Titulo Padre Ahora

PMI:
Gestión de Proyectos según
pautas del PMI
Prof.: Dra. Ing. Gloria Valdivia Camacho

Las prácticas comúnmente aceptadas en Gestión de Proyectos

 Titulo Padre Ahora

La disciplina de Gestión de Proyectos es relativamente

nueva en nuestro medio, y ha demostrado que es una
herramienta sumamente potente para planificar y ejecutar,
con precision y eficiencia, proyectos de diversos tipos...
“ Nuestros planes se descarrilan debido a que
no tienen objetivos claros. Cuando un hombre
no sabe a que puerto debe llegar, ningun
viento será el adecuado. “
Seneca
 OBJETIVOS DE Padre
Titulo LA SESIÓN
Ahora

 Presentar algunos conceptos relacionados con el

PMI, el PMP, y la Gestión de Proyectos según el
PMI

 Proporcionar un panorama de los 39 procesos de

la Gestión de Proyectos, así como de las 9 áreas
de conocimiento y los 5 grupos de proceso

 Al terminar la sesión el participante podrá

visualizar con claridad en que consiste la Gestión
de Proyectos según el PMI
 ¿Qué es el Project Management
Titulo Padre
Institute Ahora
(PMI®)?

 Fundada en 1969 en EEUU

 Actualmente cuenta con aproximadamente 190.000
miembros en mas de 125 países
 Organizada en una Sede Central y en Capítulos
 193 Capítulos
 53 Capítulos Potenciales
 En más 70 países
 Objetivos:
 Establecer estándares para Gestión de Proyectos
 Organizar seminarios y programas educativos
 Administrar la certificación de profesionales.
 Certificacion PMP (Project Management Professional) :
la de mayor reputacion a nivel mundial, 62,000 en total y
50 en Peru.
www.pmi.org
Titulo Padre Ahora
 Titulo Padre
Pregunta de Certificación PMP para Ahora
discusión grupal
Un stakeholder en particular tiene una reputación de generar
muchos cambios en los proyectos en que se involucra. Cual es el
enfoque que Ud. como Project Manager tomaría al inicio del
proyecto, para afrontar esta situación :
A. Decir “no” a lo que pida el stakeholder para forzar el cambio de
conducta
B. Involucrarlo en el proyecto lo mas pronto posible
C. Negociar con el jefe del stakeholder para encontrar maneras de
dirigir sus esfuerzos a otros proyectos
D. Solicitar al Sponsor que el stakeholder no sea incluido en la lista
de stakeholders
 Titulo Padre Ahora
Respuesta:
B. Involucrarlo en el proyecto lo mas pronto posible

No podemos evitar al stakeholder porque tiene intereses en el

proyecto.
El Project Manager podría decir “no” , pero esto no solucionara la
causa raíz. Al fin y al cabo podrían haber buenas ideas en los
cambios que solicite.
Los cambios no son malos en si y frecuentemente provienen de una
falta de comunicación al inicio del proyecto. Si establecemos una
comunicación efectiva desde el inicio del proyecto, tendremos
una buena chance de descubrir los potenciales cambios, antes
que después.
 Titulo Padre Ahora
Proverbios del Planeamiento del Project
Management

1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve

meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un
bebe en un mes”
2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será
estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o
por un solo estimador en 10 oportunidades distintas”
3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan
fácilmente, la promesa se recordara para siempre”
 ¿Qué es el PMBOK y que es
la GuíaTitulo
paraPadre Ahora
el PMBOK?
 PMBOK el cuerpo de conocimientos relativos
a la Gestión de Proyectos.
 “Guía para el PMBOK” (GPMBOK) es un
documento que describe el subconjunto de
“conocimientos generalmente aceptados”.
 La GPMBOK incluye los conceptos,
habilidades y técnicas específicas para lo que
se considera hoy una profesión: Gestión de
Proyectos.
 Identifica el conocimiento que los Gestores de
Proyectos deberían poseer para tener mayor
éxito en su labor.
 Ha sido aprobado por la ANSI como un
“American National Standard” (ANSI/PMI 99-
001-2000).
 ¿Qué es un Proyecto según la
Titulo Padre Ahora
GPMBOK?
 “Es un esfuerzo temporario realizado para
producir un producto o servicio único”
 Temporario, significa que cada proyecto tiene
un inicio y término específico
 Unico, significa que el producto o servicio
debe ser diferente de una manera evidente,
de otros similares
Temporario  Los proyectos pueden tomar dimensiones
diversas, desde 100 Horas/Persona o más de
10,000,000
 Los proyectos pueden involucrar a una unidad
o cruzar la fronteras de la organización
integrando a proveedores u otros asociados
 “Operaciones”: son también grupos de

