Departamento

Organización y Métodos
“Somos lo que hacemos día a día. De modo que la excelencia no es un acto sino un hábito”.

Aristóteles

Manta, Enero de 2016

ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS

La ULEAM ha desarrollado su gestión en base a la

división y especialización del trabajo mediante
departamentos funcionales, dificultando la orientación
del servicio al usuario.

La Gestión basada en procesos da un enfoque total al

usuario, busca implementar al interior de la institución
actividades que satisfagan las necesidades y
expectativas del usuario, generando valor agregado al
servicio.
ENFOQUE DE GESTIÓN POR PROCESOS

EL ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS

La identificación y gestión
La organización como un sistema puede
ser representada como un conjunto de sistemática de los procesos
procesos empleados en la Universidad,
nos permite operar de manera
eficaz, usualmente el resultado
ENTRADAS
PROCESO SALIDAS de un proceso constituye el
elemento de entrada del
siguiente proceso, esta gestión,
ENTORNO interrelación e interacción se
conoce como enfoque basado
ENTRADAS elementos tangibles e intangibles que son captados del entorno, en procesos.
introducidos en el proceso y transformados en SALIDAS que se envían al
entorno.
Administración de la Gestión por
Procesos
RELACIÓN BÁSICA DE LOS PROCESOS

INTERRELACIONADA
PROVEEDOR – PRODUCTOR - USUARIO

INTERDEPENDIENTE

OPERACIÓN NECESIDADES
REQUERIMIENTOS REQUERIMIENTOS EXPECTATIVAS

ENTRADA
USUARIO
PROVEEDOR
SALIDA
INSUMOS PRODUCTOS

PRODUCTOR
RETROALIMENTACIÓ
N
PROCESO - PROCEDIMIENTO

Es el conjunto de actividades que transforman los

insumos en productos y/o servicios.

PROCESO
Que se hace?

INSUMOS TRANSFORMACIÓN RESULTADOS

Actividades que agregan
valor

PROCEDIMIENTO
Como se hace?

Guía detallada que especifica y muestra secuencial

y ordenadamente la forma o manera de llevar a
cabo una actividad o un proceso.
DESARROLLO DE PROCESOS

RECURSOS
(materiales,
financieros, humanos,
entre otros)

REQUISITOS (legales, PRODUCTO O

estratégicas, viabilidad
social y/o política, etc.)
PROCESO SERVICIO
USUARIO
(Que hacer)

MÉTODOS O
PROCEDIMIENTOS
(Como hacer)
Identificación de los procesos

La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, para el cumplimiento de su misión, objetivos y

responsabilidades se gestionará a través de procesos internos y estará conformada por:

PROCESO GOBERNANTE: Ejecuta el direccionamiento estratégico que orienta la gestión de la

Universidad mediante el establecimiento de políticas, directrices y normas, en las que se
sustentarán los demás procesos institucionales para el logro de los objetivos. Su competencia
se traduce en los actos normativos, resolutivos y fiscalizadores.
PROCESOS GENERADORES DE VALOR: Son los encargados de la ejecución directa de las
actividades que aseguran la entrega de los diferentes productos y servicios que brinda la
Universidad hacia la comunidad, relacionados con su misión, y cumpliendo con los objetivos de
ejecutar planes, programas, proyectos y demás políticas y decisiones del Proceso Gobernante,
constituyen la razón de ser de la Institución.
PROCESOS HABILITANTES DE APOYO Y ASESORÍA: brindan asistencia técnica, consultiva, y apoyo
logístico, con productos y servicios subsiguientes demandados por los procesos gobernantes,
agregadores de valor y por ellos mismos, para en conjunto generar el portafolio de productos o
servicios institucionales, facilitando la gestión, el cumplimiento de objetivos y metas de la
Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí.
 MAPA DE PROCESOS ULEAM
Condiciones del entorno Tendencias de la Educación
Nacional e Internacional Superior del país y la región
Mega tendencias mundiales
VALORES
Ética, Democracia, Transparencia, Equidad, Perspectiva, Calidad, Laicismo
Autonomía, Responsabilidad, Libertad de Cátedra

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Misión, Visión, Sistema de Objetivos, Políticas,

Estrategias, Programas, Presupuesto.

