UNIVERSIDAD DE LAS FUERZAS ARMADAS “ESPE”

DEPARTAMENTO DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y DE

COMERCIO
TEMA:
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS ÁREAS DE TRABAJO

GRUPO N° 4

INTEGRANTES:

VIVIANA CHECA
KEVIN CHECA
CARMEN SILVA
JONATHAN ÑACATA
GISSELA GALEAS
DANIEL YANEZ
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO EN LAS
ÁREAS DE TRABAJO
• Se refiere a la disposición física de los puestos de
trabajo, de sus componentes materiales y a la
ubicación de las instalaciones para la atención y
servicios al personal y a los clientes.
OBJETIVOS

Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo.

Crear condiciones que permitan realizar su trabajo en un ambiente

favorable.

Contribuir a que genere productos, servicios de calidad y sea mas

competitiva
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA
REALIZACIÓN
DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL
ESPACIO
FACTORES QUE LO ORIGINAN
• Establecimiento de nuevos objetivos.
• Reformas en la estructura de la organización.
• Modificación de los sistemas
• Estrategia de marketing.
• Implementación de una dinámica de trabajo basada en
procesos.
• Incremento del volumen de trabajo.
• Aumento o disminución de personal.
• Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
• Renovación del mobiliario y equipo.
• Atención del servicio a clientes
ASPECTOS ORGANIZACIONALES

Aspectos
Organizacionales

Conjunto de criterios
para alinear las
estrategias

Estructura
organizacional , la
cultura y liderazgo
como base del
funcionamiento de
una organización
ASPECTOS ORGANIZACIONALES

Estrategia

La distribución del
espacio contribuye de un
esfuerzo competitivo y
enfoque de negocio de la
organización.

Produciendo resultados
superiores a los estándar
de la industria para ello
hay que tomar en cuenta
los siguientes elementos.
Elementos:

Estrategia Ser acordes con la misión y objetivos tratados

Incluir sus niveles de aplicación (corporativo,

funcional, de negocio, global)

Utilizar la cadena de mando (superior, medio,

operativo) para fluir en la estructura orgánica

Establecer una clara relación estrategia

desempeño
 Estructura
Relaciones de trabajo entre las unidades que la componen

Sistemas de información y procesos de comunicación establecidos

Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones

Adecuada supervisión de trabajo y comodidad de realización

Cambios en la estructura orgánica y funcional

Ubicación de las áreas de atención a cliente en lugares accesibles.

Cuando el estudio se origina por cambio de domicilio, apertura de nuevas
instalaciones o remodelación es conveniente tomar en cuenta los siguientes
aspectos.

Estructura Considerar los programas de asignación de espacio deben

estar relacionados con la planeación urbana y ecológica y
con sus actividades
Prever zonas de estacionamiento para vehículos de
personal y clientes

Respetar las disposiciones normativas que regulan su

funcionamiento

Contemplar la posibilidad de crecimiento

 Cultura organizacional
La distribución del espacio debe fomentar el respeto a las creencias actitudes,
valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los
integrantes de la organización

Fortalecer los valores medulares par una formación de cultura fuerte

Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto y una de bajo
contexto

Crear condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable , de logro, de

clan y burocracia

Lograr un mayor compromiso del personal

 Liderazgo
Las instalaciones son un medio que incide en el comportamiento del líder
y sus subordinados, particularmente en el grado de formalidad o
informalidad que se manifiesta.

Significa el espacio para que convivan con armonía y flexibilidad.

Un gran líder produce elementos tales como:

Liderazgo La interacción positiva del personal en función de los objetivos
e influencia mutua

Un buen manejo de la motivación, confianza, conocimiento e

inteligencia

Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro enfocado

en tareas especificas y macro enfocado a estrategias

Los modelos para su ejercicio en particular (situacional,

transaccional , transformacional, estratégico)
Responsabilidad de su ejecución
• La disposición eficaz de las instalaciones puede efectuarse a
través de:
Unidades de manejo administrativo

Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento

Equipo de trabajo integrado con ese propósito

Consultores externos
Orientar las acciones en términos de
homogeneidad y congruencia.
Integración Total
• Integrar y coordinar
• Personas, equipos y maquinas.

