el menor
tiempo con el mnimo costo
REGLAS DE LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

A la hora de redactar un escrito debe tenerse en cuenta que hay que

cumplir una
serie de requisitos, que podran ser:
Claridad
Concisin
Concrecin
Cortesa
Para que un documento sea calificado como administrativo, tiene que
cumplir una serie de caractersticas que son:
Producir efectos
Emisin por rgano administrativo
Su emisin es vlida
CLASIFICACIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE DECISION: Son aquellos que

contienen una declaracin de voluntad de un rgano administrativo.
Se dividen en dos categoras:
Acuerdo: El acuerdo es el documento administrativo que recoge las
declaraciones adoptadas por los rganos competentes sobre la iniciacin y
las cuestiones que se suscitan en la tramitacin de un procedimiento con
anterioridad a la resolucin del mismo
Resolucin :es el documento administrativo que recoge las decisiones del
rgano competente que ponen fin a un procedimiento, resolviendo todas
las cuestione planteadas en ste.
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE TRANSMISION

Los documentos administrativos de transmisin son aquellos que

comunican la existencia de hechos o actos a otras personas, rganos o
entidades. En funcin de las relaciones existentes entre el emisor y el
receptor de la informacin, los documentos administrativos de
transmisin se pueden clasificar en :
Por las relaciones entre emisor y receptor
Por la condicin del destinatario de la transmisin
DOCUMENTOS DIRIGIDOS A CIUDADANOS O ENTIDADES PRIVADAS
La notificacin. El que el rgano competente comunica al
interesado o interesados una resolucin o acuerdo.
La publicacin. Es la insercin de un acto administrativo en un diario
oficial, tabln de anuncios o medio de comunicacin con el fin de
comunicarlo.
 DOCUMENTOS DIRIGIDOS A ORGANOS O UNIDADES
ADMINISTRATIVAS
Son aquellos documentos administrativos de transmisin en los que el emisor y el receptor
tienen la condicin de rgano o unidad administrativa, emplendose aunque emisor y
receptor pertenezcan a diferentes Administraciones Pblicas.
EL OFICIO.
MEMORANDO
LA SOLICITUD
EL DICTAMEN
EL ACTA
LA CARTA
CONSTANCIA
EL INFORME
EL OFICIO
DEFINICION :Es un documento de carcter oficial que se utiliza para
establecer comunicacin entre las instituciones estatales y particulares.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial a las autoridades de ms
alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir
informacin, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de
trabajos administrativos.
FINALIDAD: Informar,Invitar,Pedir,Remitir.
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS: Los oficios de circulacin externa, son firmadas
solamente por la mxime autoridad de la institucin o por quien hace sus reces. Sin
embargo en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin,
abandonando asuntos especficos del trabajo, pueden los que dirigen los rganos
internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso s, sin comprometer
la responsabilidad de la referente autoridad. Los oficios de circulacin interna,
confirmados por quien desempean cargos directivos en la institucin.
PARTES DEL OFICIO
Membrete: Nombre de la institucin.
Lugar y fecha
Numero del oficio
Datos del destinatario: Tratamiento o cargo
Vocativo
Asunto
Texto: Se redacta en primera persona y en plural. El lenguaje ser directo,
sencillo y se evitara el tuteo.
Despedida
Firma y cargo del que remite el oficio
MEMORANDO
DEFINICION : Es un documento de comunicacin donde la autoridad
superior hace alguna advertencia, da rdenes y tambin rememora
hechos que se deben tener en cuenta. Es un documento simplificado de
uso muy difundido en los organismos dependientes del estado y en las
entidades del sector privado. Es flexible y prctico, breve y directo.
REA DE DIFUSIN: El memorando es un documento de carcter interno,
porque solamente se difunde dentro de una institucin o empresa.
Establece comunicacin entre todos los trabajadores de una institucin o
empresa, al margen de su nivel o jerarqua, por la aplicacin de los
principios de simplificacin administrativa y racionalizacin de recursos. Por
ejemplo, entre el gerente y su secretaria, y viceversa; entre el director de
un colegio y un profesor de aula, y viceversa o entre gerentes o jefes del
mismo nivel.
FACULTAD PARA FIRMAR MEMORANDOS: La tienen todos los servidores o
miembros de una institucin o empresa, sin distincin alguna.
PARTES DEL MEMORANDUM
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Cuerpo
Despedida o antefirma
Firma y pos firma
"con copia"
Pie de pgina
LA SOLICITUD
DEFINICION :Es un documento por medio del cual se pide el goce de un
derecho, beneficio o servicio que se considera que puedes ser atendido. El
derecho de peticin de los peruanos esta amparado por el Art. 2 inc. 20 de
la actual constitucin poltica que manifiesta que toda persona tiene
derecho a formular peticiones individual o colectivamente, por escrito ante
la autoridad competente, lo que esta obligado que el interesado una
respuesta tambin por escrito dentro del plazo legal, bajo responsabilidad.
FACULTAD PARA FIRMAR SOLICITUDES: Esta facultad la tiene toda persona
natal capas mayor de 18 aos. Asimismo los representantes legales o
nombres de aquellos aquietes representan. Los menores de 18 aos ejercen
su derecho de peticin por intermedio de sus padres o apoderados; salvo
que algunas instituciones permiten ejercerlo en determinados casos, como
los colegios que solicitan sus certificados de estudios al concluir su educacin
secundaria
La solicitud puede ser presentada por cualquier miembro de una institucin e
incluso de una persona ajena a ella, dependiendo de la naturaleza del
pedido.
PARTES DE LA SOLICITUD
Sumilla:
Destinatario
Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridad
Presentacin del solicitante
El texto, cuerpo o peticin
La despedida o conclusin
Lugar y fecha.
Firma.
EL DICTAMEN
DEFINICION :El dictamen es un documento tcnico que contiene la
opinin autorizada de un especialista, rgano de accesoria o comisin
especial sobre un asunto concreto que requiere tratamiento especializado,
como puede ser un problema legal, contable, medico, de ingeniera o
tcnico logstico. El dictamen se emite a pedido de la autoridad
competente; quien al solicitarlo, precisa con claridad, el tema o asunto
especifico sobre el cual requiere opinin.
REA DE DIFUSIN: El dictamen es un documento de carcter interno;
vincula al que lo emite con la autoridad que lo solicita.
FACULTAD PARA ELABORAR Y FIRMAR DICTMENES: El dictamen es
elaborado en forma individual o colectiva. El dictamen emitido por un
rgano de asesoramiento es firmado por su jefe; el emitido por un cuerpo
colegiado o una comisin especial es firmado por sus miembros; y el
emitido por una sola persona o por minora, lo es por su autor o autores. El
servidor que ha delegado a otro u otros la facultad de dictaminar, esta
obligado a visar el dictamen firmado por el que lo hizo o por los que lo
hicieron, asumiendo de esta manera responsabilidad mancomunada por
su contenido.
PARTES DEL DICTAMEN
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto (a veces, opcional)
Referencia
Texto
Antefirma
Firma, pos firma y sello
"Con copia"
Pie de pagina
EL ACTA
DEFINICION :El acta es un escrito o modalidad de comunicacin escrita
que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido y
acordado en una junta o reunin. Se extiende en hojas o folios sueltos,
o bien en libros destinados expresamente para ese propsito. El Acta es
documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y
que sirven de sustento para nuevas acciones como puede ser para la
expedicin de resoluciones, envo de circulares, oficios, etc.
Las sociedades mercantiles, las empresas cooperativas, las juntas de
determinados organismos pblicos o casi-pblicos, las instituciones de
diversa naturaleza, tienen la obligacin de llevar los correspondientes
libros de actas, en los que quede debida constancia de los acuerdos
que se han pactado por los miembros que las representan.
PARTES DEL ACTA
Titulo (tipifica el acta)
Texto
Firma y pos firma de los que intervienen en el hecho que consta en el
acta.
"con copia"
Pie de pgina.
Y las siguientes complementarias:
Membrete
Cdigo
Anexo
CARTA
DEFINICION :La Carta es una conversacin escrita que a manera de
conversacin o platica es dirigida a una persona ausente.
PARTES DE UNA CARTA
Lugar y fecha
Tratamiento y nombre de la persona a quien se escribe
Residencia del destinatario
Vocativo o expresin de cario
Cuerpo o asunto de la misiva
Conclusin o despedida
Nombre y firma
EL INFORME

