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VENEZUELA, 2002
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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
SECTORIAL INCE TURISMO
GERENCIA DE FORMACION PROFESIONAL
UNIDAD DE TECNOLOGIA EDUCATIVA
NIVEL: PERFECCIONAMIENTO
NIVEL: FORMACIÓN BÁSICA
MODO: HABILITACIÓN
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COMPRAS HOTELERAS
CONTENIDO
Pág.
- ¿ Qué es INCE TURISMO?
- Presentación
- Introducción
- Objetivos
- Compras Hoteleras 9
- Organización 30
- Mercadeo 32
- Bibliografía 93
COMPRAS HOTELERAS
¿QUÉ HACEMOS?
El INCE TURISMO desarrolla programas de formación, capacitación,
adiestramiento y especialización a través de un Sistema de Formación Profesional
al servicio de la Hotelería y el Turismo en Venezuela.
NUESTRA MISIÓN
Ejecutar en concordancia con el INCE RECTOR, bajo la tutela del Estado y la
participación de Patronos y Trabajadores, las acciones necesarias para alcanzar
una formación y capacitación continua de la fuerza laboral, complementando la
educación recibida en el sistema formal.
PRESENTACIÓN
seleccionado.
futuro desempeño.
COMPRAS HOTELERAS
INTRODUCCIÓN
OBJETIVO
INTRODUCCIÓN
UNIDAD I
COMPRAS HOTELERAS
Las compras son el medio por el cual se adquiere un bien o servicio a cambio de
dinero.
El cómo adquirir estos bienes o servicios, cuál escoger y porque es una facultad
que tiene el comprador una vez que se haya educado y formado debidamente. El
comprador debe saber la composición, cualidades, bondades y grado de
realización de los bienes y servicios de consumo en el hotel. Su relevancia
económica reside en que, al hacer de los compradores personas mejor informadas
y más discriminantes al comprar y al aportar el interés de las marcas comerciales a
las realizaciones de cada producto, coopera en la formación de unos mercados
perfectos y competitivos.
Compras de Alimentos
Compras de Bebidas
Compras de Suministros
Compras de Mantenimiento
Compras de Imprenta
Compras por Importación
Compras de Equipo de Operaciones
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COMPRAS HOTELERAS
Compras de F.F.& E.
Compras de Uniformes
Compras Menores (Caja Chica)
Compras Generales
COMPRAS DE ALIMENTOS
- Carne de res
- Carne de cerdo
- Aves y sus derivados
- Mantequilla
- Huevos
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COMPRAS HOTELERAS
- Quesos
- Leche y sus derivados
- Frutas secas
- Vegetales
- Legumbres
- Hortalizas
- Productos congelados
- Productos secos
- Mariscos
- Helados
- Pescados
- Panes (variedades)
COMPRAS DE BEBIDAS
Al igual que para los alimentos, para la compra de bebidas no existe ningún tipo de
presupuesto previamente establecido. Estas compras se rigen de acuerdo al
manual de bebidas, el cual es preparado por el contralor, de acuerdo a la
experiencia de consumo de los meses y años anteriores, en el cual están
establecidas las cantidades mínimas y máximas de consumos mensuales de cada
bebida aprobada para la venta del Hotel.
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COMPRAS
HOTELERAS
necesarias para el consumo del mes, además de realizar requisiciones
de
compras de bebidas y cantidades extraordinarias debido a los eventos o
banquetes que se estarán efectuando en el Hotel.
- Agua
- Refrescos
- Soda
- Whisky
- Ron
- Champagne
- Vinos
- Licores varios
Existen ciertas promociones que otorgan los proveedores por compras en volumen
y estas arrojan algún beneficio para el Hotel. Ciertas promociones vienen
presentadas con obsequios de cajas adicionales de alguna bebida específica,
según sea la orden de compra. Ejem: En diciembre los proveedores otorgan de 5
a 10 cajas de champagne gratis por la compra de 60 cajas o más, y así
sucesivamente pasa con las demás bebidas.
COMPRAS DE SUMINISTROS
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COMPRAS HOTELERAS
Cuando se habla se suministros se involucra todos los artículos utilizados por el
huésped en la habitación (champú gel, crema, jabón, kit costurero, gorro de baño,
kit dental), artículos de limpieza (cloro, jabón de lavar, pato purific, coletos,
escobas, bolsas de basura, papel sanitario), artículos de oficina y escritorio.
(carpetas, engrapadoras, hojas, bolígrafos, lápices, etc.).
COMPRAS DE MANTENIMIENTO
Las requisiciones son realizadas por el encargado del almacén de ingeniería los
primeros cinco días de cada mes y son revisadas y firmadas por el Gerente del
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COMPRAS HOTELERAS
Departamento de Ingeniería, quien las enviará a la aprobación de la Gerencia
General para luego ser remitidas al Departamento de compras para su ejecución.
- Pintura
- Material Eléctrico
- Material de Plomería
- Material de Albañilería
- Material de Construcción
- Herramientas
- Material de Iluminación
- Madera
- Gases (helio, oxígeno, nitrógeno)
- Artículos varios (acero, hierro, carbono, etc.)
