“G.

R ingeniería y servicio”
Solución de calidad a sus necesidades ..!
ANÁLISIS DE CONTROL INTERNO

Integrantes:Anaís
: Barrios
Tamara Flores
Daniela Gonzáles
Heisleynn
Villablanca
Constanza
Espinoza
INTRODUCCIÓN

 El objetivo de esta evaluación es conocer que tan efectivo es el control interno de la

empresa de manera general, analizar el impacto de la no efectividad y las respectivas
recomendaciones.
 La evaluación se realizó a empresa prestadora de servicios ingenieriles a través del
marco teórico de los componentes del control interno. Para lograr este objetivo se
entrevistó al dueño y Gerente Comercial de la empresa.
EMPRESA: “GR INGENIERÍA Y SERVICIOS LTDA.”
 GR Ingeniería y servicios Ltda. es una empresa Chilena creada en el año 2013.
 Gr ingeniería y servicios, sirve a la minería y a todo el campo industrial, es una
maestranza. Generan proyectos de ingeniería, reparaciones estructurales, fabrican piezas,
entre otros.
 Principales clientes: Atlas Cop, Finning Chile, Zima, Minera Zaldívar , Minera Mantos
Blanco, Minera Escondida.
EMPRESA: “GR INGENIERÍA Y SERVICIOS LTDA.”
 MISIÓN:
Desarrollar nuevos servicios, bajo un prisma de excelencia operacional a través de un
mejoramiento continuo de nuestros procesos productivos.
 VISIÓN:
Ser reconocidos a nivel nacional como una empresa líder en la prestación de servicios para
las industrias mineras y asociados con servicios de calidad, confiabilidad y seguridad.
 OBJETIVO:
• Ser el aliado estratégico para los clientes
• Entrega productos de calidad a costo competitivo
• Desarrollar altos estándares de seguridad y confiabilidad
• Entregar soluciones innovadoras
• Ser sustentables en el tiempo
ORGANIGRAMA
ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS
 Nivel de efectividad analizado por rangos:

 Nivel de efectividad obtenido por

componente:
NIVEL DE EFECTIVIDAD
CONTROL INTERNO POR ÁREA DE COMPRAS

 Pocas Actividades de Control

 No le dan importancia a evaluar los riesgos
 Buena comunicación de información
 Poca supervisión de bodega
DICTAMEN

 Analizar detalladamente cada componente del Control Interno e

informar las debilidades observadas y proponer mejoras a estas.
AMBIENTE DE CONTROL
17,7%DE RESPUESTAS NO – RIESGO BAJO
EVALUACION DE RIESGOS
75% RESPUESTAS NO – RIESGO MODERADO
ACTIVIDADES DE CONTROL
54,5% RESPUESTAS NO – RIESGO MODERADO
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
7% RESPUESTAS NO – RIESGO BAJO
SUPERVISIÓN
23% RESPUESTAS NO – RIESGO BAJO
DEBILIDADES DEL COMPONENTE DEL AREA DE COMPRAS

 La empresa no cuenta con un plan de compra, por lo que aumenta el riesgo de no

encontrar lo requerido en ese momento y también un aumento en sus costos.
 No posee un stock mínimo de su material principal: Acero
 Cartera de proveedores mínima
 No cuenta con un control de bodega
 No existen documentos que respalden la realización de una actividad, ej: recepción de la
compra (guía de despacho)
DEBILIDADES DEL COMPONENTE DEL AREA DE COMPRAS

 No existe un control en las existencia que posee la empresa, tampoco un documento que
registre la entrada y salidas de estas.
 La empresa no tiene un breve conocimiento del efectivo que podría tener más adelante
(no hace presupuestos de flujo caja), lo que aumenta la probabilidad de atrasar el pago de
la compras.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO ÁREA DE COMPRAS

 El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se

crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que
contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización.
 MANUAL DE PROCEDIMIENTO ÁREA DE COMPRAS
 PROPÓSITO U OBJETIVO:
El objetivo de la confección del manual consiste en brindar a la empresa procedimientos
para hacer el proceso de compras más eficiente. Brindando políticas de control,
recomendaciones para disminuir riesgos inherentes y de control, y proponer un proceso
que cuente con las pautas que entrega el control interno, para evitar deficiencias y
disminuir debilidades. Con el gran fin de ejercer una adecuada gestión de recursos y
personal al promover la eficiencia y eficacia de los procesos.

