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FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL

Afritac Centre

SEMINAIRE
ORGANISATION DE LA
COMPTABILITÉ DE L’ETAT

(DIRECTIVES DU CADRE HARMONISÉ DES FINANCES PUBLIQUES EN ZONE CEMAC)

Présenté par : Blaise N. YEHOUENOU


Consultant

1
Lieu : Douala du 26 au 29 octobre 2009
SOMMAIRE
1 Introduction
2 L’organisation du réseau comptable du Trésor public
2.1 Les objectifs
2.2 Les principes
2.3 Les acteurs

3 La tenue de la comptabilité générale de l’Etat


3.1 La comptabilité des comptables non centralisateurs
3.2 La comptabilité des comptables centralisateurs
4 La centralisation comptable
4.1 Définition et modalités
4.2 Architecture de la centralisation comptable
5 Les annexes
2
1.

INTRODUCTION

La comptabilité de l’Etat a pour objet la


description et le contrôle des opérations
financières et l’information des autorités de
contrôle et de gestion. Elle permet :

3
 la connaissance et le contrôle des opérations
budgétaires et de trésorerie;
 la connaissance de la situation du patrimoine ;
 le calcul d’un prix de revient, du coût et du
rendement des services ;
 la détermination des résultats annuels ;
 l’intégration des opérations dans la
comptabilité économique nationale ;

4
 toues autres analyses économiques et
financières permettant notamment
l’établissement des ratios et tableaux de
bord.

5
2.

L’ORGANISATION DU RÉSEAU
COMPTABLE DU TRÉSOR PUBLIC

6
A travers le réseau de ses comptables,
l’administration du Trésor assure, pour le compte
de l’Etat, les opérations de recouvrement (du
moins en partie) et la centralisation des recettes,
ainsi que le paiement des dépenses dans
l’espace et dans le temps.

Pour la description de ces opérations et dans le


souci de produire dans les délais impartis, des
informations comptables exhaustives et fiables
sur l’exécution du budget et la trésorerie,
l’organisation du réseau comptable du Trésor doit
viser des objectifs bien définis et reposer sur des
principes clairement établis. 7
2.1.- LES OBJECTIFS

L’organisation du réseau comptable du trésor doit


viser deux objectifs essentiels :

 le premier, la description exacte et rapide des


opérations financières. Ce qui nécessite une
bonne maîtrise de la réglementation et des
procédures comptables. A cet effet, les chefs
de postes comptables doivent disposer de
manuel de procédures comptables
régulièrement mis à jour ;
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 le second, la déconcentration de la tenue de la
comptabilité. Une comptabilité fortement
centralisée ne permet pas la production rapide
de documents de synthèse fiables. Ainsi, la
centralisation de l’information financière doit
relativement être proche du lieu et du moment
de sa réalisation. Ce qui permet d’éviter des
régularisations ou ajustements comptables
difficiles.

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2.2.- LES PRINCIPES

Les principes d’organisation des postes


comptables du trésor peuvent être regroupés en
quatre:

2.2.1.- Le décloisonnement des services

Il s’agit de veiller à ce que l’ensemble des


services d’un poste comptable dont les activités
concourent à l’exécution du budget et de la
trésorerie participent à la saisie, au classement
et à l’enregistrement des données financières et
comptables. 10
En d’autres termes, il faut éviter que la tenue de
comptabilité soit l’apanage d’un seul service ; ce
qui risque de créer des retards entre le moment
de réalisation des opérations et celui de leur
enregistrement dans le système comptable. Ce
principe implique la mise en œuvre
d’interrelations actives entre tous les services
d’un même poste pour assurer les échanges
d’informations nécessaires, effectuer les
contrôles pour s’assurer de la cohérence de
l’ensemble.

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2.2.2.- La responsabilité de chaque service

Dans un poste comptable, chaque service est


responsable de ses opérations et doit
s’assurer de leur bonne comptabilisation. A cet
effet, il tient une comptabilité auxiliaire qu’il
rapproche périodiquement avec le service en
charge de la comptabilité générale.

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2.2.3. Le rôle central du service de la
Comptabilité générale

Le service en charge de la comptabilité générale


dans un poste comptable doit s’assurer de la
cohérence de l’ensemble du dispositif comptable.
Il doit organiser des contrôles et participer aux
recherches en cas de discordances.