Mínima Distancia Recorrida

• Objetos, documentos, formas, materiales y piezas para circular lo menos posibles.

Circulación
• Áreas y Unidades en el mismo orden.

Flexibilidad
Ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia
mínimos.
 Distribución Eficaz y alcázar los
objetivos mencionados
 Concentrar al personal en amplios locales de trabajo.
 Evitar superficies donde trabajen exceso de personas ya que atenta contra el
bienestar y la eficiencia.
 Cuando se necesita aislar a algún puesto.( utilización de separadores móviles)

Distribución Distribución modular Distribución modular Distribución modular

modular simple para cuatro personas ejecutivo “mando medio”
 El trabajo tiene que fluir siempre hacia delante. Evitar idas y vueltas, los
cruces y el movimiento innecesario.
 Colocación del escritorio con o sin maquina de escribir o calculadora, así
como la silla o el sillón para un puesto de trabajo.
 Unidades que tengan funciones similares de colocarse de modo
adyacente.

Movimiento en el
área de trabajo
 Los escritorios deben tener un estilo uniforme y la división acorde al
trabajo.
 La ubicación de los escritorios deben permitir que la luz natural pase sobre
el hombro izquierdo de cada persona.
 Unidades de servicio, como archivos, pool secretarial y fotocopiado.
Ubicadas cerca de las que requieren su servicio.
 Colocar en arias a prueba de sonido.
 Unidades de mucho contacto con los clientes deben estar cerca de las
entradas, asesores y zonas de recepcionista.
 Para efectuar modificaciones deben usarse panales o divisiones como
paredes.
 Archivos y equipos de utilización frecuente deben estar cerca de las
personas que lo usan.
 Proporcionar al personal y a los visitantes :
• Sanitarios
• Espacios para periodos de espera
• Suficientes tomas de agua
 Disponer de un lugar destinado a bodega.
 Pasillos anchos .
 La organización debe transmitir orden y confianza
 Especificaciones por tipo de
área

El despacho privado: Las oficinas deben

contar con algunos despachos aislados,
por razones del nivel jerárquico, trabajo
confidencial, necesidad de
concentración o todo ello
simultáneamente.
Al evaluar la necesidad de instalar despachos privados para un
individuo o grupo de empleados, es necesario tener en cuenta
que por su tipo de trabajo requieren:
• Estar protegidos de distracciones visuales, como el tránsito
normal de la oficina.
• Prevenir distracciones causadas por el sonido, como las
conversaciones de la oficina.
• Tener privacidad para sostener conversaciones
confidenciales personales o por teléfono.
• Disponer de mobiliario que ofrezca una imagen seria e
institucional.
• Contar con una atmósfera tranquila, propicia para el estudio
y la reflexión que demanda el desarrollo de ciertos trabajos.
Relación de ubicación entre despachos
generales y privados

El área o superficie de la organización tiene que analizarse

previamente a la distribución o redistribución del espacio, en estos
casos es aconsejable:
• Asignar el mayor espacio abierto para el despacho general
• Proporcionar por lo menos una extensión lateral con ventanas a
cada oficina general
• Agrupar los despachos privados y dar a todos el mismo fondo con la
finalidad de que estén alineados.
• Localizar el lugar donde el supervisor pueda ver al personal y
verificar que la distancia entre éste y su oficina sea mínima.
Disposición de mobiliario y equipo
Una vez definida la distribución del espacio, debe planearse la disposición del
mobiliario y equipo tomando en cuenta lo siguiente:
• Los escritorios deben estar orientados, en la medida de lo posible, con el frente
en la misma dirección
• Es preferible emplear de uno a dos escritorios por hilera y evitar así distracciones
del personal. • No deben ordenarse los escritorios con el frente hacia las ventanas,
para evitar el resplandor de la luz exterior, ni tampoco frente a una pared sólida o
traslúcida
• Es conveniente colocar lejos de las áreas de trabajo el mobiliario y equipo
utilizado por personal cuyas funciones hacen indispensable una fuerte interacción
o labor de equipo.
• Los depósitos de agua y percheros deben ser ubicados lejos de los lugares de
trabajo para que el acceso a ellos no ofrezca distracción
• Puertas
Debe procurarse que abran hacia
dentro de las habitaciones y no
hacia los lugares de paso, hacia el
centro del local y no hacia las
paredes. • Las puertas de
comunicación entre dos recintos
deben situarse, de preferencia, en
la pared opuesta a las ventanas.
• Diseño asistido por computadora (CAD)

