Gestión de Proyectos

Sesión 9

Pontificia Universidad Católica del Perú

Ricardo Vega

2017
Gestión de Costos
Introducción
• La Gestión de Costos del Proyecto incluye los
procesos requeridos para asegurar que se complete
el proyecto dentro del presupuesto aprobado.

• La gestión de costos del proyecto se ocupa

principalmente del costo de los recursos necesarios
para completar las actividades del cronograma del
proyecto, desarrollado en el área de conocimiento de
la gestión del tiempo.
 Introducción
Planificar Controlar

Estimar los Determinar el Controlar los

Costos Presupuesto Costos
Introducción
Estimar los Costos
Estima los costos de los recursos necesarios para
completar las actividades del proyecto.

Determinar el Presupuesto
Asigna el costo total estimado a paquetes de trabajos
individuales.

Controlar los Costos

Controla cambios en el presupuesto del proyecto.
Introducción
El Plan de Gestión de Costos debe establecer:
 Nivel de precisión, tipos de estimación y redondeos.
 Unidades de medida (horas o días).
 Enlaces con procedimientos de la organización y
cuentas de control (CA).
 Umbrales de control, variaciones permitidas.
 Reglas de valor ganado, fórmulas y criterios.
 Formatos de informe.
 Descripciones de proceso.
 Introducción
Planificar Controlar

Estimar los Determinar el Controlar los

Costos Presupuesto Costos
 Estimar los Costos
Herramientas y Técnicas
• Juicio de Expertos
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación ascendente
• Estimación por Tres Valores
• Análisis de reserva
• Costo de la calidad
• Software de Estimación de Costos para
la Dirección de Proyectos
• Análisis de Propuestas para Licitaciones

Entradas Salidas
• Línea Base del Alcance • Estimaciones de costos de las
• Cronograma del Proyecto actividades.
• Plan de Recursos Humanos • Base de las estimaciones
• Registro de Riesgos • Actualizaciones a los documentos
• Factores ambientales de la empresa del proyecto
• Activos de los procesos de la
organización
Estimar los Costos

Salidas
Estimación de costos
 Son valorizaciones cuantitativas de los costos
probables de los recursos requeridos para completar
las actividades del proyecto.
 Son presentados en forma de resumen o en detalle.
 Deben cubrir todas las categorías de recursos que
serán cargados al proyecto (mano de obra,
materiales, suministros, más categorías especiales
tales como la variación por inflación o reserva de
contingencias de costos).
 Introducción
Planificar Controlar

Estimar los Determinar el Controlar los

Costos Presupuesto Costos
Determinar el Presupuesto
Herramientas y Técnicas
• Suma de costos
• Análisis de reserva
• Juicio de Expertos
• Relaciones Históricas
• Conciliación del límite de la financiación

Entradas
• Estimaciones de costos de las
actividades
• Base de las estimaciones
• Línea Base del Alcance
• Cronograma del Proyecto
• Calendario de Recursos Salidas
• Contratos • Línea base del desempeño de
• Activos de los Procesos de la costos
Organización • Requerimientos de financiamiento
• Actualizaciones a los documentos
del proyecto
Determinar el Presupuesto

PRESUPUESTO
DE COSTOS

RESERVAS DE
GESTIÓN

LINEA BASE DE
COSTOS

RESERVAS DE
CONTINGENCIA

PROYECTO

CUENTAS DE
CONTROL

PAQUETES
DE TRABAJO

ACTIVIDADES
Determinar el Presupuesto

Salidas
Línea base del desempeño de costos
 Es un presupuesto fase-tiempo que será usado para
medir, supervisar y monitorear el rendimiento del
costo en el proyecto.
 Es desarrollado sumando los costos estimados por
período y usualmente mostrado en forma de curva-S.
 Proyectos de gran magnitud suelen tener múltiples
líneas base de costo.
Determinar el Presupuesto

Salidas
Requisitos de financiamiento del Proyecto
 Se derivan de la línea base de costo y pueden
establecerse para excederlos con el fin de responder
al avance temprano o a los sobrecostos.
 En general la financiación no es continua y aparece
como una función escalonada.
 Los fondos totales necesarios son la línea base más
las reservas de gestión.
 Introducción
Planificar Controlar

