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LOGISTICIEN, C’EST QUOI ?

C’est un acteur incontournable dans la
mise en œuvre des programmes.

Pas de log = Pas de projet Pas de projet = Pas de log

Il n’y a pas d’échelle de valeurs. Les équipes support et
projet sont interdépendantes, et seule réunies sont
capables de mener à bien le programme.

1 seule et même équipe
Log Possibilité de mise en
+ Projet
+ Admin = œuvre efficace des
programmes.

LOGISTICIEN, C’EST
QUOI ?
Les Objectifs :

 SUPPORT AUX PROGRAMMES

 GARANTIR LE RESPECT DES PROCEDURES BAILLEURS & ONG.

 S’ASSURER DE LA BONNE GESTION DES VALEURS DE
L’ASSOCIATION.

 SECURITE DES EQUIPES & DES BIENS

 MANAGER

etc …). 3) Fournir aux équipes les équipements fonctionnels indispensables à la préparation et à la mise en œuvre des activités du programme (ordinateur. en adéquation avec le cahier des charges techniques et dans le respect des délais de livraison. . dans le respect du planning établi et dans des conditions de sécurité maximums. 2) Garantir le déplacement des équipes et du matériel sur les lieux de mise en œuvre des activités. SUPPORT AU PROGRAMME Les Objectifs : 1) Garantir l’achat du matériel et des services nécessaire à la mise en œuvre des programmes. téléphone.

méconnaissance ou non-respect des procédures d’achat par le demandeur. entraînant ainsi des perturbations dans la chaîne de traitement des achats et potentiellement des délais de livraison d supplémentaires. 2) Mauvaise communication. SOLUTIONS : 1) Systématiser la COMMUNICATION avec les équipes (Planification de plages horaires d’échange avec les projets) 2) PLANIFIER des plages horaires pour des échanges formels avec les projets. 3) Mauvaise compréhension. une plage horaire n’est pas spécifiquement allouée à un échange formel entre la logistique et les projets afin de garantir la bonne compréhension entre le demandeur et le responsable des achats. POURQUOI : 1) Manque de précision des équipes projets dans le descriptif de la demande. 3) SENSIBILISER les équipes aux procédures d’achat. SUPPORT AU PROGRAMME OBJECTIF 1 : Garantir l’achat du matériel et des services nécessaire à la mise en œuvre des programmes. . en adéquation avec le cahier des charges techniques et dans le respect des délais de livraison RISQUES 1 : Les achats de fournitures ou de service ne correspondent pas ou que partiellement aux attentes du programme et les délais de livraison ne sont pas respectés.

RISQUES 2 : Les équipes ne disposent pas d’un véhicule au moment où elles en auraient besoin POURQUOI : 1) Mauvaise planification des mouvements. mauvaise compréhension ou non-respect des procédures). SOLUTIONS : 1) Mettre en place un planning des mouvements pour rationaliser les déplacements des véhicules. manque d’anticipation. trouver des moyens de dissuasion (Ex : mouvement pas planifié sur le tableau = pas de véhicules). 2) Le planning n’est pas respecté par les projets (Méconnaissance. dans le respect du planning établi et dans des conditions de sécurité maximums. 3) En cas de non-respect des procédures. SUPPORT AU PROGRAMME OBJECTIF 2 : Garantir le déplacement des équipes et du matériel sur les lieux de mise en œuvre des activités. pas de planning des mouvements. . rester ferme afin de garantir le respect des procédures. 2) Communiquer les procédures aux équipes.

. POURQUOI : 1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilisé ni responsabilisé. SUPPORT AU PROGRAMME OBJECTIF 3 : Fournir aux équipes les équipements fonctionnels indispensables à la préparation et à la mise en œuvre des activités du programme (ordinateur. 2) Mauvais suivi des équipements (maintenances. RISQUES 3 : Les équipements ne sont pas fonctionnels et ne permettent pas aux équipes de préparer leur projet efficacement. services non effectué). etc …). téléphone. 2) Responsabiliser l’utilisateur en lui faisant signer un certificat de prêt. SOLUTIONS : 1) Communiquer les procédures d’utilisation aux utilisateurs à chaque prêt. non respect des procédures.

SUPPORT AU PROGRAMME AUTRE RISQUE POSSIBLE Tensions entre la logistique et les équipes projets dues à l’inadéquation de la réponse à la demande. voir au non respect des règles et procédures établies. SOLUTIONS : . POURQUOI : 1) Inadéquation de la réponse à la demande 2) Méconnaissance des procédures ou manque de sensibilisation des équipes projets à ces dernières (du directement au manque de communication). à la méconnaissance ou au manque de sensibilisation des équipes projets aux procédures (donc au manque de communication).

POUR RESUMER : Pour apporter un bon support aux équipes projets il faut : COMMUNIQUER SENSIBILISER ANTICIPER Et s’ils ne nous laissent pas le choix PLANIFIER .

QUESTIONS ? .

