ANALISIS BEBAN KERJA

( ABK )
Permendagri No. 12 Th. 2008

ABK :
Teknik Manag. Yg dilakukan secara sistematis utk
memperoleh informasi ttg efisiensi &
efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.
1
 LATAR BELAKANG

 Utk Meniungkatkan efisiensi & Efektifitas penyelgg

pemrthn & Pembgn melalui penataan kelembagaan,
ketatalaksn & kepegw berdasarkan ABK.

MAKSUD & TUJUAN

 Utk mengukur & Menghitung beban kerja setia jabatan/

unit kerja hingga diperoleh informasi ttg. Efisiensi & e
fektifitas kerja orgns.
 Utk meningkatkan kapasitas orgns yg profesional,
transparan, profesional, rasional dlm rangka mewujudkan
kepemerintahan yg baik (Good Governance)

2
 PENGERTIAN :
• BEBAN KERJA : Besaran pekerjaan yg hrs dipikul oleh
suatu jab. Yg merupakan hasil kali
Volume Pekerjaan & Norma Waktu
• ABK : Teknik Manag. Yg dilakukan secara sistematis
utk memperoleh informasi ttg efisiensi &
efektifitas Unit Kerja berdasarkan volume kerja.
•VOLUME KERJA : Sekumpulan tugas yg hrs
diselesaikan selama 1 tahun
• EFEKTIVITAS & EFISIENSI : Perbandingan antara
Beban Kerja dgn Jam
Kerja Efektif dlm
rangka penyelsn
tugas & fungsi orgns.
• NORMA WAKTU : ……………………..  3
• NORMA WAKTU :
Waktu yg wajar & nyata- nyata digunakan
secara efektif dlm kondisi normal oleh
seorang pemangku jab.

• JAM KERJA EFEKTIF :

Jam kerja yg hrs digunakan utk berproduksi.

• STANDAR PRESTASI KERJA :

Nilai baku kemampuan hasil kerja
pejabat/unit kerja secara normal

4
 PELAKSANA ABK :

1. Lingkup DDN : Unit Orgnss Eselon II

2. Lingkup Pemda Prov : Unit Orgnss

Eselon II

3. Lingkup Pemda Kab/Kota : Unit

Orgnss Eselon III

5
 TIM ABK :

Susunan Tim :
1. Ketua,
2. Sekretaris,
3. Anggota (Tenaga Analis Jab)

Ditetapkan Oleh :

Pusat = Kepmen;
Prov = Kepgub;
Kab/Kota = Kepbup/Wakota.

6
 HASIL ABK
Informasi Jabatan berupa :

1.Beban Kerja Jabatan/Unit Kerja

2.Standar Norma Waktu Kerja
3.Kebutuhan Pegawai
4.Prestasi Jabatan/Unit Kerja
5.Tk. Efektifitas & Efisiensi Jabatan/Unit Kerja
Tambahan: * Standar Sarpras Kerja

7
 HASIL ABK dimanfaatkan:
1.Penataan SOTK
2.Penilaian Prestasi Kerja Jabatan/Unit K
3.Penyusunan Daftyar Susunan Peg ( DSP)
4.Bahan penetapan Eselonisasi Jab.
5.Penyusunan Kebutuhan Peg.
6.Program mutasi & Promosi pegawai
7. Reward & Phunisment Pejabat
 Tambahan: Penyusnn Standar Sarpras Kerja
8
 RUANG LINGKUP ABK
-Tupoksi
-Beban Kerja
-Setiap Jabatan dlm Satuan Kerja orgnss

ASPEK-ASPEK DLM ABK

1. Norma Waktu : (Variabel Tetap)
 Waktu yg digunakan utk
menghasilkan/selesaikan produk/hsl kerja.
 Ditetapkan dlm standar norma waktu kerja, dgn
asumsi tdk ada perubahan yg menyebabkan
norma waktu berubah
 Perubahan Norma Waktu dimungkinkan krn:
 Perubahan kebijakan
 Perubahan peralatan
 Perubahan kualitas SDM
9
 Perubahan Orgnss & sisdur
 5 Hr Kerja: 20 hr X 330 Mn = 6.600 Mn ( 110 jam)
 Perbulan
6 Hr Kerja: 24 hr X 275 Mn = 6.600 Mn ( 110 jam)

