PROGRAMA CINCO “S”

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

Son las iniciales de cinco palabras de

origen japonés que proponen una
metodología para garantizar el orden,
la limpieza y la disciplina en el área de
trabajo.
 OBJETIVOS
•Aumentar la productividad a través
de la creación de un mejor lugar de
trabajo

•Mejorar la manera de trabajar

creando un cambio de actitud en las
personas
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEIRI - CLASIFICAR SEITON - ORDEN

SHITSUKE - DISCIPLINA

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN SEISO - ASEO

¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEIRI – CLASIFICAR
Consiste en identificar y separar los
materiales necesarios de los innecesarios
eliminando éstos últimos

SEITON – ORDEN
Consiste en establecer el modo en que deben
ubicarse los materiales necesarios de manera
que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos
y reponerlos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SEISO– ASEO
Consiste en identificar y eliminar las fuentes
de suciedad, asegurando que todos los
medios se encuentran siempre en perfecto
estado de limpieza

SEIKETSU – NORMALIZACIÓN
Consiste en distinguir fácilmente una
situación normal de otra anormal, mediante
normas sencillas y visibles para todos
¿QUÉ SON LAS CINCO “S”?

SHITSUKE – DISCIPLINA
Consiste en construir autodisciplina y formar
él hábito de las 5´s mediante el
establecimiento de estándares y seguir los
procedimientos en el lugar de trabajo
FINALIDAD DE CINCO “S”
El proceso de 5S, es un programa
estructurado para lograr una organización
sistemática, limpieza y normalización en el
lugar de trabajo.

Un lugar de trabajo bien organizado se

traduce en más seguridad, más eficiencia y
más productividad en la operación. Se
aumenta la moral de los trabajadores, la
promoción de un sentido de orgullo en su
trabajo y la propiedad de sus
responsabilidades.
BENEFICIOS DE CINCO “S”

•Una mayor satisfacción de las personas

•Menos accidentes
•Menos pérdidas de tiempo para buscar
herramientas o papeles
•Una mayor calidad del producto o servicio
ofrecido
•Disminución de los desperdicios generados
•Una mayor satisfacción de nuestros clientes
 SEIRI
CLASIFICAR
CLASIFICAR

•Separar lo que utiliza de lo que no utiliza

•Conservar lo indispensable para el desarrollo
del trabajo
•Realizar un inventario de lo necesario para
su trabajo
•Encontrar alternativas de almacenamiento
•Eliminar lo que no usa
CLASIFICAR
Objetos necesarios Organícelos

Objetos dañados ¿Son útiles? Reparar

Objetos obsoletos

Separarlos

Objetos de más
Donar
¿Son útiles para
Eliminar Transferir
alguien más?
Vender
CLASIFICAR
Beneficios

•Más espacio
•Mejor control de inventario
•Eliminación del despilfarro
•Menos accidentalidad
•Mayor concentración en la labor
•Identificación rápida de los problemas
SEITON – ORDEN
ORDENAR

•Un lugar para cada cosa y cada cosa en su

lugar
•Establecer lugar, códigos, colores y nombres
para cada clase o categoría de artículos
•Asignar donde guardar las cosas teniendo
en cuenta la frecuencia de uso
•Establecer criterios de máxima capacidad de
almacenaje, altura y tiempo de archivo
ORDENAR
Colocar en área de Colocar junto
archivo inactivo a la persona

Es posible A cada
que se use momento

Algunas Archivo, materiales, Varias

Colocar en mobiliario, equipo, Colocar
veces al veces al
bodega o papeles, herramientas, cerca de la
año día
archivo etc. persona

Varias veces Varias veces

al mes por la semana

Colocar en áreas Colocar cerca al

comunes área de trabajo
ORDENAR
Beneficios

•Encontrar con mayor facilidad

documentos u objetos de trabajo
•Disminuir tiempos y movimientos
•Devolver los documentos o cosas a su
lugar
•Se identifica la ausencia de documentos
u objetos
•Da una mejor apariencia
SEISO – ASEO
ASEO

•Mantener el lugar de trabajo libre de tierra,

polvo, motas, barro, etc.
•Adoptar la limpieza como una forma de
inspección, corrigiendo las condiciones sub-
estándar
•Integrar la limpieza dentro de las tareas
diarias
•Eliminar los focos de suciedad
•Recoger y retirarlo que estorba o se
encuentra dañado
ASEO
•Limpiar los equipos, armarios, cajones,
superficies de trabajo, herramientas, etc.

