Microsoft Excel 2016

Lección 7
Dar formato a hojas de cálculo

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Objetivos

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Orientación de software
• Excel 2016 proporciona herramientas para mejorar la
apariencia de las hojas de cálculo en pantalla e impresas.
• Para mejorar cómo se muestra una hoja de cálculo o para
preparar una hoja de cálculo para imprimirla, ejecute
comandos que se encuentran en la pestaña Inicio y la pestaña
Diseño de página, tal como se muestra en la siguiente
diapositiva.
• Use estas opciones de formato para garantizar que sus hojas
de cálculo sean más útiles, más legibles y más atractivas.

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Orientación de software

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Trabajo con filas y con columnas
En Excel, puede hacer lo siguiente:
• Insertar o eliminar filas y columnas en una hoja de cálculo
existente.
• Aumentar o disminuir el alto de las filas y el ancho de las
columnas.
• Ocultar y mostrar filas y columnas.
• Transponer datos para que los datos de una fila aparezcan en
una columna y viceversa.

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Inserción o eliminación de una fila o una
columna
• A menudo tendrá que insertar filas o columnas adicionales en una
hoja de cálculo.
• Para insertar una fila, seleccione la fila o una celda de la fila que se
encuentre debajo de donde quiere que aparezca la nueva fila.
Entonces, se insertará la nueva fila por encima de la fila o la celda
seleccionada.
• Para insertar varias filas, seleccione el mismo número de filas que
desee insertar.
• La inserción de columnas funciona del mismo modo, salvo las
columnas se insertan a la izquierda de la celda o la columna
seleccionada.
• De forma predeterminada, la columna insertada adoptará el mismo
formato que la columna que tenga la izquierda.
• Para eliminar una fila o columna, haga clic con el botón secundario
en el número de fila o letra de columna y haga clic en Eliminar en el
menú contextual.
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Paso a paso: Insertar y eliminar filas y
columnas
1. ABRIR el libro llamado 07 Messenger Row-Column.
2. Haga clic en el encabezado de la fila 14 para seleccionar toda
la fila.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha
del botón Insertar y seleccione Insertar filas de hoja tal
como se muestra en la figura de la siguiente diapositiva.
Aparecerá una nueva fila en blanco como fila 14.
4. Para insertar varias filas a la vez, haga clic en el encabezado
de la fila 25, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en
los encabezados de fila 34 y 43. Haga clic con el botón
derecho en cualquiera de las filas seleccionadas y seleccione
Insertar en el menú contextual. Las filas en blanco
aparecerán sobre las filas seleccionadas, de modo que los
datos de cada mensajero queden separados por una fila en
blanco.
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Paso a paso: Insertar y eliminar filas
y columnas

5. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha

del botón Eliminar y seleccione Eliminar columnas de hoja.
Desaparecerá la columna Zona.
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Paso a paso: Insertar y eliminar filas
y columnas
6. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de la fila 3 y seleccione
Insertar en el menú contextual. En la celda A3, escriba Zona 1.
7. Seleccione A3:I3. En la pestaña Inicio, en el grupo Alineación, haga clic en
el botón Combinar y centrar. El texto "Zona 1" se centrará entre las
columnas de datos.
8. GUARDAR el libro en la carpeta de la Lección 7 en Excel como 07
Messenger Row-Column Solution.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Por encabezado de columna o encabezado de fila se entiende la letra o su
número de identificación.
• Puede seleccionar una columna o una fila completas haciendo clic en el
encabezado.
• Para seleccionar varias columnas o varias filas adyacentes, haga clic en el
encabezado de primera fila o de la primera columna, mantenga presionada
la tecla Mayús y luego, haga clic en el último encabezado.
• Para seleccionar varias columnas o filas no adyacentes, haga clic en el
encabezado de la primera fila o la primera columna y, a continuación,
mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en otros encabezados.
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Modificación de la altura de una fila y el
ancho de una columna
• De forma predeterminada, todas las columnas de una hoja de
cálculo nueva tienen el mismo ancho, mientras que todas las filas
tienen la misma altura.
• Modificar la altura de las filas y el ancho de las columnas puede
facilitar la lectura del contenido de una hoja de cálculo y aumentar
su atractivo visual.
• Puede establecer la altura o el ancho de una fila o una columna en
un valor específico o cambiar dicha altura o ancho para acomodar el
contenido.
• Para cambiar la configuración de altura y ancho:
• Use los comandos Formato en el grupo Celdas en la pestaña
Inicio.
• Use el menú contextual que aparece cuando hace clic con el
botón secundario en una fila o columna seleccionada.
• Haga doble clic o arrastre el límite, que es la línea entre las filas
o columnas.
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Paso a paso: Modificar la altura de una fila
y el ancho de una columna
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga doble clic en el límite a la derecha del encabezado de
la columna G (consulte a continuación), lo que ajusta el
ancho de la columna para mostrar todo el contenido de la
columna G.

