Ministerio de Educación Pública

Dirección de Proveeduría Institucional

Departamento de Administración de Bienes

Charla:
“Implicaciones del Reglamento de Administración de Bienes”
FORMULARIO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS

 El Formulario para el Control de Activos es el documento

que el Departamento de Administración de Bienes utiliza
para ejecutar el control de los bienes adquiridos por el
Ministerio de Educación Pública.

 Es de fácil comprensión, su llenado es sencillo.

 Es utilizable para cualquier movimiento que tenga un bien

durante su vida útil.

 En el formulario los funcionarios deben anotar los datos

que son requeridos para la actualización de cada activo en
el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET).
 Jefatura Departamento de
Administración
de Bienes *Certificación de
Jefatura Jefatura la Veracidad

*Informe anual
toma física
Colaborador realizada
Solicitud del Jefe de la Dependencia Interesado Jefatura

Colaborador Colaborador
Jefatura Jefatura
Departamento
Jefatura administración de
bienes

Visto bueno ( firma y sello) del especialista

Colaborador correspondiente , haciendo constar el estado
del bien
Motivos de Devolución:
Desuso, inservibilidad, el jefe inmediato se lo
solicita, por cese, despido, o traslado a otra
Dependencia
 Completar la información solicitada según corresponda
FECHA:
DEPENDENCIA QUE ENTREGA LOS BIENES:
NOMBRE DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA: CÉDULA:
DEPENDENCIA QUE RECIBE LOS BIENES:
NOMBRE DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES: CÉDULA:
DIRECCION DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:
NÚMEROS DE TELÉFONO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE:

FIRMA DEL JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGÓ FIRMA RESPONSABLE DEL BIEN (ES)

DISTRIBUCION DE LOS TANTOS ORIGINALES:

1.DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACION DE BIENES

2.JEFE DE LA DEPENDENCIA QUE ENTREGA
3.FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LOS BIENES
4.OFICIALES DE SEGURIDAD: SÓLO CUANDO SE REQUIERA
Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Decreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002

Artículo 6º—Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la

Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o
Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos de
entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o
concesión, quedan obligados a lo siguiente:

a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán
entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio,
administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante
inventarios individuales que los responsables deben firmar;

b) Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar posesión de

sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y
entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos,
se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que
sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con
quién le hubiese hecho la entrega;

c) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o
sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a
su cargo.
 Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central
Decreto Ejecutivo Nº 30720-H del 26 de Agosto del 2002

Artículo7º—Firma de inventarios. La firma de inventarios por

parte de las personas a que se refiere este reglamento, implica
responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes
encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o
indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos,
salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso
legítimo o de otra causa justificada.

Reformado por DECRETO EJECUTIVO Nº 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003
Control de Baja por Hurto o Robo
Director de
Recursos Humanos:
Funcionario *Procede con la
Encargado de la ejecución del
responsable: procedimiento
Dependencia:
* Interpone la ordinario
denuncia ante la Con el informe y administrativo ,para
la denuncia determinar la verdad
autoridad judicial
coordina la de los hechos. Departamento de
competente
apertura del *Una vez concluido el Administración de
*Rinde informe procedimiento debido proceso y Bienes:
dirigido a al administrativo exista una resolución, Con base en la copia
Encargado de la comunicará el acto de la resolución
ante la Dirección firme del
Dependencia de Recursos procede a dar de baja
procedimiento el bien el SIBINET.
(copia al jefe de Humanos (envía administrativo al
programa) copia al funcionario
describiendo lo Departamento de responsable (envía
sucedido y Administración copia al Encargado de
adjuntando copia la Dependencia y al
de Bienes) Jefe del
de la denuncia
Departamento de
Administración de
Bienes)

Título V. Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central

Sólo debe indicar el nombre que le corresponde al
activo.

DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR
IMPRESORA
TELÉFONO
CPU
LICENCIA
TECLADO
CALCULADORA
ESCRITORIO
Anotar el número de patrimonio
del activo, se refiere a la placa
metálica colocada por el
Ministerio de Educación Pública
a través del Departamento de
Administración de Bienes, la cual
se presenta únicamente con las
siguientes tres numeraciones
autorizadas por el Ministerio de
Hacienda:

•1300000 (7 dígitos)
•0210-000000 (10 dígitos)
•2640000 (7 dígitos) DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE
DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA ESTADO DEL BIEN
VENTILADOR N/A
IMPRESORA 0210-001946
TELÉFONO 0210-034960
CPU 0210-003257
LICENCIA 0210-001234
TECLADO 0210-003258
CALCULADORA 1378441
ESCRITORIO 2640534

N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
Es una numeración adicional que se
encuentra en algunos activos, colocada
por el Ministerio de Educación Pública
a través del Departamento de
Administración de Bienes,
constituyendo una segunda
identificación, la cual se visualiza en
un sticker de color blanco de letras
negras.
La misma se identifica de la siguiente
forma:

•2100000000 (10 dígitos)

DETALLE DE LOS ACTIVOS

No. CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR N/A 2100002030
IMPRESORA 0210-001946 N/A
TELÉFONO 0210-034960 2100024083
CPU 0210-003257 N/A
LICENCIA 0210-001234 N/A
TECLADO 0210-003258 N/A
CALCULADORA 1378441 N/A
ESCRITORIO 2640534 2100004081

N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
Generalmente se identifica bajo un
código de barras en equipos o
artefactos (en mobiliario no se
encuentra presente), y constituye una
numeración colocada al activo desde
su fabricación. Se puede encontrar
debajo, a los lados o dentro del bien,
como ocurre en el caso de
fotocopiadoras, impresoras, entre
otros.

En la mayoría de los casos se denota en

las siguientes formas:

•S/N
•Serial
•Serie
DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206
IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625
TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093
CPU 0210-003257 N/A 42601
TTJB7-3JRBW-VC2VW-
LICENCIA 0210-001234 N/A 8QHJM-3R337
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007
CALCULADORA 1378441 N/A N/A
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A

N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
 Esta numeración
no es serie

En ocasiones es necesario abrir los equipos para

encontrar la serie ya que tienen numeraciones Serie correcta
en códigos de barra visibles, pero no
corresponden a la serie.
Generalmente se identifica en equipos o
artefactos (en mobiliario generalmente
no se encuentra presente). En algunos
bienes no se incluye debido a que son
clones de equipos o han sido
ensamblados sin ningún respaldo.

En la mayoría de las ocasiones se

expresa de las siguientes formas:

•Mod
•Model
•Modelo
DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA
IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN
TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista
TTJB7-3JRBW-VC2VW-
LICENCIA 0210-001234 N/A 8QHJM-3R337 N/A
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030
CALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A

N/A: No Aplica; en caso de que el bien no posea la información, no se deben dejar espacios vacíos.
Normalmente se encuentra en la parte frontal del equipo, artefacto o mobiliario, el cual mediante un
signo distintivo nos indica que el bien fue elaborado por una determinada persona o empresa.

DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA TMT
IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN KYOCERA
TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA PANASONIC
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista FPC
TTJB7-3JRBW-VC2VW-
LICENCIA 0210-001234 N/A 8QHJM-3R337 N/A N/A
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030 FPC
CALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H CANON
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A METALIN
Se debe especificar el estado físico en que se encuentra
el bien de la siguiente forma:

•Excelente: Totalmente nuevo, nunca ha sido usado. Excelente Bueno

•Bueno: En perfecto estado, ya ha sido usado.
•Regular: Presenta inconsistencias en su funcionamiento, pero
aún se puede utilizar.
•Malo: Dejó de funcionar por agotamiento, inservibilidad o
rotura.

En caso de que se traslade por desuso debe incluir el

visto bueno o adjuntar certificación emitida por el Regular Malo
especialista respectivo.

