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Conjunto de en el transcurso de

Documentos, sea su gestión,


cual fuere su conservados
fecha, forma y respetando aquel
soporte material orden para servir
como testimonio e
Acumulados en un información a la
proceso natural persona o institución
por una persona o que los produce y a
entidad pública o los ciudadanos, o
privada, como fuentes de la
historia.
Distribución

¡¡¡Archivo Consulta

Total..!!!

Producción Retención
Recepción Almacenamiento
Disposición final Preservación
• La administración de los documentos y
archivos a lo largo de su ciclo vital.
• Proceso integral de la formación del
archivo.

• Producción / recepción,
• Distribución,
• Consulta,
• Retención,
• Almacenamiento,
• Preservación
• Disposición final.
•Continua utilización y
consulta administrativa por las
oficinas productoras u otras
que la soliciten

•Su circulación o trámite se


realiza para dar respuesta o
solución a los asuntos
iniciados.
•Se agrupan documentos que por
disposición de la Tabla de Retención
Documental son transferidos por los
distintos archivos de gestión.
•La Consulta no es tan frecuente pero los
documentos siguen teniendo vigencia.
•Funciones: El control y tratamiento de
las series documentales desde su fase de
producción, así como la identificación,
valoración, selección, transferencia o
eliminación.
•Estrecho acercamiento con los archivos
de oficina involucrándose activamente en
el conocimiento y funcionamiento
administrativo para intervenir en técnicas
y diseños de documentos.
•Son aquellos a los que se
transfieren desde el archivo central
los documentos de archivo de
conservación permanente.

•Cobran especial valor para la


investigación la ciencia y la cultura.

•Podrá ser consultado por cualquier


ciudadano, y la autoridad que esté
en su posesión, adquiere la
obligación de expedir a quien lo
demande copia o fotocopias de los
mismos.
•Todas las personas tienen derecho a
consultar los documentos de archivos
públicos y a que se les expida copia de
los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carácter
reservado conforme a la constitución y a
la Ley.
•Las autoridades responsables de los
archivos públicos y privados garantizarán
el derecho a la intimidad personal y
familiar, honra y buen nombre de las
personas y demás derechos consagrados
en la Constitución y las leyes.
Titulo V: Gestión de Documentos

 Art. 21: Las entidades públicas deberán elaborar


PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes,
en cuya aplicación deberán observase los principios y
procesos archivísticos.
•Art. 22 LEY 594/2000: PROCESOS ARCHIVISTICOS. La Gestión de
Documentos, dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales
como:

1. PRODUCCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL

2. RECEPCIÓN 7. CONSERVACIÓN
PROGRAMA DE
GESTION
DOCUMENTAL
3. DISTRIBUCIÓN 6. CONSULTA

4. TRÁMITE 5. ORGANIZACIÓN
... de Procedencia
Un lugar para cada cosa
Cada cosa en su lugar
1. Documentos creados,
recibidos, acumulados.
2. Aplica a toda la
organización (toda
... de Procedencia dependencia con función
Un lugar para cada cosa coherente, definida y
Cada cosa en su lugar responsabilidad directa).
3. Aplica a: actividades,
funciones, estructura
organizacional.
4. Serie documental: unidad
de análisis.
Documento Documento
mas antiguo mas nuevo

Los últimos serán los primeros


•La forma en que suceden las cosas.
1. Preservar interrelaciones
documentales.

2. Proveer información:
... Orden Original creación, uso y actividades
que testimonian.

3. Agregar valor a los


archivos como evidencias
objetivas.
Procedencia Integridad

Orden
Original
OBJETIVO:

Proteger el Patrimonio
Documental ya que permite
el establecimiento de los
valores primarios y
secundarios y su
permanencia en cada una
de las fases de archivo.
•Art. 23 LEY 594/2000: FORMACION DE ARCHIVOS. Teniendo en
cuenta el Ciclo Vital de los Documentos, los archivos se clasifican en:

ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO


GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO

Valores Primarios Valores Secundarios

ADMINISTRATIVO
Legal Cultural
Fiscal Histórico
Contable Científico
Técnico
Ciclo Vital – Programa de Gestión Documental
Archivo
3ra. FASE Histórico
(10% D.
F/Baja)
Disposición Final

2da. FASE Archivo Central Consulta y


(60% Doc., Conservación
F/Media)
Producción,
Archivo de Gestión Recepción,
1ra. FASE (100% Documentación, Distribución,
Frecuencia Alta) Tramite,
Organización
1.Valor Administrativo: Trámite o
asunto que motivó su creación. Está
Teoría del valor de en todos los documentos.
los documentos
2.Valor Jurídico: deriva derechos u
obligaciones.

3.Valor Legal: Sirven de testimonio


ante la ley.
VALORES
PRIMARIOS 4.Valor Fiscal: Utilidad para el Tesoro
o Hacienda Pública.

5.Valor Contable: registros de


ingresos y egresos.

6.Valor Técnico: utilidad de la


información específica de una
función.
1. Sirven de referencia para la
elaboración o reconstrucción
Teoría del valor de de cualquier actividad de la
los documentos administración.

