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• Cuando se llenen
las cajas, se debe
realizar hasta donde
el diseño de ésta lo
permita.
• Se les solicita sellar cada caja solo con “Amarras Plásticas”, para evitar que
con el traslado se abran las cajas.
Llenado de Planilla Iron Mountain
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 1° Columna (A): agregar el número de cliente asignado a nuestra empresa, en
este caso siempre será CS586
• En la 5° Columna (E): escribir la sigla que fue asignada para el Departamento al cual
corresponde al archivo. Las que existen son:
- Contabilidad (CON)
- Bodega (BGA)
- Departamento de Personal (DP)
- Departamento de Prevención (DPREV)
- Departamento Subcontratistas (DP)
- Departamento Técnico (DT)
- Departamento Sistema Gestión de Calidad (DSGC)
- Departamento Post Venta (DPVTA)
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 6° Columna (F): se debe agregar de forma abreviada el tipo de registro que se
está almacenando
CODIGO ABREVIADO NOMBRE DOCUMENTO
AJUST AJUSTES
ARC ARCHIVO
ARCSC ARCHIVO SUBCONTR.
CARPER CARPETAS PERSONAL
CARPSUB CARPETAS SUBCIDIOS
CERTIF CERTIFICADOS
CONTR CONTRATOS
REGIS REGISTROS
DTECN DOCUMENTOS TECNICOS
EGR EGRESOS
FACT FACTURAS
FPERS FICHA DE PERSONAL
FINIQ FINIQUITOS
GDESP GUIAS DE DESPACHO
INF INFORMES
ING INGRESOS
PLCONS OFICINA TECNICA PLANOS
PROTO PROTOCOLOS
TRAS TRASPASO
LM LIBRO MAYOR
LD LIBRO DIARIO
LC LIBRO COMPRA
LV LIBRO VENTAS
LCV LIBRO COMPRA VENTA
LOBR LIBRO OBRA
PLANOS PLANOS
Nota: en el caso que un documento que resguardan no figura en esta nómina, colocar abreviatura (REGIS).
Desde enero del año 2014 Iron Mountain no acepta la abreviatura DOC, por ser genérico.
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 7° y 8° Columna (G y H): agregar la fecha “desde” y “fecha hasta”, de la
documentación que contiene la caja, ejemplo la caja contiene registros xx desde
01/04/2014 hasta 30/08/2014.
Nota: Los documentos que no necesiten resguardo en Bodega Externa y sin embargo el
EO determina que la información es importante y desee ser resguardada en bodega,
debe ir especificado en un “comentario” en el Control de Registro con Resguardo
Posterior F.GC.05.04.
Cómo resguardar documentación
nivel 2?
• Una vez recibidas las cajas café, deben completar y pegar la etiqueta del formulario
FORMATO IDENTIFICACIÓN DE CAJAS F.GC.05.08, de acuerdo a la documentación que
se esté resguardando.
• No es necesario escribir ni pegar nada más en la caja, solo la etiqueta anteriormente
señalada.
• Al igual que las cajas de Iron Mountain, deben resguardar la documentación sin que
sobrepase su límite, con el fin que la caja se cierre correctamente
Sellado de Cajas
• Se les solicita sellar cada caja solo con “Amarras Plásticas”, para evitar que
con el traslado se abran las cajas.
Llenado de formulario Control de
Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04
Llenado Control de Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04
• En la 11° Columna (K): agregar fecha envío a resguardo. Corresponde al mes y año en
que se envía el registro resguardar, ejemplo 082014 (agosto de 2014)
• En la 12° Columna (L): agregar fecha término de resguardo. Corresponde al mes y año
en que se eliminará el registro, de acuerdo a lo indicado en la columna J y K, ejemplo
082024.
Envío de Planilla Iron Mountain y Formulario Control de
Registro con Resguardo Posterior F.GC.05.04
• Una vez que completadas la Planilla de Iron Mountain y el Control de Registro con
Resguardo Posterior F.GC.05.04, enviar al Administrador de Registros, para ser
revisado y se les indicará las observaciones a corregir en el caso que lo hubiese.
• El Procedimiento de Control de Registros P.GC.05 señala que una vez que se ingresen
las cajas a Bodega Central, el Administrador de Registros revisará al azar una caja. De
no coincidir con lo declarado en el Control de Registros con Resguardo Posterior
F.GC.05.04 y con la Planilla de Iron Mountain, se devolverán todas las cajas a la obra,
para su reclasificación.