Unico actividades, como los proyectos, pero que no

tienen un inicio o término definidos y sus
resultados no son únicos
 ¿Qué es Gestión
Titulode Proyectos?
Padre Ahora

 Es la utilización de conocimientos, habilidades,

herramientas y técnicas aplicadas a las actividades
del proyecto, con el fin de alcanzar o exceder las
expectativas de los grupos de interés (stakeholders)
relativos a dicho proyecto
 Los grupos de interés son todas aquellas personas u
organizaciones que obtendrán algún beneficio o
perjuicio del proyecto. Estos participantes asumen
roles relativos a la gestión del proyecto
 Algunos roles son: Gestor de Proyecto, Clientes, la
organización que esta realizando el proyecto,
Ejecutivo del Proyecto.
 ¿Qué son las Fases
Titulo de
Padre un
Ahora
Proyecto y que es Ciclo de Vida
?
Fase Inicial Fases Intermedias Fase Final
(una o más)

Inicio Término
Ciclo de Vida Genérico

 “Fase”: Es una subdivisión del Proyecto que concluye con uno

o más Entregables. Estos son elementos tangibles. P.e.: Un
estudio de factibilidad, el diseño detallado, un prototipo.
 Ciclo de Vida: Se refiere al proyecto completo, pero en términos
que facilitan entender donde termina. P.e.: En que momento los
resultados serán parte de la “operaciones” rutinarias.
 ¿QuéTitulo
es un Proceso?
Padre Ahora
 “Proceso”: serie de actividades que generan un
resultado (a partir de ciertas entradas).
 Un Proyecto puede ser descrito como un red de
Procesos que interactuan mediante los resultados
que genera cada uno.
 Los procesos de un proyecto pueden dividirse en
Entradas Herramien- Salidas dos categorías principales:
tas y
Técnicas  a) Procesos de Gestión de Proyectos. Dirigidos
a describir y organizar el trabajo a realizar.
 b) Procesos Orientados al Producto. Dirigidos a
especificar y crear el producto final del
proyecto.
 Para gestionar con éxito un proyecto, se debe
enfocar las interacciones. Las decisiones sobre un
proceso, afectan a otros y no siempre de manera
obvia: P. ej. : La definición de alcance, con la
definición de costos o con la motivación del equipo
de trabajo.
 ¿Qué son los Grupos de
Titulo Padre Ahora
Procesos?
Inicio Planificación

Control Ejecución

Cierre

 Son agrupaciones de uno o más procesos en que pueden

organizarse los Procesos de Gestión de Proyectos.
 Son aplicables a cada Fase o a todo el Proyecto.
 Estos grupos resultan siendo a su vez procesos más genéricos
 Están interrelacionados por los resultados que uno entrega a otro.
 Solapamiento
Titulo de Procesos
Padre Ahora

Procesos de
Ejecución

Procesos de
Planeamiento

Procesos Procesos
de Inicio de Cierre
Procesos de
Control
 Ejemplo: Las Fases como
Titulo de
agrupaciones Padre Ahora
Procesos