PROCESOS SALIDAS:
Propuestas y soluciones a los problemas de la
INSTITUCIONALES DE PRE Y
Sociedad, del sector productivo y empresarial
Entradas: POSTGRADO: manabita y ecuatoriano.
Necesidades y *Gestión académica
expectativas del *Investigación
país cultura, *Vinculación con la colectividad *Profesionales graduados con valores
ciencias y *Gestión administrativa y financiera ciudadanos e institucionales.
tecnologías. *Investigaciones aplicadas a la región y al
CENTRO DE POSTGRADO país.
(CEPIRCI) *Búsqueda de la verdad, la cultura, la ciencia
Sociedad, Estado, FACULTADES (20) y tecnologías desarrolladas.
Empresas estatales EXTENSIONES (4)
y privadas DPTO. DE CULTURA (1)
CONSERVATORIO DE MÚSICA (1)
Resultados de aprendizajes significativos,
SISTEMA INTEGRAL DE desempeño por competencias.
EVALUACIÓN:
*Mejoramiento continúo
*Aseguramiento de la calidad
 Identificación de actividades del proceso para definir
el procedimiento
Los procedimientos permiten establecer tareas y actividades, las cuales deben
ser descritas en forma secuencial y al detalle. El levantamiento de
procedimientos contiene la siguiente información:
a) Nombre de la Unidad
b) Nombre del Proceso
c) Producto
d) Volumen y frecuencia (descripción del número de veces que se realiza el
producto en un tiempo determinado que puede ser diario, semanal,
mensual, trimestral)
e) Actividades: se registran las actividades conformadas por un grupo de tareas
relacionadas, se deben identificar de forma secuencial, redactarse con
verbos en infinitivo y reflejar los resultados de la ejecución de las tareas.
f) Flujo de diagramación: representación gráfica del recorrido del proceso.
g) Clientes externos: quienes se benefician del proceso
h) Responsables: quienes ejecutan el proceso
i) Insumos: entradas (documentos, proyectos, bases legales, y otros)
necesarios para la consecución del proceso.
j) Proveedor: el que proporciona los insumos, puede ser interno o
externo.
k) Productos intermedios y finales: es el resultado de la actividad, el
último será el producto final del proceso.
l) Especificaciones legales y técnicas: requeridas para garantizar la
calidad y aceptación del producto final, deben ser identificadas en
actividades que generan un documento o informe y en áreas donde se
identifiquen requisitos sin los cuales no se puede continuar con el
trámite.
 ANÁLISIS DE VALOR

Es necesario calificar las tareas

realizadas en función del análisis de
valor, determinando si agrega valor o
no al proceso, sea esta a la
organización o al cliente, e
identificando si la tarea realiza
acciones de transporte, archivo o
inspección, para lograr que se
eliminen errores, minimicen las
demoras, maximice el uso de los
recursos, sean adaptables a las
necesidades de los clientes y de fácil
entendimiento.
Descripción del Procedimiento (Manual)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ULEAM FUNCIÓN:
PROCEDIMIENTO: COD:
Rev: 1.0
Inicio: ÁREA:
Fin:
GESTIÓN

No. ACTIVIDAD UNIDAD DE TRABAJO

1.0 OBJETIVO

2.0 ALCANCE

3.0 RESPONSABILIDADES
3.1 Rector(a)
3.2 Vicerrector(a) Académico
3.3 Decano
3.4 Director(a) Financiero

4.0 DEFINICIONES

5.0 BASE LEGAL

6.0 POLÍTICAS, CONTROLES Y REGISTROS

6.1 Políticas
6.2 Controles
6.3 Registros

7.0 REVISIÓN DE PROCEDIMIENTOS

8.0 PROCEDIMIENTOS

9.0 INDICADORES DE GESTIÓN

10.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN:

