CARRERA PROFESIONAL DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Y

TECNOLOGÍAS
IST802 - ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS DE SISTEMAS Y
TECNOLOGÍAS

SEMANA 01: FUNDAMENTOS Y

CONCEPTOS DE ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS 1
SEMANA 01: INTRODUCCIÓN A LA GESTIÓN DE
PROYECTOS

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1. BUENAS PRACTICAS DE LA GESTION DE
PROYECTOS

1.DEFINICIÓN DE PROYECTO

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para

crear un producto, servicio o resultado único [PMBOK®2013].
• Un producto: Ampliación de planta, una casa, etc.
• Un servicio: Una ventanilla de atención al cliente, un call
center, atención post venta.
• Un resultado: Como un documento, un estudio de viabilidad
o factibilidad, la fórmula para una nueva vacuna, etc.

• Pueden ser creados como resultado de:

Una demanda de mercado, una necesidad de la organización,

una solicitud del cliente, un avance tecnológico, un requerimiento
legal
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EJEMPLOS DE PROYECTOS TI

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 OTROS EJEMPLOS DE PROYECTOS TI

• Redes Internas y Externas de Organizaciones y Procesos,

• Comercios Electrónicos,
• Proyectos de Software
• Cabinas de Internet,
• Kioskos de información especializadas,
• Telemáticos,
• Kioskos Multimedia;
• Video Conferencias,
• Paneles de Información Públicos,
• Controles de Procesos de Automatización,
• Sistemas Expertos,
• Simulaciones de Información Interactuadas,
• Sistemas Integrales de Información Gerenciales (SIIS),
• Sistemas de Información Publicas de Tratamientos de Procesos y Comandos
Estratégicos. Etc.

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PROCESO DE CREACION DE PROYECTOS

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GESTIÓN / DIRECCIÓN DE PROYECTOS

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 LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO

¿QUE IMPLICA DIRIGIR O GESTIONAR UN PROYECTO?

La dirección (gestión) de proyectos es la aplicación de

conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a
las actividades de un proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.

Se logra mediante la aplicación e integración

adecuadas de los 42 procesos de la dirección de
proyectos, agrupados lógicamente que conforman los
5 grupos de procesos (iniciación, planificación,
ejecución, seguimiento y control y cierre.

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PROBLEMAS FRECUENTES EN LA GESTIÓN DE PROYECTOS

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1.- Definición de Proyecto:
- Es un esfuerzo temporal con un inicio y un fin.
-Crea un producto, servicio o resultado único.
Recordar que un project manager debe lograr un plan de gestión del proyecto realista pues el
proyecto y su reputación está por medio.
-Para el examen, si no se dan mayor información en la pregunta, se asume que el proyecto es
nuevo para la organización (no se ha hecho antes), utiliza los recursos de muchos países, tiene
más de 200 personas en el equipo, dura más de un año, y tiene un valor de más de
$1.000.000.
- Para el examen, se supone que las propuestas de proyectos son formalmente revisados ​y
aprobados por la administración de la empresa (cliente) en su organización después de una
comparación de todos los proyectos posibles.
2.- Trabajo operativo vs. proyecto:
La mayoría del trabajo que se realiza en las organizaciones es operativo.
Características comunes:
- Ambos son realizados por personas
- Restringidos por recursos limitados
- Planificados, ejecutados y controlados
Diferencias:
-El trabajo operativo es repetitivo y continuo mientras el proyecto es temporal y único.
- El objetivo del trabajo operativo es mantener el negocio, en cambio del proyecto es lograr su
objetivo y finalizar.
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3.- Gestión de Proyectos:
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto con el fin de satisfacer los requisitos del proyecto.
El PMI despliega la gestión de proyectos en Grupos de Procesos, Áreas de conocimiento y la
Responsabilidad Profesional y Social. Los grupos de procesos son: Iniciación, Planificación,
Ejecución, Seguimiento y Control y cierre. Las áreas de conocimiento son: El marco de la
gestión de proyectos, los procesos de la gestión de proyecto, la integración, alcance, tiempo,
costo, calidad, recursos humanos, comunicaciones, riesgo y gestión de las adquisiciones.

4.- Programa:
Es un grupo de proyectos. Su gestión está coordinada porque los proyectos están
relacionados. Los programas pueden proporcionar una disminución del riesgo y una gestión
mejorada que si se hubiera por separado cada proyecto.

5.- Portafolio:
Es un grupo de programas para lograr una meta específica estratégica del negocio. Los
programas podrían no estar relacionados unos a otros a pesar que logran una meta
estratégica común.

