REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA

INDUSTRIAL
“RODOLFO LOERO ARISMENDI”
EXTENSIÓN CUMANÁ

MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN
FUNDACUMANÁ
MUNICIPIO SUCRE

Tutor: Prof. Zulys Mogollon

Autora:
Br: Génesis Urdaneta.
C.I. Nº 17.673.544

Sección: R5na

Cumaná, noviembre 2017

 INDICE
pág
Introducción 3
Nombre de la Organización 4
Identificación de la Organización 4
Reseña histórica 5
Misión y Visión 6
Valores y Principios de la Organización 7
Objetivos de la organización 8
Objetivos del Manual de la Organización 9
Bases legales 10
Organigrama de la Organización 11
Funciones Principales 12
Consejo de la Administración 12
Gerencia general 12
Comisario general 12
Comisario o Comisaria 12
Asesoría Jurídica 12
Presidencia 13
Organigrama del departamento de Administración 14
Administración 15
Administrador 16
Analista 16
Departamento de Contabilidad 17
Funciones del Departamento de Contabilidad 18
Liquidación 19
Funciones del Departamento facturación y cobranza 20
División de relaciones con la comunidad 22
Unidad de Asuntos Laborales 23
Bibliografía 24
2
 INTRODUCCIÓN

El Manual de Organización es un documento de control

administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de
FundaCumaná adscrita a la Alcaldía del Municipio Sucre estado
Sucre en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano
administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades, evitar
duplicidades e identificar omisiones; además, sirve como
instrumento de apoyo para el control, evaluación y seguimiento de
los objetivos institucionales, así como medio de orientación e
información al público en general. Contiene información relativa de
la institución, su base legal, misión, visión y organigramas, así
como las funciones de los órganos administrativos

Asimismo ésta dirigido a todos los funcionarios públicos de la

institución que deseen conocer el funcionamiento organizacional de
esta organización pero primordialmente al personal de nuevo
ingreso, como un medio de integración y orientación para facilitarle
su incorporación a las distintas funciones operacionales que
ejecutará.

Finalmente, corresponde a la Máxima Autoridad, Presidente,

Directores, Jefes de Oficinas o autoridades administrativas de cada
dependencia, ejercer la vigilancia sobre el cumplimiento de este
instrumento de control interno, la evaluación continua de su
aplicación y grado de eficiencia del mismo y divulgación de su
contenido, para garantizar la vigencia del Manual
 Reseña Histórica

FUNDACUMANA inició sus operaciones con un capital aportado por el Municipio,

representado por los bienes
A través de sus diez años de vida, como ente Municipal y como institución sin
fines de lucro, la fundación ha logrado cumplir con los objetivos para lo que fue
creada en todas y cada una de las actividades que ha llevado a cabo.
En tal sentido, impulso el desarrollo del área industrial de la ciudad de
Cumaná, conjuntamente con la Alcaldía y la Gobernación, denominada “Zona
Industrial ZOICCA”, lamentablemente liquidada y sin continuidad. La
construcción y venta de los locales para los mayoristas del mercado Municipal y
galpones en los terrenos del terminal de ferrys. Así mismo, promovió y
participo en desarrollos de urbanismo de la ciudad en forma directa, tales
como: La Urbanización Las Flores (168 casas), Urbanización de FUNDACUMANA
de Cascajal (14 edificios y 224 apartamentos); además en conjunto de
empresas privadas de desarrollos y construcción de la Urb. El Éxito I, II y III
(28 casas) y la Urb. Palomar(43 casas).
Además, ha construido y administrado inmuebles turísticos y de recreación
como son: Bar Restaurant “los Caribes”, Bar Restaurant “las Palmeras y
Vestidores”, Hospedaje y Bar Restaurant “Cabañas de Sucre”, y Discoteca y
Bar Restaurant “Palma Azul”; y administrado el centro turístico-histórico “los
Monumentos”. Por otra parte, se construyeron 3 locales comerciales y se
vendieron en Cascajal y otro locales comerciales en el Centro Comercial
Cascajal; locales y terrenos el terreno del terminal de ferrys y se construyó el
edificio de FUNDACUMANA vendido exceptuando el cuarto piso que le sirve de
sede actualmente. Otras construcciones modificadas por los arrendatarios
durante estos años en los terrenos del Terminal de Ferrys, donde funcionan
actualmente las empresas naviera de transporte marítimo que efectúan el
traslado entre Cumaná hacia Nueva Esparta, Araya y Manicuare como única
facilidades de transporte marítimo.
Ha contribuido mediante servicio y bienestar social con ayudas económicas
para medicina y otros fines; los donativos de útiles y/o uniformes a clubes
deportivos instituciones docentes y preescolares, en la medida de sus
posibilidades

