Modelo de la Preventa

1º PASO: Planifico la Ruta del Día

PROPÓSITO:
Preparar la visita y manejar las variables que inciden en mi desempeño diario.

Analizo los Formatos de Planificación disponibles durante la

Reunión Matinal.
• Según el sistema que tenga tu Cedis, debes estar atento bien sea del uso del
Hand Held o los Formatos de Planificación que provee Manhattan.

Reviso los Objetivos del día.

• Verifico que los datos de la ruta del día sean los correctos.
• Verifico el Volumen y límites de crédito por cliente
• Necesidad del día.
• Efectividad de Venta Absoluta.
• Cobertura: simple, x marca, x portafolio.
• Cuentas por Cobrar: facturas vencidas y por vencer a la fecha.

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1º PASO: Planifico la Ruta del Día

PROPÓSITO:
Preparar la visita y manejar las variables que indicen en mi desempeño diario.

Presto atención a la Reunión Matinal.

• Comunicarán los resultados del día anterior.

• Comunicarán sobre alertas de acciones de la competencia en la zona.

• Recibirás orientaciones para ejecutar acciones de mercado

definidas en la Bitácora Comercial.

• Tendrás reforzamiento de argumentos para las ventas.

• Se proporcionarán reconocimientos a los mejores resultados.

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2º PASO: Verifico las acciones antes de entrar al Punto de
Venta
PROPÓSITO:
Tener claridad de lo que voy a ofrecer en el Punto de Venta.

Verifico si el cliente tiene algún Acuerdo Comercial con la compañía.

• Descuentos.
• Obsequios.
• Cumplimientos de los acuerdos.

Anticipo las incidencias* y asuntos pendientes con el cliente.

• Instalación de equipos de frío.
• Pagos por fachadas pendiente.
• Cuentas por Cobrar pendientes.
• Exclusividad del cliente con la competencia.
• Documentos o datos faltantes en el Maestro Integrado de Clientes (MIC).
• Incidencias del equipo de Operadores Logísticos.

Verifico si hay alguna Actividad Promocional

(Local o Nacional) de las marcas.
• Orientaciones recibidas en la matinal relacionadas con
la Bitácora Comercial: Raspaditos, Impulsos, Promo Hielo, etc.

*Incidencias: Situación presente en el punto de venta que requiere atención oportuna, las cuales pueden ser:
(Equipos de frío dañado, Producto No Apto, etc.).
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3º PASO: Me acerco al Cliente
PROPÓSITO:
Generar confianza y cercanía con el cliente.

Saludo al Cliente.

• Saluda enérgicamente y sin timidez al Cliente.

• Llama a Cliente por su nombre (Sr. Juan o Sr. Gómez).

• Busca que el Cliente te reconozca por tu nombre, recuerda que

esto te diferencia de otros proveedores.

• Estrecha la mano del Cliente y de cualquier persona que esté

relacionada a él y lo acompañe en ese momento.

• Obtén información espontanea para la creación de anclas.*

*Anclas: Consisten en la asociación que se genera entre un espacio físico y/o mental determinado y una
conducta y/o sensación que se asocia a ellos. En otras palabras, son una relación del tipo estímulo-respuesta,
causa-efecto, medio ambiente-condicionamiento.
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3º PASO: Me acerco al Cliente
PROPÓSITO:
Generar confianza y cercanía con el cliente.

Presto la debida atención al Cliente.

• Me aseguro que el Cliente tenga tiempo para atenderme.

• Notifico que voy a entrar al PDV

• Pregunto al cliente como recibió el pedido anterior, si fue resuelta
la incidencia reportada en la visita anterior y si tiene alguna nueva
incidencia que necesite reportar.
• Solicito que repita las incidencias/solicitudes en caso que exista
alguna ambigüedad o duda.

Comento al Cliente sobre el estatus de sus

Acuerdos Comerciales (si lo tiene), Promociones de
las Marcas y Asuntos Pendientes. Ver 2º Paso

• En este momento, lo único que no realizaremos es la cobranza.