- Repuestos para maquinarias de cocina, lavandería, etc.
COMPRAS DE IMPRENTA
Las compras del departamento serán autorizadas y revisadas por el Gerente del
Departamento de Imprenta, quien elaborará las requisiciones de compra y las
enviará al departamento para proceder a las debidas compras.
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COMPRAS HOTELERAS
- Tintas Especiales
- Repuestos para las maquinarias
- Guillotinas
- Papeles
- Cartulinas
- Cartón
- Productos Químicos
- Disolventes
- Pegas
- Etc.
Estas compras son las que se realizan fuera del pais de origen. Por ley todo
importador está en el deber de nacionalizar la mercancía que importe, a través de
un agente aduanal que se encargue de asesorarlo en todo lo que a este particular
se refiere.
En el caso del Gerente de Compras, esta asesoría es una necesidad por los
detalles de importancia que el agente maneja. No obstante, se ha considerado
conveniente incluir algunos de los conocimientos básicos que sobre importaciones
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COMPRAS HOTELERAS
deberá tener el Gerente de Compras, con el objeto de que sirvan para una futura
transacción de ese tipo.
Para todas las anteriores se generarán gastos adicionales a ser anexados a las
órdenes de compras de importación, y el Gerente de Compras deberá tener en
cuenta estos gastos, con el fin de adicionarlos a los costos de las mercancías y así
poder comparar los precios suministrados de los proveedores nacionales y
extranjeros.
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COMPRAS HOTELERAS
El equipo de operaciones constituye el conjunto de artículos necesarios para el
servicio del huésped, los cuales serán renovados cada año por el desgaste,
quiebra o pérdida, a consecuencia del mencionado servicio.
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COMPRAS HOTELERAS
Asimismo sucede con las compras de lozas, cubertería y vidrio, las cuales serán
canalizadas por el Gerente de Alimentos y Bebidas y tendrán el mismo
procedimiento. Para ambos casos el Gerente de Compras informará los precios
Bajo ningún concepto el Gerente de Compras podrá adquirir algún equipo que no
esté mencionado en el presupuesto original y solamente si lo autoriza por escrito la
Gerencia lo podrá hacer.
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COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS DE UNIFORMES
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COMPRAS HOTELERAS
quienes asumirán la necesidad de adquirir nuevos lotes de uniformes en la fecha
precisa o cuando algún Gerente de Departamento lo notifique.
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COMPRAS HOTELERAS
Cualquier desembolso de caja chica, debe estar respaldado por una factura a
nombre del Hotel, con la descripción de el o los artículos comprados, número de
factura y la fecha en la cual se realizó la compra. Todas estas compras son
Generalmente estos artículos por lo pequeño que son y por no tener una
secuencia de compra, no estan en stock en los almacenes del Hotel, por ende casi
siempre serán compras prácticamente de "urgencia", las cuales deberán ser
recibidas en el hotel a la mayor brevedad posible, el mismo día de solicitadas.
Cada vez que los fondos de la caja chica sean consumidos, el Gerente del
Departamento de Compras realizará un egreso de caja correspondiente a la
sumatoria del monto total de las compras realizadas para el momento, con la
finalidad de solicitar el reembolso de los fondos de la misma, este egreso de caja
chica deberá estar acompañado de todas las facturas de las compras realizadas.
El egreso será enviado al Departamento de Contabilidad para su revisión,
aprobación y firma del contralor, luego a la Caja General para que el cajero
proceda al reembolso del montante de las facturas.
En definitiva todas las facturas de caja chica deben ser enviadas antes del cierre
de cada mes, para que estos gastos se reflejen en la operación del mes de la
compra.
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COMPRAS HOTELERAS
COMPRAS GENERALES
Se denominan así a las compras que no están incluidas en ninguno de los tipos
mencionados anteriormente.
- Gorros de Cocina
- Bandejas de Escritorio
- Papeleras de Oficinas
- Marcos para cuadros
- Papel de Regalo
- Globos
- Telas
- Agujas
- Hilos
- Cierres
- Etc.
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COMPRAS HOTELERAS
Dentro de los factores que inciden de alguna forma en el proceso de las compras
se mencionan los siguientes:
- Calidad
- Precio
- Servicio
- Crédito
- Existencias
- Tiempo
CALIDAD
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COMPRAS HOTELERAS
PRECIO
Correlativo del factor calidad, es sin duda, el factor precio y es en ese punto en
donde incide toda discusión y regateo entre proveedores y comprador, sin
detrimento de la calidad, siendo en este punto donde se forjan realmente los
Gerentes de Compras.
Es muy cierto que la seriedad que caracteriza a los buenos proveedores está
íntimamente ligada a la mínima variabilidad en sus cotizaciones, siempre
vulnerable, en mayor o menor proporción, a la habilidad desplegada por parte de
quien compra.