HARI KERJA EFEKTIF:

* 5 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi:
- Libur sabti/minggu : 104 hr
- Libur resmi : 14 Hr
- Cuti : 12 Hr
-----------
130 Hr
 235 Hari

* 6 Hr Kerja: 365 Hr dikurangi:

- Libur sabti/minggu : 52 hr
- Libur resmi : 14 Hr
- Cuti : 12 Hr
-----------
78 Hr 10
 287 Hari
 2. VOLUME KERJA: (Variabel Tdk tetap)
 Diperoleh dr target pelaks tugs utk memperoleh hasil kerja/
produk  berbeda – antar jab/Unit
 Misal: Hr Kerja Efektif 1 Th ( 5 hr kerja) = 235 Hr.
Berapa Vovule kerja Kasubag Program di Dindik selama
1 th utk membuat Lap. Bulanan dan La. Mingguan ?
Lap. Bulanan = 235 : 20 = 11,75  12 Frequensi
Lap. Mingguan = 235 : 5 = 47 Frequensi

3. JAM KERJA EFEKTIF:

a. Jam Kerja yg hrs digunakan utk berproduksi; jadi merupakan jam kerja formal
dikurangi waktu kerja yg hilang krn tdk bekerja (Allowance = rata-rata 25 %).
b. Merupakan alat ukur yg valid, konsisten & Universa, yg harus diisi dgn rindak
kerja utk menghasilkan produk, baik yg bersifat kongkrid (Benda) maupun
abstrak (Jasa)
c. Kepres 68/1995  jam Kerja PNS: 37,5 jam/minggu
d. Jam Kerja Efektif:
- Perhari  5 Hr Kerja : 75 % X 37,5 Jam = 337 Mn  330 Mn = 5,5 jam
 6 Hr Kerja : 75 % X 6,25 jam = 280 Mn  275 Mn = 4,5 Jam
- Perminggu  5 Hr Kerja : 5 X 330 = 1650 Mn  27,5 Jam = 28 jam 11
 6 Hr Kerja : 6 X 275 jam = 1600 Mn  27,5 = 28 Jam
METODE PUL DATA ABK

• Pengisian Form
•Wawancara
•Pengamatan langsung
•Referensi

METODE LAH DATA ABK

•Rekap Jml BK
•Perhit:
Kebut SDM, TK Efiseiansi Jab &
Prestasi Kerja Jab/Unit
•Rekap: Kebut SDM, Tk Efs. Jab &
•Pres Kerja Jab/Unit
12
 TAHAPAN ABK
 Pengumpulan Data Beban Kerja
 Pengolahan Data

 Penelaahan Hasil Olahan

 Penetapan ABK

13
 PUL DATA BEBAN KERJA
-Pengkajian Orgns. Utk memperoleh: - Tupoksi
- Rincian Tugas
- Rincian Kegiatan
-Pul Data Melalui: - Penyebaran Form A & Form B
- Interveiw
- Observasi
-Sebelum pengiriman Form utk Responden, agar semua Responden (Peg)
dikumpulkan & diberi penjelasan cara memahami pengisian form
-Yg mengisi ( Yg di ABK) adalah semua Peg (PNS /Non PNS)  sensus
-Utk Pejabat Struk, yg dituangkan dlm Form bukan Tupoksi, tetapi
TUGAS YG DIKERJAKAN dlm melaks Tupoksi
Jika Form yang sudah diisi Responden sdh dikumpulkan, chek Item yg dituangkan
terkait dgn :
 Apakah semua pelaks tugas sbg penjabaran Tupoksi sdh ditulis semua.
 Apakah Rincian kegiatan sdh menggambarkan tahapan / proses yg dilakukan
dlm menyelskn tugas (Hsl kerja)

Aapakah ………. 14
 Apakah serapan waktu kerja layak & wajar
 Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajar
Apalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar

Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008,

Pengembangan Instrumen Prov Jateng  ada 8 Form:
- Form Bantu Pul Data Jab Struk
- Form Bantu Pul Data Jab Non Struk
- Form Gabungan