…) . maisons. De quelles valeurs parle-t-on ?  Le matériel acheté  Les équipements  Le stock  Les structures (bureaux. GESTION DES VALEURS Maintenances récurrentes OBJECTIF GENERAL : Remboursement bailleur !! Limiter le risque financier induit par d’éventuelles pertes. détournements ou détériorations prématurées des biens de l’association.

2) OPTIMISER LA DUREE DE VIE DES BIENS DE L’ASSOCIATION EN GARANTISSANT LEUR BONNE UTILISATION PAR LES USAGERS. . 3) EFFECTUER DES CONTROLES REGULIERS & UN SUIVI RIGOUREUX DES MAINTENANCES AFIN DE GARANTIR UNE DUREE DE VIE MAXIMUM. GESTION DES VALEURS Les Objectifs : 1) GARANTIR A TOUT INSTANT LA TRACABILITE DES BIENS DES BAILLEURS & DE L’ASSOCIATION. EN FORMANT ET EN RESPONSABILISANT CES DERNIERS.

SOLUTIONS : 1) IDENTIFIER tous les équipements et le matériel dès leur achat. planifier les opérations de suivi. 5) FORMALISER le prêt de l’équipement pour être capable de le localiser à tout moment . RISQUES 1 : Le matériel de l’association est difficilement localisable. voir absence totale de codification et de visibilité. pas immédiat. . absence de plage horaire spécifiquement allouée à la mise à jour du suivi des équipements le suivi n’est pas effectué régulièrement. statut. GESTION DES VALEURS OBJECTIF 1 : Garantir à tout instant la traçabilité des biens des bailleurs & de l’association. ne pas attendre (risque d’oubli). étiquetage des codification équipements). 3) ENREGISTRER IMMEDIATEMENT TOUS les mouvements d’équipements. 2) Munir les équipements d’une VISIBILITE permettant de rapidement identifier le matériel de l’organisation (visibilité HI. 3) Mauvais suivi des mouvements d’équipements. 4) DETERMINER UNE PLAGE HORAIRE dédiée aux opérations de suivi. tous les mouvements ne sont pas immédiatement et systématiquement consignés. 2) Mauvaise identification des biens des bailleurs et de l’association. POURQUOI : 1) Les biens ont été mal enregistrés à l’achat voire pas du tout enregistrés. pertes d’équipement. 4) Mauvaise planification des opérations de suivi. ou encore. (utilisateurs. etc …). lieu d’affectation. le propriétaire est difficilement identifiable.

2) Mauvais suivi des équipements mal planifié (maintenances. POURQUOI : 1) Mauvaise utilisation par les programmes (utilisateur pas sensibilisé ni responsabilisé. . non respect des procédures). services non effectué ou mal suivis). GESTION DES VALEURS OBJECTIF 2 : Optimiser la durée de vie des biens de l’association en garantissant leur bonne utilisation par les usagers. en formant et en responsabilisant ces derniers. 2) RESPONSABILISER l’utilisateur en lui faisant signer un certificat de prêt. SOLUTIONS : 1) COMMUNIQUER les procédures d’utilisation aux utilisateurs à chaque prêt. Risque financier ! RISQUES 2 : Les équipements ne sont pas fonctionnels et ont une faible durée de vie.

RISQUES 3 : Réduction de la durée de vie des équipements & dépenses injustifiées en grosses maintenances et en pièces détachées. 2) Mauvais suivi des maintenances. services et maintenances dans le RESPECT DES FREQUENCES ETABLIES. GESTION DES VALEURS OBJECTIF 3 : Effectuer des contrôles réguliers & un suivi rigoureux des maintenances afin de garantir une durée de vie maximum. SOLUTIONS : 1) Effectuer les différents contrôles. les services et les maintenances ne sont pas respectées. PRIVILEGIER LE PREVENTIF au curatif (économies évidentes sur le long terme). . 2) D’une manière générale. POURQUOI : 1) Les fréquences établies pour les contrôles.

REGULIER & PLANIFIE . POUR RESUMER : Une bonne gestion de biens de l’association ça passe par : IDENTIFIER SENSIBILISER RESPONSABILISER SUIVI RIGOUREUX.

QUESTIONS ? .

RISQUE MAJEUR :  Remboursement du bailleur. GARANTIR LE RESPECT DES PROCEDURES OBJECTIF GENERAL :  Limiter le risque financier & maintenir la confiance du bailleur de fonds.  Le bailleur ne veut plus financer le projet les procédures ne sont pas respectées. POURQUOI :  Les procédures ne sont pas respectées. .