Estimar los Determinar el Controlar los

Costos Presupuesto
Costos
Controlar los Costos

¿ Qué ACCIONES debe tomar un Director de

Proyectos para controlar los costos? :
Controlar los Costos
El control de costos incluye:
• Influir sobre factores que crean cambios en la línea base
de costo.
• Asegurar que los cambios solicitados sean acordados.
• Gestionar los cambios reales cuándo ocurran.
• Monitorear el rendimiento del costo para detectar y
entender las variaciones con respecto a la línea base de
costo.
• Registrar con precisión cambios a la línea base de costo.
• Evitar cambios incorrectos, inadecuados o no aprobados,
en el costo o uso de recursos.
• Informar cambios aprobados a los interesados.
• Actuar para mantener sobrecostos dentro de límites
aceptables.
Controlar los Costos
• El control de costos incluye la búsqueda del "por qué"
de las variaciones positivas y negativas. Este debe
estar totalmente integrado a los otros procesos de
control (control de cambio del alcance, control del
cronograma, control de calidad, y otros).
• Por ejemplo, respuestas inapropiadas a las
variaciones de costos pueden causar problemas de
calidad o programación, o posteriormente, producir un
inaceptable nivel de riesgo en el proyecto.
Controlar los Costos
Herramientas y Técnicas
• Gestión del Valor Ganado
• Proyecciones
• Índice de desempeño del Trabajo por
Completar
• Revisiones del desempeño
• Análisis de variación
• Software de gestión de proyectos

Entradas
• Plan para la Dirección del
Proyecto.
• Requisitos de financiamiento
del proyecto
• Información sobre el
desempeño del trabajo
• Activos de los procesos de la
organización.
Salidas
• Medición del desempeño del Trabajo
• Proyecciones del Presupuesto
• Actualizaciones de los Activos de los
Procesos de la Organización.
• Solicitudes de Cambio
• Actualizaciones al Plan para la
Dirección de Proyectos
• Actualizaciones a los Documentos del
Proyecto
Controlar los Costos

Entradas
Plan para la Dirección del Proyecto

Requisitos de financiamiento del proyecto

Información sobre el desempeño del trabajo

 Información sobre el rendimiento del costo y
recursos.
 Entregables completados.
 Costos autorizados e incurridos.
 Estimaciones al término.
 Porcentajes físicamente completados.
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Análisis de medición del rendimiento
 Las técnicas de medición del rendimiento tales como
valor ganado ayudan a fijar la magnitud de las
variaciones que ocurran.
 Una parte importante del control de costos es
determinar la causa de una variación, la magnitud de
la variación y decidir si la variación requiere acción
correctiva.
 Gestión del Valor Ganado (Earned Value
Management EVM). Esta técnica implica medir
continuamente el rendimiento del proyecto mediante
tres variables independientes: 1) El valor planificado
(PV), 2)El valor ganado (EV) y 3) Los costos actuales
(AC).
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Análisis del Valor Ganado
 Un método de medición del rendimiento del proyecto
que compara la cantidad del trabajo planeado con la
realmente lograda, para determinar si el costo y el
cronograma avanzan según lo planificado.
 Integra costo, tiempo y alcance.
 Puede ser usado para pronosticar el rendimiento
futuro del proyecto y la fecha de termino del
proyecto.
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Siglas Término Interpretación

PV Valor Planificado Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que se
tiene planificado hacer?
EV Valor Ganado Al día de hoy, ¿cuál es el valor estimado del trabajo que
realmente se ha realizado?
AC Costo Real (costo real) Al día de hoy, ¿cuál es el costo real en el que hemos incurrido
para el trabajo realizado?
BAC Presupuesto hasta la ¿De cuánto fue nuestro PRESUPUESTO para el esfuerzo TOTAl
conclusión (el presupesto) delproyecto?
EAC Estimación a la conclusión ¿Actualmente cuánto esperamos que cueste el proyecto
TOTAL (una proyección)?
ETC Estimación hasta la A partir de este punto, ¿cuánto MÁS esperamos que cueste
conclusión terminar el proyecto (una proyección)?
VAC Variación hasta la Al día de hoy, ¿qué tan por encima o por debajo del
conclusión presupuesto creemos que estaremos al finalizar el proyecto?
TÉRMINOS DEL VALOR GANADO
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Valores Presupuesto hasta
Acumulados la terminación (BAC)