•Planificar el mantenimiento de la limpieza

•Elaborar manual de limpieza donde se

especifique como usar los elementos de
limpieza

•Ubicar los elementos de limpieza en un

lugar fácil y asequible frente a un evento
de suciedad

•Actuar inmediatamente frente a un

evento de suciedad
 ASEO
Beneficios

•Aumenta la vida útil de los objetos

•Menos probabilidad de contraer
enfermedades
•Menos probabilidad de ocurrencia de
accidentes
•Mejor aspecto e imagen
•Evita deterioro del medio ambiente
 SEIKETSU
NORMALIZACIÓN
NORMALIZACIÓN

•Mantener las prácticas de las 3 “S”

anteriores
•Compartir la información a varias personas
•Estandarizar las 3 “S” para detectar
desviaciones
•Definir las normas por las que el personal
debe mantener las medidas de las 3 “S”
•Crear el hábito y compromiso para conservar
en buenas condiciones el lugar de trabajo
NORMALIZACIÓN

•Asignar funciones y responsabilidad:

¿Qué? ¿Cuándo? ¿Cómo? ¿Dónde?
Hacerlo, para mantener las 3 “S”

•Integrar las acciones Seiri – Seiton –

Seiso: debe ser parte natural de la
realización del trabajo
NORMALIZACIÓN
Beneficios

•Se guarda y mantiene el conocimiento

aprendido
•Se mejora el bienestar del personal
•Se aprende más sobre la ejecución del
trabajo
•Se evita la ocurrencia de accidentes
SHITSUKE – DISCIPLINA
DISCIPLINA

•Seguir los buenos hábitos, entrenando y

formando al personal continuamente
•Realizar inspecciones periódicas en los
lugares de trabajo para evidenciar problemas
nuevos
•Mantener el compromiso eliminando los
malos hábitos y acrecentando los buenos
•Respetando a los demás y haciendo respetar
las normas establecidas
DISCIPLINA

•Uso de ayudas visuales

•Recorrido a las áreas por parte de los directivos
•Publicación de fotos del “Antes” y del “Después”
•Boletines informativos o carteleras, uso de
insignias
•Concursos de lemas
•Establecer rutinas diarias de aplicación
•Realizar evaluaciones periódicas, con grupos de
verificación
DISCIPLINA
Beneficios

•Mejora la eficacia y la eficiencia

•Mejora la imagen de la compañía
•Mejora el ambiente de trabajo
•Facilita la gestión de los sistemas integrados
 PROGRAMA CINCO “S”
¿Cómo Implementar 5”S”?
 OBJETIVO
Dar pautas para entender, implantar y
mantener un sistema de orden, limpieza y
disciplina en POSITIVA Compañía de
Seguros S.A., a partir de cual se puedan
sentar las bases de la mejora continua y
de unas mejores condiciones de calidad,
seguridad, salud ocupacional y medio
ambiente de toda la Compañía.
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Compromiso y participación del talento

humano a todos los niveles: directivos
hasta operativos

•Despertar el talento y el compromiso de

los trabajadores
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Utilizar el sentido común, pensando que la

Compañía es para la gente

•Dar la autonomía y las herramientas

para realizar el cambio de hábitos
ASPECTOS IMPORTANTES
PARA IMPLEMENTAR LAS 5”s”

•Darle la importancia a cada una de las

cinco “S” como a su integralidad

•Dar espacios de participación a los trabajadores

para aprender y dar soluciones al problema
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

1. Diagnóstico inicial de estado de los puestos y

áreas de trabajo
2. Conformación del equipo líder para la
implementación y seguimiento del programa
3. Elaboración, revisión, ajuste y comunicación de la
metodología para la implementación y control de
las 5 “s”
4. Definición del área piloto, con base al diagnóstico
establecido o prioridad de los procesos
5. Formación y entrenamiento al personal y líder del
área
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

6. Definición de los principales problemas del área

7. Definición e implementación de soluciones por
parte del equipo de trabajo del área
8. Realizar registro de estado de avance y
acciones realizadas
9. Elaboración de informe y comunicación de
resultados del área
10. Recopilar acciones aprendidas que puedan servir
a otras áreas
¿CÓMO IMPLEMENTAR LAS 5”s”?