3) Etablir une VEILLE PERMANENTE afin de s’assurer de la bonne compréhension et de la mise en application réelle des procédures par le staff. méconnaissance ou non-respect des procédures. SOLUTIONS : 1) FORMER les équipes projets aux procédures. RISQUES : Les procédures ne sont pas respectées. . rafraichissement suivant les besoins identifiés. 2) Systématiser la COMMUNICATION & la SENSIBILISATION des équipes projets. 4) Mise à jour et RAPPELS REGULIERS des procédures aux projets (« Rafraîchissement s » adaptés au besoin). RESPECT DES PROCEDURES OBJECTIF 1 : Garantir à tout instant la mise en application des procédures par l’ensemble des employés de l’organisation. POURQUOI : 1) Mauvaise compréhension.

comment ? COMMUNIQUER PLANIFIER ANTICIPER . TOUT FAIRE. C’EST POSSIBLE !!! COMMENT ?  BONNE GESTION DE SON TEMPS > RATIONALISATION DE SES ACTIVITES LE FAIRE BIEN.

de l’argent & de l’énergie. c’est quoi ? C’est regrouper des activités de même nature afin d’en éviter les répétitions. . avec pour objectif d’économiser du temps. Rationnaliser.

gérer les flux de marchandises • Organiser les distributions de marchandises éventuelles dans le cadre des projets Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 21 Externe . réception. Fonction Approvisionnement • Analyser le marché local et tenir à jour une base de données des fournisseurs locaux • Mettre en œuvre les procédures d’approvisionnement sur le programme et organiser les différentes étapes des achats locaux et régionaux de biens et services : consultation de marché. formalités administratives et douanières • Choisir le(s) lieu(x) de stockage des marchandises et définir leur plan d’aménagement • Assurer la gestion physique des stocks : . commande. planification et suivi des expéditions. contrôle de conformité • Gérer les transports locaux et régionaux de marchandises : choix du mode de transport et de conditionnement.organiser les inventaires périodiques . contrôle de conformité • Réceptionner les marchandises achetées par le siège : dédouanement. suivi.mettre en place un outil de gestion des stocks .

Véhicules et Déplacements • Proposer des moyens de locomotion adaptés au contexte du programme • Définir les règles d’utilisation des véhicules • Organiser l’affectation et la mise à disposition des véhicules • Elaborer et mettre en place des outils de suivi des véhicules • Assurer la maintenance préventive et curative du parc Diffusion : Interne / de véhicules Le Rôle du Logisticien à HI 22 Externe .

télécommunications. former le personnel du programme à leur manipulation et élaborer des procédures d’utilisation Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 23 Externe . énergie – Identifier les besoins et choisir les matériels durables adaptés – Assurer l’installation et la maintenance des matériels – Pour les moyens de télécommunication. Gestion des parcs d’équipements • parc informatique.

locaux de stockage) – Rechercher et identifier les possibilités de locations des locaux – Gérer l’aménagement des locaux (installation des matériels et équipements) – Mettre en place la sécurisation des locaux (fermeture. gardiennage…) – S’assurer de l’entretien et de la maintenance des locaux Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 24 Externe . Fonction de Services Généraux • Gérer les locaux du programme (logements du personnel expatrié. bureaux.

Référent Sécurité • Garantir la mise en œuvre des règles de sécurité sur le programme – Réaliser l’analyse du contexte et des conditions de sécurité – A partir des directives du Directeur de Programme. formaliser les règles de sécurité pour les personnels nationaux et expatriés et les diffuser aux personnes concernées – Déployer les moyens matériels nécessaires (communication. transport…) à la mise en œuvre des règles établies – Coordonner les actions liées à la sécurité du programme en lien avec les autres ONG/OIG – Mettre à jour les procédures et contribuer à leur amélioration en fonction de l’évolution du contexte Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 25 Externe .

élaborer les objectifs individuels. participer à l’élaboration puis valider les PAI[1] et réaliser les évaluations. à un premier niveau de hiérarchie. Encadrement. Gestion d’Equipe • Dans le Domaine Logistique – Assurer la formation des personnels nationaux et expatriés dans son domaine : briefing sécurité. les situations conflictuelles. définir des profils de poste. S’assurer des transferts d’informations et de responsabilités entre les personnes de son équipe dans les meilleures conditions possibles Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 26 Externe [1] PAI : Plan d’Action Individuel . Garantir la concertation. réguler les relations au sein de l’équipe et avec les équipes projets et gérer. la participation de chacun à la gestion logistique du programme. fonctionnement logistique du programme – Encadrer l’équipe logistique du programme : Organiser et animer son équipe : participer au recrutement.

Suivi Administratif • Assurer la gestion administrative et financière dans son domaine d’activité – Etablir le budget prévisionnel relatif à la logistique et effectuer le suivi budgétaire – Créer et mettre en place des procédures de conservation des documents (guidelines. attestations. contrats. modes d’emploi) dans un souci de capitalisation et de préservation – Assurer le classement et l’archivage des documents logistiques courants Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 27 Externe . originaux.

facilitatrice des activités sur le Programme et garante du respect des procédures internes et des bailleurs dans son domaine d’activité. Diffusion : Interne / Le Rôle du Logisticien à HI 28 Externe . Conclusion Le Logisticien est une personne clé.

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