Costos reales Valor planificado

(AC) (PV)

Valor ganado
(EV)
INFORME GRÁFICO DEL RENDIMIENTO Tiempo
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Nombre Fórmula Interpretación

Variación de Costo CV = EV - AC NEGATIVO es por encima del presupuesto

POSITIVO es por debajo del presupuesto
Variación del SV = EV - PV NEGATIVO es retrasado respecto al cronograma
cronograma POSITIVO es adelantado respecto al cronograma
Índice del CPI = EV/AC Por cada $1 que gastamos, estamos obteniendo un valor de $.... En trabajo.
Rendimiento del costo Los fondos se están o no se están utilizando eficientemente.
Índice del SPI = EV/PV Estamos progresando a un …. % del ritmo originalmente planificado.
rendimiento del
Estimación a la EAC = AC + ETC Esta formula calcula lo real más un nuevo estimado para el trabajo restante.
conclusión Se utiliza cuando la estimación original presenta defectos fundamentales.
EAC = BAC / CPI Esta formula se usa si no ha ocurrido ninguna variación del BAC o si continuas
con la misma tasa de gasto.
EAC = AC + (BAC-EV) Esta formula calcula el rendimiento real a la fecha más el presupuesto
restante. Se utiliza cuando las variaciones actuales se consideran atípicas en
relación al futuro. Esencialmente es AC más el valor restante de trabajo a
realizar
Estimación hasta la ETC = EAC - AC ¿Cuánto más costará elproyecto?
conclusión ETC = Re-Estimar Re-estimar el trabajo restante de abajo hacia arriba.
FÓRMULAS EVM
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas

PLAN ORIGINAL HOY

DIFERENCIA ENTRE BAC, EAC Y ETC

Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
En orden alfabético

AC EV PV

CV = = SV

MENOS MENOS

CPI = = SPI

DIVIDIDO POR DIVIDIDO POR

FÓRMULAS GRÁFICA EVM

Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
SI AC > EV AC = EV AC < EV

ENTONCES CV < 0 CV = 0 CV > 0

CPI < 1 CPI = 1 CPI > 1

El proyecto Sobre el Dentro del Debajo del

está presupuesto presupuesto presupuesto
SI PV > EV PV = EV PV < EV
ENTONCES SV < 0 SV = 0 SV > 0
SPI < 1 SPI = 1 SPI > 1
El proyecto Atrasado Dentro del Adelantado
está cronograma
ANÁLISIS EVM
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Proyecciones
Estimación para concluir el trabajo restante (ETC)
 Basada en una nueva estimación: ETC
 Basada en variaciones atípicas: ETC = BAC – EV
 Basada en variaciones típicas:
ETC = (BAC – EV) / CPI
Estimación al término (EAC)
 Estimación con nueva estimación: EAC = AC + ETC
Costo Real a la fecha más un nuevo estimado para
el trabajo restante. Este enfoque se usa cuando el
rendimiento pasado muestra que los supuestos
originales estuvieron errados o ya no son validos.
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Proyecciones
Estimación al término (EAC)
 Estimación usando el presupuesto restante:
EAC = AC + (BAC - EV). Costo Real a la fecha más
el presupuesto restante. Este enfoque se usa cuando
las variaciones reales son atípicas y no se espera
que vuelvan a ocurrir en el futuro.
 Estimación usando el presupuesto restante afectado
por el CPI: EAC = AC + (BAC - EV) / CPI. Costo Real
a la fecha más el presupuesto restante modificado
por un factor. Este enfoque se usa cuando las
variaciones reales son típicas y se espera que
vuelvan a ocurrir en el futuro.
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Revisiones del desempeño
Comparan:
 Rendimiento a lo largo del tiempo.
 Actividades/paquetes por encima/debajo del
presupuesto.
 Hitos alcanzados o vencidos.
Combinan:
 Análisis de variación.
 Análisis de tendencias.
 Técnica del valor ganado.
Controlar los Costos

Herramientas y Técnicas
Software de gestión de proyectos
 Se usan para supervisar el PV frente al AC o para
predecir efectos de los cambios o variaciones.