2. Sirven como fuente primaria


para la historia.
VALORES
SECUNDARIOS 3. Como testimonio de la
memoria colectiva.

4. Son el Patrimonio
Documental de la comunidad
que los creó y los utiliza.
FASES DE LA VALORACIÓN

VALORES PRIMARIOS VALORES SECUNDARIOS.

Normas que regulan


Uso de Frecuencia la producción documental
documentos de consulta

Activo - Semiactivo Inactivo - Histórico


Participantes en la Valoración Primaria

Productores Archivistas

Administración, Jurídica
Contable…
Participantes en la Valoración Secundaria

Productores Archivistas

Historiadores
“Registro de información producida
o recibida por una persona o
entidad en razón de sus actividades
o funciones, que tiene valor
administrativo, fiscal o legal o valor
científico, económico, histórico o
cultural y debe ser objeto de
conservación”.
Soporte Físico:
- Papel Diseño:
- Tela
- Pergamino - Manuscritos
- Piel Acetato - Tipografiados
- Película - Legibles por
- Cinta máquina
- Metal
- Piedra
- Muestras
Contenido:

Dispositivos: Leyes, decretos, sentencias,


ordenanzas, acuerdos, resoluciones, directivas.

Testimoniales: Patentes, diplomas, escrituras,


actas, expedientes administrativos, expedientes
judiciales.

Informativos: Cartas, memorandos, circulares,


informes, comunicados, noticias, documentales.
Qué debe permitir apreciar:

• Quién lo ha producido
• En qué circunstancias
• En el esquema de qué
procedimiento
• Con qué objeto
• A quién se destina
• Cuándo y cómo ha sido
recibido
• Por qué vías ha llegado
Se clasifican en:

• Documentos Facilitativos:
Son aquellos de carácter
administrativo comunes a
cualquier institución y que
cumple funciones de apoyo.

• Sustantivos: Son aquellos


documentos producto de la
especialidad misma de cada
entidad.
“Labor intelectual mediante la
cual se identifican y establecen
las series que componen cada
agrupación documental
(fondo, sección y subsección)
de cuerdo
con la estructura orgánico-
funcional de la entidad”.
“Conjunto de unidades
documentales de estructura y
contenido homogéneos,
emanados de un mismo
órgano o sujeto productor
como consecuencia del
ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplo: Historias
laborales, actas, historias
clínicas, informes, proyectos” .
CONTRATOS DE
SUMINISTRO

CONTRATOS DE
ARRENDAMIENTO

•Invitación a cotizar
•Concepto Técnico
CONTRATOS •Acta de adjudicación
2.83 2.92 2.25
de Entrega de Instrucción de Reunión

03 03 03
ACTAS

02 02 02
2

01 01 01
“Unidad documental
simple, que reúne todas
las características
necesarias para ser
considerada como
documento, por ejemplo:
Factura, resolución,
acuerdo, circular, póliza ”.
Es la totalidad de la documentación
producida y recibida por una institución o
persona en el desarrollo de sus funciones o
actividades.

CLASES DE FONDOS
• Fondo Cerrado
• Fondos Abiertos
• Fondo Mixto
• Fondo Acumulado
La sección documental está
identificada como la división
administrativa, oficina o dependencia
de primer nivel jerárquico, según la
ubicación en el organigrama de cada
entidad.
FONDO ACUMULADO ACTUALIZACIÓN

2000 2001 T.R.D. 2005


2006….
1953
Art. 24. LEY 594/2000. Obligatoriedad de las tablas de
retención.
El Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002, regula
el procedimiento para la elaboración y aplicación de
Tablas de Retención y Transferencia Documental.

Es un listado de series y tipos documentales por


dependencia donde se asignan los años que determinan el
tiempo de permanencia en cada una de las etapas de su
ciclo vital, así como su disposición final una vez terminada la
vigencia administrativa, legal o fiscal.
“Consiste en la ubicación
física de las series,
expedientes o carpetas y
piezas documentales en el
orden previamente
establecido. Es decir, en el
orden cronológico en el
que se produjeron o
recibieron”.
Original
recibido al
expediente

Copia al
Solicitud expediente Respuesta

Correspondencia
Recibida – Oficios
?¿ Correspondencia
Despachada –
llegados Oficios Salidos
• Un documento recibido no se guarda
como correspondencia recibida (oficios
llegados). Se guarda en la unidad
administrativa, en la serie y el expediente
correspondientes, dependiendo el trámite
al que haga referencia, junto con los
demás tipos documentales.