 ALCANCE
La formación del siguiente manual es para la empresa GR, Ingeniería y Servicios. Este será
usado por el área encargada de realizar las compras de materiales e insumos, así como
también llevar un mejor control de bodega.
POLÍTICAS DE COMPRAS
 Los funcionarios responsables del proceso deben contar con un manual de funciones y
responsabilidades en el cual se definan sus responsabilidades, jefe directo e indicadores de
desempeño.
 El nivel autorizado de cada una de las áreas de la compañía, realiza la solicitud de pedido en el
sistema de información, la cual debe venir debidamente autorizada por el responsable del área.
 El sistema de información debe validar si el área cuenta con partida presupuestal para incurrir en
gastos, si no se cuenta con el control automático el área de compras debe verificar las partidas
presupuestales y solicitar las autorizaciones pertinentes, por otra parte la compañía debe realizar
un control periódico del presupuesto asignado a cada una de las áreas de la compañía.
 La compañía debe definir las políticas y procedimientos para el proceso de selección y aprobación
de proveedores y prestadores de servicio
 Definir un comité de compras encargado de evaluar las compras críticas de la compañía
categorizadas de acuerdo al monto y tipo de compra, este comité debe identificar los funcionarios
que lo conforman, responsabilidades, niveles de autorización, periodicidad de sus reuniones y
plasmar las decisiones tomadas en un acta de comité de compras.
POLÍTICAS DE COMPRAS
 Las actividades de evaluación de propuestas y selección de proveedores debe ser
realizada por un área y funcionario independiente del área que solicita el servicio y se
debe documentar y custodiar los documentos soportes del proceso.
 La compañía debe contar con personal responsable de custodiar los contratos y
garantías, así como hacerle seguimiento a los vencimientos.
 La compañía debe definir una política de pagos a proveedores y prestadores de servicio,
la cual considere:
 Plazos de pago
 Anticipos (tipo de compra y/o servicios y valor del anticipo)
 Niveles de autorización para pagos anticipados.
POLÍTICAS DE COMPRAS
 El sistema debe validar automáticamente que para el registro de la factura de compra
y/o servicio, se requiera una orden de compra debidamente autorizada y con la
aprobación de la aceptación del servicio y/o bien, de igual manera el sistema debe
validar que el valor de la factura no supere el valor de la orden de compra.
 Periódicamente el área financiera debe conciliar los saldos por pagar a terceros,
validando antigüedad del saldo, registros contables y valor.
 Periódicamente el área de compras debe evaluar el mercado para las compras y
servicios estratégicos y/o recurrentes, con el objetivo de verificar los precios,
experiencia, calidad y/o servicio más favorable para la compañía.
 Contar con un mecanismo de evaluación de proveedores (indicadores), considerando
calidad, oportunidad, servicio, noticias recientes, conflictos de interés, entre otros.
 Los productos que se reciban por compras eventuales, pasarán directamente a la
unidad solicitante, dejando un registro inmediato por parte del supervisor para luego
analizar las partidas contables.
DIAGRAMA DE FLUJO-
ACTUAL
COMPRA ME MATERIA PRIMA
EN GRAN CANITDAD
DIAGRAMA DE FLUJO-
MEJORADO
COMPRAS EN GRAN
VOLUMEN
ACTIVIDADES DE CONTROL PARA REFORZAR LA
APLICACIÓN
 Controles actualesDEL MANUAL
En el presente, la empresa cuenta solo con una actividad de control, la cual es la solicitud
de compra: es llenada por el supervisor de operaciones, luego la envía al gerente de
operaciones para ser aceptada o rechazada. (Único documento para salvaguardar los
activos)

 Controles añadidos
Sugerimos incorporar al proceso una orden de compra, la cual deberá ser archivada por el
área de planificación (para tener un respaldo en caso de cualquier eventualidad) y por la
bodega para ser comparada con la guía de despacho al momento de recibir las existencias
compradas.
Incorporar documento de movimiento de materiales que se encuentran en la bodega para
tener fiscalizar el material que es extraído de bodega (y para saber quién lo saco) y el
material que ingresa a la misma. Aparte de esto, sugerimos la contratación de una
persona a cargo que está autorizada por la alta gerencia y que lleva control de todos los
movimientos de las existencias, o en su defecto delegar esta responsabilidad a empleados
de la empresa.
ACTIVIDADES DE CONTROL PARA REFORZAR LA
APLICACIÓN DEL MANUAL

