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CÉDULAS Y GRÁFICOS

Sirven para recopilar información, ordenar


las acciones y representar en forma objetiva
y concentrada los avances que se van
obteniendo en la auditoría administrativa y
resultados alcanzados.
CÉDULAS

La captación de información se amplía al abrir el rango de


respuesta para integrar referencias documentales, hallazgos,
evidencias, aspectos percibidos y comentarios, además del
análisis comparativo de actividades y la evaluación del proceso
administrativo y elementos complementarios.

Estructura General
Es necesario precisar con claridad el objetivo que debe cumplir, el área a la
cual está dirigida, el tipo de información que debe contener, la forma de
llenado, el procedimiento para aplicarla y los resultados que se esperan
obtener.
Para lograr el efecto esperado, la cédula debe incluir en su diseño los
siguientes criterios:
CÉDULAS
1. Tipo y nombre de 4. Reunir y
jerarquizar la 7. El diseño debe prever el
la cédula. tamaño de los espacios para
información de
acuerdo con su no limitar la extensión del
importancia y contenido, así como la
2. Destinar un espacio utilidad. secuencia y movimiento
en la parte superior para necesarios para su llenado.
datos de identificación
de la organización, 5. Interrelacionar la
logotipo, título, fecha, operación con el 8. Incluir un espacio en la
número de página, área diagnóstico y parte inferior para las
y etapa o elemento bajo evaluación. observaciones, anotaciones
estudio. diversas y datos de la
persona responsable de su
aplicación, de quien la revisa
3. De preferencia, y de quien la autoriza.
6. Facilitar la
dividir la cédula en
interrelación de
forma modular, para
información de
ordenar y
contexto, proyección
estandarizar la
y percepción.
información.
CLASIFICACIÓN DE LAS CÉDULAS

HERRAMIENTAS OPERATIVAS

OBJETIVO: 1. Programa de trabajo


Organizar el
trabajo de
manera lógica y
consistente 2. Reporte de avance semanal
HERRAMIENTAS DE DIÁGNOSTICO

1. Cédula de análisis documental

2. Cédula para detectar y registrar hallazgos y


OBJETIVO: evidencias
Conocer el
funcionamiento 3. Cédula para consignar aspectos relevantes
de la
organización
4. Cédula para captar y tratar causas y efectos

5. Cédula para localizar y atender fallas


HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN

1. Cédula para determinar criterios de evaluación

OBJETIVO: 2. Cédula para evaluar el impacto en la resolución


Dimensionar el de aspectos críticos
comportamiento
de variables 3. Criterios de puntuación para la evaluación final:
clave - Proceso administrativo
- Elementos específicos

4. Proceso de diagnóstico y evaluación


HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

1. Cédula de evaluación de desempeño


OBJETIVO:
Evaluar el
desempeño
organizacional

2. Cédula de evaluación de servicio


USO DE LAS CÉDULAS
Permite captar información que en Como recurso de información,
los cuestionarios no se percibe, ya asocia con fluidez los indicadores
que abre el rango de respuesta, que orientan el proceso de auditar a
ordena la información de forma más una organización en forma más
accesible, compara claramente versátil.
conceptos, sistematiza los registros Hacen más permeable y profundo el
y facilita la profundidad del enfoque proceso de evaluación, dado que no
para analizar los resultados. sólo contempla las variables bajo
análisis, sino el impacto que éstas
ejercen en otras variables
VENTAJAS DE LAS CÉDULAS

• Son un vehículo que hace más amable la interacción natural entre el entrevistado y
el auditor.
• Permite detectar supuestos que no siempre afloran de manera franca en la
formulación de preguntas directas.
• Abre sustancialmente el espacio para manejar con mayor libertad la información.
• Simplifica el proceso para administrar la información.
• Ordena las ideas y no sólo los conceptos.
• Centra las respuestas de acuerdo con los requerimientos y disminuye el margen de
error.
• Su conformación permite amalgamar información técnica y de desempeño.
HERRAMIENTA OPERATIVA
HERRAMIENTA OPERATIVA
HERRAMIENTA DE DIAGNÓSTICO
HERRAMIENTA DE EVALUACIÓN
Para la construcción del cuestionario, se deben precisar campos de distribución
básicos, como:

- Espacio para los datos de registro de la entrevista: ubicación de los


entrevistados, información del área, responsable de la aplicación, fecha y
duración de la aplicación.

- Instrucciones explicadas de manera sencilla y concisa.

- Preguntas o ítems.

- Espacio para respuestas, mismo que debe facilitar tanto la lectura como la
respuesta.

- Espacio para consignar las observaciones generales.


3. ESTRATEGIA
• Es necesario observar una secuencia lógica y consecuente con la realidad, de
Composici acuerdo con las unidades administrativas existentes, tanto sustantivas como
ón adjetivas, asesoras, la relación con órganos desconcentrados o descentralizados,
organizaci relaciones funcionales, matriciales y de coordinación.
onal

• Se considera, debido a que su funcionamiento se basa en sus competencias


centrales, las cuales muchas veces se enmarcan en sus procesos clave o
Procesos estratégicos. Asimismo, se debe prestar atención al nivel técnico y de
estratégic conocimiento de sus integrantes.
os

• Define el comportamiento y la cultura organizacional que impera, lo que incide en


la espontaneidad o prejuicio para responder un cuestionario, en particular si no se
Tipo de toman las precauciones necesarias al entrevistar las "áreas difíciles”.
liderazgo
El empleo de gráficos en una auditoría
administrativa representa una alternativa
sustancial para el manejo de la
información.

Los gráficos pueden adoptar diferentes


formatos y presentaciones, en función
del objetivo que se persiga en su
selección.

Debe responder a los requerimientos de


la organización y las prioridades
establecidas en el proyecto de auditoría
Inicio. Durante el
acercamiento a la
FASES organización, y durante la
investigación preliminar,
después, percibir y recopilar
DE USO información a través de la
observación directa y el
análisis documental.

Desarrollo. A medida que se Conclusión. El término de


implementa el proyecto de todas y cada una de las fases
auditoría, la variedad y del proyecto de auditoría, la
complejidad de la información preparación del informe final y
irá en aumento, lo que hará la determinación de las bases
que, en forma complementaria para llevar a cabo una auditoría
a la preparación de reportes de de seguimiento exigen que el
avance. auditor.
La representación gráfica parte
de lo que se puede denominar
estadística tradicional, basada
PRESENTACIÓN en barras, círculos, cuadros
generales, comparativos de
cifras o variables, entre otros
Los gráficos son la imagen
real de la organización a fin
de generar medidas para el
CONSIDERACIONES mejoramiento
administrativo, el
TÉCNICAS compendio de datos para
tomar decisiones y el
inventario de ideas para
manejar el cambio.
Concentra Facilita su
Jerarquiza
volúmenes comprensión
variables de
de datos en a todo tipo
manera
forma de
lógica.
abreviada. personas.
Vincula áreas
Apoya los y niveles Constituye
procesos de jerárquicos una fuente de
decisión. con conocimiento.
naturalidad.
BIBLIOGRAFÍA

Benjamín, F. (2013). Auditoría Administrativa: Evaluación y diagnóstico


empresarial. México: Pearson.