• Un documento enviado no se guarda en


correspondencia despachada (oficios salidos), es
también parte de una unidad administrativa, una
serie y un expediente correspondientes,
dependiendo el trámite al que haga referencia, .
200 folios (promedio)

Documento
mas antiguo

Documento
mas reciente

Documento
mas antiguo

Documento
mas reciente
Documento
mas reciente
SE DEBE CONSERVAR
LA INTEGRIDAD DEL
ÚLTIMO DOCUMENTO *
202
201
200
199

VOLUMEN 2

VOLUMEN 1

Documento
mas antiguo
EXPEDIENTE
Noviembre 18 5
Octubre 25 4

Junio 02 3

Febrero 15 2

Enero 22 1
Bogotá, enero 22 de 20

Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

300.24 INFORMES
Respetado Doctor

Atentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0
TESTIGO DOCUMENTAL

3
1 2

202
201 R/V
•Ordenación Cronológica
•De izquierda a derecha
2007
2008
2009

Ordenes de cumplimiento. Enero de 2007 (1)


Ordenes de cumplimiento. Junio de 2007 (2)
Ordenes de cumplimiento. Enero de 2008 (3)
Ordenes de cumplimiento. Julio de 2008 (4)
Ordenes de cumplimiento. Enero de 2009 (5), etc.
“Es el proceso de análisis de los
documentos de archivo o de sus
agrupaciones, materializado en
representaciones que permitan la
identificación, localización y
recuperación de la información para
la gestión o la investigación”.

Art. 26 LEY 594/2000. INVENTARIO DOCUMENTAL.


Es obligación de las entidades de la Administración Pública
elaborar inventarios de los documentos que produzcan en
ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control
de los documentos en sus diferentes fases.
Formato Inventario
Documental
+
TRD

200
199 2001
2002
2003
En toda entidad se deben realizar
transferencias internas de los
archivos de gestión al central y
finalmente al histórico o
permanente.

Este proceso se realiza teniendo en


cuenta el ciclo vital de los
documentos, con la periodicidad
que establezcan las TRD en cada
entidad.
• Garantizar a los ciudadanos el acceso a la
información.
• Evitar la producción y acumulación irracional de
documentos.
• Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de
la documentación.
• Concentrar la información útil, ya sea para la toma
de decisiones administrativas o para el conocimiento
del desarrollo histórico institucional.
Haber aplicado el procedimiento de selección de
documentos.

• Vale la pena?
• Qué valor tiene?
• Es importante?
• Lo produce mi Grupo o Área?
• Es original o es copia?
• Solo yo soy responsable o quién mas?

Valoración
Documentación informativa auxiliar que recibe o
elabora una dependencia para facilitar la gestión de
sus asuntos administrativos.

Copias Legalizaciones de
Viaje
Copias Documentos de
personal
Normatividad externa
Copias de informes
Circulares generales
• Limpieza de la documentación
• Eliminación de material metálico
• Identificación del material afectado por
biodeterioro.
• Revisión y Foliación
• Unidades de conservación (carpetas)
Es la destrucción de los
documentos que han perdido
su valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable
y que no tienen valor histórico
o que carecen de relevancia
para la ciencia y la tecnología.
COMPAÑERO (A), YO EL
DOCUMENTO TAMBIEN HAGO
PARTE DE ESTA DIRECCION.

YO TE PUEDO AYUDAR CUANDO


ESTES EN PROBLEMAS PENALES Y
DISCIPLINARIOS.

TE PIDO QUE NO ME ELIMINES


DE ESTA MANERA, SUFRO
CUANDO ME PICAS, CUANDO
ME QUEMAS, CUANDO ME
RASGAS, LLEVAME AL
ARCHIVO, POR FAVOR.
AMIGO, YO HAGO PARTE DE LA HISTORIA
DE LA GOBERNACIÓN DE SUCRE, DE
ACUERDO A LA LEY 594 DEL 2000 SOY
PATRIMONIO CULTURAL Y SOY UN BIEN
DEL ESTADO.

CUIDAME, NO ME RAYES, NO UTILICES


MARCADOR, RESALTADOR, ELEMENTOS
METALICOS U OTROS QUE ME HAGAN
DAÑO.

LLEVAME AL ARCHIVO CENTRAL, EN


ESE LUGAR ME CUIDAN, PROTEGEN,
CONSERVAN Y VALORAN, POR
MUCHOOOO TIEMPO; EN APLICACIÓN A
LAS TRD Y LA NORMATIVA
ARCHIVISTICA EXISTENTE.
Artículo 292. Destrucción, supresión u ocultamiento de
documento público. El que destruya, suprima u oculte total o
parcialmente documento público que pueda servir de prueba,
incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.

Si la conducta fuere realizada por un servidor público en


ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez
(10) años e inhabilitación para el ejercicio de derechos y
funciones públicas por el mismo término.

Si se tratare de documento constitutivo de pieza procesal de


carácter judicial, la pena se aumentará de una tercera parte a
la mitad.
ARTÍCULO 34. FALTAS GRAVÍSIMAS

30. Respecto de documentos:

c) Sustituirlos, alterarlos, sustraerlos, mutilarlos, destruirlos,


ocultarlos, suprimirlos o falsificarlos en beneficio propio; o en
beneficio o perjuicio de un tercero;

d) Dar motivo intencionalmente a la pérdida de expediente


judicial o administrativo, puesto bajo su responsabilidad, así
como a documentos o diligencias que hagan parte del mismo;

e) Abstenerse intencionalmente de registrar los hechos y


circunstancias que el deber le impone por razón del servicio,
cargo o función o registrarlos de manera imprecisa o contraria.