La utilización de equipos de cómputo simplifica y agiliza

enormemente la tarea de distribución del espacio en las áreas
de trabajo, ya que permite manejar el ambiente laboral a través
de pantallas gráficas, en las cuales el acceso a las instrucciones
de dibujo, edición o definición de la base de información se
efectúa por medio de iconos
• Maquetas
En lugar de modelos o plantillas
pueden usarse maquetas
tridimensionales del área de trabajo,
mobiliario, equipo, etc., con el fi n
de examinar la distribución existente
y proponer otra mejor.
DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO Debe sistematizar las acciones
provenientes de un análisis. Elegir entre opciones y
PLANEACIÓN DE LA

Elementos de juicio suficientes establecer objetivos y metas.

para fijar prioridades.

Ordenar las actividades que

permitan alcanzarlas con base en
la correcta asignación de
recursos, una adecuada
coordinación de esfuerzos y
delegación precisa de
responsabilidades.
Diagnóstico de la situación actual

y derivar
acciones de
ajuste
se requiere para orientadas a
el desarrollo del optimizarlo.
trabajo

Permite conocer
las necesidades
de espacio y la
distribución
 Análisis de la organización
Organigramas

Cuadros de
Tablas de
distribución
decisiones.
del trabajo.

determinar las
funciones que
ésta desempeña
y las actividades
Redes para el de cada
empleado; Estadísticas de
análisis lógico
trabajo.
de problemas.
Permite que el plan de
acondicionamiento
respete la estructura
organizacional y
atienda al tipo de
Árboles de trabajo necesario para
Sociogramas
decisión. complementar las
funciones establecidas.
 Revisión de los procedimientos
Estas técnicas, asociadas
Esta información puede representarse generalmente con los programas de
El arreglo del mobiliario y equipo
en forma de fluxograma, donde se simplificación del trabajo,
debe apoyarse en un análisis de flujo
muestran los pasos relativos a las reorganización y reingeniería, pueden
correspondiente a la realización de las
operaciones de las unidades ser herramientas eficaces y
funciones.
orgánicas. relativamente sencillas para analizar
los datos.

Entre los diagramas más útiles para

Este diagrama de recorrido
este propósito está el fluxograma
proporciona el mejor medio para
Obviamente, pueden precisarse las arquitectónico, ya que en él puede
analizar la distribución actual y el
ineficiencias de la distribución actual percibirse el arreglo actual de
flujo del trabajo, a la vez que permite
para eliminar el desplazamiento mobiliario y equipo dentro de un
apreciar la relación de distancias
innecesario. área, así como el movimiento de los
presentes en el movimiento entre
documentos en función de ese
uno y otro puesto de trabajo.
arreglo.
 Distribución actual del espacio
Debe delimitar las áreas de conflicto,
lo que permite suministrar
información preliminar sobre las
dimensiones necesarias, los muebles
y el equipo utilizados, y una base para
comparar la distribución actual con la
nueva.
Para representar con fidelidad la
distribución actual es necesario
contar con un plano o dibujo del
espacio disponible en una escala
determinada (de preferencia 1:50
para planos generales y 1:20 o 25 en
planos de detalle).
En el plano se deben representar la
ubicación precisa y el tamaño de
elementos como paredes, ventanas,
puertas, escaleras, columnas,
divisiones permanentes, tuberías, con
tactos eléctricos, alumbrado, ductos
para alambrado telefónico, líneas
para redes de equipos de cómputo,
entradas y salidas salientes del edifi
cio y espacios necesarios para abrir
puertas y ventanas.
Lista del mobiliario y
Plantilla de personal
equipo
Debe elaborarse una lista que incluya toda la
información necesaria para identificar el mobiliario y
equipo ubicado en el área que se estudia El número de empleados de uno y otro sexo debe
registrarse por unidad específica, identificando
puestos y número de plazas.

