Vous êtes sur la page 1sur 17

Resguardo Documentación de Obra

 PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS P.GC.05


 INSTRUCTIVO PARA EL RESGUARDO DE LOS REGISTROS I.GC.05.02
• El Control de Calidad debe coordinar con los encargados de los
diferentes departamentos, la documentación que almacenarán y de
acuerdo a esto, solicitar al Administrador de Registros:
 Cantidad de Cajas para Bodega San Pablo y Bodega Externa (junto
con sus respectivas etiquetas). Previo V°B° del EO.
 Planilla Iron Mountain.
Código de la obra que se asignará.

• El Control de Calidad como encargado de este proceso, debe


completar Planilla Iron Mountain solo con información de la
documentación que almacenarán en Bodega Externa (nivel 3) y a su
vez debe completar el Control de Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04 con toda la documentación que almacenarán en Bodega
Externa (nivel 3) y Bodega San Pablo (nivel 2)
Cómo resguardar documentación
nivel 3?
• Una vez recibidas las cajas y etiquetas de Bodega Externa, deben colocar las
etiquetas tal cual figura en las imágenes, de lo contrario Iron Mountain puede
rechazar las cajas.
• No es necesario escribir ni pegar nada más en la caja, solo la etiqueta.
• En lo posible solo se debe llenar la caja con un mismo tipo de documento.
Esto facilita posteriormente el proceso de búsqueda y destrucción.
Llenado de Cajas

• Cuando se llenen
las cajas, se debe
realizar hasta donde
el diseño de ésta lo
permita.

• Estas cajas están mal


llenadas, ya que sobrepasan
el límite de su capacidad,
por ello la tapa no puede
ser colocada
correctamente.
Sellado de Cajas

• Se les solicita sellar cada caja solo con “Amarras Plásticas”, para evitar que
con el traslado se abran las cajas.
Llenado de Planilla Iron Mountain
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 1° Columna (A): agregar el número de cliente asignado a nuestra empresa, en
este caso siempre será CS586

• En la 2° y 3° Columna (B y C): agregar el número de etiqueta que se pegó en la caja.

• En la 4° Columna (D): agregar el código de la obra que fue solicitado anteriormente al


Administrador de Registros junto con la Planilla Iron Mountain.

• En la 5° Columna (E): escribir la sigla que fue asignada para el Departamento al cual
corresponde al archivo. Las que existen son:
- Contabilidad (CON)
- Bodega (BGA)
- Departamento de Personal (DP)
- Departamento de Prevención (DPREV)
- Departamento Subcontratistas (DP)
- Departamento Técnico (DT)
- Departamento Sistema Gestión de Calidad (DSGC)
- Departamento Post Venta (DPVTA)
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 6° Columna (F): se debe agregar de forma abreviada el tipo de registro que se
está almacenando
CODIGO ABREVIADO NOMBRE DOCUMENTO
AJUST AJUSTES
ARC ARCHIVO
ARCSC ARCHIVO SUBCONTR.
CARPER CARPETAS PERSONAL
CARPSUB CARPETAS SUBCIDIOS
CERTIF CERTIFICADOS
CONTR CONTRATOS
REGIS REGISTROS
DTECN DOCUMENTOS TECNICOS
EGR EGRESOS
FACT FACTURAS
FPERS FICHA DE PERSONAL
FINIQ FINIQUITOS
GDESP GUIAS DE DESPACHO
INF INFORMES
ING INGRESOS
PLCONS OFICINA TECNICA PLANOS
PROTO PROTOCOLOS
TRAS TRASPASO
LM LIBRO MAYOR
LD LIBRO DIARIO
LC LIBRO COMPRA
LV LIBRO VENTAS
LCV LIBRO COMPRA VENTA
LOBR LIBRO OBRA
PLANOS PLANOS

Nota: en el caso que un documento que resguardan no figura en esta nómina, colocar abreviatura (REGIS).
Desde enero del año 2014 Iron Mountain no acepta la abreviatura DOC, por ser genérico.
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 7° y 8° Columna (G y H): agregar la fecha “desde” y “fecha hasta”, de la
documentación que contiene la caja, ejemplo la caja contiene registros xx desde
01/04/2014 hasta 30/08/2014.

• En la 9° Columna (I): no se debe llenar.