Fecha Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

Emisión: Pág. 1 de ..
/ /
DIAGRAMA DE FLUJO
Representación gráfica del recorrido del proceso, refleja la secuencia de
actividades y tareas con la finalidad de entenderlo, controlarlo y
rediseñarlo, se representa a través de formas y símbolos gráficos.
Símbolo Significado Descripción
Representa el inicio o terminación de flujo del
Inicio o fin
proceso.
Representa la realización de una operación y/o
Operación
actividad relativa a un proceso.
Indica los posibles caminos o alternativas que toma
Decisión
una actividad.
Indica la vía del proceso. Conecta los elementos del
Flujo de proceso, la punta de la flecha indica la dirección del
información flujo de un proceso. Se permite usar flecha
horizontales y verticales, no inclinadas.
A
Se utiliza para indica la continuidad del diagrama de
Conector
flujo en otra parte de este.
Priorización y aprobación de los Procesos
Los procesos y procedimientos institucionales antes de
ser publicados y distribuidos, deberán ser presentados
al Departamento de Organización, Métodos y Control de
Recursos Propios, para su respectiva revisión, y
priorización. Se verificará si constan, o se agregarán al
listado o inventario de los procesos y procedimientos
institucionales, se priorizarán considerando el impacto
del proceso en los objetivos y metas institucionales y la
repercusión e impacto en el usuario; pudiendo solicitar
ajustes a los procesos antes de proceder a su validación
y aprobación por parte del responsable del proceso, y
de la máxima autoridad
Difusión de los procesos

Los procesos deben ser comunicados a los

responsables de su ejecución después de haber
sido aprobados y formalizados, y puestos en
conocimiento de toda la institución.
El objetivo es que se estandarice su aplicación para
que los funcionarios actuales así como los que
ingresen en el futuro puedan conocer la forma de
realizar determinada actividad, procedimiento o
proceso.
Aplicación y control de los procesos

Se realizarán evaluaciones periódicas del

cumplimiento de los procesos. La periodicidad
estará indicada en el Manual de Procedimientos, y
se ejecutarán en base a un plan previamente
establecido y aprobado por la máxima autoridad.
El objetivo de estas evaluaciones es detectar si los
procesos conservan su utilidad para el desarrollo de
las actividades de la institución, o si han perdido su
eficacia, eficiencia y productividad y con ello su
calidad y capacidad para satisfacer las necesidades
de los usuarios internos o externos
Mejoramiento continuo de los procesos
(rediseño de los procesos)