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Paso a paso: Modificar la altura de una fila
y el ancho de una columna
2. Haga clic en cualquier celda de la columna H. En la pestaña Inicio, en
el grupo Celdas, haga clic en la flecha del botón Formato y
seleccione Ancho de columna. En el cuadro de diálogo Ancho de
columna, en el cuadro de texto Ancho de columna, escriba 16 y haga
clic en ACEPTAR. Aparecerá todo el contenido de la columna H.
3. Mantenga presionado el límite de
debajo del encabezado de la fila 3.
Arrastre la línea hacia arriba para
disminuir la altura de la fila 3 hasta
18 (vea a la derecha). Observe que
cuando arrastra la línea de límite
aparece información en pantalla
que muestra la altura de la
fila en puntos y píxeles.

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Paso a paso: Modificar la altura de una fila
y el ancho de una columna
4. Seleccione la fila 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas,
haga clic en la flecha del botón Formato y seleccione
Autoajustar alto de fila. Mantenga seleccionada la fila,
vuelva a hacer clic en la flecha del botón Formato y
seleccione Alto de fila. El cuadro de diálogo Altura de fila
indica que la fila mide 18.75 puntos de altura. Haga clic en
ACEPTAR.
5. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Paso a paso: Modificar la altura de una fila
y el ancho de una columna
• Alto de fila (medición de arriba abajo de una fila) se mide en
puntos; un punto equivale a 1/72 pulgadas. La altura
predeterminada de una fila es de 15 puntos, aunque puede
especificar una altura de fila que abarque entre 0 y 409
puntos.
• Ancho de columna (medida de izquierda a derecha de una
columna) Aunque puede especificar un ancho de columna de
0 a 255 caracteres, el ancho de columna predeterminado es
de 8,43 caracteres (basándose en la fuente y el tamaño de
fuente predeterminados). Si se establece el ancho de una fila
o la altura de una columna en 0, la fila o la columna
correspondiente se ocultará.
• Si el valor introducido en una columna supera el ancho de
columna, aparece el símbolo ###, que indica que el número
es mayor que el ancho de columna.
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Paso a paso: Modificar la altura de una fila
y el ancho de una columna
• Si los datos de la hoja de cálculo están apelotonados o
demasiado separados cuando usa Autoajustar ancho de columna,
puede usar el mouse para arrastrar el límite derecho de columna
de todas las columnas que parezcan estar demasiado llenas o
tengan demasiado espacio en blanco.
• Espacio en blanco es el área vacía de un documento, en la que
no aparece contenido.
• Para cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de
una hoja de cálculo o libro, haga clic en Formato y seleccione
Ancho predeterminado.
• En el cuadro de diálogo Ancho estándar, escriba una nueva
medida de columna predeterminada. Tenga en cuenta que
cuando se cambia la altura o el ancho predeterminados de una
columna o una fila, las columnas y las filas que contienen datos o
a las que se haya aplicado formato previamente conservarán el
formato.
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Ocultar o mostrar una fila o una columna
• Si una hoja de cálculo contiene un gran número de filas o
columnas, puede ocultar una fila o una columna ejecutando el
comando Ocultar o estableciendo la altura de una fila o el
ancho de una columna en cero.
• Cuando se ocultan las filas, no aparecen en la pantalla ni en
las copias impresas, pero los datos siguen existiendo y se
pueden mostrar.

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Paso a paso: Ocultar o mostrar una fila o
una columna
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Seleccione las columnas D y E. Las columnas para Fecha y Hora
están seleccionadas.
2. Haga clic con el botón secundario del mouse en el encabezado de
las columnas D o E y seleccione Ocultar. Las columnas Fecha y
Hora están ocultas y aparece una línea verde para indicar el
contenido oculto (consulte a continuación).

