ARCHIVO Y GESTIÓN

DOCUMENTAL
 ARCHIVO
(Acuerdo 27 de 2006)

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma

y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como
fuentes de la historia. También se puede entender como
la institución que está al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la
cultura
 EL COMITÉ DE ARCHIVO

Grupo asesor de la alta dirección,

responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas archivísticas, definir los
programas de gestión de documentos y
hacer recomendaciones en cuanto a los
procesos administrativos y técnicos de
los archivos
 CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

ARCHIVO DE GESTIÓN O DE LAS

OFICINAS PRODUCTORAS DE
DOCUMENTOS

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

ARCHIVO PERMANENTE O HISTÓRICO

 TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

Listado de Series, subseries, con sus

correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos
 TRD
(TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL)

 1. Listado de:  2. Tiempos de

 SERIES retención:
 Subseries  AG - Archivo de Gestión
 Tipos documentales  AC - Archivo Central

 3. Disposición final  4. Observaciones

 CT: conservación total  - Pierde valores primarios
 S : selección  - Seleccionar 10%
 M/D:microf.,digitalización  - No requiere transferencia
 E: eliminación al AC
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

 Valores inmediatos o primarios:

1. Interesan a la institución productora y al iniciador
2. Presentan aspectos: administrativo, legal o
fiscal, contable, técnico
3. Existen durante los momentos: de trámite, de
vigencia, de plazo precaucional
4. Se evalúan para dar un plazo de retención
5. Terminan en desafectación o disponibilidad
 VALORACIÓN DOCUMENTAL

 Valores mediatos o secundarios:

1. Interesan a la investigación, la historia y la
cultura
2. Se clasifican: predecibles o evidenciables, no
predecibles: importantes, complementarios
3. Se juzgan para: destrucción, conservación
permanente
 SERIE DOCUMENTAL

 Conjunto de unidades documentales de

estructura y contenido homogéneos,
emanadas de un mismo órgano o sujeto
productor como consecuencia del ejercicio
de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, informes, entre
otros.
 SERIE: CONTRATOS
 Estudio de conveniencia
 Presupuesto oficial
 Disponibilidad presupuestal
 Propuestas o cotizaciones
 Minuta del contrato
 Registro presupuestal
 Pólizas
 Aprobación de pólizas
 Designación de interventor
 Acta de inicio
 Acta de recibo parcial
 Solicitud de adición o
prórroga
 Acta de terminación y
liquidación
 HISTORIA
HISTORIA LABORAL
HISTORIALABORAL
LABORAL
 Hoja de vida con soportes  Actos administrativos que
 Declaración juramentada señalen situaciones del
de bienes funcionario en cuanto a
 Antecedentes fiscales vacaciones, licencias,
permisos, pago de
 Antecedentes judiciales
prestaciones
 Acto administrativo de  Acta de Informe de
nombramiento Gestión por retiro del cargo
 Afiliación a seguridad (Ley 951 de 2005)
social y parafiscales
 PLANEACIÓN

 Planes de Desarrollo
 Planes indicativos
 SERIES O  Proyectos de inversión
SUBSERIES:  Estudios de desarrollo
organizacional
 Manuales de procesos
(sistema de gestión de calidad)
 CORRESPONDENCIA:
SERIE DOCUMENTAL?

 SI  NO
 POR QUÉ?  POR QUÉ?
 1. PRODUCCIÓN

2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL

PROCESOS
DE UN
3. DISTRIBUCIÓN 7. CONSERVACIÓN
PGD

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

5. ORGANIZACIÓN
 COMPONENTES DE UN PGD

 Adopción e implementación de las

tablas de retención documental.
 Formación de archivos según el ciclo
vital de los documentos (Archivos de
Gestión, Central e Histórico)
PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

220.13 ACTAS 220.13.03 Actas

Conjunto de acciones Comité Directivo
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
documentos
 PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación -Identificación de unidades
documental administrativas funcionales
-Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la
dependencia
-Conformación de series y
subseries documentales
 PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS

Acceso a un documento o
grupo de documentos con el
fin de conocer la
información que contienen
 PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier

etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN DE
TOTAL DOCUMENTOS
 DOCUMENTOS
(clasificación por su naturaleza)
 TEXTUALES:

 Documentos iconográficos: libros,

publicaciones seriadas, datos estadísticos,
documentos administrativos, textos legales,
catálogos, patentes.
 DOCUMENTOS
(clasificación por su naturaleza)

 NO TEXTUALES:
 Iconográficos: imágenes, mapas, planos, gráficos, avisos,
cuadros, fotografías, diapositivas.
 Sonoros: Discos, cintas
 Audiovisuales: videos, películas, cintas
 Materiales: objeto, muestra, maqueta, obras, monumentos,
braile, juegos pedagógicos
 Compuestos: libros en disco, conjuntos pedagógicos
 Magnéticos: disco compacto, disco blando, disco duro
 VIGENCIA DOCUMENTAL
(inicia con la firma de la autoridad competente)

 La vigencia finaliza de cinco maneras:

1- Por vencimiento del plazo establecido en el
documento.
2- Por disposición legal
3- Se produce documento que modifica el
anterior
4- Desaparece objeto físico. Ej.planos
5- Por enterarse del contenido, cuando es de
carácter informativo
 PLAZO PRECAUCIONAL

 Se inicia al final de la vigencia y termina

de dos maneras:

1. Por prescripción del derecho

2. Por la Tabla de Retención Documental
 PROCESO GESTIÓN
DOCUMENTAL
 PROCEDIMIENTOS:
 Tablas de Retención Documental
 Administración y Servicios de Archivos
 Conservación y Seguridad
 Transferencias Documentales
 Eliminación Documental
 Producción y Recepción de Documentos
 RECOMENDACIONES
GENERALES
 Evite doblar documentos (carta, oficio)
 Haga una sola perforación
 Reduzca los ganchos de cosedora
 No archive documentos en soporte fax
 Ordene los documentos en forma de libro
 Matricule las carpetas según las TRD
 Registre fechas (inicial, final)
 Para foliar tenga en cuenta orden de fechas, use lápiz
negro No. 2
 RECOMENDACIONES
GENERALES
 Evite intervenciones al documento (notas,
resaltador)
 Verifique anexos
 Evite la explosión documental (fotocopias,
impresiones)
 Almacene entre 200 a 230 folios por carpeta
 FUID
FORMATO ÚNICO DE
INVENTARIO DOCUMENTAL
Inicial o Individual
Transferencia primaria
Transferencia secundaria
Eliminación
Entrega archivo por novedad de personal
Entrega por fusión, supresión, creación dependencia,
liquidación de la entidad
 EL ARCHIVO
CONSTRUYE LA
HISTORIA DE LAS
EMPRESAS Y FACILITA
LA TOMA DE
DECISIONES A LA ALTA
DIRECCIÓN