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6.- Oficina de Gestión de Proyectos (Project Management Office – PMO):
Este departamento centraliza la gestión de proyectos. Una PMO suele tener una de tres
funciones:
-Proporciona las políticas, metodologías y modelos para la gestión de proyectos dentro de la
organización
- Proporciona apoyo y orientación a otros en la organización sobre la gestión de proyectos,
capacitación en la gestión de proyectos o de software, y apoya con herramientas de gestión a
diversos proyectos específicos.
- Proporciona a los directores de proyectos para diferentes proyectos, y es responsable de los
resultados de los proyectos
(Todos los proyectos, o proyectos de un tamaño determinado tipo, o influencia, son
gestionados por esta oficina).

El PMO es una estructura de organización, no una persona.

El PMO puede:
- Gestionar la interdependencia entre proyectos.
- Ayuda a proporcionar recursos.
-Terminar los proyectos.
- Monitorear el cumplimiento de los procesos organizacionales.
-Ayudar a juntar lecciones aprendidas y hacerlos disponibles para otros proyectos.
- Proveer plantillas (por ejemplo para el wbs)
- Proveer guías y orientación.
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-Proveer una comunicación centralizada sobre los proyectos.
- Estar más involucrado en las etapas iniciales de los proyectos que al final de ellos.
- Ser parte de las reuniones sobre control de cambios en los proyectos.
- Ser un stakeholder.
7.- Objetivos y Gestión por objetivos:
En el examen viene preguntas sobre objetivos pero de varias maneras, tener cuidado.
Sobre Objetivos:
- Los objetivos del proyecto están contenidos en el Acta de Constitución del Proyecto (Project
Charter).
- Se considera el proyecto terminado cuando los objetivos son cumplidos.
- Una de las razones para terminar un proyecto antes de su finalización es que sus objetivos no
se pueden encontrar de ningún modo.
- Una comprensión mas completa de los objetivos del proyecto se logra a lo largo del
proyecto.
- El papel del project manager es lograr cumplir los objetivos del proyecto.
- La razón de las actividades de calidad en un proyecto es para asegurarse que el proyecto
logre sus objetivos.
- La gestión del riesgo aumenta las oportunidades y reducir las amenazas para los objetivos del
proyecto.
- Entre las cosas que podrían impactar negativamente en los objetivos del proyecto y deben
hacerse seguimiento están el riesgo y los stakeholders.
- Los Proyectos a menudo requieren al inicio negociaciones o canjes entre los requerimientos
y los objetivos del proyecto. 13
-Los objetivos del proyecto están determinados en el grupo de proceso de iniciación y
planificación.
- Uno de los objetivos del desarrollo del documento Plan de Gestión del Proyecto es
determinar cuánto trabajo es necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.

Sobre Gestión por objetivos:

- El project manager debe tener en cuenta este concepto. Todo proyecto debe estar alineado a
los objetivos de la empresa (corporate objectives); sino puede perder recursos, atención, etc.
-Esta filosofía sigue tres pasos y solo se usará si la Administración ó Gerencia (Management) lo
permite:
1. Establecer objetivos claros y realistas.
2. Evaluar periódicamente si los objetivos se están cumpliendo.
3. Implementar medidas correctivas.

8.- Restricciones:
Se sabe que un project manager debe manejar o maniobrar muchas cosas para tener éxito en
el proyecto. Las restricciones del proyecto son: tiempo, costo, riesgo, alcance, calidad,
recursos, o cualquier otros factor que limite opciones tales como la satisfacción del cliente.
Algunos ejemplos de restricciones pueden incluir la fecha de un hito o entregable del
proyecto. Las restricciones se utilizan para ayudar a evaluar las demandas del cliente.
La gerencia directa o indirectamente ya asigna restricciones al proyecto. El project manager
debe priorizar y evaluar su impacto. Una cambio en una restricción impactar sobre otras
restricciones.
Todos los involucrados al proyecto querrán cambiar o agregar cosas al proyecto. El project 14
manager debe evaluar cuidadosamente a traves de un control de cambios integrado todas las
variables de restricción.

9.- OPM3:

OPM3 es un modelo de madurez del PMI para la gestión de proyectos organizacionales. Este
modelo está diseñado para ayudar a las organizaciones a determinar su nivel de madurez en la
gestión de proyectos.