DETALLE DE LOS ACTIVOS

CODIGO DE ESTADO DEL

DESCRIPCION DEL BIEN No. PATRIMONIO BARRAS SERIE MODELO MARCA BIEN
VENTILADOR N/A 2100002030 KS-629206 OVIDA TMT MALO
IMPRESORA 0210-001946 N/A XPJ8627625 FS-3900DN KYOCERA BUENO
TELÉFONO 0210-034960 2100024083 01AQB066093 KX-TG4611LA PANASONIC BUENO
CPU 0210-003257 N/A 42601 Nova Pro Vista FPC MALO
TTJB7-3JRBW-VC2VW-
LICENCIA 0210-001234 N/A 8QHJM-3R337 N/A N/A BUENO
TECLADO 0210-003258 N/A 18100046007 KM-582P00030 FPC REGULAR
CALCULADORA 1378441 N/A N/A WS-1400H CANON BUENO
ESCRITORIO 2640534 2100004081 N/A N/A METALIN BUENO
Al entregar el Formulario para el Control de Activos en el Departamento de Administración de Bienes no
se debe presentar oficios adicionales;
Si se requiere llevar un control interno se le puede colocar el número de oficio departamental a la boleta.
Se devolverá todo formulario que se entregue incorrecto o incompleto.
 CERTIFICACION DE VERACIDAD DE LA INFORMACION

Yo, _______________________________________ (nombre del funcionario), cédula de

identidad No._________________, en mi calidad de ________________ (cargo que
ocupa), de ____________________________________________________ (Departamento
y/o Dirección), del Ministerio de Educación Pública, certifico que he fiscalizado el proceso
de verificación de los inventarios del área a mi cargo, y que los Formularios para el Control
de Activos que se adjuntan, con mi sello y firma, son veraces, en cuanto a la cantidad,
calidad y funcionarios responsables de los bienes que han sido asignados a esta
dependencia. Todo lo anterior de conformidad con lo establecido en el Reglamento para el
Registro y Control de Bienes de la Administración Central, el artículo 42 incisos h) e i) del
Reglamento Interior de Trabajo del Ministerio de Educación Pública, artículo 71 inciso c)
del Código de Trabajo, artículo 110 inciso b) y h) de la Ley de Administración Financiera
de la República y Presupuestos Públicos, artículo 8 inciso a), artículo 12, artículo 15
incisos a) y b) (ii, iii, iv), artículo 17 incisos a) y b) y párrafos 1 y 2 del artículo 39 de la
Ley General de Control Interno, artículos 332 (incumplimiento de deberes) y 360 (Falsedad
Ideológica) del Código Penal, artículo 94 de la Ley General de Administración Pública,
artículo 212 y 214 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y artículo 38
inciso d) de la Ley de Enriquecimiento Ilícito. Se extiende la presente a solicitud del
Despacho del Viceministro de Planificación y Coordinación Interinstitucional del
Ministerio de Educación Pública, en la ciudad de ____________________, a los _____ días
del mes de _________________ de dos mil once. -------------- UL ----------------

______________________________

Firma del Jefe o Director que certifica SELLO

 Puntos importantes
 Garantía: El funcionario debe de coordinar: Si es equipo de computo con
informática (Soporte Técnico). Si no es computo, con el encargado de programa.

 Expediente por funcionario: Esto lo realiza en que lleva el control de

inventarios

 No hacer donaciones (solo la comisión de donaciones)

Proveedora Institucional
Jefe Administración de Bienes
Oficial Mayor
Representante del ministro

 Reposición de placas
Contáctenos:

Lic. Edwin Hernández Muñoz

Jefe Departamento Administración de Bienes

 Teléfono: 2223-1566/2223-5932 Fax: 2256-8096

 Correos Electrónicos: controldebienes@mep.go.cr

estefany.espinoza.alvarez@mep.go.cr
Jeffry.castro.rojas@mep.go.cr

 Ubicación del Departamento: Calle 6, Avenida 0 y 2°, San José. Edificio

Raventós, 6° piso