Administración de Proyectos

Administración de Proyectos

Justo Pérez S.
Project Manager Information Technology
July 11, 2018

Technology Advice.
Business Results.
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JUSPE Information Group

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 Interesados

Adquisiciones Recursos
Humanos
Alcance Tiempo

Calidad
Riesgos Costos Comunicaciones

Integración
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 Areas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos (5)
Conocim iento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
(10) (2) (24) (8) (11) (2)
4.1 Desarrollar el 4. 2 Desarrollar el Plan para la Dirección de 4. 3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del 4.4 Monitorear y Controlar el 4.6 Cerrar el
Integración Acta de Proyectos Proyecto trabajo del Proyecto Proyecto o Fase
(6) Constitución del 4.5 Realizar el Control Integrado
Proyecto de Cambios
5.1 Planificar la Gestión del Alcance 5.5 Validar el Alcance
Alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.6 Controlar el Alcance
(6) 5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma 6.7 Controlar el Cronograma
6.2 Definir las Actividades
Tiempo 6.3 Secuenciar las Actividades
(7) 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma

7.1 Planificar la Gestión de Costos 7.4 Controlar los Costos

Costos 7.2 Estimar los Costos
(4) 7.3 Determinar el Presupuesto

Calidad 8.1 Planificar la Gestión de Calidad 8.2 Realizar el Aseguramiento de la 8.3 Controlar la Calidad
(3) Calidad
9.1 Planifiicar la Gestión de Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
RRHH 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
(4) 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

Comunicaciones 10.1 Panificar la Gestión de las 10.2 Gestionar las Comunicaciones 10.3 Controlar las
(3) Comunicaciones Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
(6) 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Adquisiciones 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones 12.2 Efectuar las Adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones 12.4 Cerrar las
(4) Adquisiciones

Interesados 13.1 Identificar a los 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.3 Gestionar la Participación de los 13.4 Controlar la Participación de
(4) Interesados Interesados los Interesados

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 Gestión de la Integración del Proyecto
Las acciones de Integración debe cumplir con las
expectativas y los requisitos de los interesados. Implica
tomar las decisiones en la asignación de los recursos,
balancear los objetivos del proyecto, plantear soluciones y
manejar las interdependencias existentes entre las áreas
de conocimientos.
La gestión de Integración Identifica, Define, Combina,
Unifica y Coordina los procesos y las actividades de la
Dirección de proyectos dentro de los Grupos de Procesos
de la Dirección de Proyectos.
En muchas organizaciones el Gerente del Proyecto no
participa en la selección del proyecto a desarrollar.
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 Gestión de la Integración del Proyecto
Los entregables generados por los proyectos deben de
integrarse con las operaciones de la organización
ejecutante. El gerente y el equipo del proyecto deben
aplicar los procesos de dirección de proyectos que requiera
el Proyecto y determinar el nivel de la implementación de
cada uno de ellos. La experiencia nos dice que no existe
una única forma de gestionar los proyectos.

1 Producto

2 Gestión del proyecto

Equipo del proyecto Entregables Operación

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 Areas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos (5)
Conocim iento Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y control Cierre
(10) (2) (24) (8) (11) (2)
4.1 Desarrollar el 4. 2 Desarrollar el Plan para la Dirección de 4. 3 Dirigir y Gestionar el Trabajo del 4.4 Monitorear y Controlar el 4.6 Cerrar el
Integración Acta de Proyectos Proyecto trabajo del Proyecto Proyecto o Fase
(6) Constitución del 4.5 Realizar el Control Integrado
Proyecto de Cambios
5.1 Planificar la Gestión del Alcance 5.5 Validar el Alcance
Alcance 5.2 Recopilar Requisitos 5.6 Controlar el Alcance
(6) 5.3 Definir el Alcance
5.4 Crear la EDT/WBS
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma 6.7 Controlar el Cronograma
6.2 Definir las Actividades
Tiempo 6.3 Secuenciar las Actividades
(7) 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
6.6 Desarrollar el Cronograma