11. Elaboración de estándares o procedimientos

que permitan mantener las 5 “S” y
replicarlas en las otras áreas
12. Selección de la nueva área a intervenir,
repitiendo el ciclo desde el No. 6
13. Mantenimiento y seguimiento a las áreas
intervenidas hasta establecer el hábito y la
cultura, definiendo acciones de
compensación y remuneración
PROGRAMA CINCO “S”
Instructivo
DIAGNÓSTICO INICIAL

• Lea cuidadosamente la lista de chequeo, con

el fin de asegurar que todas las fuentes de
riesgo han sido contempladas
•Diligencie la lista de chequeo con el
coordinador, supervisor, jefe o líder del área
•Establezca prioridades en relación con los
problemas encontrados de acuerdo a la
gravedad y costo de intervención
•Tome registro fotográfico o video para
evidenciar posteriormente el antes y el
después
DIAGNÓSTICO INICIAL
• Defina los resultados por área o procesos aplicando el radar

Áreas Locativas

Señalización y Materias Primas

extintores

Manejo de Personas
residuos

Máquinas y
Áreas sanitarias y
equipos
de alimentación
META
Herramientas
RESULTADO
 POSITIVA S.A. Código:
Compañía de Seguros / ARP SS-RE-LV5S-01
-Gestión Documental-
Versión: 1
FORMATO
Fecha: 2009/05
LISTA DE VERIFICACIÓN EN "5S"
Proceso
Mejoramiento Continuo
Página 1 de ___

I. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA
Nombre de la Empresa NIT
No. de Trabajadores Empresa Dirección Teléfono(s)
Centro de Trabajo Sucursal
II. INFORMACIÓN DEL CENTRO DE TRABAJO
Proceso Área
Dependencia No. de Trabajadores Hombres Mujeres
III. LISTA DE VERIFICACIÓN
PARÁMETROS CALIFICACIÓN
CRITERIO DE EVALUACIÓN PROMEDIO
ÍTEM 5S 1 2 3

Los pasillos y escaleras son suficientes para el tránsito de personas, equipos o materiales, cumplen con los requerimientos del
estatuto de seguridad Res. 24000 (Titulo II, Art. 12) incluidos barandas y peldaños
SEIRI -
Las paredes, ventanas y puertas son suficientes y están bien ubicadas de acuerdo con las actividades y el flujo de la operación
CLASIFICAR
Los techos están construidos de acuerdo con las especificaciones de seguridad, garantizan la iluminación natural y las lámparas
son suficientes para el proceso o trabajao a realizar
Los pisos, pasillos y escaleras están libres de materiales innecesarios, cables eléctricos y huecos que puedan obstruir o
didificultar el paso de personas, equipos o materiales

DIAGNÓSTICO
ÁREAS LOCATIVAS
Las paredes, ventanas y puertas están libres de materiales innecesarios (objetos colgantes, materiales arrumados, vidrios rotos),
SEITON -
sin riesgo por agrietamientos grandes, chapas en mal estado, entre otros; las esquinas de las secciones y los patios están libres
ORDENAR
de materiales innecesarios o basuras
Los techos no presentan materiales innecesarios (objetos colgantes, estructuras o conexiones eléctricas inadecuadas, entre
otros)
Los pisos, pasillos y escaleras están limpios, secos, señalizados, demarcados, construidos de material seguro y bien iluminados
Las paredes, ventanas y puertas están limpias, las esquinas están sin desechos o basura, las terrazas o balcones están limpios,
SEISO - LIMPIAR
la pintura de paredes y techos son de colores claros, que permitan mejorar la iluminación
Los techos están limpios y libres de goteras

INICIAL
OBSERVACIONES

SEIRI - La cantidad de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) son los necesarios para satisfacer la demanda de cada
CLASIFICAR proceso o trabajo
SEITON - Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están ubicados en una zona señalizada, en estantes,
MATERIAS PRIMAS carros oestibas y están apilados correctamente en altura y estabilidad
ORDENAR
Los arrumes de materias primas (cajas, documentos, papeles, entre otros) están limpios o protegidos del polvo u otros
SEISO - LIMPIAR
contaminantes