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Paso a paso: Ocultar o mostrar una fila o
una columna
3. Haga clic en cualquier celda. La línea verde desaparece y el límite
entre las columnas C y F es una línea vertical doble (ver a
continuación), que indica columnas ocultas.

4. Seleccione la fila 3. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga

clic en la flecha del botón Formato, apunte Ocultar y mostrar y
seleccione Ocultar filas. Ahora, la fila 3 está oculta.
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Paso a paso: Ocultar o mostrar una fila o
una columna
5. Seleccione las filas 2 y 4. Haga clic con el botón secundario
en la selección y seleccione Mostrar. La fila 3 es ahora visible.
6. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Para mostrar las filas ocultas, seleccione la fila que está
encima y la fila que está debajo de la fila o las filas ocultas y
ejecute el comando Mostrar filas.
• Para mostrar las columnas ocultas, seleccione las columnas
adyacentes y siga los mismos pasos que se utilizaron para
mostrar las filas ocultas.
• Use la función Ir a para encontrar una fila o una columna
oculta y luego hacerla visible.
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Transposición de filas o columnas
• Si transpone una fila o una columna, los datos de la celda
cambiarán de orientación.
• Los datos de la fila se convertirán en datos de columna, y los
datos de la columna se convertirán en datos de fila.
• Use el comando Pegado especial para realizar este tipo de
copia de celda.
• En el cuadro de diálogo Pegado especial, seleccione la casilla
Transponer para transponer los datos de una columna o fila.

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Paso a paso: Transponer filas o columnas
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Haga clic en la pestaña Hoja2.
2. Seleccione las filas 2 a 7 y presione Ctrl+C para copiar los
datos en el Portapapeles. Aparecerá un borde de marquesina
verde.
3. Haga clic en la celda A10.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en la
flecha del botón Pegar y seleccione Pegado especial. Se
abrirá el cuadro de diálogo Pegado especial.
5. Marque la casilla Transponer.

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Paso a paso: Transponer filas o columnas
6. Haga clic en ACEPTAR. Los datos aparecen con los datos de fila
en las columnas y los datos de columna en filas, como se
muestra a continuación.
7. Haga clic en la Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal.
8. GUARDAR el libro y CERRAR el archivo.
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Uso de temas
• Un tema de documento es un conjunto predefinido de
colores, fuentes y efectos que pueden aplicarse a un libro.
• Use los temas de documento para dar formato a todo un
documento de manera fácil.
• Los temas se usan en otras aplicaciones de Office para que
pueda dar a todos los documentos de Office una apariencia
uniforme en términos de color, fuente y efectos.
• Los efectos, tales como sombras o biseles, modifican la
apariencia de un objeto.
• Excel tiene varios temas de documento predefinidos.
• Al aplicar un tema a un libro, los colores, las fuentes y los
efectos que el tema contiene reemplazan cualquier estilo que
ya estuviera aplicado a las celdas o los rangos.
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Paso a paso: Elegir un tema para un libro
• INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento.
1. ABRIR el archivo de datos 07 Messenger Theme para esta
lección.
2. Con la Hoja1 activa, haga clic en la celda A3.
3. En la pestaña Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha
del botón Estilos de celda y seleccione 20 % - Énfasis 4. Se
aplicará un fondo púrpura claro al rango de celdas, se
reducirá el tamaño de la fuente y el color de la fuente se
cambiará a negro.
4. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, en el grupo
Temas, haga clic en la flecha del botón Temas para abrir la
galería Temas. En la galería aparecerán varios temas
integrados. Mueva el puntero del mouse sobre cada tema
para ver su efecto en la hoja de cálculo subyacente, lo que se
denomina Vista previa dinámica.
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Paso a paso: Elegir un tema para un libro
5. Busque y seleccione el
tema Faceta (vea a la
derecha). Acaba de
cambiar el tema
predeterminado del
documento por el tema
Faceta. La fuente para los
subencabezados y los
datos generales cambió
de Calibri a Trebuchet
MS y el fondo de las filas
2 y 3 cambió a diferentes
colores.
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Paso a paso: Elegir un tema para un libro
6. Haga clic en Hoja2. Observe que la fuente también cambió
en esa hoja.
7. Haga clic en Hoja1 para volver a la hoja de cálculo principal.
Haga clic en la pestaña Inicio y, en el grupo Estilos, haga clic
en la flecha del botón Estilos de celda para visualizar la
galería Estilos de celda. Observe que las combinaciones de
color para los diversos grupos cambiaron. Esto se debe a que
se aplicó un nuevo tema de documento, y varios estilos de
celda integrados se crearon usando colores y fuentes del
tema.
8. GUARDAR el libro como 07 Messenger Theme Solution y
CERRAR el archivo.
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Paso a paso: Elegir un tema para un libro
• Si aplica un tema nuevo, cambiarán las fuentes y colores,
además del color de las formas, SmartArt, tablas, gráficos y
otros objetos.
• Los estilos de celda se utilizan para aplicar formato a celdas o
rangos específicos de una hoja de cálculo; los temas del
documento se utilizan para aplicar conjuntos de estilos
(colores, fuentes y efectos de relleno) a un documento
completo.
• Muchos estilos de celda integrados utilizan formato con
reconocimiento de tema; por lo que aplicar un tema nuevo
determina qué fuentes y colores utilizan los estilos.
• Los estilos son independientes de los temas en el sentido de
que se pueden cambiar los estilos sin importar el tema
aplicado a un documento.
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Visualización e impresión de las líneas de
cuadrícula de una hoja de cálculo
• líneas división de la hoja de cálculo (las líneas que aparecen
alrededor de las celdas de la hoja de cálculo), los encabezados
de fila y los encabezados de columna también se usan para
mejorar la apariencia de una hoja de cálculo.
• Las líneas de cuadrícula aparecen en pantalla, de manera
predeterminada, pero no se imprimen automáticamente.
• Puede elegir mostrar u ocultar las líneas de cuadrícula de la
hoja de cálculo.
• Puede elegir si se imprimirán las líneas de cuadrícula. Una
hoja de cálculo impresa es más fácil de leer cuando se
incluyen las líneas de cuadrícula.