DEFINICION :Es un documento por el cual se hace conocer el

avance o la culminacin de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerado de inters. La autoridad puede
pedir que personas particulares informes sobres sus hechos o
situaciones que conocen y que considere tiles para esclarecer
para solucionar problemas.
REA DE DIFUSIN: El informe es un documento que se difunde
solamente dentro de una institucin u empresa. Relaciona al
subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro
de su mismo nivel.
FACULTAD PARA FIRMAR INFORME :Los servidores que no
desempean cargos para dirigirse a sus jefes inmediatos. Los que
ocupan cargos para que se comunique con sus superiores y con los
de igual jerarqua.
PARTES DEL INFORME
Lugar y remitente
N de informe
Remitente
Destinatario
Motivo
Cuerpo
Conclusin
Despedida
Firma
LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE CONSTANCIA

Son aquellos documentos que contienen una declaracin de

conocimiento de un rgano administrativo con el fin de acreditar
determinados actos, hechos o efectos. Se pueden clasificar:
Actas

Certificados
Certificaciones de actos presuntos

LOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS DE JUICIO

Documentos que pretenden recabar de los rganos competentes en la

instruccin y
resolucin de un procedimiento administrativo, datos, opiniones, valoraciones
con el fin de adoptar las pertinentes decisiones.
CONCLUSIONES
Los documentos administrativos son el soporte en el que se materializan los
distintos actos de la Administracin Pblica, la forma externa de dichos actos.
La actividad administrativa se distingue por su carcter documental, es decir,
por reflejarse en documentos que constituyen el testimonio de la mencionada
actividad.
Se pueden apreciar una serie de caractersticas que determinan el que un
documento pueda ser calificado como documento administrativo. Producen
efectos, Son emitidos por un rgano administrativo, Un documento es vlido
cuando su emisin cumple con una serie de requisitos formales y sustantivos,
exigidos por las normas que regulan la actividad administrativa.