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4º PASO: Ejecuto en el Punto de Venta
PROPÓSITO:
Desarrollar estándares de Ejecución de Merchandising.
Identificar oportunidades en el PDV.

Observo las actividades de la competencia.

• Exhibición, Frío, Nuevos Empaques.

• Promociones y Acuerdos Comerciales.

Identifico oportunidades de mejora inmediatas

en el negocio.

• Espacios adicionales y/o primeras posiciones.

• Renovación de materiales por deterioro, cambio de imagen de las
marcas, sustitución de cartulinas o afiches no aprobados para la
comunicación.
• Actualización de la comunicación permanente de PRECIOS.
• Garantizar la no saturación y la modificación del POP en el PDV.
• Revisar que los afiches no estén sobre las neveras o tapando el
logo en fachadas.
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4º PASO: Ejecuto en el Punto de Venta
PROPÓSITO:
Desarrollar estándares de Ejecución de Merchandising.
Identificar oportunidades en el PDV.

Según las oportunidades observadas priorizo y ejecuto

los lineamientos del mes y el material permanente de
comunicación definidos en el Manual de Ejecución de
acuerdo al formato o tipo de cliente.

IMPORTANTE: Los materiales POP SÓLO se

desarrollarán con la aprobación de la
Gerencia de Trade Marketing.

Garantizo la Exposición de Producto.

Es importante garantizar que los productos de mayor antigüedad

estén al frente para garantizar el PEPS (Primero en Entrar/ Primero
En Salir).

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4º PASO: Ejecuto en el Punto de Venta
PROPÓSITO:
Desarrollar Estándares de Ejecución de Merchandising.
Identificar Oportunidades en el PDV.

La exhibición debe cumplir con el Manual de Ejecución bajo las

siguientes características:

1. Ordenada: de izquierda a derecha en bloques verticales,

con las cervezas ligeras (Regional Light y Regional Ice)
primero y luego con las cervezas fuertes (Cerveza Zulia y
Regional Pilsen), manteniendo el orden botella-lata, por SKU
para que sea claramente diferenciada por el consumidor
(acorde a Planogramas).
2. Atractiva: para captar la atención de los consumidores.
3. Visible: los productos deben ser fácilmente ubicados por el
consumidor.
4. Limpia: no debe haber producto que muestre suciedad.
5. Accesible: es importante que el consumidor pueda agarrar
fácilmente los productos.
6. Comunicativa: indicando precio como factor importante en
la decisión de compra.

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5º PASO: Verifico el Inventario y Abastezco los Equipos de Frío
PROPÓSITO:
Impulsar la rotación del producto y procurar disponibilidad de productos fríos.

Verifico el inventario existente.

• Reviso el deposito o almacén de producto en el punto de venta.

• Realizo el conteo y garantizo la clasificación del vacío

disponible para la venta del empaque retornable.

• Aseguro que el vacio esté completo para garantizar una entrega

efectiva del pedido realizado por el Cliente.

• Si la venta supera la cantidad de vacio explico que se va a incluir

el vacío adicional en el costo en la factura.

•Identifico los productos faltantes para incluirlos en el pedido

sugerido.

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5º PASO: Verifico el Inventario y Abastezco los Equipos de Frío
PROPÓSITO:
Impulsar la rotación del producto y procurar disponibilidad de productos fríos.

Aseguro la rotación de inventario/ PEPS.

• Verifico la fechas de vencimiento de nuestros productos.

• Roto el producto: coloco los productos de mayor antigüedad en
primera posición con la finalidad de que sean los primeros en
venderse (PEPS/ Primero en Entrar - Primero en Salir), así
aseguramos la frescura de los productos que serán consumidos.
• Oriento al cliente sobre la práctica de rotación de inventario para
disminuir la incidencia de producto no apto para la venta.
• Coloco aparte e identifico los productos no aptos para la venta
para que puedan ser canjeados.

Verifico el abastecimiento de Equipos de Frío.