5
Misión

La misión fundamental de FUNDACUMANÁ es

“Garantizar el mejoramiento y desarrollo de
los bienes del municipio para cumplir un
mandato y principio constitucional dirigido a
todas las comunidades organizadas; a través
de la optimización de recursos en un tiempo
lo más inmediato en nuestra localidad”

Visión

“Será una institución organizadora y

precursora de proyectos que engrandezcan los
bienes del municipio, en función de lograr el
Desarrollo Integral de Nuestras
Comunidades”.

6
 VALORES Y PRINCIPIOS DE LA
ORGANIZACIÓN

Ética
Responsabilidad

Calidad
Eficiencia
Entrega
Servicio
Transparencia

7
Objetivo de la Organización

Desarrollar los inmuebles de dominio público que

dirige la Fundación, logrando la revalorización
mediante mejoras de sus condiciones físicas,
optimizando el uso de recursos financieros.

8
 OBJETIVOS DEL MANUAL ORGANIZACIÓN
FUNDACUMANA

Formalizar la estructura organizativa general de

FUNDACUMANA para fortalecer el sistema de control
interno de la institución

Normas generales

1. El Manual de Organización de FUNDACUMANA tendrá

vigencia a partir de la fecha de aprobación de la máxima
autoridad y su implementación será responsabilidad de
todas las direcciones que la conforman.
2. Será responsabilidad de las direcciones que conforman
la estructura ejecutar y hacer cumplir las funciones
descritas en este Manual.
3. Las Presidencia y/o dependencias propondrán mejoras,
orientadas a mantener a tono el Manual de Organización
con la gestión y las exigencias del entorno.

9
 BASES LEGALES

Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999),

Gaceta Oficial Extraordinario Nº 5.908, de fecha 19 de febrero del
2.009.
Ley orgánica del trabajo, los trabajadores y las trabajadoras
(LOTTT) (2012).
Ley orgánica de prevención, condiciones y medio ambiente de
trabajo (LOPCYMAT) (2005).
Ley Orgánica del Poder Público Municipal, Gaceta Oficial
Extraordinario Nº 6.015, de fecha 28 de diciembre de 2.010.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico,
Gaceta Oficial N° 39.741 de fecha 23 de agosto de 2.011.
 Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración
Financiera del Sector Público sobre el Sistema Presupuestario,
Gaceta Oficial Nº 5.781 Extraordinario del 12 de Agosto 2005.
 Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencias
de Competencias del Poder Público, Gaceta Oficial N° 39.140 de
fecha 17 de marzo de 2.009.
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular, Gaceta Oficial N°
6.011 de fecha 21 de diciembre de 2.010.
Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones y demás
instrumentos jurídicos aplicables emanados de las autoridades
Nacionales y Estadales.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico
de la administración central y descentralizada funcionalmente,
Gaceta Oficial Nº 38.282 de fecha 28 septiembre de 2.005.
Ordenanzas Municipales sancionadas por el Concejo Municipal
Ordenanza de Creación en Gaceta Municipal Concejo Municipal
del Municipio Sucre (26-02-07)

10
ORGANIGRAMA DE LA ORGANIZACIÓN
FUNDASUCRE

11
Funciones Principales

CONSEJO DE LA ADMINISTRACIÓN

Es la máxima autoridad del organismo integrado

por cinco (5) miembros, entre los cuales está el
Presidente o Presidenta y un Vicepresidente o
Vicepresidenta.