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Paso a paso: Ver e imprimir las líneas de
cuadrícula de una hoja de cálculo
• INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento.
1. ABRIR 07 Messenger Appearance y asegúrese de que la
Hoja1 está activa.
2. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, en el grupo
Opciones de la hoja, desactive la casilla Vista de cuadrícula.
Las líneas de cuadrícula desaparecerán de la hoja de cálculo.
3. Active la casilla Vista de las líneas de cuadrícula para
restaurar las líneas de cuadrícula visibles.
4. Marque la casilla Imprimir líneas de cuadrícula. Esta acción
hará que aparezcan líneas de cuadrícula en la hoja de cálculo
impresa.
5. Haga clic en el Selector de cuadro de diálogo en el grupo
Opciones de la hoja para abrir el cuadro de diálogo
Configuración de página.
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Paso a paso: Ver e imprimir las líneas de
cuadrícula de una hoja de cálculo
6. En la pestaña Hoja, observe que está activada la casilla Líneas
de división. Haga clic en el botón Vista preliminar. Las líneas
de cuadrícula aparecen en la vista previa, como se muestra a
continuación.

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Paso a paso: Ver e imprimir las líneas de
cuadrícula de una hoja de cálculo
7. En la esquina superior izquierda de la ventana Imprimir, haga
clic en el botón Volver al documento para volver a la hoja
de cálculo.
8. GUARDAR el libro 07 Messenger Appearance Solution y
CERRAR el archivo
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Vista preliminar es la pantalla que aparece al hacer clic en la
pestaña Archivo y en Imprimir, o si hace clic en Vista
preliminar en un cuadro de diálogo que proporciona el botón.
• La Vista preliminar le permite ver cómo lucirá su documento
antes de imprimirlo.

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Inserción de encabezados y pies de página
• Los encabezados o pies de página proporcionan información
útil acerca de la hoja de cálculo, como quién la preparó, la
fecha de creación o su última modificación, el número de
página, etc.
• Los encabezados y pies de página son visibles en la vista
Diseño de página y aparecen en las impresiones.
• Un encabezado es una línea de texto que aparece en la parte
superior de cada página de una hoja de cálculo impresa.
• Un pie de página es una línea de texto que aparece en la
parte inferior de cada página.