Es de hacer notar que todo beneficio derivado de una buena compra incide sobre
el resultado neto con mayor proporción que los consecuentes de una buena venta,
ya que en el primero de los casos no dañará los intereses de los clientes.
SERVICIO
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COMPRAS HOTELERAS
No siempre los pedidos son hechos con la antelación deseada, con frecuencia,
surgen pequeñas emergencias a las que hay que hacer frente con la eficiencia del
proveedor, por su rapidez en el transporte y otros factores.
CRÉDITO
EXISTENCIAS
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COMPRAS HOTELERAS
- Ventas
- Producción
- Administración
- Operaciones generales.
TIEMPO
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COMPRAS HOTELERAS
Así pues, se puede concluir que el proveedor que garantice una mayor rapidez en
cuanto a despachos, con buen precio y calidad, además de ofrecer unas
excelentes condiciones de crédito será el indicado para la cartera de proveedores
con prioridad a la hora de realizar los análisis de las cotizaciones.
PLAN
El Plan de Trabajo es una serie de materias o trabajos en los que se divide una
actividad.
De la palabra Plan se deriva la palabra Planificación, por ende una vez trazados
los planes de trabajo podemos proyectar nuestra estrategia de trabajo para la
actividad diaria a desarrollarse en las Compras Hoteleras.
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COMPRAS HOTELERAS
PLANIFICACIÓN
Objetivos de la Planificación
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COMPRAS HOTELERAS
diarias (verduras, legumbres, carnes y viveres en general), las cuales se reciben
diariamente; luego se le da prioridad a aquellas compras que deberán ser recibidas
en el transcurso de 2 a 3 días (licores, material para imprenta, suministros de
limpieza y oficina, etc) y por último se realizan las compras de mercancías que
tengan un lapzo mayor de tiempo de entrega (lencería, maquinarias y equipos de
operaciones).
Un agente de compras que trabaja en forma planificada, tiene las nociones de las
fechas o lapsos de tiempos en los cuales se debe reponer las compras realizadas
en fechas pasadas; para así reponer los stocks del hotel, de esta manera puede
anticiparse a requerir las cotizaciones de las mismas.
AHORRO
Una buena planificación en las compras significa ahorro para el hotel. El hecho de
saber planificar el ¿cuánto se necesita?, ¿cuándo se necesita?, ¿dónde lo
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COMPRAS HOTELERAS
despacha el proveedor, en el hotel o se debe ir a recoger?, ¿qué calidad tienen los
productos?, estas interrogantes nos permiten realizar un estudio de mercado
amplio, comparar precios, calidad, garantías, forma de pago y de despacho. Todos
estos factores van a permitir generar un ahorro considerable para el hotel.
Dentro de la planificación del trabajo hay que tomar en cuenta ciertos factores
determinantes para la buena estructuración de la misma, tales como:
El Mercadeo tiene como finalidad complementar los datos de los cuales dispone el
comprador, y ampliar sus conocimientos acerca del origen geográfico del producto,
del número, dimensión y distribución territorial de las empresas que lo fabrican., las
formas y canales de distribución, los métodos, el grado de fluidez y de elasticidad,
así como la calidad y precio de los mismos.
ORGANIZACIÓN
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COMPRAS HOTELERAS
El agente de compras debe ser sumamente organizado en su jornada diaria de
trabajo. La organización consiste en arreglar, ordenar y fijar las prioridades de las
compras, para poder abastecer al Hotel de una manera adecuada y a tiempo de
todas las mercancías o servicios que se necesitan en un tiempo determinado.
Objetivos de la Organización
FIJAR PRIORIDADES
CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
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COMPRAS HOTELERAS
MERCADEO
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COMPRAS HOTELERAS
El estudio de mercado en compras es diferente en su propósito, al estudio de
mercado que realizan los servicios comerciales, se sitúa lógicamente antes de la
petición de la compra (requisición de compra). Esta tiene como finalidad
complementar de manera óptima la información que posee el comprador respecto
al producto (calidad, precio, garantía, etc); así como también arrojar datos del
proveedor y fabricador (ubicación geográfica, estabilidad y posición en el mercado,
canales de distribución, grado de fluidez y de elasticidad.
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COMPRAS HOTELERAS
- Existe un mercado real, donde compra actualmente.
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COMPRAS HOTELERAS
En las empresas grandes el mercadeo es vital, proporcionará ventajas
innumerables y condiciones óptimas, ya que incita a los proveedores a normalizar
su producción y mantener un nivel estándar de precios, lejos de fluctuaciones que
podrían afectar directamente al consumidor.
LA DEMANDA
Cantidad de una mercancía que los consumidores desean y pueden comprar a un
precio dado en un período dado. La cantidad de una mercancía que el consumidor
está dispuesto a comprar en un período dado, depende del precio, la cantidad de
la mercancía, el servicio proporcionado con ella, el precio de las mercancías con
ella relacionada (sustitutos o bienes complementarios), las preferencias del
consumidor frente a las mercancías alternativas, de su renta y de sus expectativas
acerca de la renta futura y los precios.
