PARTE 2

PLANEACION, EJECUCION Y
CONTROL DEL PROYECTO
CAP 4. Definición Alcance, responsabilidad y secuencia de
actividades
CAP 5 . Desarrollo del programa
CAP 6. Utilización de recursos
CAP 7. Determinación de costos
CAP 8 . Administración del riesgo
CAP 9. Cierre del proyecto
Planeación, ejecución
y control del proyecto
Explica el documento, el alcance del proyecto, la
calidad, la definición de las actividades que se deben
desarrollar, quién tendrá la responsabilidad de
desarrollarlas y qué secuencia seguirán para su
desarrollo.
 Objetivos

• Aprender a establecer un Objetivo claro del proyecto

• Preparar un Documento de Alcance de Proyecto
• Estudiar la importancia y los elementos de un Plan de Calidad
de Proyecto
• Elaborar una estructura de división de trabajo (EDT)
• Preparar una Matriz de Asignación de responsabilidades
• Describir como realizar actividades especificas
• Elaborar un Diagrama de Red
Las investigaciones demuestran
con claridad que un alcance o
misión mal definidos revelan
una barrera importante para el
éxito del proyecto.

En una investigación que abarcó más de 1,400 gerentes de proyecto en Estados

Unidos y Canadá, Gobeli y Larson encontraron que casi 50% de los problemas
de planeación se relacionan con una definición imprecisa del alcance y las
metas.
Establecer el objetivo del proyecto
• El proceso de planeación se basa en
el objetivo del proyecto, el cual
establece lo que se va a realizar.
• El objetivo del proyecto suele
definirse en la cedula del proyecto
o en la solicitud de propuesta;
• Es el producto final tangible que el
equipo de proyecto o contratista
debe producir y entregar con el fin
de que el patrocinador o cliente
obtenga los beneficios esperados
de la implementación del proyecto.
 Elementos de un objetivo de
proyecto
1. Los beneficios esperados que resultarán de la
implementación del proyecto y conducirán al
éxito
– Puede incluir verbos como:
• Incrementar
• Expandir
• Reducir
• Ahorrar
• Establecer
 Elementos de un objetivo de
proyecto
2. El producto final o entregable principal del
proyecto:
Ejemplo:
• Capacidad de compra en línea
• Una campaña de marketing a nivel nacional
• Un complejo de dormitorios
 Elementos de un objetivo de
proyecto
3. La fecha en la cual se requiere la terminación
del proyecto,
Ejemplo:
– El 30 de junio de 2012
– En un periodo de 18 meses
4. El presupuesto dentro del cual el proyecto
debe completarse.
• Mencione alguno objetivo de un proyecto
que participo o participa.
 Algunos ejemplos de los objetivos
del proyecto son
• Incrementar 20% la capacidad de una sala de
emergencias y reducir 50% el tiempo medio
de espera de los pacientes mediante un
proyecto de configuración y mejora de
procesos que se completara en 12 meses con
un presupuesto de $400,000.

Producto El
Beneficios Fecha
Final presupuesto
Algunos ejemplos de los objetivos
del proyecto son
• Reducir $20 Millones las cuentas por pagar
por medio de la implementación de un
sistema de facturación, cobro y recepción para
el 31 de mayo, con un presupuesto que no
rebase los $220,000

Producto El
Beneficios Fecha
Final presupuesto
 Ejercicio
• Incrementar 3% la participación de mercado al
introducir un nuevo aparato para la
preparación de alimentos durante 10 meses
con un presupuesto de $42 millones

Producto El
Beneficios Fecha
Final presupuesto
Un objetivo del proyecto como “terminar la
casa” es demasiado ambiguo, debido a que el
cliente y el contratista pueden tener puntos de
vista diferentes respecto a lo que significa
“terminar”. Un objetivo mejor seria:

“terminar la casa para el 31 de mayo con base

en los planos y especificaciones con fecha del
15 de octubre y dentro de un presupuesto de
$200 000”.
 Importante!
El objetivo del proyecto debe ser claro y conciso
desde el inicio. Sin embargo, a medida que el
proyecto avanza puede haber situaciones que
deban modificarse debido a circunstancias
imprevistas o a información nueva.
El gerente del proyecto y el cliente deben estar de
acuerdo en todos los cambios que se hagan al
objetivo del proyecto, ya que cualquier cambio
podría afectar el alcance de trabajo restante, los
entregables, la fecha de terminación y el costo
final.
Definición del alcance
del proyecto
 DEFINICION DEL ALCANCE DEL
PROYECTO
El alcance del proyecto define
lo que se debe hacer. Es todo el
trabajo que debe realizarse para
producir todos los entregables
del proyecto y que el
patrocinador o cliente esté
convencido de que todo el
trabajo y los entregables
cumplen con los requerimientos
o con los criterios de aceptación
y logran el objetivo del proyecto
• El equipo de proyecto o contratista preparan
un documento de alcance del proyecto que
incluye muchos de los elementos contenidos
en la cédula del proyecto, en la solicitud de
propuesta:
 Contenido del documento de
alcance
1. Los requerimientos del cliente
2. La declaración de trabajo define las
principales tareas o elementos que deberán
llevarse a cabo para realizar el trabajo que se
necesita hacer y producir todos los entregables
del proyecto
 Contenido del documento de
alcance
3. Los entregables son los productos o
resultados que el equipo de proyecto o
contratista producirán y proporcionarán al
cliente durante y a la terminación de la
ejecución del proyecto
4. Los criterios de aceptación
5. Estructura de división del trabajo (EDT).
 Ejemplo
• Mencione algunos elementos de trabajo
principales para un proyecto en el que se
organizará un festival de la comunidad que
podrían incluir.
1. Preparar la publicidad: anuncios en periódicos,
carteles, boletos, etcétera.
2. Solicitar voluntarios.
3. Organizar los juegos, incluidas la construcción de
taquillas y la adquisición de premios
4. Contratar los juegos mecánicos y obtener los
permisos necesarios
5. Conseguir los artistas para entretenimientos
6. Organizar todos los servicios de apoyo,
estacionamiento, limpieza, seguridad, sanitarios y
primeros auxilios
 Estructura de división del trabajo
(EDT)
• Es una descomposición
jerárquica, concebida en
función de los entregables
del alcance del proyecto
en paquetes de trabajo
que producen los
entregables del proyecto
FORMATO PARA EDT EN LISTA ESTRUCTURADA
 EDT
• La estructura de división del trabajo establece
el marco para una planeación más amplia que
permita elaborar un plan inicial para realizar el
trabajo del proyecto.
• No existe una sola EDT ideal para todos los
proyectos.
• Los diferentes equipos de proyectos pueden
crear estructuras de división del trabajo
ligeramente distintas para el mismo proyecto.
 Asignación de responsabilidades
• Una matriz de asignación de
responsabilidades (MAR) define quién será la
persona responsable del trabajo.
• Es una herramienta empleada para designar a
las personas responsables de realizar los
elementos de trabajo en la estructura de
división del trabajo.
 MAR PROYECTO FESTIVAL

P = Responsabilidad principal; S = Responsabilidad de soporte

 Definición de las actividades
• Una actividad, también conocida como tarea,
es una pieza de trabajo definida que consume
tiempo, pero no requiere necesariamente
esfuerzo por parte de las personas que la
realizan;
Ejemplo, el endurecimiento del concreto en una
construcción puede tardar varios días, pero no
requiere de ningún esfuerzo humano.
Ejemplo: Construcción de taquillas

• Diseño de los puestos

• Especificación de los materiales

• Compra de materiales

• Construcción de los puestos

• Pintura de los Puestos

• Traslado y Montajes de los puestos al sitio del

festival

• Desmontaje de los puestos y almacenamiento

 La secuencia de las actividades
• Un diagrama de red define la secuencia en
que se realizarán las actividades. Es una
herramienta que permite acomodar las
actividades específicas en el orden apropiado
y establecer sus relaciones de dependencia.
 PRINCIPIOS DE RED
• Existen algunos principios básicos que deben
comprenderse y respetarse cuando se elabora
un descripción de la actividad se escribe
dentro del cuadro como se muestra a
continuación.
• Las actividades por lo general consumen
tiempo
• Cada Actividad se representa por medio de un
cuadro
• A cada cuadro se le asigna un numero unico
 Secuencia Serial
• Algunas actividades deben
realizarse en una
secuencia serial;
Ejemplo,
“Secar automóvil” sólo
puede comenzar hasta que
se ha terminado “Lavar
automóvil”.
Actividades Simultaneas
ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA
DE RED
1.¿Qué actividades deben terminarse
inmediatamente antes de que esta
actividad se pueda iniciar?
2.¿Qué actividades se pueden realizar
simultáneamente con esta actividad?
3.¿Qué actividades no se pueden iniciar
inmediatamente después hasta que esta
actividad se haya completado?
ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA
DE RED
ELABORACIÓN DE UN DIAGRAMA
DE RED
 Tareas
• Ejercicios 10, 11, 12 en clase Subir a la
plataforma

• Caso1 : Un centro de investigación médica sin

fines de lucro