datos relevantes la cantidad, dimensiones, clase,

modelo, material, antigüedad, así como otras
observaciones sobre cada uno de los elementos
materiales por unidad administrativa y por puesto.

Es esencial para proyectar instalaciones tales como

casilleros, lavabos, sanitarios, comedor, etcétera.
Cada unidad física debe numerarse durante esta
etapa con el fin de utilizarla en la distribución final.
 Previsión de necesidades futuras

Organización Procedimientos Mobiliario

• a) Ampliar o reducir la estructura orgánica.
• • Diagramas de flujo.
• b) Descentralizar o desconcentrar funciones o • • Diagramas de programación de
unidades. computadoras. • Deben tomarse en consideración
• c) Incluir nuevas funciones. las necesidades de nuevo
• d) Reorientar funciones. • • Diagramas de distribución de mobiliario y equipo para llegar a
• e) Modifi car las cargas de trabajo. espacio. un acuerdo sobre sus
• f) Implementar nuevos sistemas.
• g) Desincorporar áreas, servicios o ambos. • • Matriz de especificaciones o dimensiones y características. De
• h) Modifi car el objeto de la organización. requerimiento de espacio. la misma manera, seleccionar el
• i) Invertir recursos de capital.
• j) Diversifi car los productos y servicios en el
tipo de divisiones y canceles de
mercado. las áreas de trabajo.
• k) Reorientar los productos y servicios que se
ofrecen al mercado.
• l) Fortalecer los canales de distribución.
 Estimación de la superficie requerida
Inventario del personal actual y necesidades de
Esta superficie se obtiene al multiplicar el número espacio
de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
El inventario puede hacerse anotando por cada
espacio que se les destina. Este cálculo debe
unidad, los datos relativos a los puestos como
repetirse en las áreas requeridas para todos los
son:
puestos.

1. Lista de puestos.
2. Número de personal actualmente en servicio.
La suma del espacio resumido en el inventario 3. El aprobado para sumarse a él.
representa la superficie requerida. A éste debe 4. Categoría de los puestos
añadirse el espacio previsto en caso de
5. Número de puestos por categoría.
incremento del volumen de las operaciones.
6. Número de puestos a los cuales les serán
asignados despachos privados.
7. Número total de puestos previstos.
 Transformación de superficie neta en superficie bruta

Si a la superficie neta (áreas

de trabajo) se le suman los
espacios señalados se
obtiene la superficie bruta
requerida.
Antes de decidir con respecto a la ubicación de departamentos y servicios generales,
se debe tomar en cuenta:
*El flujo interdepartamental de los documentos de trabajo
y las comunicaciones personales.

*Requerimientos de un tipo específico de espacio por tipo

de unidad.

*Necesidades departamentales de flexibilidad de espacio

en caso de expansión.
• Una vez que se ha destinado a cada unidad un espacio en particular,
tiene que planearse el arreglo escritorios, mobiliario y equipo paca cada
persona y área de la organización, buscando que se logre:

-Facilitar el trabajo

-Respetar su flujo

-Integrar una oficina funcional y atractiva

Una oficina bien arreglada, con mobiliario y equipo

adecuados, ofrece una imagen atractiva, y el personal
tiene la posibilidad de desempeñar con mayor eficiencia
su trabajo.
La disposición física de los puestos de trabajo y de los
componentes materiales, así como la ubicación de servicios al
personal y al público, no deben hacer caso omiso de aquellos
factores físicos que contribuyen a la creación de un ambiente de
trabajo favorable.
Sería erróneo pensar que los problemas de
iluminación se resuelven simplemente
suministrando mayor luminosidad, pues su
exceso puede resultar tan perjudicial como
su insuficiencia.
En principio se aconseja la luz difusa. Los
sistemas de luz indirecta son los más
apropiados para lograr una iluminación
difusa, aunque resultan mucho más costosos
que el alumbrado directo.
No debe emplearse el color blanco en superficies o
muros que reciban luz solar directa.