10.- Stakeholder, Gestión de stakeholder:

Stakeholders son personas u organizaciones cuyos intereses pueden ser impactados positiva o
negativamente por el proyecto. Por ejemplo la misma organización solicitante (cliente), el
equipo de gestión del proyecto, la OPM. El project manager debe mantenerles informado,
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Solicitarles información y trabajar en coordinación con ellos.
A las personas del Equipo del proyecto que ayudan a actividades de gestión del proyecto se les
llama Project Management Team. En el presente curso sólo se hablará de “project manager”
(incluye al project manager y project managemente team) y equipo del proyecto (incluye por
completo todos los integrantes del equipo).

11.- Stakeholder, Gestión de stakeholder:

Solicitarles información y trabajar en coordinación con ellos.
A las personas del Equipo del proyecto que ayudan a actividades de gestión del proyecto se les
llama Project Management Team. En el presente curso sólo se hablará de “project manager”
(incluye al project manager y project managemente team) y equipo del proyecto (incluye por
completo todos los integrantes del equipo). A mayor detalle en Gestión de Comunicaciones y
Recursos humanos.
12.- Estructura organizacional:
Los proyectos no trabajan aisladas. Son influidos e influyen hacia ellos: normas, políticas,
procedimientos de la organización, estructura organizacional. El project manager debe
tenerlos en cuenta.
Si la pregunta del examen no indica qué tipo de organización se trata asuma la matricial.

Funcional:
- La organización tiene diferentes áreas funcionales (contabilidad, marketing, etc.)
-Los proyectos generalmente ocurren dentro de un área.
16
- Las necesidades de un proyecto son negociadas por las jefes de cada área funcional.
-La comunicación es interna mayormente.
- Realizan el trabajo del proyecto como adicional al trabajo de su área.

Proyectizada:
-La compañía está organizada por proyectos.
- El project manager tiene control del proyecto y de su personal.
- Los miembros del equipo del proyecto solo realizan actividades del proyecto y al terminar el
proyecto no tiene un área donde regresar; necesitan otro proyecto o trabajo.

Matricial:
- Maximiza los beneficios de la funcional y proyectizada.
- Los miembros del equipo reportan a dos jefes: project manager y al gerente funcional
(functional manager).
- Realizan el trabajo del proyecto como adicional al trabajo de su área.
- En una matriz fuerte el poder recae sobre el project manager.
- En una matriz debil el poder recae sobre el gerente funcional y el project manager puede ser
Project Expediter (asistente de la gestión, coordinador de comunicaciones, no puede tomar
deciciones) ó Project Coordinator (a diferencia del project expediter puede tomar decisiones y
tiene alguna autoridad).

Nota: Una Tight Matrix (Matriz apretada) no tiene que ver con ninguno de los tres tipos de
organización. Significa que el equipo del proyecto está organizado en un mismo ambiente.

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TIPOS DE ORGANIZACIONES

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Ventajas y desventajas de cada tipo de Organización:

Tipo Organización Ventajas Desventajas

Funcional Fácil gestión de especialistas. Personas ponen más énfasis en su
propio trabajo descuidando al
proyecto.
Miembros del equipo reportan No hay línea de carrera en gestión de
a un solo supervisor. proyectos.
La compañía esta agrupada El project manager tiene poco o nada
por especialistas (áreas). de autoridad.
Proyectizada Organización de proyecto No se tiene un lugar laboral origen
eficiente. cuando el proyecto acaba.
Lealtad al proyecto. Falta de profesionales en
especializaciones.
Mayor comunicación efectiva Duplicación de servicios y funciones
que la Funcional. de trabajos.
Menos eficiente uso de recursos.
Matricial Objetivos del proyecto visibles Administración extra es requerida.
altamente.
Control del project manager El equipo de proyecto tiene más de un
sobre los recursos mejorada. jefe. 19
Tipo Organización Ventajas Desventajas
Mayor soporte de áreas Control y monitoreo más complejo.
funcionales.
Máxima utilización de Problemas más difíciles en la asignación
recursos escasos. de recursos.
Mejor coordinación Requiere mayores políticas y
procedimientos
Mejor fluidez de información Gerentes funcionales tienen diferentes
horizontal y vertical. prioridades que los project managers
Miembros del equipo si Mayor posibilidad de conflictos.
tienen una oficina origen.

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Cuadro de Procesos PMBOK:
PMBOK QUINTA EDICION

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22
PMBOK QUINTA EDICION

23
PMBOK QUINTA EDICION

24
PMBOK QUINTA EDICION

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GRACIAS

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