7.1 Planificar la Gestión de Costos 7.4 Controlar los Costos

Costos 7.2 Estimar los Costos
(4) 7.3 Determinar el Presupuesto

Calidad 8.1 Planificar la Gestión de Calidad 8.2 Realizar el Aseguramiento de la 8.3 Controlar la Calidad
(3) Calidad
9.1 Planifiicar la Gestión de Recursos Humanos 9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto
RRHH 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto
(4) 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto

Comunicaciones 10.1 Panificar la Gestión de las 10.2 Gestionar las Comunicaciones 10.3 Controlar las
(3) Comunicaciones Comunicaciones
11.1 Planificar la Gestión de Riesgos 11.6 Controlar los Riesgos
11.2 Identificar los Riesgos
Riesgos 11.3 Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
(6) 11.4 Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
11.5 Planificar la Respuesta a los Riesgos

Adquisiciones 12.1 Planificar la Gestión de las Adquisiciones 12.2 Efectuar las Adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones 12.4 Cerrar las
(4) Adquisiciones

Interesados 13.1 Identificar a los 13.2 Planificar la Gestión de los Interesados 13.3 Gestionar la Participación de los 13.4 Controlar la Participación de
(4) Interesados Interesados los Interesados

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Grupo de procesos: INICIO

T – Enunciado de Trabajo Procesos de

Seguimiento y control
T – Caso de Negocio
T -- Acta de Constitución del Proyecto Procesos de
Planificación
T – Registro de Interesados
T – Matriz de interesados
T -- Estrategia de Gestión de los
Interesados Procesos Procesos
de Inicio de Cierre

Procesos de
Ejecución

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 Iniciación del proyecto
Iniciar el proyecto es identificar a los
interesados, documentar y conciliar sus
expectativas sobre el proyecto.
Sustentar la justificación del proyecto y
comunicar sus objetivos para compartir al
equipo del proyecto una visión clara de la
necesidad del proyecto y los entregables a
desarrollar.
El project charter es el resultado de este
grupo de dirección del proyecto que servirá
de guía para la administración del proyecto.
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Una organización desarrolla Es un documento
un plan estratégico que le que formaliza el
permite dirigir sus esfuerzos inicio del proyecto
para lograr que su misión se Iniciativa Formal Project Charter
acerque a su visión. Como Evalúa la
resultado tenemos una serie factibilidad del
de estrategias que se apoyan proyecto para
en proyectos específicos después
Iniciativa Informal
concretarla en
encaminados a lograr la
una iniciativa
visión de la empresa. formal
1 Demanda de mercado 4 Avance tecnológico

2 Petición del cliente 5 Requerimientos Legales

Un proyecto se desarrolla para

cubrir: 3 Necesidad del negocio

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
El Project Charter es un Documento de alto nivel que
autoriza formalmente el inicio o fase de un proyecto,
documenta los Requisitos iniciales que satisface a los
deseos, necesidades y expectativas de los interesados.
La firma del documento es realizado por alguien externo
al equipo del proyecto, quién aprueba y autoriza el inicio
del proyecto pudiendo ser un Alto ejecutivo.
patrocinador, PMO o un comité ejecutivo del portafolio.
El patrocinador o la PMO debe encontrarse en un nivel
apropiado para financiar el proyecto, y cualquiera de
ellos puede elaborar el acta de constitución del
proyecto.
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Seleccionar y asignar al Gerente del proyecto debe ser
tan pronto como sea posible, de preferencia durante la
elaboración del project charter, pero siempre antes de
comenzar con el proceso de la planificación.
Es recomendable que el Gerente del proyecto participe
en la elaboración del project charter, ya que ésta le
otorga la autoridad para hacer uso de los recursos de la
organización.
El dueño de este proceso es el PMO o el patrocinador, y
una vez firmado y aprobado el acta de constitución no
debería sufrir modificación alguna.
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Los proyectos se autorizan en función de las
necesidades internas de la empresa, organismo
reguladores, el mercado o en cumplimiento de los
objetivos estratégicos de la organización.
4.1 Desarrolllar el Acta de Constitución del Proyecto