LA OFERTA
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COMPRAS HOTELERAS
tiempo, más serán los oferentes que podrán ajustar la producción para
beneficiarse de los cambios en el precio. En cualquier momento de tiempo dado, la
oferta y el precio en el mundo de la realidad estarán relacionados de una forma
que refleje el funcionamiento de las influencias a corto y largo plazo.
Funciones de Mercadeo
Cuando el Agente de Compras tiene definido estos aspectos, le será fácil cumplir
con su misión, con miras a lograr su objetivo.
Son muchas las empresas que cuentan con los resultados de la gestión de
mercadeo para determinar sus necesidades futuras en compras y para fijar la
política de adquisición durante el año.
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COMPRAS HOTELERAS
La capacidad de producción de un equipo, material o producto determinado, es
muy importante para los objetivos de mercadeo. A veces se encuentra un buen
producto a una distancia adecuada y a un precio ventajoso, pero la seguridad del
suministro está limitada a una acción estacionaria que no permite un flujo
permanente durante todo el año. En este caso, el Agente de Compras analizará las
posibilidades de un pedido máximo, o en su defecto, buscará dos o tres
proveedores para que le suministren el mismo producto en diferentes temporadas.
Ahora, bien la acción del mercadeo en compras no es limitativa a la producción,
sino también a la dimensión del consumo, quién y donde se consume.
Tipos
MERCADO DE COMPRADORES
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COMPRAS HOTELERAS
por Lo menos los gastos marginales y contribuyan en algo a los costes fijos. Los
mercados de compradores son característicos de las recesiones. También se dan
algunas veces para bienes determinados en épocas de pleno empleo, debido a la
lenta capacidad de ajuste de la economía frente a los cambios en la demanda, a la
sobre-estimación de la demanda, a la sobre estimación de plantas con exceso de
capacidad debido a la ignorancia de los planes de las otras empresas, o con pleno
conocimiento de los planes de los demás, pero con la intención de eliminar a los
rivales, o debido a la gran dificultad de predecir las cosechas.
MERCADO DE MERCANCÍAS
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COMPRAS HOTELERAS
"próxima" en una fecha futura. En ambos casos, se comercia con una amplia
variedad de grados individuales y calidades de la mercancía; las transacciones
"próximas" comprenderán también una amplia variedad de fechas de entrega y
diversas condiciones. Este comercio de "actuales", debe distinguirse del mercado
de operaciones a plazo que suministran muchas bolsas de mercancías
organizadas. A diferencia de los mercados de "actuales", en las operaciones a
plazo las mercancías tienen unos grados estandarizados. Su fin es el suministro de
una mercado suave que facilite el poder "cubrirse" del riesgo de las variaciones de
precios, de modo que un comerciante con un stock de una mercancía pueda,
mediante la venta de "futuros" cuando compra "actuales" cubrir cualquier riesgo de
pérdidas o ganancias no deseadas ocasionadas por la variación de precios.
Los Agentes de Compras deben realizar una de las tareas mas importantes dentro
de las funciones de compras que es la Investigación de Mercado.
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COMPRAS HOTELERAS
Los Agentes de Compras Hoteleras suelen mantener una estadística completa
sobre el desarrollo de los productos necesarios en su área (alimentos, bebidas,
suministros de limpieza, suministros de oficina, suministros de imprenta,
suministros de ingeniería, lencería, y equipos de operaciones), el número de
posibles proveedores y las características de cada uno de ellos (capacidad,
localidad, calidad, técnica, experiencia en el ramo y datos relativos a su
instalación).
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COMPRAS HOTELERAS
UNIDAD II
EL DEPARTAMENTO DE COMPRAS HOTELERAS
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COMPRAS HOTELERAS
Cuando se habla de “todas las compras”, se trata absolutamente de todo lo
necesario para que funcione una empresa hotelera, por ejemplo:
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COMPRAS HOTELERAS
entre Compras – los otros departamentos y la Gerencia General, que facilite y
agilice la comunicación proveniente del Departamento en cuestión hacia estos y
por ende la aprobación de determinadas Compras.
Muchas son las empresas, especialmente pequeñas y medianas, que confian los
servicios de compras a una sola persona, quien tendrá a su cargo, desde la
petición de ofertas hasta la conformación de la factura, pasando por la preparación,
cotización, orden de compra y la vigilancia de la ejecución.
Una estructura así, tiene la ventaja de la sencillez, pero parece más una medida de
emergencia poco propicia para el logro de la máxima eficacia del servicio.
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COMPRAS HOTELERAS
En el caso de los hoteles cuando son de gran categoría y tamaño, el Jefe de
Compras, puede a su vez nombrar agentes especializados en cierto tipo de
adquisición, pues son tan variadas las que suelen presentarse, que no basta su
experiencia para tratar negocios que le sean ventajosos a la empresa y por lo tanto
es necesario que delegue parte de sus funciones a quienes si están en capacidad
de obtener todas las ventajas posibles de una transacción. Es importante destacar
que tanto la autoridad como la responsabilidad de todas las compras efectuadas
por él o por sus agentes están centradas en él mismo.