13
2.2.4.- L’importance du rythme des
contrôles

Pour être efficace, les ajustements doivent se


faire à la date la plus rapprochée possible de la
fin de période contrôlée et porter sur une période
suffisamment courte pour ne pas générer des
recherches trop fastidieuses.

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2.3.- LES ACTEURS

Pour la tenue de la comptabilité de générale de


l’Etat, les comptables publics sont juridiquement
répartis en deux grandes catégories : les
comptables principaux et les comptables
secondaires. Ensuite, pour une meilleure
organisation de la comptabilité, chaque catégorie
comprend des comptables centralisateurs et des
comptables non centralisateurs.
Suivant les principes directeurs de la directive n°
05/08-UEAC-195-CM-18 du 19 décembre 2008

15
relative au plan comptable de l’Etat en zone
CEMAC (PCE-CEMAC), seuls les comptables
principaux sont centralisateurs ; ils sont classés
en trois niveaux (voir page 14 PCE) :
 le niveau 1 comprend l’Agent comptable
central du trésor (ACCT) ou le Trésorier-
payeur général (T-PG) suivant les Etats
membres de la CEMAC ;
 le niveau 2 comprend le Receveur général, le
Payeur général ou le T-PG ;
 le niveau 3 les trésoriers régionaux ou
départementaux.
16
Les comptables secondaires sont constitués des
trésoriers principaux et des trésoriers
municipaux.

A la fin de chaque décade, les CNC procèdent à


l’arrêté de leur comptabilité et transmettent aux
CC les bordereaux de transfert de recettes et de
dépenses, appuyés des pièces justificatives.

« Les comptables centralisateurs sont chargés de


centraliser, selon une périodicité définie,
l’ensemble des opérations financières faites pour
le compte de l’Etat par les comptables qui leur
17
sont territorialement rattachées et auxquels ils
sont reliés par un compte interne. Ils donnent les
imputations définitives aux opérations dont ils
sont assignataires et transfèrent les autres
opérations aux comptables assignataires
intéressés.»

18
3.

LA TENUE DE LA COMPTABILITÉ
GÉNÉRALE DE L’ÉTAT

19
3.1.- LA COMPTABILITÉ DES CNC

Les CNC sont constitués par les trésoriers


principaux et municipaux. Ils exécutent des
opérations retracées dans les livres journaux et
documents comptables arrêtés suivant des
procédures bien définies.

Leurs comptabilités sont adressées aux trésoriers


régionaux ou départementaux auxquels ils sont
territorialement rattachés pour saisie,
enregistrement ou intégration suivant la nature
des supports comptables produits par leur
système d’information (manuel ou informatique).20
3.1.1.- Les documents comptables tenus
par les CNC

Les documents tenus par les CNC sont


constitués des livres de premières écritures
(quittanciers, journaux, calepin de caisse) et des
livres de secondes écritures (livres de
développement, livre centralisateur ou grand-
livre récapitulatif).

Tous les livres sont arrêtés au jour le jour.

21
Les livres de secondes écritures font ensuite
l’objet d’un arrêté décadaire et mensuel, en vue
de l’élaboration de l’extrait de la balance des
comptes du trésor encore appelé « relevé des
comptes mouvementés ».

Le relevé des comptes mouvementés peut être


remplacé par un « bordereau de versement
décadaire (ou mensuel) des opérations
effectuées » par les chefs de postes dont le
système comptable est encore manuel.

22
3.1.2.- Les procédures comptables chez les
CNC

Les CNC ne procèdent pas à l’imputation


définitive de leurs opérations.

Les principales opérations qu’ils effectuent sont


décrites à l’aide des comptes des classes 3, 4 et
5.

C’est une comptabilité relativement simple.

23
3.1.3.- La transmission des comptabilités
au CC de niveau 3

Les CNC procèdent à l’arrêté de leurs


comptabilités à la fin de chaque décade. Ils
transmettent les pièces justificatives au CC de
niveau 3. Celles-ci sont classées par nature de
recettes et de dépenses dans l’ordre
chronologique de dates.