• Reviso el producto ubicado en los equipos de frío (cava cuarto,

neveras: verticales, mini y horizontales).
• En las cavas cuarto, negocio con el cliente un espacio preferencial
para nuestros productos en primera posición.

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5º PASO: Verifico el Inventario y Abastezco los Equipos de Frío
PROPÓSITO:
Impulsar la rotación del producto y procurar disponibilidad de productos fríos.

Verifico el abastecimiento de Equipos de Frío.

• Verifico que los equipos propiedad de CACR contengan únicamente

productos de la compañía y retiro aquellos productos que no
pertenezcan a nuestras marcas (contaminación cero).
• Procuro que la nevera tenga todos los empaques y las marcas para
ofrecer al consumidor.
• Reviso la fecha de vencimiento de los productos.
• Procuro la rotación del producto frío (PEPS / Primero en Entrar - Primero
en Salir).

• Hago la reposición del producto faltante en el equipo de frío según los

Planogramas del Manual de Ejecución.
• Si existe recurrencia de la contaminación del equipo de frío lo converso
abierta y claramente con el cliente; si la situación persiste consulto con
mi supervisor si debo ejecutar el procedimiento de intención de retiro
del equipo.
• Si durante 3 meses seguidos se observa la no productividad de un
equipo frío (incluido dentro de la no productividad la contaminación del
equipo), el mismo debe ser reubicado en otro cliente.

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6º PASO: Realizo la Cobranza
PROPÓSITO:
Garantizar la cobranza a tiempo.

Presento los documentos por cobrar (si amerita).

• Muestro las facturas vencidas del día, para poder presentar el pedido sugerido de
la propuesta de venta.

• Si el cliente cancela con cheque, verifico que el banco emisor del cheque está
registrado en el Maestro Integrado de Clientes y entrego la factura original. En
caso contrario, recibo también el cheque.

•Para quienes se encuentren bajo el ambiente SAP y tengan Hand Held,

deberán registrar los cheques en los campos obligatorios.

• Si el cliente quiere cancelar en efectivo; acuerdo la entrega

del efectivo al distribuidor el día del despacho. Recuerda que
no está permitido recibir efectivo.

• Si el cliente no cancela, le explico que tiene la necesidad

de abastecerse con nuestros productos y le recuerdo que
sus días de crédito han vencido.

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7º PASO: Negocio la Propuesta de Venta y Cierre
PROPÓSITO:
Garantizar la venta adecuada de nuestros productos.

Me preparo para la Negociación con el Cliente.

• Utilizo la información de mis Formatos de Planificación recibidos durante la

reunión matinal.

• Anticipo eventos o fechas especiales.

• Establezco prioridades en los SKU de mayor rentabilidad e importancia.

• Reviso el pedido sugerido que está en mi formato de planificación.

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7º PASO: Negocio la Propuesta de Venta y Cierre
PROPÓSITO:
Garantizar la venta adecuada de nuestros productos.

Calculo el Pedido Sugerido.

• Puedo ajustar el pedido sugerido que está en mis Formatos de Planificación.

•Tomo en cuenta al hacerlo cuál es el hábito de compra del cliente, la

estacionalidad, la participación de la competencia en el PDV y los limites de
créditos establecidos para el cliente.

• Verifico la disponibilidad de vacíos. Ver 5 º paso.

• Reviso los indicadores claves recibidos en los Formatos de Planificación.

• Preparo mis argumentos para la venta.

• Preparo posibles respuestas para que el Cliente avance

en el proceso de compra.

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7º PASO: Negocio la Propuesta de Venta y Cierre
PROPÓSITO:
Garantizar la venta adecuada de nuestros productos.

Presento al cliente la propuesta de pedido sugerido.

• Dejo las Promociones y Novedades para el final.