Entradas Herramientas y Técnicas Salidas

. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto . 1 Juicio de Expertos . 1 Acta de Constitución del Proyecto

. 2 Caso de Negocio . 2 Técnicas de Facilitación

5.1 Planificar la Gestión del Alcance

. 3 Acuerdos 5.2 Recopliar Requisitos
5.3 Definir el Alcance
. 4 Factores Am bientales de la Em presa 6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
7.1 Planificar la Gestión de Costos
. 5 Activos de los Procesos de la 11.1 Planificar la Gestión de Riesgos
Organización 13.1 Identificar Interesados

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas
El Enunciado del trabajo (SOW) describe en
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto forma narrativa los productos o servicios que
. 2 Caso de Negocio
debe entregar el proyecto. Para proyectos
Internos el Patrocinador proporciona el SOW
. 3 Acuerdos
basado en las necesidades de la empresa.
. 4 Factores Am bientales de la Em presa Para los proyectos Externos el Cliente
. 5 Activos de los Procesos de la
proporciona el SOW como parte del
Organización documento del Contrato.
Necesidad comercial: Demanda del mercado, avance tecnológico o requisito
legal.
Una Descripción del Alcance del Producto: Detalla las características del
producto que el proyecto creará. Documentar la relación entre producto y
servicio
Un Plan estratégico: Todo proyecto estará alineado al plan estratégico y deberá
ser tomado en cuenta para priorizar y seleccionar los proyectos
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas Proporciona la información necesaria
desde un punto comercial para justificar
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
si el proyecto vale o no la inversión
. 2 Caso de Negocio requerida.
. 3 Acuerdos
Normalmente, los documentos de la
. 4 Factores Ambientales de la Empresa
necesidad comercial y el análisis de
costo-beneficio se incluyen en el caso de
. 5 Activos de los Procesos de la
Organización negocio para justificar el proyecto.
Demanda del mercado Requisito legal
Necesidad comercial Impacto ecológico
Solicitud del Cliente Necesidad social
Adelanto tecnológico Organismo regulador

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas
Un contrato es una entrada si el proyecto
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto se realiza para un cliente externo, en este
. 2 Caso de Negocio
caso el Acta de Constitución lo estaría
. 3 Acuerdos
elaborando la empresa contratada.
Cliente externo Organización a cargo del
. 4 Factores Am bientales de la Em presa
Proyecto

. 5 Activos de los Procesos de la

Organización

Contrato

Acta de Constitución
del Proyecto

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
 Cultura y estructura de la
Entradas
organización o empresa
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
 Normas gubernamentales o
. 2 Caso de Negocio
industriales (reglamentaciones,
normas de producto, estándares de
. 3 Acuerdos calidad y normas de fabricación)
. 4 Factores Ambientales de la Empresa  Infraestructura (instalaciones
existente y equipos de capital)
. 5 Activos de los Procesos de la
Organización  Las condiciones de mercado.

Son todos los factores ambientales y sistemas de la

organización que influye en el proyecto, afectando favorable o
desfavorablemente.