Mejor calidad por menor costo: siempre se debe buscar el mejor precio de los
productos y con una excelente calidad, partiendo de la base de que lo más
económico no es lo más barato.
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COMPRAS HOTELERAS
Manejar y reponer los fondos de la caja chica, la cual es utilizada para compras
pequeñas de contado y/o compras de emergencia.
Vigilar las cotizaciones del mercado y sus fluctuaciones para organizar las compras
y mantener inventarios sobre períodos largos o cortos, dependiendo de estas
fluctuaciones.
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COMPRAS HOTELERAS
Revisar a diario los archivos de control, de esta manera se estará alerta a los
retrasos en las entregas y de las entregas incompletas, con el fin de hacerles el
debido seguimiento, para informar inmediatamente al jefe del Departamento
correspondiente los posibles retrasos y próximas entregas.
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COMPRAS HOTELERAS
Estar siempre actualizado con respecto a nuevas mercancías lanzadas al
mercado, teniendo así varias alternativas que ofrecer a los diferentes
departamentos del hotel.
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COMPRAS HOTELERAS
Importancia del Departamento de Compras Hoteleras
Esta centralización permite unificar en un solo lugar todos los requerimientos (por
más pequeños que sean) que requiera el hotel. De esta forma se controla
rigurosamente las requisiciones, evitando así las compras innecesarias, el
despilfarro de dinero, la duplicación de las compras y logrando el control de los
registros y facturas.
Gerencia
General
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Departament
o de
COMPRAS
COMPRAS HOTELERAS
Todos los departamentos que posee el Hotel (Ama de Llaves, Recepción, Atención
al Cliente, Lavandería, Contabilidad, Costos, Nómina, Recursos Humanos,
Adiestramiento, Crédito y Cobranzas, Reservaciones, Relaciones Públicas, Ventas,
Grupos y Convenciones, Cocina, Imprenta, Bares, Banquetes, etc.) dependen
directamente del Departamento de Compras. Cada uno de ellos debe solicitar
cualquier tipo de compra al Departamento y este de manera inmediata proceder a
dicha compra. De esta forma se unifica y centraliza todo Lo
AMA DE LLAVES
ALIMENTOS
LAVANDER
Y BEBIDAS
COMPRAS
IMPRENTA
CONTABILIDAD
RECEPCIO RECURSOS
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HUMANOS
COSTOS
COMPRAS HOTELERAS
EL AGENTE DE COMPRAS
Poco hay que decir de las funciones de los vigilantes de pedidos y de los
encargados de aceptar las facturas. Los primeros requieren cualidades normales
de orden, de método y de atención como en cualquier actividad administrativa.
Los segundos, deben manejar bien los números y tener facilidad de cálculos, pero
el Agente de Compras en su condición de comerciante y negociador, deberá tener
ciertas cualidades muy particulares que lo diferencian de los demás.
Persona que se encarga de realizar todas las compras locales que se requieran,
seleccionar los proveedores más idóneos de manera que arrojen un beneficio
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COMPRAS HOTELERAS
económico a la empresa y coordinar y supervisar el proceso de compras en
general, contratos, proyectos y demás necesidades que se presenten en el Hotel.
Dentro de las cualidades más importantes que debe poseer el Agente de Compras,
se mencionar las siguientes:
Tener disciplina y cordialidad para mantener a un nivel alto, las relaciones entre
proveedores y usuarios.
El agente de compras posee innumerables funciones, pero las más relevantes son
las siguientes:
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COMPRAS HOTELERAS
En nombre del hotel, revisa, firma y asesora las compras de F.F. & E, equipos
de operaciones, uniformes y todas las compras en general.
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COMPRAS HOTELERAS
Mostrar ante todo cliente interno y externo una actitud positiva, disposición y
espíritu de cooperación.
PROVEEDORES
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COMPRAS HOTELERAS
Trabajar con un buen proveedor y depositar confianza en él, es cosa que lleva
tiempo y a la que se llega gracias a unas mutuas y serias relaciones humanas y
comerciales.
Es importante apreciar las ventajas de un buen proveedor sobre todo ante las
informalidades de otros; resulta curioso destacar que el buen nombre comercial de
proveedores considerados como buenos ha sido frecuentemente reafirmado por la
poca seriedad de otros.
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COMPRAS HOTELERAS
Otras veces sucede que al comprar un artículo se piense primero en su calidad,
como factor decisivo para elegir un proveedor, no es menos cierto que otras veces
el departamento se inclina por el factor precio, en otras oportunidades, importa
más la seriedad comercial y sus posibilidades de servicio, sin dejar de lado las
facilidades de pago que nos puedan ofrecer.
Tipos de Proveedores
POTENCIALES
OBLIGADOS
DESESTIMADOS
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COMPRAS HOTELERAS
Son todos aquellos con los que se mantiene contacto ni relación comercial. Los
proveedores desestimados, en principio lo son por desinterés comercial
manifiesto.