El objetivo del rediseño es evaluar los procesos de

trabajo, mejorarlos, adecuarlos o modificarlos para
crear servicios o productos dirigidos a satisfacer las
necesidades de los usuarios; busca suprimir
actividades que no aportan valor, reducir los tiempos
al mínimo, asegurar el cumplimiento de los plazos
legalmente establecidos, adecuarlos a la normativa
reguladora y aplicar tecnología en el rediseño.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTIVIDADES: conjunto de operaciones afines y coordinadas (tareas)
que se necesitan realizar para ejecutar los actos administrativos.
CALIDAD: Conjunto de propiedades inherentes a un producto o
servicio que permite caracterizarlo y valorarlo con respecto a las
restantes de su especie, que satisface las expectativas, es decir que
funciona tal y como el usuario quiere.
INSUMOS: aquello que se necesita o es requerido para
transformar y realizar un producto y/o servicio.
MEJORA CONTINUA: actividad recurrente para aumentar la
capacidad en un proceso para cumplir con los requisitos.
NECESIDAD: carencia, falta de algo, usualmente
indispensable para la vida, unida al deseo de satisfacerla.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
PROCEDIMIENTO: sucesión lógica de pasos u operaciones que conducen a la
solución de un problema o a la producción de un bien o servicio; indica
como proceder en una situación concreta.
PROCESO: conjunto de actividades interrelacionadas de forma lógica,
orientadas a generar un valor añadido, que parten de unas entradas
específicas, para producir unos resultados concretos, previamente definidos
por el cliente.
PROCESOS SUSTANTIVOS: contemplan las actividades que generan mayor
valor agregado y tienen un impacto sobre la satisfacción del usuario, es
decir que sin ellos no se puede atender al usuario, o se tendría ausencia del
servicio; constituyen la esencia, la razón de ser de la unidad.
PROCESOS COMPLEMENTARIOS: conjunto de otras actividades que no
siempre se realizan, pero que al hacerlas añaden valor al proceso sustantivo,
por ejm becas y ayudas a docentes.
PROCESOS DE APOYO: conjunto de actividades que permiten gestionar los
recursos para la ejecución de los procesos sustantivo y complementarios,
por ejm trámite de viáticos, licencias.
GLOSARIO DE TÉRMINOS
PRODUCTO (bien/servicio): es el resultado de un proceso; es el
resultado tangible, que satisface las necesidades y expectativas de los
clientes.
REGISTROS: documentos que proporcionan evidencia objetiva de las
actividades realizadas o resultados obtenidos.
RECURSOS: materiales, equipos, sistemas de instalaciones, suministros
de oficina y el presupuesto necesario para realizar un producto o
servicio.
RESPONSABILIDAD: la obligación de cumplir una orden o acatar un
mandato y de ejercer la autoridad conforme a las normas establecidas,
además de dar cuenta de los resultados.
TAREA: conjunto de acciones física o mentales, pasos o etapas, que es
necesario ejecutar para llevar a cabo una labor determinada; es la
división mínima del trabajo administrativo.
GLOSARIO DE TÉRMINOS

TRANSFORMACIÓN: son aquellas actividades que interactúan para obtener

un resultado. Es la función principal de todo proceso, convertir una serie
de insumos en servicios y/o productos que van siempre dirigidos a un
cliente.
USUARIO: es cualquier persona, grupo de trabajo o unidad administrativa,
que recibe el producto y determina sus requerimiento
USUARIO EXTERNO: persona, grupo de trabajo, unidad administrativa o
servicio que no trabaja en la misma organización que el productor y es
quien recibe el producto. Son los usuarios finales que disfrutan de los
producto o servicios de la organización.
USUARIO INTERNO: persona, grupo de trabajo, unidad administrativa o
servicio que trabaja para la misma organización que el productor, cuyos
productos o servicios que recibe los utiliza en su trabajo.
ACTIVIDAD DE REPASO
Cada grupo realizará el registro de actividades y diagrama de flujo del
proceso llamado “Registro y atención de pacientes para radiología”

OBTENCIÓN DEL
EL PACIENTE LISTADO DE DESIGNAR
ESPERA SU PACIENTES PARA ACOMPAÑANTE ENTREGAR EL
TURNO RADIOLOGÍA FORMULARIO A
LA ENFERMERA

EL MÉDICO LLAMAR AL
SOLICITA UNA SERVICIO DE COMPLETAR
INTRODUCIR
RADIOGRAFÍA ORIGEN PARA FORMULARIO
DATOS EN EL
DEL PACIENTE COMPLETAR
ORDENADOR
ESCRIBIR A
MANO LA
INFORMACIÓN ¿HAY EL MÉDICO ¿PUEDE IR
DEL PACIENTE FORMULARIO DE COMPLETA EL SOLO?
ORDENADOR? FORMULARIO
INFORMÁTICO
LLEGADA OBTENER
DEL FORMULARIO
PACIENTE ACOMPAÑAR AL MANUAL
EL FORMULARIO PACIENTE
ES CORRECTO?