Fase de Implantación
Fase de Diseño
Inicio Planificación
Inicio Planificación

Control Ejecución
Control Ejecución

Cierre
Cierre

 Las Fases se definen para facilitar la Gestión del Proyecto pues

cada una permite evaluar los Entregables de la misma. Estos se
definen en función del grado de control que se desee efectuar.
 Los Procesos de Cierre dan la oportunidad de evaluar la
performance de la Fase y además la calidad de los Entregables. Así,
sólo se pasa a la siguiente Fase cuando la anterior concluyo bién.
 Las 9 Areas de Conocimiento y los
4. Gestión de la Integración del
Proyecto
4.1 Desarrollo del Plan del
Proyecto
4.2 Ejecución del Plan del
Proyecto
4.3 Control Integrado de
Cambios
7. Gestión de los Costos
del Proyecto
7.1 Planificación Recursos
7.2 Estimación de Costos
7.3 Presupuestación Costos
7.4 Control de Costos
10. Gestión de las
Comunicaciones
10.1 Planificación de las
Comunicaciones
10.2 Distribución de
Información
10.3 Informe de Realización
10.4 Cierre Administrativo
Titulo Padre
39 Procesos de Ahora
la GP
5. Gestión del Alcance del
Proyecto
5.1 Iniciación
5.2 Planificación Alcance
5.3 Definición del Alcance
5.4 Verificación de Alcance
5.5 Control de Cambios de
Alcance
8. Gestión de la Calidad
del Proyecto
8.1 Planificación de la
Calidad
8.2 Aseguramiento de la
Calidad
8.3 Control de Calidad
11. Gestión de los Riesgos
del Proyecto
11.1 Planif. Gestión de Riesgos
11.2 Identific. de Riesgos
11.3 A. Cualitativo Riesgos
11.4 A. Cuantit. Riesgos
11.5 Planif. Rpta Riesgos
11.6 Monit. & Ctrl Riesgos
6. Gestión de los Plazos del
Proyecto
6.1 Definición Actividades.
6.2 Secuenciamiento Activ.
6.3 Estimación Duración
Actividades.
6.4 Desarrollo del Programa
6.5 Control del Programa
9. Gestión de los Recursos
Humanos
9.1 Planificación de la
Organización
9.2 Adquisición del Personal
9.3 Desarrollo del Equipo
12. Gestión las Adquisiciones
del Proyecto
12.1 Planif. Adquisiciones
12.2 Planif. Petición Ofertas
12.3 Petición Ofertas
12.4 Selección Proveedores.
12.5 Adminst. del Contrato
12.6 Cierre del Contrato
Areas de Conocimiento y Grupos
Titulode Procesos
Padre Ahora
 El Proyecto visto como grupos de
procesosTitulo Padre Ahora
estandarizados
Los números corresponden Planeamiento
a acápites de la GPMBOK
Procesos 5.2
6.1 6.2 6.4
Principales
Inicio
6.3 7.3
5.3 7.1
5.1
7.2

11.1 4.1

Control 8.1 10.1 11.2 11.3 11.4 11.5

Procesos
de apoyo
Procesos 9.2 12.1 12.2
10.3 4.3 9.1
Principales

Procesos 5.4 5.5 6.5

de apoyo
Ejecución
7.4 8.3 11.6
Procesos
4.2
Principales

Inicio y Cierre
Cierre usualmente
Procesos 10.2 9.3 8.3
corresponden a de apoyo
12.6 10.4
Fases del Proyecto. 12.5
12.3 12.4
 Pregunta de Certificación PMP
Titulo Padre para
Ahora
discusión grupal
Ud. esta en plena ejecución de un proyecto de modificación para
un producto muy importante de la empresa, cuando se entera
que los recursos que le fueron comprometidos y asignados al
proyecto, ya no están disponibles. Cual es la mejor alternativa
que Ud. como Project Manager debe tomar :
A. Demostrar como le fueron asignados los recursos a su proyecto
B. Replanificar el proyecto sin los recursos que ahora ya no están
disponibles
C. Explicar que pasaría si los recursos no están disponibles como se
planifico
D. Efectuar crash o fast tracking al proyecto
 Titulo Padre Ahora
Respuesta:
C. Explicar que pasaría si los recursos no están disponibles como se
planifico

La alternativa A enfrenta el tema del compromiso previo mas no el

tema del impacto en el proyecto
Las alternativa B no enfrenta la situación sino mas bien la acepta
La alternativa D aplica mas a bien a un problema de schedule
En lugar de eso, el Project Manager debe tratar de prevenir la
situación mostrando lo que pasaría (con el costo, tiempo, alcance,
riesgos, calidad, y satisfacción del cliente), si los recursos no se
hacen disponibles como lo planificado.
 Titulo Padre Ahora
Proverbios de la Ejecucion del Project
Management

1. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver

problemas, y la gran mayoría de estas personas crea mas
problemas de los que puede resolver”
2. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a
que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes
obligarlos a que realmente la cumplan”
3. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los
usuarios pero no puedes congelar sus expectativas”
 TitulodePadre
Integración Interna de la Gestión Ahora
Proyectos

SISTEMA DE GESTIÓN DE PROYECTOS

• Es el conjunto integrado de procesos, herramientas,

técnicas, metodologías y recursos para administrar en
forma completa un proyecto.
• Incluye :
• Metodología de Gestión de Proyectos
• Sistema de Información de Gestión de
Proyectos
• Control de Performance o EVM (Earned
Value Management)
 Titulo Padre Ahora
Metodologia de Gestión de Proyectos

PMBOK
otros

LECCIONES
APRENDIDAS
METODOLOGÍA

EXPERTOS
 Titulo Padre Ahora
METODOLOGÍAS, SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Y CREACIÓN DE PROYECTOS
LECCIONES
APRENDIDAS

JUICIO
REPOSITORIO WBS
DE + ACTIVIDADES
EXPERTOS
METODOLOGÍAS + RECURSOS+

PLANTILLA
WBS+Actividades+Recursos+Costos

PERSONALIZACIÓN
NUEVO
PROYECTO
ENTREGABLES
 Titulo Padre Ahora

Metodología de Gestión de Proyectos

OBJETIVO:
Proveer métodos y guías estándares
para asegurar que los proyectos
METODOLOGÍA son dirigidos en forma disciplinada,
DE GESTIÓN DE y consistente para generar la entrega
de productos de calidad que cumplan
PROYECTOS con los requerimientos del cliente,
entregándolos a tiempo y dentro
del presupuesto.
 Titulo Padre Ahora
ESTRUCTURA BÁSICA DE LA METODOLOGÍA

WBS

Lista de Actividades Estándar

RECURSOS Estándar
Costos Estándares

LA METODOLOGÍA: KNOW HOW

DE LA INDUSTRIA,
DE LA EMPRESA, DEL PROYECTO
 Titulo Padre Ahora

Sistema de Gestión de Proyectos

METODOLOGÍA
PRIMAVERA
DE GESTIÓN DE SystemCorp
PROYECTOS MS Project
Niku
Sistema de Planview
Información PM Artemis
 Titulo Padre Ahora

Sistemas de Información PM

CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES GENERALES

- Personalización
- Perfiles de Usuarios
- Creación y estructuración de Proyectos
- Administración de Metodologías
- Planeamiento de Actividades (Scheduling)
- Costeo y Valor Ganado (EVM)
- Administración de Riesgos
- Seguimiento (Tracking)
- Administración de Documentos
 Titulo Padre Ahora

Sistemas de Información PM

CARACTERISTICAS FUNCIONALES GENERALES

- Lecciones Aprendidas
- Registro de horas (Timesheet) y avance p/entregable
- Consultas y análisis variados
- Reportes estándares flexibles
- Generadores de reportes
- Publicación en la Web
- Seguridad de acceso por perfiles
- Manejo de Portafolios
- Integración con sistemas ERP o Legacy
 CUADRANTE MÁGICO GARTNER GROUP JULIO,2003

RETADORES LIDERES
Oracle EPM
MSProject

PRIMAVERA
Peoplesoft ESA
SystemCorp

HABILIDAD Business Engine

PARA Niku
EJECUTAR Planview

Artemis

Nichos Visionarios
VISIÓN COMPLETA 31
 Titulo Padre Ahora
Sistema de Gestión de Proyectos

METODOLOGÍA
DE GESTIÓN DE
PROYECTOS

Sistema de
Información PM

EVM
 Titulo Padre Ahora
Sistema de Gestión de Proyectos
Earned Value Management (EVM)
CARACTERISTICAS