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Inserción de encabezados y pies de página
• Puede hacer lo siguiente:
• Agregar información de encabezado o pie de página
predefinido a una hoja de cálculo.
• Insertar elementos tales como números de página, fecha y
hora y nombre de archivo.
• Agregar su propio contenido a un encabezado o pie de
página.
• En la pestaña Diseño de herramientas de encabezado y pie de
página, el grupo Encabezado y pie de página contiene
encabezados y pies de página predefinidos que le permiten
agregar texto automáticamente al encabezado o pie de
página.
• También puede crear un encabezado o pie de página
personalizado escribiendo manualmente el texto que desea
incluir.
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Paso a paso: Insertar un encabezado y pie
de página
• INICIE Excel si todavía no está en funcionamiento.
1. ABRIR 07 Messenger Header-Footer y asegúrese de que la
Hoja1 esté activa. Haga clic en la celda A1.
2. Haga clic en la pestaña Vista y, en el grupo Vistas de libro,
haga clic en el botón Diseño de página para ver
encabezados y pies de página.
3. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado central
(donde aparece el texto temporal “Agregar encabezado”).
Haga clic en la pestaña Diseño de Herramientas para
encabezado y pie de página ahora que está activa. En el
grupo Elementos del encabezado y pie de página, haga clic
en Nombre de hoja. El código y[Pestaña] aparecerá en el
cuadro Nombres (véase la figura de la siguiente diapositiva).

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Paso a paso: Insertar un encabezado y pie
de página

4. Haga clic en el cuadro de texto del encabezado izquierdo y

escriba su nombre.
5. En el grupo Navegación, haga clic en Ir al pie de página.
Haga clic en el cuadro de texto de pie de página izquierdo.
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Paso a paso: Insertar un encabezado y pie
de página
6. En el grupo Encabezado y pie de página, haga clic en la
flecha del botón Pie de página y luego en la opción de la
lista que empieza con “Confidencial”. Esta opción de pie de
página combina el texto Confidencial con la fecha actual y el
número de página (consulte a continuación). Vuelva a la vista
Normal.
7. GUARDAR el libro como 07 Messenger Header-Footer
Solution y CERRAR el archivo.
• DEJE Excel abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.

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Paso a paso: Insertar un encabezado y pie
de página
• Los elementos de encabezado y pie de página predefinidos
de Excel insertan códigos en el encabezado o pie de página.
• Cuando se imprime el libro, Excel sustituye estos códigos por
la fecha actual, la hora actual, y así sucesivamente.
• Puede ver la apariencia que tendrán los encabezados y los
pies de página mediante la Vista preliminar en la vista
Backstage.
• Muchos de los encabezados y pies de página predefinidos de
Excel combinan uno o varios elementos.
• Puede personalizar la apariencia del encabezado o el pie de
página en la vista Diseño de página.
• Puede cambiar opciones tales como el tipo o tamaño de
fuente o agregar efectos especiales a su texto de encabezado
y pie de página.
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Preparación de un documento para su
impresión
• Cuando los datos de una hoja de cálculo se imprimen en
varias páginas, puede utilizar varios comandos para configurar
el documento y que se imprima de forma bien organizada y
fácil de leer.
• El comando Ver salt. Pág. de la pestaña Vista controla dónde
se producen los saltos de página, lo que le permite dividir los
datos en los puntos más lógicos.
• También puede:
• Cambiar los márgenes de página.
• Cambiar la orientación de la hoja de cálculo.
• Escalar la hoja de cálculo para que más datos encajen en
una sola página.
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Repetición de títulos de impresión de fila y
columna
• En las hojas de cálculo que abarcan dos o más páginas, puede
indicar a Excel que imprima filas o columnas específicas de
cada página para dar a los lectores una mejor perspectiva de
los datos que están visualizando.
• El lector no tendrá que volver a la primera página para ver los
encabezados o las etiquetas de columna o fila, que también
se conocen como títulos de impresión.
• Los títulos de impresión confieren a los documentos impresos
un aspecto uniforme desde la primera hasta la última página.

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Paso a paso: Repetir títulos de impresión
de fila y columna
• ABRIR el libro llamado 07 Messenger Print.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, en el grupo
Configurar página, haga clic en el botón Títulos de
impresión. El cuadro de diálogo Configurar página se abre
en la pestaña Hoja.
3. Escriba A1:I54 en el cuadro de texto Área de impresión. Este
es el rango de todos los datos de la Hoja1 que se imprimirán.