Análisis de variación
 Plan de gestión de costos describe cómo gestionar
las variaciones.
Controlar los Costos

Salidas
Mediciones del desempeño del trabajo
 Los valores de CV, SV, CPI y SPI se calculan y
documentan para los componentes de la EDT.

Proyecciones del Presupuesto

 Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o
proporcionado por la organización ejecutante.
 Se comunica a los interesados.
Controlar los Costos

Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos
de la Organización
 Las causas de variaciones, el razonamiento detrás
de la acción correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas del control de costos deben ser
documentados de tal manera que formen de la base
de datos histórica para este proyecto y para otros
proyectos de la organización ejecutante.
Controlar los Costos

Salidas
Solicitudes de Cambio
 Se pueden generar cambios que afecten algún
aspecto del proyecto o del presupuesto en particular.
 Se procesan a través del control integrado de
cambios.

Pueden incluir cambios en:

 Términos de costo del contrato.
 Alcance del proyecto.
 Línea base de costo.
 Plan de gestión de costos.
Controlar los Costos

Salidas
Actualizaciones al Plan para la dirección del
proyecto
 Estimaciones de costo.
 Línea base de costo.
 Plan de gestión de costo.
 Otros planes subsidiarios
 Documentos del presupuesto.
Controlar los Costos

Ejercicio
El índice de rendimiento del costo (CPI) y el índice
de rendimiento del cronograma (SPI) se pueden
diagramar cada mes para mostrar las tendencias del
proyecto. En base al diagrama, ¿qué te preocuparía
más (costo o cronograma) si estuvieras tomando el
control de este proyecto
como relevo de otro
Director de Proyecto?
Controlar los Costos

Ejercicio
Tienes un proyecto para construir una nueva barda. La barda tiene 4 lados.
Cada lado tardará un día en construirse y el presupuesto es de US$ 1000
por lado. Se planifica ir completando cada lado uno tras del otro. Hoy es el
final del día 3.
Utilizando el siguiente diagrama de estado del proyecto, calcula PV, EV, etc.
Estado Final del
Actividad Día 1 Día 2 Día 3 Día 4
Día 3
Completado,
Lado 1 S----------F
gasto de US$ 1000
Completado,
Lado 2 S----------PF -----F
gasto de US$ 1200
50% terminado,
Lado 3 PS--S------PF
gasto de US$ 600
No se ha
Lado 4 PS----------PF
empezado aún
S: Comienzo real, F: Final real, PS: Comienzo planificado y PF: Final Planificado
Controlar los Costos

Ejercicio
Qué es Cálculo Respuesta Interpretación de la Respuesta

PV

EV

AC

BAC

CV

CPI

SV

SPI

EAC

ETC
Controlar los Costos

Ejercicio
Qué es Cálculo Respuesta Interpretación de la Respuesta
Debimos haber hecho trabajo con valor de US$
PV 1000 + 1000 +1000 US$ 3000
3000
Completo, completo, a la En realidad hemos completado US$ 2500 de
EV US$ 2500
mitad; ó 1000 + 1000 + 500 trabajo
AC 1000 + 1200 + 600 US$ 2800 En realidad hemos gastado US$ 2800

BAC 1000 + 1000 + 1000 + 1000 US$ 4000 El presupuesto de nuestro proyecto es US$ 4000

CV 2500 - 2800 -US$ 300 Nos excedimos en el presupuesto en US$ 300

Solo estamos obteniendo alrededor de 89 centavos
CPI 2500 / 2800 US$ 0.893
por cada dólar que invertimos en el proyecto.
SV 2500 - 3000 -US$ 500 Vamos retyrasados de acuerdo al cronograma
Progresamos únicamente a 83 % de la tasa
SPI 2500 / 3000 US$ 0.833
planificada
Actualmente estimamos que el total del proyecto
EAC 4000 / 0.893 US$ 4479
costará US$ 4479
Necesitamos gastar US$ 1679 para terminar el
ETC 4479 - 2800 US$ 1679
proyecto