Gerencia General
Está representado por un (1) o una Gerente
General nombrado por el consejo de
administración quien actúa como secretario o
secretaria del mismo y sus atribuciones están
contenidas en la ordenanza que le sirve de
estatutos sociales a la Fundación.

Comisario o Comisaria
Desinando por el consejo de administración y
ejerce funciones de vigilancia y fiscalización de las
dependencia de la fundación, según el código de
comercio.

Asesoría Jurídica
Es atender los asuntos legales que surjan respecto
a las actividades de la Organización, a sus normas
internas, y a su relación con otras entidades de la
Fundación.
12
Presidencia: CARGO DESIGNADO POR EL ALCADE

Las funciones que le competen a la Presidencia son:

Representar a la Fundación, en cuantos actos, acciones

o gestiones sea necesario, figurando a la cabeza de
cualquier representación de FUNDACUMANA
Convocar dentro de las normas reglamentarias las
reuniones de las Asambleas Generales y la Junta
Directiva.
Acordar la constitución de ponencias o comisiones
especiales para el estudio de un asunto concreto, sin
perjuicio de las facultades que en el mismo orden
corresponden a la Junta Directiva.
Someter a la deliberación de la Asamblea General
aquellos asuntos que, habiendo sido objeto de estudio
por la Junta Directiva, se estime que requieren tal
acuerdo, ya sea a iniciativa propia o de un tercio, al
menos, de los Vocales de la Junta que hubieran aceptado
el acuerdo.
Firmar con el Secretario la correspondencia oficial y las
actas.
Hacer cumplir los acuerdos adoptados de la Junta
Directiva.
Cuando lo estime oportuno el Presidente podrá delegar
alguna o algunas de estas funciones en alguno de los
Vicepresidentes.
Proveerá los nombramientos del personal
administrativo, fijando su retribución y separará de sus
cargos a los mismos. Todo ello lo ratificará la Junta
Directiva.
13
Organigrama del Departamento de
Administración

14
Administración:

Desempeña las siguientes funciones:

Planificar y coordinar todas las actividades

administrativas de la fundación, objeto de su
administración.
Coordinar la ejecución del presupuesto y velar por su
correcto cumplimiento.
Verificar y coordinar el cumplimiento de los pagos de
los compromisos pendientes.
Realizar gestiones de cobranzas de las cuentas en
mora, de acuerdo a la política de cobranza de las
unidades estratégicas de negocios.

El Departamento de Administración, adscrito a la

presidencia de FUNDACUMANA es la encargada de
manejar las obligaciones de la empresa, realiza el
pago a los proveedores, abonos de nómina y del bono
de alimentación, pagos de doceavo y rendición de
cuentas donde se concilian todas las cuentas al final
de mes, luego esa información es vaciada en los
formatos de rendición de cuentas, se distribuyen los
gastos por partida, se colocan los plazos fijos y luego
se compara con los saldos reales, esta información va
a ser suministrada a el presidente de la empresa y el
departamento de auditoría.

15
Administrador:
Distribuye y supervisa la documentación referida de la
presidencia.
Revisa las órdenes emitidas por la presidencia en cuanto a
pagos de contratistas, servicios, reposición de fondos,
trasferencias y otros conceptos.
Prepara cuadros demostrativos relacionados con el
movimiento de la unidad.
Controla gastos de inversión, de mantenimientos y
administrativos.
Lleva el control de las cuentas recaudadoras.
Asiste al director ejecutivo en todas las actividades
inherentes a su administración, en armonía con la gestión
administrativa de los puertos.

Analista:
Distribuye y revisa la documentación, que llega y sale de
administración.
Revisa las órdenes de pago emitidas por la jefatura de
administración, en cuanto a pagos de contratistas,
proveedores, servicios, reposición de fondos y otros
conceptos.
Revisa la preparación de cuadros demostrativos
relacionados con el movimiento de la jefatura de
administración.
Asiste al jefe de administración, en todas las actividades
inherentes a la administración y dinámica de la gestión
administrativa del puerto.
Realiza las conciliaciones de cuenta y prepara la rendición
de cuenta que se le presenta a la presidencia.
Actualización de banco.