 DOCUMENTOS
 Los documentos utilizados por el área de Compras de la empresa son principalmente:
 Factura
 Guía de Despacho
 Registro de Compras
 Check-List de Materiales
 Documento solicitud materiales
MODELO MODELO DE MODELO DE
DE GUIA DE RESGISTRO DE
FACTURA DESPACHO COMPRA
CHECK SOLICITUD DE
LIST MATERIALES
MATERIAL
ES
 RECOMENDACIONES-COMPRAS

 La empresa genera diferentes tipos de compras, por lo que se le recomienda generar un PLAN DE
COMPRA:
 Compras por volumen: autorización directa del gerente, proveedor fijo.
 Compras emergentes: autorización de supervisor, proceso de cotizaciones,
 Compras rutinarias o normales: proceso de cotizaciones, proyectar compras por periodo
de tiempo
RECOMENDACIONES-COMPRAS

 Buscar nuevas opciones de proveedores

 Realizar presupuestos de comprar de acero trimestrales (por cantidad)
 Implementar documentos que respalden el visto bueno del responsable que recepciona la
llegada de un material: guía de despacho
 Implementar documentos de registro en bodega (salida y entrada de existencias)
 Hacer presupuestos de flujo de caja y tener un breve conocimiento del efectivo que
dispondré.
 RIESGOS A EVITAR CON ESTOS CONTROLES
 Actividades no autorizadas para el proceso de Compras
 Pérdidas económicas por compras o servicios sin partida presupuestal
 Fraude por solicitudes de compra o servicio no requeridos y sin aprobación
 Pérdidas económicas por compras sin los criterios y calidad requerida
 Fraude por conflictos de interés y/o favorecimiento a terceros.
 Fraude por compras no requeridas y/o no autorizadas
 Fraude por compras a proveedores ficticios y/o no autorizados
 Riesgo legal por imposibilidad de reclamaciones contractuales.
 Pérdidas económicas por imposibilidad de reclamaciones contractuales.
 Pérdidas económicas por pagos no autorizados
 Información financiera no confiable por debilidad en la conciliación de saldos con terceros.
 Pérdidas económicas por contratación de servicio sin la calidad requerida y sin costos competitivos.
 Pérdidas económicas por inoportunidad en la contratación de proveedores y prestadores de
 RECOMENDACIONES-ABASTECIMIENTO
 Para bodega, debe analizarse la posibilidad de contratar una persona para hacerse cargo del control
de esta, dependiendo del valor de los activos de la bodega. Si este es poco se podría establecer un
horario fijo de funcionamiento de bodega y este podría ser cubierto por algún empleado de la
empresa. En el caso que el valor de las existencias que se encuentran dentro de bodega sea
significativo se deberá contratar a una persona específicamente para este rol.
 Tener control de lo que ya se tiene (saber que hay y cuanto de cada activo).
 Realizar verificaciones semanales de lo que realmente en bodega y lo que dicen los registros.
 Conocer los materiales más utilizados y tener un stock mínimo por cualquier emergencia, para que
así cuando ocurra alguna eventualidad donde se necesite material, no sea necesario comprar, para
evitar gastar recursos extras.
 Ante una solicitud de compra para un proyecto u OT, revisar lista de materiales, ver si están en
bodega, y lo que no esté comprar a los proveedores.
 Para tener un mayor control de la compra, guardar la factura o guía de despacho y a esta asignarle
una OT o cliente, y los detalles de compra.
CONCLUSIÓN

 Al realizar el análisis general del Control Interno mediante la evaluación de la empresa

GR Ingeniería y Servicios Ltda. Logramos variados resultados en base de la
comprobación de efectividad del marco teórico de componentes del CI, donde
componentes como la evaluación de riesgo y las actividades de control presentan niveles
particularmente bajos para la administración de la empresa mientras que el componente
más efectivo ha demostrado ser la información y comunicación. Contamos con
herramientas como los manuales de procedimientos con los cuales hicimos
recomendaciones a la empresa para mejorar, a través de dictámenes analizamos sus
problemas y ofrecimos sugerencias relacionadas a los propios componentes del CI.