15
 Apakah serapan waktu kerja layak & wajar
 Apakah Volume / frequensi kerja layak & wajar
Apalah peralatan kerja (peralatan khusus) sdh benar

Dari 5 Form ABK berdasarkan Permendagri 12/2008,

Pengembangan Instrumen Prov Jateng  ada 8 Form:
- Form Bantu Pul Data Jab Struk
- Form Bantu Pul Data Jab Non Struk
- Form Gabungan

16
 PENGOLHN DATA BEBAN KERJA

 Lah Data ABK menurut Permendagri 12/2008  ada 3 Form:

 Form C : Perhitungan dr jumlah serapan waktu kerja X Vol / Freq.

Dihitung tiap-2 tugas yg dilaksanakan
Masing-masing Jabatan dijumlah

 Form D : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi Jab (EJ) & Persts Kerja Jab ( PJ).

 Form E : Perhitungan Keb. Peg; Efisiensi JUnit (EU) & Persts Kerja Unit ( PU).

17
 6 MACAM
FORM ABK
18
 FORMULIR A.1
PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN STRUKTURAL

1. Nama Jabatan :

2. Unit Kerja :

3. Unit Organisasi :

NORMA
URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOL KET
WAKTU
2 3 4 5 7 8

19
 FORMULIR A.2
PENGUMPULAN DATA ANALISIS BEBAN KERJA JABATAN NON STRUKTURAL

1. Nama Pegawai :

2. Unit Kerja :

3. Unit Organisasi :

NORMA
URAIAN TUGAS HASIL KERJA RINCIAN KEGIATAN SATUAN VOL KET
WAKTU
2 3 4 5 7 8

20
 FORMULIR B
INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN

1. UNIT ORGANISASI :

2. SATUAN KERJA :

NO NAMA JABATAN GOL. JUMLAH KETERANGAN

1 2 3 4 5

21
 FORMULIR C
REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
(setiap Eselon III dibuatkan Form C )

1. INIT ORGANISASI : Sekretariat

2. SATUAN KERJA : Badan Kesbang Polinmas Prov Jateng
NO NAMA JABATAN JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
( Vol Kerja X Norma Waktu )

1 2 3

22
 FORMULIR D
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,
TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ)
DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)

1. UNIT ORGANISASI : SEKRETARIAT

2. SATUAN KERJA : BADAN KESBANG POLINMAS

JML BEBAN PERHITUNGAN JML

NO NAMA JABATAN KERJA JUMLAH PEG +/- EJ PJ KET

JAB KEB. PEGAWAI YG

(jam) ADA
1 2 3 4 5 6 7 8 9

23
KET. PENGISIAN FORM D:

-Kol. (2) diisi : Nama Jab dr Form C

-Kol. (3) diisi : jml beban kerja Kol (3) pd Form C
-Kol. (4) diisi : Jml beban kerja jab Kol. (3) : 1.300
-Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat sesuai data Fprm B
-Kol. (6) diisi : Selisish antara Kol (5) dgn Kol. (4),
JIka Kol (4) > Kol. (5), maka terdapat kekurangan
peg/pejabat, dmkn pula sebaliknya

Kol (3)
-Kol. (7) diisi : --------
Kol (5) X 1.300

-Kol. (8) diisi : dgn pedoman pd skala interval:

> 1,00 =A (sangat Baik)
0,90 -1,00 = B (baik)
0,70 – 0,89 = C (Cukup)
0,50 – 0,69 = D (sedang)
< 0,50 = E (Kurang) 24
 FORMULIR E
REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI,
TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN
PRESTASI KERJA UNIT ( PU )
SATUAN KERJA :
UNIT JM BEBAN JML JM
NO ORGANISASI KERJA KEB PEG +/- EU PU KET.
UNIT PEG YG ADA
1 2 3 4 5 6 7 8 9

25
KET. PENGISIAN FORM E:

-Kol. (3) diisi : jml beban kerja Unit pd Form D

-Kol. (4) diisi : Jml Keb. Peg/Pjbt dr Fprm D bagian Bawah
-Kol. (5) diisi : Jml Peg/Pejabat yg ada Form D bag. bawah
-Kol. (6) diisi : Data Form D bag Bawah