• En la 10° Columna (K): agregar obligatoriamente descripción del documento que se


está almacenando, ejemplo:
- Protocolo Enfierradura
- Protocolo Hormigón
- Guías de Despacho
- Carpeta Trabajador
- Acta Comité Paritario

• En la 11° y 12° Columna (L y M): opcionalmente agregar mayor descripción del


documento que se está almacenando, ejemplo:
- (columna K) Carpeta Trabajador
- (columna L) A a la F
Llenado de Planilla Iron Mountain
• En la 13° Columna (N): agregar la fecha de destrucción del documento incluyendo
solo fecha y año. Esto basado en el tiempo de retención estipulado en la Lista Maestra
de Registros F.GC.05.01 publicada en Plan OK., ejemplo:
- “Guías de Despacho” de acuerdo a Lista Maestra de Registros tienen un resguardo
de 6 años y la documentación fue resguardada en julio del 2014, entonces se debe
colocar en la columna N 072020

Nota: Los documentos que no necesiten resguardo en Bodega Externa y sin embargo el
EO determina que la información es importante y desee ser resguardada en bodega,
debe ir especificado en un “comentario” en el Control de Registro con Resguardo
Posterior F.GC.05.04.
Cómo resguardar documentación
nivel 2?
• Una vez recibidas las cajas café, deben completar y pegar la etiqueta del formulario
FORMATO IDENTIFICACIÓN DE CAJAS F.GC.05.08, de acuerdo a la documentación que
se esté resguardando.
• No es necesario escribir ni pegar nada más en la caja, solo la etiqueta anteriormente
señalada.

• Al igual que las cajas de Iron Mountain, deben resguardar la documentación sin que
sobrepase su límite, con el fin que la caja se cierre correctamente
Sellado de Cajas

• Se les solicita sellar cada caja solo con “Amarras Plásticas”, para evitar que
con el traslado se abran las cajas.
Llenado de formulario Control de
Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04
Llenado Control de Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04

• En la 1° Columna (A): agregar el nombre de la Obra o el Departamento, esta última


en el caso que sea resguardo desde Oficina Central.

• En la 2° Columna (B): agregar el área donde corresponde el registro de acuerdo a lo


que figura en la Lista Maestra de Registros F.GC.05.01, ejemplo:
- Adquisición y Bodega (AB)
- Administración y Finanzas (AF)
- Gerencia General (GG)
- Obra (OB)
- Prevención de Riesgos (PR)
- Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

• En la 3° Columna (C): agregar el departamento donde corresponde la documentación


que se está resguardando.
Llenado Control de Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04

• En la 4° Columna (D): agregar el nivel del registro. Esto está estipulado en el


Procedimiento de Control de Registros P.GC.05 (punto 2.5.1)
- Registro de 1º Nivel
- Registros de 2º Nivel
- Registros de 3º Nivel
- Registros de 4º Nivel

• En la 5° Columna (E): agregar código del registro. Corresponde a la codificación del


documento. En el caso que el documento no tenga código colocar S/N.

• En la 6° Columna (F): agregar descripción. Corresponde al nombre del registro.

• En la 7° Columna (G): agregar cargo responsable. Corresponde al cargo del


responsable del registro.
Llenado Control de Registro con Resguardo Posterior
F.GC.05.04
• En la 8° Columna (H): agregar restricción de acceso. Corresponde al personal que podrá
tener acceso al documento cuando ya esté resguardado.

• En la 9° Columna (I): agregar ubicación de resguardo del registro. Corresponde a:


- Bodega Oficina
- Bodega Externa
- Bodega San Pablo

• En la 10° Columna (J): agregar tiempo de resguardo. Corresponde al resguardo posterior


del registro, estipulado en la Lista Maestra de Registros F.GC.05.01, ejemplo 10 años.

• En la 11° Columna (K): agregar fecha envío a resguardo. Corresponde al mes y año en
que se envía el registro resguardar, ejemplo 082014 (agosto de 2014)

• En la 12° Columna (L): agregar fecha término de resguardo. Corresponde al mes y año
en que se eliminará el registro, de acuerdo a lo indicado en la columna J y K, ejemplo
082024.
Envío de Planilla Iron Mountain y Formulario Control de
Registro con Resguardo Posterior F.GC.05.04

• Una vez que completadas la Planilla de Iron Mountain y el Control de Registro con
Resguardo Posterior F.GC.05.04, enviar al Administrador de Registros, para ser
revisado y se les indicará las observaciones a corregir en el caso que lo hubiese.

• Solo cuando el Administrador de Registros de su V°B° sobre la recepción de la Planilla


y de Formulario F.GC.05.04, podrán despachar las cajas a Bodega San Pablo, para
luego internamente distribuir las cajas que correspondan a Bodega Externa.

• El Procedimiento de Control de Registros P.GC.05 señala que una vez que se ingresen
las cajas a Bodega Central, el Administrador de Registros revisará al azar una caja. De
no coincidir con lo declarado en el Control de Registros con Resguardo Posterior
F.GC.05.04 y con la Planilla de Iron Mountain, se devolverán todas las cajas a la obra,
para su reclasificación.

Vous aimerez peut-être aussi