FABRICANTES
La relaciones comerciales con ellos depende en gran parte del volumen de los
artículos que se solicitan, evitando intermediarios, consiguiéndose de este modo,
mejores precios.
MAYORISTAS
DETALLISTAS
Estos clientes externos del hotel son sumamente importantes para la empresa, ya
que tienen la gran responsabilidad de comprometerse con la empresa y cumplir
con todos los compromisos adquiridos con ella (con la intervención del
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COMPRAS HOTELERAS
Departamento de Compras) en cuanto a calidad de la mercancía ofrecida, garantía
de la mercancía y de despacho, despachos seguros y a tiempo, con buenos
precios y línea de crédito abierta.
Además el proveedor cumple con una de las más importantes funciones que es
mantener actualizado al Agente de Compras de todas las novedades existentes en
el mercado, así como las ofertas de nuevas mercancías.
Son todos los formatos necesarios, utilizados por el Agente de Compras, que
facilitan el manejo, control y estatus de las órdenes de compras y del
departamento en general, logrando así una gestión eficiente. Dichos materiales
son utilizados en la jornada diaria de trabajo del agente de compras y permiten
facilitar y organizar, de alguna manera, el volumen de trabajo que genera todo el
movimiento del hotel en cuanto a compras se refiere.
Tipos de Formatos
Requisiciones de Compras
Ordenes de Compras
Solicitudes de Cotización
Solicitudes de Cheques
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COMPRAS HOTELERAS
Solicitudes de Cheques
Egresos de Caja Chica
Catálogos
Archivos
Presupuestos
Listas de Precios
Listado de Proveedores
REQUISICIONES DE COMPRAS
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COMPRAS HOTELERAS
Nombre del Hotel
Número de la Requisición
Departamento Solicitante
Fecha
Cantidad en Inventario: esta es la cantidad que hay en existencia para el
momento de la elaboración de la requisición
Consumo Mensual: la cantidad que el hotel consume en un período de tiempo
de 30 días
Cantidad a comprar
Unidad: en que viene expresada la mercancía a adquirir: unidades, Kilos, Litros,
Tambores, Carboyas, etc.
Código: Código de la mercancía.
Descripción: Aquí se hace una descripción detallada de las características de
cada mercancía; ya que lo único que posee el agente de compras para su
adquisición, una descripción incompleta puede traer como consecuencia la
devolución de la misma.
Cotizaciones: Aquí hay tres renglones donde el agente de compras deberá
vaciar los precios de las tres cotizaciones (mínimo) solicitadas a los
proveedores, para su posterior análisis y escogencia del proveedor indicado.
Proveedor sugerido: El departamento solicitante podrá sugerir algún proveedor
específico, pero esto no implicará la compra definitiva a este proveedor.
No. De Cuenta: Cuenta contable a donde debe ser cargada la compra.
Fecha requerida de la entrega.
Firma Jefe de Departamento.
Motivo de la Requisición.
Proveedor escogido: Una vez realizado el análisis, se anotará el proveedor que
por sus mejores condiciones fue el escogido para la compra.
Costo Total.
Teléfono
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COMPRAS HOTELERAS
Condiciones de Pago: Contado o Crédito y a cuantos días de crédito.
Contacto.
Nro. de la Orden de Compra.
Fecha de entrega.
ORDENES DE COMPRAS
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COMPRAS HOTELERAS
el término de todo el proceso de compra, es el instrumento que formaliza la
compra y en muchos casos funciona como documento legal.
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COMPRAS HOTELERAS
Sirve de información a los Jefes de Departamentos.
SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
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COMPRAS HOTELERAS
SOLICITUDES DE CHEQUES
Las solicitudes de cheques son los formatos que elabora el agente de compras con
la finalidad de procesar los pagos de contado; estas solicitudes se realizan justo en
el momento de la aprobación de la orden de compra, así cuando el
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COMPRAS HOTELERAS
proveedor esté listo para despachar, el referido cheque para la cancelación de la
mercancía también estará listo.
Fecha
Nombre del Proveedor
Monto del Cheque en números y letras
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COMPRAS HOTELERAS
Número de la Orden de Compra
Código contable a donde será cargado el débito
Impuesto desglosado.
Firma del Jefe del Departamento de Compras.
Estas solicitudes, una vez firmadas por el jefe del departamento serán enviadas al
Departamento de Cuentas por Pagar con original y copia, para que sean
debidamente revisadas y procesadas a la mayor brevedad posible, con el fin de no
dar mayores demoras a los despachos de mercancías.
Estos formatos sirven al Agente de Compras para controlar todas las solicitudes de
cheques enviadas al Departamento de Contabilidad, cuáles estan procesadas y
por procesar, además de las fechas de entrega. Esto con el fin de realizar
seguimiento diminutos al Departamento de Contabilidad por si acaso existe algún
tipo de atraso en los pagos de mercancías a los proveedores.