16
Departamento de Contabilidad

Su principal objetivo es analizar para luego procesar las

operaciones diarias, tanto aquellas que corresponda al
movimiento de caja como lo relativo a movimientos
internos, anotando sus montos en la columna en la
cuentas correspondientes ya sea en la sesión de
débitos, con contrapartida en la sesión de crédito, o
viceversa; según sea el caso.

Asimismo, este departamento verifica q las sumas de

las columnas de la sesión de débito y la de crédito sea
de totales iguales, para finalmente emitir los estados
financieros. Después de esto se procede a la ejecución
de presupuesto, para así procesar todas las erogaciones
producto de las transacciones contables que realiza la
empresa para su debida ejecución presupuestaria,
desarrollando la clasificación de las cuentas y causando
el gasto a la partida de presupuesto asignada a la
fundación.

Este departamento se refiere a la identificación,

medición, registro, y comunicación de la información
económica de una organización o empresa, con el fin de
que los gestores puedan evaluar la situación de la
entidad, a continuación se señalan alguna de sus
funciones:

17
Funciones Específicas Del Departamento De Contabilidad:

•Registro inmediato de todos los ingresos generados por

FUNDACUMANA los cuales deben ser clasificados, registrados y
presentados oportunamente a los niveles de decisión pertinentes.
Además de contar con los documentos sustentadores, esto incluye
también las Extensiones a nivel del Municipio Sucre, Alcaldía de
Cumaná.
• Registro inmediato de todas las Órdenes de Compra generadas
por la Fundación para su correspondiente pago;
• Registro inmediato de todas las Cuentas presentadas por los
proveedores para su correspondiente pago.
• Registro inmediato de todas las Órdenes de Pago Directos
generadas para su correspondiente pago,
• Registro inmediato de todos los Cheques de los diferentes fondos
bancarios para las obras o mejoras en el municipio los cuales deben
ser clasificados, registrados, además de contar con los documentos
sustentadores.
• Registro de todas las recepciones y despachos generadas por el
almacén con la finalidad de llevar un control del inventario de
mercancía con el cual cuenta la Fundación.
• Registro de todas las transacciones relacionadas a las Cuentas por
Cobrar de los acreedores;
• Registro y control de todos los Activos Fijos adquiridos por la
Fundación (Sección de Bienes Patrimoniales)
• Registro de comprobantes de Cuentas por Cobrar en concepto de
exoneraciones y descuentos.
• Inventario anual de los bienes que reposan en el Almacén.
• Inventario anual de todos los Activos Fijos de la Fundación.
• Registro de la planilla de nómina (balance).
• Preparación mensual del Flujo de Caja Real.
• Preparación trimestral de los Informes Financieros de la
Fundación, tal como es exigido por la Contraloría General y el
Ministerio de Economía y Finanzas.
• Cualquier otra función que se asigne al departamento

17
Liquidación

Sus funciones comprenden:

Liquidación de haberes, vacaciones, aguinaldo o sueldo,

con sus correspondientes deducciones impositivas y de
seguridad social (cargas sociales).
Elaboración de simulaciones de liquidaciones finales
individuales y por sectores o áreas.
Actualización inmediata del sistema de liquidación de
haberes en función de cambios normativos generales o
específicos de los clientes.
Preparación de informes y reportes para presentación a
organismos gubernamentales y privados e informes
especiales para cubrirlas particulares necesidades de
información de gestión.
Preparación de información contable sobre nómina
(asientos de sueldos y cargas sociales, provisiones para
vacaciones y SAC, etc.).
Registro de la nómina en libros de sueldos y/o microfichas
(Libro Ley).
Liquidaciones anuales y mensuales del impuesto a las
ganancias de los empleados.