• Tomo la iniciativa de venta.
• Presento la propuesta de Pedido Sugerido comenzando por los productos de
menor rotación.
• Hago referencia al Portafolio de Productos.
• Atraigo la atención del cliente explicando los beneficios de la propuesta:
hago tangibles los beneficios reales que el Cliente va a obtener.
• Explico las Promociones y Novedades, cómo trabajan y
los beneficios para el Cliente.
• Proporciono los detalles necesarios.
• Acuerdo el Precio de Venta Sugerido al Consumidor
del Portafolio negociado.
• Muestro siempre que mi propuesta construye una oportunidad excelente
de negocios GANAR - GANAR.

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7º PASO: Negocio la Propuesta de Venta y Cierre
PROPÓSITO:
Garantizar la venta adecuada de nuestros productos.

Preparo al Cliente para recibir el pedido y evitar rechazos.

• Indico el numero de cajas y monto de la factura a despachar.

• Informo al Cliente el día de la entrega del pedido y la forma de pago.

• Refuerzo la importancia de la entrega del vacio clasificado de acuerdo

a los estándares de la industria. Recuerda que esto ayuda a reducir los
tiempos de despacho y estadía en el PDV.

• Indico el día en el que realizaré la próxima visita.

• Solicito la firma y sello del Cliente en el formato de pedido.

• Resalto la calidad del servicio prestado y me despido del cliente.

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7º PASO: Negocio la Propuesta de Venta y Cierre
PROPÓSITO:
Garantizar la venta adecuada de nuestros productos.

Ejemplo:
Sr. Pedro:
Cambié los afiches que tenía en el negocio y también coloqué
los de la Promoción.
Verifiqué el inventario y le puse al frente los productos que
tienen más tiempo en el depósito.
Llené las neveras con nuestros productos.
Organicé la exposición de producto que tiene encima del
estante.
Su pedido es de 30 cajas de RL 222, 10 cajas de ZL 222, 5 cajas
de RP 355, 2 cajas de MR 250 y 1 caja de Red Bull por un total de
BsF. xxxxxxxxxx
Tenga presente tener el pago de la factura anterior para
el día miércoles que viene el despacho.
Recuerde que el próximo Lunes paso nuevamente por aquí.
Por favor firme y selle este formato que contiene el pedido
acordado.

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8º PASO: Analizo la visita recientemente realizada
PROPÓSITO:
Analizar los resultados de la visita.

Al salir del PDV hago un breve análisis de la visita.

• Evalúo cuales eran los objetivos de venta en ese PDV.

• Evalúo cuál fue mi resultado de la venta.

• Comparo los resultados contra la necesidad del día.

• Evalúo si cumplí con los Pasos de la Preventa.

• Anoto en mis registros cualquier incidencia que se haya presentado

con el Cliente.

• Establezco un punto que quieras mejorar en tu próxima visita.

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9º PASO: Cierro la ruta del día
PROPÓSITO:
Realizar la liquidación de la ruta, analizar los resultados del día y establecer las
variables que incidieron en mi desempeño diario.

Liquido la Ruta del día.

• Consolido la cobranza realizada y entrego los soportes de los mismos

al área administrativa.

• Entrego las facturas no cobradas al Analista de Operaciones y retiro

las facturas del día siguiente.

• Feedback al Gerente de Ventas / Supervisor de Ventas de la ruta del

punto relevante del día ( ejemplo: ruta del día, volumen, movimiento
de equipos de refrigeración).

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9º PASO: Cierro la ruta del día
PROPÓSITO:
Realizar la liquidación de la ruta, analizar los resultados del día y establecer las
variables que incidieron en mi desempeño diario.

Valido el cumplimiento de las orientaciones recibidas

en la reunión matinal.

• Me reúno con mi Supervisor a fin de tratar los puntos relevantes de la

ruta: volumen planificado vs real, efectividad de visita, movimiento de
equipos de refrigeración, acuerdos comerciales, etc.

• Informo sobre las acciones de la competencia.

• Realizo seguimiento de la gestión de materiales POP y planificación

de impulsos, entre otros.

• Reporto las incidencias que se detectaron en la ruta.

• Identifico el diferencial de volumen (si es necesario)

que debo planificar en las siguientes rutas de la semana
para alcanzar los indicadores de remuneración mensuales.

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