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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Entradas Son los procesos de la
. 1 Enunciado del Trabajo del Proyecto
organización que se usa para
ejercer influencia sobre el éxito
. 2 Caso de Negocio
del proyecto y tiene un valor
. 3 Acuerdos
intangible para la organización,
. 4 Factores Am bientales de la Em presa poseen plantillas, formularios,
. 5 Activos de los Procesos de la
guías formales e informales y
Organización procedimientos.
Proporcionado por los procesos, procedimientos e información
histórica (pej actividades, EDT, informes, estimaciones, Plan de
gestión del proyecto, lecciones aprendidas, estudios
comparativos, riesgos, necesidad de recursos,
correspondencias).
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Realizando una evaluación de los activos procesos de la
organización y los factores ambientales con relación a su uso en
los 47 procesos del PMBOK
Factores Ambientales de la Empresa (de los 47 procesos NO requieren 20 procesos)

Planificación Ejecución Control Cierre

5.2 Recopilar Requisitos 8.2 Desarrollar Aseguramiento de la calidad 5.5 Validar el Alcance 4.6 Cerrar el Proyecto
5.3 Crear EDT/WBS 9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 5.6 Controlar el Alcance 12.4 cerrar las adquisiciones
7.3 Control de Costos 9.4 Dirigir el Equipo del Proyecto 6.7 Controlar el Cronograma
11.5 Planificar plan de Respuesta al Riesgo 12.2 Efectuar las adquisiciones 7.4 Controlar los Costos
13.3 Gestionar a los interesados 8.3 Control de Calidad
10.3 Control de las Comunicaciones
11.6 Control de Riesgos
12.3 Controlar las Adquisiciones
13.4 Controlar a Interesados

Activos Procesos de la Organización (de los 47 procesos NO requieren 9 procesos)

Planificación Ejecución Control Cierre

5.2 Recopilar Requisitos
11.5 Planificar plan de respuesta al riesgo
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
8.2 Desarrollar Aseguramiento de la calidad 5.5 Validar el Alcance
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto 11.6 Control de Riesgos
12.2 Efectuar las adquisiciones 12.3 Controlar las Adquisiciones
13.4 Controlar a Interesados
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Herramientas y Técnicas
Esta experiencia es proporcionada
. 1 Juicio de Expertos
por cualquier persona o grupo de
. 2 Técnicas de Facilitación
personas con conocimientos o
formación especializada, y puede
obtenerse de numerosas fuentes.
Incluidas como:
Consultores
Interesados, incluido cliente y patrocinador, PMO u otras
unidades dentro de la organización
Asociaciones profesionales y técnicas
Expertos en la materia.
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Titulo y descripción del proyecto
Salidas

. 1 Acta de Constitución del Proyecto Justificación del proyecto

Objetivos medibles del proyecto
(Cumplir SMART, específico, medible,
alcanzable y retador, relevante, tiempo)
Requisitos de alto nivel
Descripción del producto
Factores críticos de éxito
Resumen del cronograma de hitos
Riesgos de alto nivel
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Salidas
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Requisitos para la aprobación del
proyecto (qué constituye el éxito, quién
lo decide, quién firma la aprobación del
proyecto)
Nombre del Director del proyecto
asignado, nivel de responsabilidad y de
autoridad
Nombre y responsabilidad de las
personas que autorizan el acta de
constitución del proyecto.
Stakeholder principales
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
Salidas
. 1 Acta de Constitución del Proyecto
Inicio Planificación Ejecución Control Cierre
Asunciones
Restricciones
Nombre del sponsor y cliente.
Comité ejecutivo del proyecto
Entregables importantes
Interesados claves
Recursos pre signados
Criterios de aceptación alto nivel.
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 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución
• Formaliza el inicio del proyecto
• Asigna al gerente del proyecto y le otorga autoridad
Para qué
sirve? • Facilita que el gerente del proyecto y su equipo comprendan el
negocio, el porqué del proyecto y sus riesgos (restricciones y
supuestos)
• Documenta las expectativas para atenderlas

• Justificación y propósito del proyecto

• Descripción del producto que generará el proyecto
Qué
incluye? • Entregables finales del proyecto
• Involucrados clave y sus expectativas
• Restricciones y supuestos
• Información histórica relevante
• Nombre del gerente del proyecto y nombre y firma del patrocinador.
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¿Preguntas?

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