Procedimiento Renovaciones

De Proyecto SSPP

Santiago, Julio 2013

Segmento Empresas
Subgerencia Gestión de Negocios TIC
Objetivo

Mejorar el proceso de Renovaciones de OOFF de SSPP esto permitirá tener un mayor

control y estandarizará el proceso de Renovación de los Proyectos, abarcando la
situación contractual tanto del cliente como el proveedor, la facturación y regularización
de los incentivos hacia la fuerza de venta.

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Alcance
Este proyecto implica la sistematización del proceso de Renovaciones de los proyectos
de SSPP del segmento Empresas que actualmente se realiza manualmente por correo,
lo cual no garantiza su ejecución y control de todas las actividades administrativas que
estas involucran, sólo limitándose a la facturación del cliente
Proceso Actual

Roles que Participan

• Back de Facturación
• AM

Deficiencias
 No existe respaldo Contractual con el Cliente
 Cliente sin Mantención
 Sin gestión del Proveedor
 Manualidad de los procesos (planillas – correos)
Notas de Crédito/ Multas( Por renovaciones automáticas sin análisis
contractual con cliente)
 No existe continuidad en la Operación del servicio con Cliente

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 Proceso Actual

SISCLI

Facturación descarga de SISCLI un documento AM gestiona con el Cliente Si

con todas las OOFF por vencer y las envía por se Renueva el Proyecto o NO
correo a los AM

Roles que Participan

• Facturación Si el AM no informa a Facturación la NO
• AM
renovación del Proyecto. Facturación
automáticamente renueva por 12 meses más

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 Situación Futura
Roles que Participan
• Facturación
• AM
• Analista de Evaluación Comercial (ECC)
• Analista Contratos Cliente y Proveedores
• Analista de aseguramiento facturación (BPO)

Beneficios
 Un Responsable de la Gestión de la Renovación
 Control de baja de Servicios en caso de NO renovación
 Continuidad operacional con el Proveedor (contratos – servicios, mantenciones, pagos )
 Asegura relación contractual con el Cliente
 Sistematización del proceso en SISON
 Visibilidad para gestión de informes de Renovaciones

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 Situación Futura

SISCLI

En SISON se cargaran las OOFF AM gestiona con el Cliente Si

vigentes por cartera a los AM se Renueva el Proyecto o NO

En ambos caso G. Empresas y Clientes

Empresas gestionará con las áreas Gestión
Contrato y Proveedores para asegurar la
continuidad operacional del Servicio

Roles que Participan

• AM
• Analista de Evaluación Comercial
• Analista Contratos Cliente y Proveedores
• BPO
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 Modificaciones al modulo de renovaciones
 Se requiere habilitar vínculo en el Módulo de
Oportunidades, en el indicador “Tareas Pendientes”, ref.
nro. de “OOFF Por Vencer”. El vínculo debe dirigir a la
bandeja de pendientes asociados al usuario.

 La bandeja de Pendientes por renovar, las mostrará

agrupadas por OOFF, de tal forma que NO repita la
misma OOFF cuantas veces correlativos tenga por
vencer. Además que la muestra de Pendientes estén
dentro de los 3 meses por “vencer” en adelante (3, 2 y 1
mes), de la bandeja específica de cada usuario.

 En la bandeja (punto anterior) deberá permitir acceder al

vínculo asociado a la OOFF y en ésta selección se
desplegará ventana, que mostrará él o los detalles de la
OOFF que vencerán en 3, 2 y 1 mes.

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 Modificaciones al modulo de renovaciones
 En el caso de que la opción sea “Si” Renueva OOFF, deberá generar un cuadro pop-up con las
opciones:
• Renueva sin Modificación : Se solicita activar Opciones un donde el ejecutivo indique renovar
(tiempo), además debe subir (adjuntar) la oferta y carta de aceptación. Sin esta información no
debe permitir cerrar la tarea
• Renueva con Modificación: Se deberá generar una nueva Oportunidad y un Pendiente en
RRCC (Flujo actual). Se solicita generar una Notificación a usuario BPO, cuando se genera una
nueva oportunidad.

 En el caso de que la opción sea “No” Renueva OOFF se solicita activar a RRCC.

 Se gatillará aviso desde SISON al área de contrato y Service manager cuando la vigencia de
facturación de un cliente esté dentro de los 3 meses por vencer, es decir tiene OOFF de
clientes asociadas con fin de vigencia dentro de 3 meses (Esto ayudará a la gestión de
renovación o cierre de contrato con proveedor)

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Propuesta nuevo flujo funcional

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Propuesta nuevo flujo funcional

Retorno a flujo principal

Propuesta nuevo flujo funcional

Retorno a flujo principal