19
Funciones del departamento de Facturación y
Cobranza

Verificar que previo a la emisión de un comprobante fiscal

digital, se cuente con los documentos oficiales para ello, como
son: Contratos o Convenios, pedidos u órdenes de servicio, en su
caso, carta compromiso firmada por el cliente u oficios elaborados
por el servidor público responsable de la cuenta y firmados por el
presidente de la fundación.
Verificar que los documentos recibidos por parte del
Departamento de administración para iniciar la facturación,
cuenten con todos los requisitos legales y se encuentren
debidamente formulados y firmados por el área responsable.
Verificar que en caso de que no se cuente con el contrato o
convenio, pedidos u órdenes de servicio, se reciba
provisionalmente, carta compromiso firmada por el cliente u oficio
o carta compromiso por parte del Departamento de
Administración, especificando los motivos por los que no se
entrega.
Emitir la factura electrónica, de acuerdo con los contratos,
convenios, pedidos u órdenes de servicio, siguientes:
Anuales: Dentro de los plazos establecidos en el contrato.
Específicos: Conforme a lo estipulado y dispuesto en la orden de
facturación.
Las órdenes de facturación deberán contar con el nombre y
rúbrica de quien elabora y de quien autoriza. Podrán ser enviadas
vía correo electrónico y posteriormente tendrán la obligación de
hacerlas llegar en original, para el expediente correspondiente.
En caso de clientes nuevos, personas físicas o morales, la
primera orden de facturación deberá de acompañarse, además del
respectivo contrato o carta compromiso, con el RFC, comprobante
de domicilio e identificación oficial (sólo para personas físicas); en
el caso de clientes internacionales se acompañará del Tax ID.

20
El Departamento de Facturación y Cobranza deberá vigilar y, en
su caso, notificar a la Gerencia, que al inicio de cada facturación
conforme a lo estipulado en el contrato, el cliente no cuente con
adeudos anteriores o se encuentre en proceso de cobro a través de
la Dirección de Asuntos Jurídicos.
El Departamento de Facturación y Cobranza proporcionará a la
presidencia dentro de los diez primeros días naturales posteriores
al cierre de facturación, los archivos electrónicos correspondientes
a la facturación del mes inmediato anterior.
El Departamento de Facturación y Cobranza deberá establecer,
entre otros, los siguientes mecanismos de control interno, que
permitan el funcionamiento de la operación del Departamento:
Asignar cada cuenta a un Gestor de Cobranza, quien será
responsable de llevar una Bitácora donde registrará el envío y
acuse de los comprobantes fiscales digitales, las gestiones de cobro
y la recepción de pagos.
De igual forma, el encargado será responsable de integrar un
expediente por cada cliente, en el que anexará la documentación
recibida y generada, de acuerdo con las necesidades de la
operación y cumpliendo con los lineamientos archivísticos

21
División de Relaciones con la Comunidad
Dependencia Jerárquica: Dirección Despacho del Presidente.
Objetivo Formular y ejecutar lineamientos diseñados en el marco
de todas aquellas áreas relacionadas en el ámbito de investigación y
desarrollo de medidas tendientes a fortalecer los lazos entre la
Alcaldía del Municipio Sucre y sus comunidades Funciones
1. Atender las líneas de acción integradora del desarrollo social,
ambiente y territorialidad en el ámbito municipal y a los
fundamentos de la gestión social, de la participación democrática,
productiva, integración, autogestión, cogestión, corresponsabilidad,
territorialidad y ambiente y desarrollo regional integral.
2. Reforzar el concepto de calidad de vida como promotor del
cambio social, aportando ayudas socioeconómicas, de tal manera
que se logre reafirmar los lazos de unión entre todas las fuerzas
vivas y activas de la comunidad, entre ellas el Gobierno Municipal,
la familia y la comunidad.
3. Diseñar, coordinar, supervisar y controlar los programas de
promoción, difusión, formación y control de los programas sociales.
4. Establecer y mantener contacto con las comunidades organizadas
e instituciones, a fin de analizar la problemática socioeconómica de
cada comunidad.
5. Difundir y promover información a las comunidades acerca de la
trascendencia o desarrollo de los programas sociales.
6. Procesar las solicitudes correspondientes a ayudas económicas,
médicas, quirúrgicas y fúnebres.
7. Apoyar a través de las alianzas con los terminales de transporte
las solicitudes de la movilización al interior del país.
8. Procesar las denuncias de los habitantes ante el Ministerio
Publico.
9. Responder de forma inmediata a las comunidades ante
situaciones de emergencia de carácter ambiental y/o social.