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Paso a paso: Repetir títulos de impresión
de fila y columna
4. En las Filas a repetir en el
cuadro de texto superior,
ingrese 1:4 (vea a la
derecha). De este modo
se repetirán las cuatro
primeras filas de la hoja
de cálculo, lo que incluye
los encabezados de
columnas, en cada
página.

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Paso a paso: Repetir títulos de impresión
de fila y columna
5. Haga clic en Vista preliminar. Aparecerá la ventana Vista preliminar. Haga
clic en la flecha derecha en la parte inferior de la pantalla para avanzar a la
segunda página. Las primeras cuatro filas de la hoja de cálculo aparecen en
la segunda página (consulte a continuación). Haga clic en la flecha
izquierda para volver a
la vista previa de la página 1.
6. Haga clic en el botón
Volver al documento para
volver a la hoja de cálculo.
7. GUARDAR el libro como
07 Messenger Print
Solution.
• DEJE el libro abierto para
usarlo en el siguiente
ejercicio.

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Adición y cambio de lugar de un salto de
página
• La ventana Imprimir de la vista Backstage muestra una vista previa
de página completa de una hoja de cálculo tal como se imprimirá.
• Con la Vista preliminar, puede revisar el formato y el diseño general
de una hoja de cálculo antes de imprimirla.
• No puede hacer cambios en el documento en la Vista preliminar.
• Un salto de página es un divisor que parte una hoja de cálculo en
páginas separadas para imprimir.
• Excel inserta saltos de página verticales automáticos (que aparecen
como una línea intermitente) según el tamaño de la hoja, la
configuración de márgenes, las opciones de escala y las posiciones
de cualquier salto de página manual (que aparece como una línea
sólida) que usted inserte.
• Excel ofrece la ventana Ver salt. Pág. en la que puede ajustar
rápidamente saltos de página automáticos para lograr un
documento impreso más deseable.
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Paso a paso: Agregar y mover un salto de
página
• USE el libro del ejercicio
anterior.
1. Asegúrese de que la Hoja1
esté activa.
2. Haga clic en la pestaña Vista
y, en el grupo Vistas de libro,
haga clic en Ver salt. Pág..
Deslícese hacia abajo para
visualizar el área de impresión
completa. Observe que
aparece una línea azul de
rayas después de la fila 47 (vea
a la derecha). La línea de rayas
es un salto de página
automático insertado por
Excel.
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Paso a paso: Agregar y mover un salto de
página
3. Haga clic y mantenga presionado en salto de página automático
y arrástrelo hacia arriba de modo que esté debajo de la fila 46. El
salto de página automático es un salto de página manual
representado por una línea azul sólida.
4. En la pestaña Ver, en el grupo Vistas de libro, haga clic en Normal.
5. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
• Use saltos de página manuales para controlar las ubicaciones de los
saltos de página.
• Puede arrastrar un salto de página automático a una nueva
ubicación para convertirlo en un salto de página manual.
• O haga clic en una celda de la fila donde desea agregar un salto de
página y haga clic en la pestaña Diseño de página.
• En el grupo Configuración de página, haga clic en Saltos y luego en
Insertar salto de página. Aparecerá un salto de página horizontal.
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Paso a paso: Establecer márgenes
• Los márgenes son una forma efectiva de administrar y
optimizar el espacio blanco de una hoja de cálculo impresa.
• En Excel, puede elegir uno de tres conjuntos de márgenes
incorporados o puede crear márgenes personalizados con el
cuadro de diálogo Configuración de página.
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. Haga clic en la pestaña Diseño de página y, en el grupo
Configuración de página, haga clic en la flecha del botón
Márgenes para abrir el menú Márgenes.

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Paso a paso: Establecer márgenes
3. En la parte inferior del menú, haga clic en Márgenes
personalizados. El cuadro de diálogo Configuración de
página se abre en la pestaña Márgenes (consulte a
continuación).
4. Cambie los márgenes
izquierdo y derecho a 1,4.
Esto hará que los márgenes
sean más anchos de
lo normal.
5. Marque la casilla Centrar en
página horizontalmente.
El contenido de su
hoja de cálculo se imprimirá
centrado entre los bordes izquierdo y derecho de la página.
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Paso a paso: Establecer márgenes
6. Haga clic en Vista preliminar. La página se centra
horizontalmente, como se muestra a continuación.
7. Haga clic en el
botón Volver al
documento para
volver al libro.
8. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto
para usarlo en el
siguiente ejercicio.