Une bande machine est établie à l’appui de


chaque liasse de pièces. Cette bande doit
comporter les informations suivantes :
24
− le code du poste comptable ;
− le cachet du poste comptable ;
− la nature de l’opération ;
− les montants détaillés (une pièce justificative
par montant) ;
− le total.

Les fiches d’écritures sont établies à l’appui de


chaque liasse de pièces justificatives. Ces fiches
doivent comporter les informations ci-après :
− les comptes débité et crédité ;
− la spécification du poste comptable émetteur
de l’opération ;
25
− la spécification du poste comptable
destinataire final de l’opération ;
− la nature de l’opération ;
− le montant total de l’opération.

Un relevé des comptes mouvementés ou un


« bordereau de versement décadaire des
opérations effectuées » est établi.

Enfin, les feuillets originaux des documents de


premières écritures sont également joints aux
comptabilités.
26
3.2.- LA COMPTABILITÉ DES CC

3.2.1.- Les documents comptables tenus


par les CC

Les CC tiennent les mêmes livres que les CNC.


Les modalités d’arrêté des documents sont
également les mêmes.

A la fin de chaque mois, les CC de niveau 3 et 2


doivent produisent une balance des comptes
mouvementés adressée au comptable de niveau
supérieur de niveau 1.
27
3.2.2.- Les procédures comptables chez les
CC

En leur qualité de comptables principaux, les CC


ont habilitation sur l’ensemble des comptes
d’exécution de la loi de finances. A ce titre, ils
doivent donner une imputation définitive aux
opérations budgétaires dont ils sont assignataires
et justiciables devant la juridiction financière.

Les CC de niveau 3 (trésoriers régionaux,


départementaux, provinciaux) constituent le
premier échelon de centralisation des opérations
des CNC. 28
Ils transfèrent au CC de niveau 2 les recettes et
dépenses dont ils sont assignataires et
justiciables devant la juridiction financière.

Les CC de niveau 2 dénouent les transferts


reçus des CC de niveau 3. Ils centralisent les
opérations des autres comptables secondaires
qui leurs sont éventuellement rattachés
(administrations financières etc.)

29
En fin d’exercice , ils centralisent tous les
comptes budgétaires à l’aide du
compte 396 « opérations
centralisées » et en adresse le
résultat au comptable centralisateur
de niveau 1.

30
Le CC de niveau 1 assure la gestion de la
trésorerie de l’Etat, y compris la gestion de la
dette suivant l’organisation administrative de
chaque pays. Ils veille à l’équilibre des ressources
et des charges dans l’espace et dans le temps. Ils
centralisent l’ensemble des comptes des
comptables principaux et produits mensuellement
la balance générale des comptes de l’Etat. Il
établit le compte général de l’administration des
finances et élabore le projet de loi de règlement.

31
3.2.3.- La transmission des comptabilités
entre les CC

Les CC de niveau 3 transmettent les opérations


dont ils ne sont pas assignataires aux CC de
niveau 2 à l’aide de bordereaux de transfert de
recettes ou de dépenses, appuyés des pièces
justificatives. Ils adressent copie de leur balance
mensuelle à la fois aux CC de niveau 2 et 1.
Enfin, ils établissent les états de rapprochement
des comptes bancaires ou postaux dont ils sont
gestionnaires à l’attention du CC de niveau 1.

32
Les CC de niveau 2 transmettent les opérations
dont ils ne sont pas assignataires aux CC de
niveau 3 à l’aide de bordereaux de transfert de
recettes ou de dépenses, appuyés des pièces
justificatives. Ils adressent copie de leur balance
mensuelle, accompagnée états de rapprochement
des comptes bancaires ou postaux au CC de
niveau 1.

33
Le CC de niveau 1 transmet les opérations
dont il n’est pas assignataire aux CC de
niveau 3 et 2 à l’aide de bordereaux de
transfert de recettes ou de dépenses, appuyés
des pièces justificatives. Enfin il leur propose,
pour validation, les opérations portées
directement aux comptes de classes 6 et 7
pour les opérations dont ils sont assignataires.

34
4.