22
Unidad de Asuntos Laborales y Funcionariales
Dependencia jerárquica: presidente de la fundación
Objetivo Apoyar jurídicamente al Poder Público Municipal judicial
y extrajudicialmente en materia laboral y funcionarial.

Funciones
1. Representar a la fundación en las demandas ejercidas contra
la Alcaldía en juzgados laborales y contenciosos
administrativos en materia laboral y funcionarial.
2. Interponer demandas contra actos administrativos que
afecten al Municipio en materia laboral y funcionarial.
3. Denunciar actos ilícitos cometidos por funcionarios y
empleados de la Fundación.
4. Elaborar dictámenes y opiniones jurídicos en materia laboral y
funcionarial solicitados por las diferentes unidades
administrativas
5. Procesar las consultas recibidas a través del Sistema de
Atención al Ciudadano de la fundación
6. Representar al Municipio en las reclamaciones ejercidas por los
trabajadores ante la Inspectoría del Trabajo así como, solicitar
calificaciones de faltas de los empleados que hayan incurrido
en una causal de despido justificado.
7. Asistir a la Dirección de Personal en las reuniones y
negociaciones sindicales en los casos requeridos.
8. Asesorar conjuntamente a la Dirección de Personal a las
diferentes unidades administrativas en materia de sanciones
disciplinarias a los funcionarios de la fundación
9. Sustanciar procedimientos administrativos de revocación de
actos administrativos solicitados por el presidente
10. Elaborar para consideración y decisión de la Fundacion,
proyectos de resolución de recursos jerárquicos ejercidos
contra las decisiones tomadas por las diferentes unidades
administrativas en materia funcionarial.
23
 Bibliografía
Constitución de la República Bolivariana de Venezuela (1999), Gaceta Oficial
Extraordinario Nº 5.908, de fecha 19 de febrero del 2.009.
FUNDACUMANA (2017). Departamento de administración.
Guía Técnica para la Elaboración de Manuales de Organización Secretaría de
la Contraloría General del Estado, abril de 2003.
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN(2005)
Secretaría de la Contraloría General Dirección General de Modernización y
Desarrollo Administrativo
Ley orgánica del trabajo, los trabajadores y las trabajadoras (LOTTT) (2012).
Ley orgánica de prevención, condiciones y medio ambiente de trabajo
(LOPCYMAT) (2005).
Ley Orgánica del Poder Público Municipal, Gaceta Oficial Extraordinario Nº
6.015, de fecha 28 de diciembre de 2.010.
Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Publico, Gaceta
Oficial N° 39.741 de fecha 23 de agosto de 2.011.
Reglamento Nº 1 de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del
Sector Público sobre el Sistema Presupuestario, Gaceta Oficial Nº 5.781
Extraordinario del 12 de Agosto 2005.
Ley Orgánica de Descentralización, Delimitación y Transferencias de
Competencias del Poder Público, Gaceta Oficial N° 39.140 de fecha 17 de
marzo de 2.009.
Ley Orgánica de Planificación Pública y Popular, Gaceta Oficial N° 6.011 de
fecha 21 de diciembre de 2.010.
Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones y demás instrumentos
jurídicos aplicables emanados de las autoridades Nacionales y Estadales.
Manual de Normas de Control Interno sobre un Modelo Genérico de la
administración central y descentralizada funcionalmente, Gaceta Oficial Nº
38.282 de fecha 28 septiembre de 2.005. Ordenanzas Municipales
sancionadas por el Concejo Municipal.
Elaboración del Manual de Organización y Funciones (MOF) (S/F) documento
en línea. consultado 11-2017 http://bvs.minsa.gob.pe/local/MINSA/1760-
2.pdf
Ordenanza de Creación en Gaceta Municipal Concejo Municipal del Municipio
Sucre (26-02-07)
24