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Paso a paso: Establecer márgenes
• El menú Márgenes incluye la siguiente configuración predefinida:
• La configuración de margen normal es la configuración predeterminada para un
nuevo libro.
• Los márgenes angostos permiten tener más espacio para datos al imprimir un
libro.
• Los márgenes más anchos introducen más espacio en blanco.
• También puede establecer márgenes personalizados en Excel.
• Cuando hace clic en Márgenes personalizados, se abre el cuadro de diálogo
Configuración de página con la configuración que se ha aplicado a la hoja de cálculo
activa.
• Puede cambiar cualquiera de los ajustes para crear una configuración de margen
personalizada.
• Los márgenes del encabezado y del pie de página se ajustan automáticamente
cuando cambia los márgenes de página.
• Las hojas de cálculo que no llenan una página entera pueden centrarse vertical y
horizontalmente usando la pestaña Márgenes del cuadro de diálogo Configuración de
página.
• En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configuración de página, haga clic en la
flecha del botón Saltos y seleccione Restablecer todos los saltos de página para
eliminar rápidamente todos los saltos de página manuales de una hoja de cálculo.
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Establecimiento de la orientación de una
hoja de cálculo
• Las hojas de cálculo impresas son las más fáciles de leer y
analizar cuando todos los datos aparecen en una hoja de
papel.
• Las funciones de orientación y escala de Excel le brindan
control sobre el número de páginas impresas de datos de la
hoja de cálculo.
• Puede cambiar la orientación de una hoja de cálculo, que es
la posición del contenido.
• Una hoja de cálculo impresa verticalmente usa la orientación
vertical, que es la configuración predeterminada.
• Una hoja de cálculo impresa horizontalmente usa la
orientación horizontal.

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Paso a paso: Establecer la orientación de
una hoja de cálculo
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configuración de
página, haga clic en Orientación y luego en Horizontal.
3. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir. Pase por las
páginas para ver la hoja de cálculo en orientación horizontal. Si
decide mantener esta orientación, es necesario ajustar los saltos de
página para mostrar todo el contenido correctamente.
4. Haga clic en el botón Volver al documento para volver al libro.
5. Repita el paso 2 para cambiar la orientación nuevamente a
Vertical.
6. GUARDAR el libro.
• DEJE el libro abierto para usarlo en el siguiente ejercicio.
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Ajuste de escala de una hoja de cálculo
para que quepa en una página impresa
• El ajuste de escala se refiere a reducir o aumentar el
resultado impreso a un porcentaje de su tamaño real.
• Uno de los usos del escalado consiste en cambiar el tamaño
de un documento para que quepa en una sola página.
• Antes de intentar cambiar el ajuste de escala de la salida de
una hoja de cálculo, deben establecerse el ancho y la altura
máximos en Automático.

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Paso a paso: Escalar una hoja de cálculo
para que quepa en una página impresa
• USE el libro del ejercicio anterior.
1. Asegúrese de que Hoja1 esté activa y en la vista Normal.
2. En la pestaña Diseño de página, en el grupo Configuración
de página, haga clic en Orientación y compruebe si ha
seleccionado Vertical.
3. En el grupo Ajustar área de impresión, haga clic en la flecha
Alto y seleccione 1 página. Se reduce la escala de la hoja de
cálculo para que todas las celdas quepan en la misma página.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y luego en Imprimir.
Observe que todas las filas aparecen en la página y que el
contenido es mayor de lo que era previamente, tal como se
muestra en la figura de la siguiente diapositiva. Cuando se
reduce el resultado, se contraen la altura y el ancho
proporcionalmente.

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Paso a paso: Escalar una hoja de cálculo
para que quepa en una página impresa
5. GUARDAR el libro y CERRAR el archivo.
• CERRAR Excel.
• Cuando los cuadros de
ancho y alto están
configurados en
Automático, puede
hacer clic en las flechas
del cuadro Escala para
aumentar o disminuir
el escalado de la salida
impresa. Cada vez que
hace clic en la flecha, el ajuste de escala cambia en un 5 %.

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Resumen de aptitudes

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