OBSERVACIONES

SEIRI -
El número de personas es el necesario para cada proceso o trabajo
CLASIFICAR
SEITON -
Las personas se encuentran ubicadas en sitios que garantizan que no sean golpeadas por materiales, equipos o materias primas
PERSONAS ORDENAR
SEISO - LIMPIAR Las personas tienen ropa adecuada, comoda y limpia según su trabajo, adecuado aseo personal en manos, cara y cabello
SEIKETSU - Las personas tienen elementos o accesorioas necesarios (apoya pies, padmouse, protector de pantalla, silla graduable en
BIENESTAR altuturas, entre otros) para realizar el proceso o trabajo y son utilizados correctamente

OBSERVACIONES

SEIRI - El número de máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas,
CLASIFICAR superficies de trabajo) son los necesarios para los requerimientos del proceso productivo
MAQUINARIA, SEITON - Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
EQUIPOS Y ORDENAR trabajo) están en buenas condiciones, ubicados en lugares específicos sin interrumpir la circulación de las personas
MOBILIARIO
Las máquinas (impresoras, fotocopiadoras, escaner, fax, entre otros), equipos (computadores) y mobiliario (sillas, superficies de
SEISO - LIMPIAR
trabajo) están limpias, libres de materiales innecesarios, sin polvo, cables eléctricos asegurados y en buenas condiciones

OBSERVACIONES

SEIRI - Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) corresponden en número a las
• Instrumento para implementar y
recopilar la información
CLASIFICAR necesarias para el proceso o trabajo, están libres de deformaciones, filos mellados, mangos deteriorados, entre otros.
HERRAMIENTAS SEITON - Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) están ubicadas en gavetas, tableros
ORDENAR u otros dispositivos que permiten dejarlas listas para usarse nuevamente
SEISO - LIMPIAR Las herramientas (grapadora, perforadora, sacaganchos, visturí, clips, esferos, entre otros) se mantienen limpias y en buen

OBSERVACIONES

SEIRI - Los servicos sanitarios y áreas de almacenamiento son suficientes para el número de trabajadores según la resolución 2400
CLASIFICAR (tiuloII, Art.17). Los comedores o cocinas están separados de los lugares de trabajo y focos insalubre (Art. 25)
ÁREAS SANITARIAS
SEITON -
Y DE Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación están libres de elementos innecesarios y permanecer en su lugar
ORDENAR
ALMACENAMIENTO
Los servicios sanitarios, de almacenamiento y de alimentación permanecen limpios, libres de plagas y basuras. Las fuentes de
SEISO - LIMPIAR
agua son aptas para el consumo

OBSERVACIONES

SEIRI - Los residuos de producción y basuras se clasifican de acuerdo con las normas de reciclaje y se disponen en canecas
CLASIFICAR debidamente señalizadas
MANEJO DE SEITON - Las canecas o recipientes están ubicados en un sitio cercano a las fuentes que generan residuos y no obstruyen las vías de
RESIDUOS ORDENAR circulación
La zona alrededor de los recipientes está limpia y se evita el rebose de los recipientes. Las canecas vacías están limpias y no
SEISO - LIMPIAR
generan malores olores

OBSERVACIONES

SEIRI - El tipo y número de señalización de los extintores existentes son necesarios para el trabajo que se realiza y cumplen con los
CLASIFICAR estándares nacionales e internacionales
SEÑALIZACIÓN Y SEITON -
La ubicación de la señalización de los extintores permite su fácil visualización y acceso
EXTINTORES ORDENAR
SEISO - LIMPIAR La señalización y los extintores permanecen limpios y en buenas condiciones de mantenimiento

OBSERVACIONES
CONFORMACIÓN EQUIPO LÍDER
• Seleccioné un grupo de líderes con poder de
decisión
•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y
en las técnicas para la solución de problemas
•Estas personas pueden ser del COPASO, jefes
de áreas o líderes de proceso y trabajadores
•Defina objetivos clave, que espera alcanzar
•Mínimo 3 personas y máximo 5 deben
conformar el equipo líder
•Reúnase periódicamente con el equipo para
establecer mejorar, conocer avances, promover e
incentivar y analizar otros aspectos
METODOLOGÍA 5 “S”