- Relaciona entregable-actividad-recurso/costo
- Relaciona tres baselines:
- WBS
- Schedule
- Presupuesto
- Indica el progreso del trabajo del proyecto
- Información es valida, oportuna y auditable
- Niveles de sumarización de información
 EVM (EARNED VALUE MANAGEMENT) Titulo Padre Ahora

WBS

Lista de Actividades Estandar

RECURSOS Estandar
Costos Estandares

ESTRUCTURA SÓLIDA DE INTEGRACION

ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO
 EVM (EARNED VALUE MANAGEMENT) Titulo Padre Ahora

WBS
ALCANCE LINEA BASE

Lista de Actividades Estandar

RECURSOS Estandar
Costos Estandares

EL WBS INICIAL ES LA LINEA BASE DEL ALCANCE:

EL ALCANCE DEL PRODUCTO Y DEL PROYECTO
 EVM (EARNED VALUE MANAGEMENT) Titulo Padre Ahora

WBS
ALCANCE LINEA BASE

Lista de Actividades Estandar CRONOGRAMA LINEA BASE

RECURSOS Estandar
Costos Estandares

EL CRONOGRAMA LINEA BASE: SOLIDAMENTE

CONSTRUIDO EN BASE AL WBS LINEA BASE Y LOS
RECURSOS ASIGNADOS
 EVM (EARNED VALUE MANAGEMENT) Titulo Padre Ahora

WBS
ALCANCE LINEA BASE

Lista de Actividades Estandar CRONOGRAMA LINEA BASE

RECURSOS Estandar
PRESUPUESTO LINEA BASE
Costos Estandares

EL PRESUPUESTO LINEA BASE: SOLIDAMENTE CONSTRUIDO

EN UN WBS LINEA BASE Y UN CRONOGRAMA LINEA BASE
 EVM (EARNED VALUE MANAGEMENT) Titulo Padre Ahora

WBS
ALCANCE LINEA BASE

Lista de Actividades Estandar CRONOGRAMA LINEA BASE

RECURSOS Estandar
PRESUPUESTO LINEA BASE
Costos Estandares

LAS TRES LINEAS BASES ESTAN INTEGRADAS

BASADAS EN ESTRUCTURA SÓLIDA Y LA INTERRELACIÓN
ENTREGABLE-ACTIVIDAD-RECURSO/COSTO
Control de Avance deTitulo Padre Ahora
un Proyecto
aplicando conceptos EVM
Control de Avance deTitulo
un Proyecto
Padre Ahora
aplicando conceptos EVM
 Tituloque
Earned Value – Términos Padre Ahora
se deben conocer

Siglas Término Interpretación

PV Valor Planeado ¿Cuál es el valor presupuestado del trabajo que se planea realizar?

EV Valor Ganado ¿Cuál es el valor presupuestado del trabajo actualmente terminado?

AC Costo Actual ¿Cuál es el costo actual incurrido?

BAC Presupuesto al término ¿Cuánto se presupuesto para el proyecto total?

EAC Estimado al término ¿Cuánto es lo que actualmente se estima cueste el proyecto?

ETC Estimado para completar el proyecto Desde este momento, ¿Cuánto más se espera que cueste terminar el
proyecto?
VAC Variación al término ¿Cuánto más o menos del presupuesto se espera gastar realmente al
final del proyecto?
 Fórmulas empleadas enTitulo
EarnedPadre Ahora
Value
Nombre Fórmula Interpretación
Variacion del Costo EV – AC CV < 0, está sobre el presupuesto
(CV) CV > 0, está por debajo del presupuesto
Variación del Schedule EV - PV SV < 0, está por detrás de lo planificado en el schedule
(SV) SV > 0, está por delante de lo planificado en el schedule
Indice de performance EV/AC Estamos logrando un valor de $__ por cada $1 gastado
del costo (CPI)
Indice de performance EV/PV Se está progresando un ___% del ratio originalmente planeado
de lo planificado (SPI)

Estimado del trabajo A partir de la fecha, cuanto se estima que cueste el proyecto? $ __
terminado (EAC) (1) BAC/ CPI (1) Se usa si no ha habido variación del BAC o si se continuará con el
mismo ratio de gastos