Fecha
Nombre del Proveedor
Fecha de recepción del Dpto. de Contabilidad
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COMPRAS HOTELERAS
Los egresos son formatos que debe llenar el agente de compras con la finalidad de
reponer la Caja Chica que maneja el Agente de Compras. El monto de esta caja
chica varía según las dimensiones del Hotel, pero se deben realizar egresos
diariamente, con el fin de reponer a diario los fondos de la caja chica, ya que ella
provee los recursos necesarios para las compras inmediatas y de urgencia del
hotel.
Fecha
Nombre del Agente de Compra
Cargo
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COMPRAS HOTELERAS
Códigos contables
Descripción de las compras
Montos unitarios
Montos Totales
Total general (en números y letras) a ser reembolsado.
Firma del Agente de Compras.
CATÁLOGOS
Son todos aquellos folletos, revistas o brouchures que suministran los proveedores
al Departamento de Compras, contienen publicidad y promociones de nuevos
productos que son o serán lanzados al mercado con prontitud. Generalmente estos
catálogos traen información sobre marcas, garantías, bondades de los productos,
precios de introducción al mercado, calidad y características.
PRESUPUESTOS
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COMPRAS HOTELERAS
Esta información se le hace llegar al proveedor por medio de la Solicitud de
Cotización y el mismo la responderá a la mayor brevedad posible, con todos los
detalles, explicaciones y condiciones posibles, especificando la garantía, calidad,
marca, tiempo de entrega y forma de pago.
LISTAS DE PRECIOS
Son todas las listas de precios actualizadas que el proveedor debe suministrar al
agente de compras en forma constante, con el fin de tener los precios al día y
actualizados, además de cualquier tipo de correspondencia que notifique la
modificación del precio de uno o más productos.
LISTADO DE PROVEEDORES
Es el listado actualizado que debe llevar el agente de compras con todos los datos
posibles de los proveedores, de tal forma que cualquier persona perteneciente al
Departamento de Compras pueda accesar a esta información; claro está que ésta
información es confidencial y sólo para uso de los miembros del Departamento de
Compras. Además, es de suma importancia este listado ya que permite de una
forma rápida, sencilla y eficaz obtener los datos de algún proveedor específico, u
obtener información de quien vende determinado tipo de mercancía, o los números
de teléfono de contacto, etc.
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COMPRAS HOTELERAS
Nombre del proveedor: Persona contacto
Número de Celular
Número de Rif
Número de Nit
Dirección Fiscal
Dirección de Email
Estos formatos son importantes ya que sin ellos no se tendría ningún tipo de
información u organización en el departamento de compras, en un momento
determinado o en un lapso de tiempo establecido. Además sin ellos no se podría
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COMPRAS HOTELERAS
obtener la información necesaria sobre mercancías despachadas o por despachar,
pagos pendientes, totales de gastos acumulados, etc., información primordial para
el control y la buena gestión de compras hoteleras.
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COMPRAS HOTELERAS
UNIDAD III
EJECUCIÓN DE LAS COMPRAS HOTELERAS
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COMPRAS HOTELERAS
Fases
Las compras hoteleras se pueden dividir en cinco (5) fases de ejecución, las
cuales son las siguientes:
Previsión de Existencias
Ejecución de las Compras
Seguimiento de Despachos
Recepción de Mercancías
Control de Inventarios
Todas estas fases son importantes para el proceso y el buen desarrollo de las
compras, el comprador debe estar atento a cada una de ellas. De esta forma,
teniendo una buena previsión de las existencias mediante un contacto continuo con
los jefes de los almacenes, realizando las compras a tiempo con el proveedor
indicado, teniendo siempre el seguimiento de los despachos al día y bajo un total
control, manteniendo la información actualizada con el receptor de mercancía
sobre los productos despachados y por despachar y teniendo un control riguroso
de los inventarios, el agente de compras realizará una gestión excelente es todos
sus aspectos.
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Aprovisionar una empresa es prever sus necesidades, planificarlas, satisfacerlas a
través de una gestión de compras, que asegure la recepción de lo que se pide,
conformando el pago de las facturas, vigilando las entregas a los almacenes y el
envío a los servicios que han de utilizar dichos productos, garantizando de esta
forma un flujo regular de abastecimiento.
Cualquiera que sea el perfil psicológico del comprador, el cual depende en cierto
grado del tipo de mercado en que opere, hay que destacar dos cualidades básicas:
la imaginación y la flexibilidad, que deberá aplicar para encontrar las mejores
soluciones en la búsqueda de una compra determinada. Todas las compras no se
realizan de la misma forma, aunque el patrón procedimiento es igual en todas sus
fases y las razones a favor de esta diversidad son múltiples.
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COMPRAS HOTELERAS
Emisión de solicitudes de cheques.
Aprobación de solicitudes de cheques.
Seguimiento de las solicitudes de cheques.
Envío de órdenes de compra y confirmación de despachos.
Notificación a los proveedores de los pagos al contado.
Proveedores sin despacho (pago a crédito).
Proveedores sin despacho (pago de contado).
Seguimiento y control de mercancía recibida y por recibir.
Anulación de órdenes de compra.