LA CENTRALISATION COMPTABLE

35
4.1.- DÉFINITION ET MODALITÉS

4.1.1.- Définition

Le trésor public, à travers son réseau de


comptables publics, est l’une des administrations
les plus déconcentrées de l’Etat. Il a en charge la
mise en œuvre de l’action financière de l’Etat. De
ce fait, la tenue de la comptabilité générale est
fortement déconcentrée. Or le budget de l’Etat
soumis aux règles de la comptabilité publique,
est un (principe de l’unité budgétaire).

36
Pour réaliser l’unité des comptes publics, la
comptabilité est organisée suivant le système
centralisateur.

« La technique de la centralisation comptable


est le mécanisme qui organise et structure la
comptabilité générale de l’Etat de manière à
lui donner toute son unité ».

37
4.1.2.- Modalités

Les modalités de centralisation pour l’atteinte


des objectifs de célérité et de production des
états financiers dans les délais
réglementaires, dépendent de la pertinence de
l’organisation administrative de la direction du
trésor et la de comptabilité publique, des
moyens de communication, de la qualité du
système d’informations et de la maîtrise des
procédures comptables.

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En zone CEMAC, le premier niveau de
centralisation retenu est celui des trésoriers
régionaux ou départementaux ; le deuxième
niveau est celui des trésoriers généraux, payeurs
généraux ou trésoriers-payeurs généraux ; le
troisième niveau est celui de l’agent comptable
central du trésor ou T-GP suivant les pays.

4.2.- ARCHITECTURE DE CENTRALISATION


COMPTABLE

4.2.1.- Schéma de centralisation


39
40
4.2.2.- Commentaire

Les relations comptables entre les CNC et les CC


de niveaux 3 sont des relations de centralisation.
Ce qui signifie que les opérations comptables de
base effectuées par les CNC sont d’abord
intégrées dans le système comptable des CC de
niveau 3, postes comptables de rattachement,
avant d’être apurées. Au terme des opérations de
centralisation, les comptes d’opération sur
l’initiative des CNC sont soldés.

41
Les relations comptables entre les CC de niveau
3 et de niveau 2, et d’une manière générale entre
comptables principaux, sont des relations de
transfert et vice-versa. Ce qui signifie que les
opérations transmises par les uns aux autres,
sont des opérations dont ils sont assignataires et
dont ils doivent rendre compte au juge des
comptes. Ces relations sont mis en œuvre par les
l’intermédiaire des comptes 391.00 « transfert de
dépenses » et 390.01 « transfert de recettes ».
Les comptes de transfert sont soldés à l’échelon
national par consolidation des comptes de
l’ensemble des comptables principaux.
42
Les relations comptables entre les CC de
niveaux 3, 2 et le CC de niveau 1 sont des
relations de centralisation mises en œuvre par le
compte 396 « opérations centralisées » (voir
communication sur les opérations de fin de
gestion). Au terme de cet exercice, l’unité de la
comptabilité de l’Etat est réalisée par application
du principe de « l’unité budgétaire ».

43
5.

ANNEXES

44
5.1.- Véhicule de l’information comptable
FICHE D’ECRITURES
ANNEE : JOURNEE :
Compte débité : Compte crédité :
SPECIFICATION SPECIFICATION
NATURE DES OPERATIONS MONTANT
N° 1 N° 2

TOTAL

CODE DU SERVICE CHARGE DE LA


SIGNATURE
CODE SERVICE COMPTABILITE AUXILIAIRE DU COMPTE
EMETTEUR JOUANT EN CONTRE PARTIE 45
5.2.- Extrait de balance des comptes
RELEVE DES COMPTES MOUVEMENTES

NUMERO OPERATION DE LA
DE BALANCE D’ENTREE BALANCE DE SORTIE
DECADE
COMPTE
DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT DEBIT CREDIT

TOTAL

à le
DANS L’ORDRE CROISSANT
DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE 46
5.3.- Format de grand livre récapitulatif
EXTRAIT DU GRAND LIVRE RECAPITULATIF

ARRETE AU 31 DECEMBRE N
PERIODE :

MASSES SOLDES BALANCE DE SORTIE


COMPTE
DEBITRICE CREDITRICE DEBITEUR CREDITEUR DEBIT CREDIT

TOTAL

à le
DANS L’ORDRE CROISSANT
DES NUMEROS DES COMPTES LE CHEF DE POSTE COMPTABLE 47
Je vous remercie

48