(2) AC + ETC (2) Costo actual mas un nuevo estimado. Se usa cuando el estimado
Nota: Existen varias original ha sido deficiente.
formas de calcular el (3) Costo actual mas el presupuesto remanente. Se usa cuando se piensa
EAC pero la mas (3) AC + BAC – EV que las variaciones actuales han sido atipicas con respecto al futuro.
consultada es la (1) (4) Costo actual mas el presupuesto remanente modificado por la
(4) AC + [(BAC-EV)/CPI] performance actual. Se usa cuando se piensa que las variaciones actuales
han sido típicas y seran las mismas en el futuro
Costo estimado del EAC - AC ¿Cuánto más costará el proyecto?
trabajo por completar
(ETC)
Variación al término BAC - EAC ¿Cuánto mas de lo presupuestado habremos gastado cuando finalice el
(VAC) proyecto?
 Titulo Padre
Integracion Ahora
con EPM,
EPM
OP, y stakeholders

CLIENTE
Metodologia
SPONSOR

Sistema de OTROS STAKEHOLDERS

Información PM

Oficina de proyectos
 Titulo Padre
Pregunta de Certificación Ahora
PMP
para discusión grupal
Poco antes de iniciar la fase de implementación, el equipo de
proyecto recibe una solicitud de cambio de un stakeholder
importante, la cual no afecta el tiempo y es fácil de realizar. Ud.
como Project Manager que haría primero:

A. Realizar el cambio a la brevedad

B. Contactar al Sponsor del proyecto para solicitar permiso y
proceder a la ejecución
C. Elevar la solicitud al Comité de Control de Cambios
D. Evaluar los otros componentes de la triple restricción
 Titulo Padre Ahora
Respuesta:
D. Evaluar los otros componentes de la triple restricción

Se deben evaluar primero los otros posibles impactos en el proyecto.

Tales impactos pueden incluir tiempo, costo, calidad, alcance, y
satisfacción del cliente.
Una vez que todo esto se ha evaluado, el Comité de Control de
Cambios (si existe) puede aprobar o denegar la solicitud.
 Titulo Padre Ahora
Proverbios del Control Integrado de
Cambios del Project Management

1. “Los proyectos progresan rápidamente hasta el 90% de

avance; luego permanecerán en ese 90% de avance para
siempre”
2. “Si se deja que el alcance de un proyecto cambie libremente,
el ratio de cambio excederá con creces el ratio de progreso”
3. “La palabra mas valiosa y menos usada del vocabulario de
un gerente de proyecto es NO”
 Bibliografía
Titulo Padre Ahora
 PMBOK Guide, 2002 Edition, PMI
 Project Management Experience and Knowledge Self-Assessment Manual,
PMI
 Project Management, Harold Kerzner
 Effective Project Management, Wysocki, Beck, and Crane
 Project Management, a Managerial Approach, Meredith and Mantel
 Principles of Project Management, PMI
 Organizathional Architecture, Nadler, Gerstein, Shaw and Associates
 Doing Business Internationally, Walker, Walker & Schmitz
 The Cultural Dimensions of International Business, Gary Ferraro
 Human Resources Skills for the Project Manager, Vijay Verma
 Earned Value, Project Management, Fleming and Koppelman
 How to Lead Work Teams, Fran Rees
 Risk Management , Max Wideman, PMI
 Quality Management, Lewis Ireland, PMI
 Work Decomposition, a Tool for Project Management, PMI
 Project Management Professional (PMP) Role Delineation Study, PMI
 PMP Exam Preparation, Rita Mulcahy PMP
 PMP Exam, Practice Test and Study Guide, Leroy Ward PMP
 Situational and Professional Responsibility, Q&A, Rita Mulcahy PMP
 Titulo Padre Ahora

Para que la Gestión de Proyectos funcione en la

practica se requiere un cambio de actitud y de
apreciación del valor de esta nueva disciplina para
lograr el éxito en nuestros proyectos cotidianos ...

“ Muchos son muy persistentes en proseguir el

camino que han escogido, muy pocos en lograr la
meta.”
Friedrich Nietzsche