Beban Kerja Unit

-Kol. (7) diisi : ---------------
Kol (5) X 1.300 (Form D Bag.Bawah)

-Kol. (8) diisi : dgn melihat jika EU :

> 1,00 = A (sangat Baik)
0,90 -1,00 = B (baik)
0,70 – 0,89 = C (Cukup)
0,50 – 0,69 = D (sedang)
< 0,50 = E (Kurang)
Jml Kol (3), (4) dan (5) : diisi dgn menjumlahkan angka Kol. Ybs.
Kol (6), (4) diisi dr selisih Kol (5) dan Kol. (4), Kol. (7) & Kol. (8) tdk
dijumlahkan.
Kol. Ket. Diisi utk menjelaskan yg perlu dijeklaskan pd Kol. (2) s/d (5).. 26
PENELAAHAN HSL OLAHAN DATA

• Perlu ditelaah utk hsl yg akurat & obyektif

•Hsl pengukuran yg tdk rasional:
- Diatas Normal  adanya mark up pd data
Vol Kerja atau norma waktu K
- Dibawah normal  kurang lengkapnya produk
& Kecilnya waktu yg dianalisis /dilaporkan
responeden.
• Diperlukan analisis yg jeli & teliti dlm menggali data
& Informasi dr responden shg mendapatkan data yg
valid & akurat.
• Utk mengurangi deviasi hsl ABK, lakukan observasi,
•evaluasi dgn mengecek tingkat kesibukan/apakah
•sering/sepanjang thn. Melaks kerja lembur ygt nyata. 27
 PENETAPAN HSL PENGUKURAN BEBAN KERJA

 Hsl pengukuran ABK  disampaikan pd Pimp Sat Kerja Pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis

 Srt Pengantar kpd Kepala Daerah melalui Sekda  utk penetapan Keputusannya

 Sekda menugaskan Unit K yg membidangi ABK utk menelaah hsl ABK

 Ajukan Hsl telaahan  diajukan kpd Kepala Daerah melalui Sekda, jika sdh memadahi ,
dibuatkan SK Penetapan dengan Keputusan Kepala daerah

 Hsl. Penetapan disampaikan kembali pd Sat. Kerja pd Prov/Kab/Kota yg dianalisis

 Penetapan hsl. ABK  dilaKS dlm rangka peningkatan pendayagunaan SDM yg

meliputi Biod. Kelembagaan, Ketatalaks &n Kepegw.

28
 CONTOH:
Penjabrn Tgs Pokok menjadi Sub Tugas (Jenis/Macam Keg)

Jabatan : Kasubag Umum dan Kepegawaian.

• TUGAS POKOK :
Melakukan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan
pelaksanaan bidang umum dan kepegawaian, hukum, humas, organisasi,
tatalaksana, rumah tangga  7 macam.

• Jenis/Macam Keg(Sub Tgs Pokok): ( 12 macam)

a. Surat-menyurat j. Perjalanan dinas
b. Kearsipan k. Pelayanan pinpinan
c. Perpustakaan l. Pengelolaan barang Inventaris
d. Umum kepegawaian m. Barang pakai habis
e. Karier Pegawai n. Perawatan Gedung Kantor
f. Tata Usaha kepegw o. Pengelolaan kendaraan dinas
g. Hukum p. Kebersihan Kantor/lingkungan K
h. Humas q. Keamanan Kantor 29
i. Organisasi
 PEGANGAN POKOK ABK
 Hakekatnya menghitung BOBOT JABATAN
 Yang dihitung TUGAS ( Tindak Kerja ) bukan FUNGSI
 Ciri-Ciri Tugas : TERUKUR DAN TERATUR (Kecuali hal
yg khusus seperti Penanggulangan Bencana, Pelayanan
Tamu dll )
 Tugas Jabatan Struktural : Yg bersifat MANAGERIAL dan
KONSEPTUAL serta sedikit Teknik Tinggi
 Tugas Jabatan Non Strukural : Yg bersifat TEKNIK
TINGGI, TEKNIK MENENGAH dan TEKNIK RENDAH

30
Wassalamu’alaikum Wr Wb 31