SEIRI - CLASIFICAR

SEITON - ORDEN

SHITSUKE - DISCIPLINA

SEISO - ASEO

SEIKETSU - NORMALIZACIÓN
Evidencie metodologías o procesos complementarios que la empresa pueda tener y que
permitan fortalecer el objetivo de las cinco “s”, ejemplo: tablas de retención documental
DEFINICIÓN ÁREA PILOTO
•Con base en los resultados elija el proceso o área más crítica,
como piloto
Áreas Locativas
5

Señalización y 4 3.9 Materias

extintores Primas
3

2.0 2
1.6
1
2.3
Manejo de Personas
residuos
2.7
3.0
2.5
2.8
Área Administrativa
Áreas sanitarias Máquinas y
equipos
y de META: 5.0
alimentación
Herramientas RESULTADO: 2.6
FORMACIÓN AL PERSONAL
DEL ÁREA CRÍTICA
•Forme al grupo en la metodología de las 5”s” y en las
técnicas para la solución de problemas
•Implemente la primera “S” – SEISO – con el personal
del área seleccionada
•Verifique y evalué los conceptos adquiridos por el
personal del área
•Establezca responsabilidad por las acciones que se
requieren para mejorar las condiciones
•Defina el plan de acción identificando los problemas y
las soluciones
IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES
IDENTIFICACIÓN DE
PROBLEMAS Y SOLUCIONES

• Instrumento para
definir el plan de acción
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN

•Valide con el personal del área los resultados del

diagnóstico
•Defina los indicadores con los cuales podrá medir el
impacto logrado con las medidas ejecutadas
•Verifique el cumplimiento de los objetivos, revisando las
mejoras implementadas, disminución de AT, ausentismo,
productividad, entre otros.
•Hable con las personas y recoja las percepciones y
sentimientos del cambio (positivos y negativos)
•Evalué el estilo de liderazgo de los gerentes si facilitó u
obstaculizó el cambio
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN
•Documente las mejoras de una manera sencilla y clara
•Defina un formato estándar de documento para que todas
las áreas escriban las experiencias
•Escriba lo esencial para el aprendizaje organizacional
•El contenido del informe puede ser:
•Problemática encontrada
•Resultados iniciales del diagnóstico
•Explicar con fotos las mejoras implementadas, antes
y después
•Beneficios alcanzados
•Resultados finales y compararlos con los iniciales
•Procedimientos o estándares
REGISTRO – INFORME Y
COMUNICACIÓN

•Establezca un medio de comunicación para divulgar los

resultados alcanzados
•Genere comentarios cortos y periódicos al personal
sobre la importancia para la empresa en llevar a la
práctica la metodología
•Explique los elementos claves para mantener la
metodología 5 “s”
•Establezca mecanismos de premiación y
reconocimiento al área crítica por los avances y acciones
aprendidas
ACCIONES APRENDIDAS Y
ESTANDARES
•Defina los estándares o procedimientos con la
participación de los trabajadores
•Tenga en cuenta las acciones aprendidas (positivas y
negativas) para establecer las actividades del estándar o
procedimiento
•El procedimiento es el que se utilizará para realizar las
tareas de manera segura, fácil y productiva
•Indica la mejor manera de realizar una operación desde
la seguridad, calidad y control de desperdicios
•El procedimiento debe ser aprobado por todos
•La divulgación es un proceso clave para valorar el
trabajo realizado
SEGUIMIENTO Y CONTROL
•Sea persistente en el seguimiento y exigente en el
cumplimiento de las actividades
•Pregunte y registre de forma periódica por los
resultados
•Con la gerencia promueva la autogestión y el
autoaprendizaje de la gente
•Promueva la creatividad con preguntas que los lleve
a optimizar el uso de los recursos internos
•Analice otros aspectos que requieren recursos
especiales y mayor análisis en relación
costo/beneficio
•Realice reconocimientos cuando se han logrado los
resultados
 Los hábitos de las 5 “s” revelan
además hábitos de exactitud y de
método en los demás actos de la
vida

Muchas gracias