Clausura de órdenes de compras.
Mantener la reposición de inventarios en los almacenes.
Comunicación diaria con los diferentes Departamentos.
Atención de proveedores.
Búsqueda de nuevos proveedores.
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g) Se aprueban estas requisiciones.
RECEPCIÓN DE COTIZACIONES
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Si no se reciben para ese lapso, el agente deberá llamar a los proveedores
por cotizar e informarles la premura y acotarles la urgencia de cada caso,
con el fin de recibir las cotizaciones de inmediato y así poder agilizar el
trabajo.
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- Mejores marcas y calidad de los productos.
- Tiempo de despacho prudencial.
- Responsabilidad.
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COMPRAS HOTELERAS
Según presupuesto anexo N° de fecha . Tiempo de
entrega: . Forma de pago: .
Para ambos casos se coloca una Nota Explicativa del destino y uso que
llevará esta mercancía.
c) El contralor revisará todas las órdenes de compra junto con sus anexos y los
reportes de gastos, firmará las mismas y las aprobará, luego se envían
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COMPRAS HOTELERAS
a la Gerencia General para su aprobación final. Se recogerán las órdenes
de compra del Departamento de Contabilidad.
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COMPRAS HOTELERAS
a) Las órdenes de compra que tengan pagos de contado, se les elaborará las
respectivas solicitudes de cheques; a través de una planilla que debe tener
los siguientes datos:
- Monto total
- Fecha
- Nombre del proveedor
- Descripción del pago y número de orden de compra
- Nombre de la cuenta a donde destinar el pago
- Número de la cuenta a donde destinar el pago
- Monto de la orden sin impuesto
- Impuesto desglosado
- Monto total del cheque
- Firma del Departamento de Contabilidad
- Firma del Gerente de Compras
b) Se elabora un original
c) Se anexará la solicitud de cheque a la orden de compra, junto con sus
anexos.
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APROBACIÓN DE SOLICITUDES DE CHEQUES
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e) Se retirará del Departamento de Contabilidad (Cuentas por Pagar) el
cheque debidamente firmado.
f) Se le notificará al chofer sobre el día a ser recogida la mercancía.
g) Se le entregará el cheque al chofer.
h) Se le hará seguimiento hasta que la mercancía esté en el hotel.
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g) De darse el caso de un nuevo retraso en los despachos, se deberá repetir
los pasos anteriores, hasta tomar la decisión de anular la orden de compra y
cambiar de proveedor.
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CLAUSURA DE ÓRDENES DE COMPRAS
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COMUNICACIÓN DIARIA CON LOS DIFERENTES DEPARTAMENTOS
a) Se tendrá una comunicación diaria con todos los departamentos y con los
almacenes, para así poder realizar un trabajo eficiente.
b) Se le preguntará a los gerentes si existe algún pedido urgente por hacer.
c) Se le preguntará al almacenista si tiene algún requerimiento urgente por
hacer para ese día.
d) También se le solicitará al almacenista las novedades del día anterior, tales
como:
- ¿Cuál mercancía se recibió?
- ¿Cuál mercancía se devolvió?
- ¿Cuál mercancía se despachó por error?
- ¿Cuáles ordenes fueron despachadas parcialmente?
- ¿Cuáles cambios de mercancía hubo?
e) Es importante mantener una comunicación abierta y total con los
almacenistas. Se les debe informar cualquier novedad o inconveniente que
se tenga con un despacho o proveedor, para así poder tomar las medidas
necesarias y no tener ningún tipo de atraso o problema con las mercancías
solicitadas.
ATENCIÓN DE PROVEEDORES
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COMPRAS HOTELERAS
d) Se les solicitará de vez en cuando, la actualización de los datos de la
empresa, tales como:
- Dirección de la empresa
- Número de Rif.
- Número de Nit.
- Número de teléfono
- Nombre del gerente de la empresa
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Este reporte tiene la intención de alertar al Chef Ejecutivo sobre los productos
requeridos para la elaboración de los menús. A través de la fluctuación de precios y
considerando la relación existente entre el costo y el precios de venta,
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tanta frecuencia los menús elaborados con productos que puedan tener un alza de
precios momentáneo.
Los Hoteles que compran directamente las verduras, frutas y otras legumbres a un
proveedor, deben estar enterados de los precios del mercado mayor.
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Son los reportes que el agente de compras elabora mensualmente. Arrojan los
totales acumulados de las compras de ciertos renglones en una fecha determinada
y los totales generales al cierre del ejercicio mensual. Esto se hace con el fin de no
sobrepasar el presupuesto otorgado por el Departamento de Contabilidad y
controlar los gastos y costos mensuales de cada departamento.
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Mes en curso
Nombre del Area correspondiente (Ingeniería, Cocina, Imprenta, etc)
Número de Orden de Compra
Número de Requisición
Nombre del Proveedor
Descripción de la Compra
Monto de la Orden
Estatus de la orden (Aprobada o por Aprobar)
Total General Acumulado
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BIBLIOGRAFÍA
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Reproducción:
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