Los tonos que tienden al violeta o gris intenso que

consideran deprimentes.

Los tonos que tienden al rojo intenso irritabilidad y

excitación.

Los colores que tienden al verde claro o azul se

consideran psicológicamente fríos y sedantes.

Los colores que tienden al ocre claro, crema y beige

producen sensación de calor.
 Uso emocional o práctico del color
• En general, las personas desean un entorno
armonioso. Quieren que el color les
estimule, sin llegar a confundir ni estresar.
Prefieren colores suaves y claros que
humanicen su entorno como, por ejemplo,
los colores pastel cálidos en amarillo y
beige.

• No obstante, un toque de color en un

tirador no es suficiente para crear un
equilibrio agradable. Todos los elementos
son importantes: la alfombra, las paredes, y
por supuesto el mobiliario.
• En el otro extremo, una fuerte exposición al color (por
ejemplo con los colores de la identidad corporativa de la
compañía), si no se adapta a las actividades
desarrolladas, puede resultar agresiva para las personas
y tener efectos negativos en su productividad.
Los márgenes de temperatura mas recomendables
para el desarrollo de actividades administrativas se
suelen establecer entre 18 y 22°C.

Además de contar con instalaciones capaces de

mantener una temperatura adecuada. A juicios de
los especialistas el aire debe ser renovado
completamente unas 3 veces por hora.
Se ha demostrado que la calidad de
trabajo depende en gran medida del
control de ruido, en especial cuando
se trata de actividades que requieren
concentración o estudio.

El problema del ruido adquiere mayor

importancia cuando el trabajo se
desarrolla en locales comunes, y se
agrava si se utilizan concentraciones
de equipos como pools secretariales u
otros servicios semejantes.
La gran variedad de mobiliario de oficina
existente en el mercado y la renovación
constante de modelos obligan a destacar solo
diseños de usos generalizados.
CONCEPTO:
Tiene una infraestructura física con varios sistemas de información basados
en tecnología microeléctrica para regular la ambientación de las
organizaciones.

OBJETIVOS:
 Conocer lo que sucede.
 Dar respuestas rápidas.
 Proveer eficientemente a sus ocupantes.
 Establecer un clima personal y las condiciones tecnológicas necesarias.
 Ampliar la vida útil de las instalaciones.
 Optimizar el aprovechamiento del espacio. Reducir costos de operación
OPCIONES DE SERVICIO
Consta de diferentes sistemas de información que pueden alternarse según su
alcance e interacción; por lo tanto, el número y la calidad de los servicios que
operan y controlan variará de acuerdo con la inversión que se destine a su diseño,
el cual puede incluir:
Base de datos

Energía Servicios de
reproducción

Clima. FAX

Mantenimiento
Correo electrónico
y soporte.

Seguridad Temperatura

Resguardo de
Telecomunicaciones
información

Intranet y extranet Sonido

TRABAJO INTELIGENTE
Esta integración de tareas se hace posible a través de programas
computacionales que resuelven problemas expresados en términos
simbólicos, más que números, basados en sistemas de inteligencia
artificial, que se clasifica en:

Sistemas
expertos (
conocimiento ).

Sistema de
Sistemas en percepción
lenguaje de visión,
natural. habla y
tacto.
ASPECTO HUMANO
Repercute directamente sobre las relaciones y comportamiento de y entre los
grupos y equipos de trabajo, ya que incide en sus necesidades personales de la
manera siguiente:

FISIOLÓGICAS

PSICOLÓGICAS

SOCIOLÓGICAS

ECONÓMICAS